Qu'est-ce qu'un plan d'action et comment en créer un + un exemple

Un plan d'action est une liste organisée d'étapes que vous pouvez suivre pour atteindre un objectif souhaité. La création d'un plan d'action nécessite une réflexion approfondie sur les ressources, les objectifs et le temps disponible. Avec un plan d'action bien structuré, vous pouvez atteindre vos objectifs de la manière la plus efficace possible