23 Exemples de messages d'absence du bureau pendant les vacances

Vous partez en vacances et avez besoin de configurer un message d'absence du bureau ? Ne sais pas quoi dire? Dans cet article de blog, nous discuterons de différents types afin que vous puissiez les marquer de votre liste de tâches si vous en avez besoin. Nous vous fournirons également des conseils de communication et des exemples de chaque type de message d'absence afin que vous puissiez créer l'e-mail d'absence du bureau parfait pour vos besoins.

Qu'est-ce qu'un message professionnel d'absence du bureau ?

Un message professionnel d'absence du bureau, ou un message OOO en abrégé, sont des e-mails de répondeur automatique qui répondent aux e-mails entrants. Ils indiquent à l'expéditeur que vous êtes absent de votre bureau et que vous avez un accès limité ou aucun accès pendant une période de temps spécifiée. Cette action leur fait savoir que vous ne serez pas en mesure de répondre en temps opportun et guide ensuite le destinataire dans la bonne direction.

Les messages d'absence du bureau peuvent varier en longueur et en ton, selon la situation. Par exemple, si vous partez en vacances pendant deux semaines, vous souhaiterez peut-être saluer l'expéditeur de l'e-mail avec une réponse légère.

Pourquoi un message d'absence du bureau est-il important ?

Lorsque vous n'êtes pas au bureau, il est important de faire savoir à vos collègues et clients que vous ne serez pas disponible pendant un certain temps. En laissant un message d'absence du bureau, vous pouvez vous assurer que les gens ne s'attendent pas à ce que vous répondiez à leurs e-mails à court terme.

Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez laisser un message d'absence du bureau :

1. Cela permet d'économiser du temps et de la confusion : informer les gens à l'avance que vous êtes absent du lieu de travail va à l'essentiel. À votre retour, il n'y aura plus d'e-mails sans réponse à traiter.
2. Cela définit les attentes : les gens sauront quand ils peuvent s'attendre à une réponse de votre part afin qu'ils ne soient pas laissés pour compte.
3. Vous éliminez les opportunités manquées : étant donné que les messages d'absence du bureau vous permettent de définir des attentes quant au moment où les gens peuvent attendre une réponse de votre part, ils peuvent contacter quelqu'un d'autre au lieu d'attendre lorsqu'ils ont une question ou une demande urgente,
4. C'est courtois et professionnel : un message OOO est une façon polie de faire savoir aux gens que vous êtes absent et que vous ne pourrez pas répondre tout de suite.
5. Vous pouvez fournir des informations de contact : Vous pouvez inclure les informations de contact d'une autre personne qui peut vous remplacer en votre absence. Ceci est particulièrement utile s'il s'agit d'une question urgente.

Que devez-vous inclure dans un message d'absence du bureau ?

Lors de la rédaction d'un message d'absence du bureau, il y a quelques éléments clés qui doivent être inclus pour rester professionnel et courtois.

Voici six éléments clés à inclure dans votre message d'absence du bureau :

1. Une courte explication : Faites savoir aux gens pourquoi vous êtes absent en laissant un message au bureau, comme « Je suis en vacances jusqu'à la date X ».
2. Dates exactes : si possible, indiquez la chronologie exacte de votre départ et de votre retour dans vos réponses automatiques.
3. Coordonnées alternatives : incluez les coordonnées d'une autre personne qui peut vous aider pendant votre absence, comme un collègue ou un représentant du service client. Assurez-vous toujours d'obtenir l'approbation des parties appropriées avant de partager vos coordonnées personnelles.
4. Une raison : Le destinataire doit connaître la raison générale de votre absence et la date de votre retour.
5. Une ligne de clôture : La ligne que vous incluez dans vos réponses automatiques peut souhaiter au destinataire une agréable journée ou semaine pour personnaliser les choses.
6. Une signature polie : les termes suggérés tels que "Warm Regards", "Kindest Regards" ou "Thank You" sont de bonnes signatures à mettre dans votre message de réponse automatique. De cette façon, vous pouvez rester professionnel tout en ajoutant une touche personnelle à votre message d'absence du bureau.

Il existe également quelques bonnes règles empiriques sur ce qu'il ne faut pas inclure ou ne pas faire dans votre message d'absence du bureau, comme être trop décontracté ou rendre vos messages trop longs. Aussi, évitez d'inclure trop de détails personnels. Vos destinataires ne veulent pas connaître cet analgésique que vous sirotez dans les Caraïbes alors qu'ils transpirent une date limite et résistent à une tempête de neige en rentrant chez eux. Pire encore, trop de détails peuvent être un problème de sécurité.

Enfin, il est chronophage de rattraper les appels téléphoniques, les projets et les e-mails lorsque vous reprenez le travail. Par conséquent, essayez de ne pas vous attendre à pouvoir répondre immédiatement à tous vos messages manqués.

Maintenant que vous savez tout ce qu'est un message d'absence du bureau et ce qu'il doit et ne doit pas inclure, examinons différents types et exemples, en commençant par de simples messages OOO.

Exemples simples de messages d'absence du bureau

Si vous recherchez une réponse d'absence simple et directe, ces exemples peuvent être adaptés à vos besoins.

1. Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement absent du bureau à partir du (date de début) et je serai de retour le (date de retour). Pendant cette période, j'aurai un accès limité aux e-mails. Pour une assistance immédiate, veuillez me contacter sur mon téléphone portable au (votre numéro de téléphone). Cordialement, (Votre nom).
2. Merci pour votre message et désolé de vous avoir manqué. Je serai absent du bureau jusqu'au (date de retour) pour (raison générale). Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez contacter (collègue) au (coordonnées du collègue). Sinon, je vous répondrai dès que possible après mon retour. Cordialement, (Votre nom).
3. Je suis absent de mon bureau pour assister à (nom de la conférence) jusqu'au (date de retour). Par exemple, vous pourriez dire : « Je suis absent du travail pour assister à la conférence internationale d'ingénierie 20XX à Phoenix, en Arizona. Pour les questions urgentes, veuillez contacter (nom du collègue/email/téléphone). (Votre nom)
4. Je suis actuellement en vacances du (date de début) au (date de fin). Pendant cette période, j'aurai un accès limité aux e-mails. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter mon collègue, (nom), au (nom du collègue/adresse e-mail/coordonnées du collègue). Merci pour votre message, et bonne journée ! Votre nom.

Messages d'absence du bureau pour générer des prospects

Les messages OOO présentent également une opportunité unique pour la génération de prospects. Donc, si vous cherchez à créer des prospects pendant votre absence, voici quelques exemples efficaces.

5. Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement absent du lieu de travail à partir du (date de début) et je serai de retour le (date de retour). En attendant, notre équipe a rassemblé des informations utiles sur (sujet) qui pourraient vous être utiles. Cliquez ici pour le vérifier! Cordialement, (Votre nom).
6. Merci pour votre message et désolé de vous avoir manqué. Je serai absent du bureau jusqu'au (date de retour) pour (raison générale). En attendant, n'hésitez pas à consulter notre blog pour obtenir des conseils et astuces utiles sur (sujet). Je vous recontacterai après mon retour. Cordialement, (Votre nom).
7. Je suis absent du lieu de travail pour (raison générale) jusqu'au (date de retour). En attendant, pourquoi ne pas consulter notre dernier ebook sur (sujet) ? Il regorge de précieux conseils qui peuvent vous aider à aller de l'avant. Cliquez ici pour en savoir plus. (Votre nom).
8. Je suis actuellement en vacances du (date) au (date). Pendant cette période, j'aurai un accès limité aux e-mails. En attendant, consultez notre dernier webinaire sur (sujet). Il regorge de conseils judicieux qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs. Cliquez ici pour commencer. (Votre nom).

Messages d'absence du bureau

Si vous souhaitez vous connecter avec des personnes pendant votre absence, essayez ces exemples de messages OOO pour augmenter votre portée.

9. J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je suis actuellement absent du (date de début) et je serai de retour le (date de retour). En attendant, n'hésitez pas à me contacter sur LinkedIn ou Twitter pour rester connecté. Cordialement, (Votre nom).
10. Merci pour votre message et désolé de vous avoir manqué. Je serai absent du travail jusqu'au (date de retour) pour (raison générale). En attendant, pourquoi ne me suivez-vous pas sur Twitter ou ne vous connectez-vous pas avec moi sur LinkedIn ? Vous trouverez mes coordonnées ci-dessous. Je vous recontacterai après mon retour. Cordialement, (Votre nom)
11. Je suis absent du bureau pour (raison générale) jusqu'au (date de retour). Pendant cette période, n'hésitez pas à me suivre sur Twitter ou à vous connecter avec moi sur LinkedIn. Je poste régulièrement sur des sujets liés à (sujet), et j'aimerais entendre vos pensées. (Votre nom)

Messages d'absence du bureau sur les réseaux sociaux

Si vous prévoyez de vous éloigner des réseaux sociaux pendant un certain temps et que vous ne voulez pas manquer de pistes ou de conversations potentielles, voici quelques réponses par e-mail OOO que vous pouvez utiliser.

12. Salutations! Je suis actuellement absent du travail à partir du (date de début) et je serai de retour le (date de retour). En attendant, n'hésitez pas à me suivre sur Twitter ou à me rejoindre sur LinkedIn. Je poste régulièrement sur (sujet) et j'aimerais entendre vos pensées. Cordialement, (Votre nom).
13. Merci d'avoir visité ma page! Je prends actuellement congé du (date de début) et je serai de retour au (date de retour). Je vérifierai mes e-mails dans la mesure du possible et j'essaierai de répondre rapidement à votre e-mail. En attendant, suivez-moi sur Instagram, où je poste des mises à jour quotidiennes. Cordialement, (Votre nom).
14. Salut! Je m'excuse de vous avoir manqué. Je serai absent du bureau jusqu'au (date de retour) pour (raison générale). En attendant, suivez-moi sur Twitter et Instagram pour rester au courant de mes publications, ou consultez ma page LinkedIn pour plus d'informations.
15. Merci de m'avoir contacté! Je suis en arrêt de travail à partir du (date de début) et je serai de retour à (date de retour). Pendant cette période, je ne serai pas actif sur les réseaux sociaux. Pour les mises à jour, veuillez vous inscrire à ma liste de diffusion ici : (lien). Cordialement, (Votre nom).

Exemples d'e-mails d'absence du bureau pour les vacances

Nous profitons tous d'une pause pour célébrer les vacances, et voici quelques exemples de messages OOO que vous pouvez utiliser pendant votre absence. Astuce : Assurez-vous d'ajouter un peu de joie des Fêtes chaque fois que cela est pertinent en commençant votre réponse de bureau par une salutation chaleureuse des Fêtes dans la ligne d'objet de l'e-mail, l'introduction ou la note d'adieu.

16. Merci pour ton e-mail. Je suis absent du bureau pour les vacances aux (dates) suivantes. Je répondrai à votre e-mail dès que possible à mon retour. Si vous avez besoin d'une attention immédiate, veuillez contacter (collègue) au (nom du collègue/courriel/téléphone). En vous souhaitant, à vous et aux vôtres, de joyeuses fêtes, (votre nom).
17. Bonjour et merci beaucoup pour votre note ! Si vous recevez cette réponse, cela signifie que je suis en train de recharger mes batteries afin de pouvoir revenir travailler avec de nouvelles et merveilleuses idées pour tout le monde ! Les vacances ne consistent pas à explorer un compte de messagerie, donc je ne les vérifierai pas. Attendez-vous à ce que je réponde à votre note dès que possible après mon retour le (date). Envoi de vibrations impressionnantes de ma part à vous et aux vôtres pour un joyeux 20XX, (votre nom).
18. Joyeuses fêtes! Je suis absent du bureau du (date) au (date). En attendant, suivez-moi sur Twitter ou connectez-vous avec moi sur LinkedIn. Vous trouverez mes coordonnées ci-dessous. J'ai hâte de lire vos commentaires à mon retour. Cordialement, (Votre nom).
19. Salut, et merci d'avoir écrit ! Je suis actuellement absent du bureau pour les vacances. Bien que je ne sois pas aussi loin que le pôle Nord, je serai toujours complètement déconnecté de la technologie jusqu'à ce que j'y arrive. Attendez-vous à ce que je réponde à votre note une fois que je serai de retour au travail le (date). Pendant que vous attendez mon retour, voici quelque chose pour vous : (Incluez un ebook, une feuille de travail, une vidéo, un article ou autre chose qui est un outil intéressant ou utile). Passez de joyeuses fêtes et une nouvelle année épique. (Votre nom).

Messages d'absence du bureau amusants

Vous vous sentez aventureux ? Essayez l'un de ces messages OOO amusants lorsque vous êtes absent du bureau pendant un certain temps. Notez que ces messages amusants appellent généralement une certaine culture dans votre environnement de travail. Donc, si votre lieu de travail désapprouve une drôle de réponse d'absence du bureau, il est préférable de pécher par excès de prudence en ce qui concerne vos messages de réponse automatique.

20. Eh bien, j'avais prévu d'être au bureau aujourd'hui, mais je me suis souvenu que c'était (vacances/jour de congé). Alors me voilà, hors du bureau et prêt pour une pause ! Discutez avec vous le (date) ! (Votre nom).
21. Attention : Hors du bureau !! Ne vous inquiétez pas - ce n'est pas un adieu pour toujours, juste une pause bien méritée du bureau. Je serai bientôt de retour le (date) et répondrai à votre message dès que possible.
22. Ne vous inquiétez pas, je ne suis absent du bureau que pour quelques jours – ce n'est pas comme des vacances permanentes ou quoi que ce soit ! Mais jusqu'à mon retour, voici une photo de chiot pour faire bonne mesure. (Votre nom).
23. Qui a dit que les vacances étaient synonymes de travail et non de loisirs ? Je suis absent du bureau pendant quelques jours, mais ne vous inquiétez pas, je serai bientôt de retour le (date) et je répondrai à votre message dès que possible. Mais en attendant, faisons tous une pause et regardons des vidéos de chats ! (Votre nom).

Comment mettez-vous un message de vacances dans votre e-mail ?

Configurer un répondeur automatique pour les messages entrants est sans effort ! Il vous suffit de trouver l'option « répondeur de vacances » dans les paramètres de votre plateforme de messagerie. Vous pouvez ensuite entrer vos dates de début et de fin, ainsi qu'un message personnalisé. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez trouver l'option de répondeur de vacances en cliquant sur "Paramètres > Répondeur de vacances". Vous pouvez ensuite saisir les dates et le message souhaités. N'oubliez pas de cliquer sur "enregistrer" lorsque vous avez terminé !

Une fois activé, votre répondeur de vacances enverra automatiquement une réponse chaque fois que quelqu'un vous enverra un e-mail. Cela permettra à vos contacts de savoir que vous êtes absent du bureau et quand attendre une réponse de votre part.

Devriez-vous mentionner les vacances dans votre message électronique de répondeur automatique ?

Oui, vous devez absolument mentionner les vacances dans votre e-mail d'absence du bureau. Il est important de faire savoir aux gens que vous serez absent du bureau pendant une période prolongée. De cette façon, ils sont conscients que leurs e-mails ne recevront pas de réponse tout de suite et que vous répondrez à votre retour. De plus, vos associés doivent connaître les détails de votre voyage d'affaires, y compris quand et où vous vous rendez. Cela peut les aider à comprendre l'urgence de leurs e-mails et qu'une réponse peut prendre plus de temps que d'habitude.

Une fois que vous avez configuré votre message d'absence du bureau, n'oubliez pas de le mettre à jour à votre retour ! De cette façon, tout le monde sait que vous êtes de retour au bureau et peut s'attendre à une réponse rapide.

Merci d'avoir lu ces exemples de messages de vacances OOO. Ils peuvent facilement être modifiés pour envoyer une réponse automatique de tout ce qui concerne les congés de maladie et les congés médicaux, les congés de maternité et les congés annuels, etc.

Bon séjour !

VOUS POURRIEZ AUSSI AIMER:

• Découvrez ces locations Airbnb uniques pour votre prochain lieu de vacances
• Messages du 4 juillet pour les propriétaires de petites entreprises
• 20 exemples de messages d'absence du bureau

Image : Éléments Envato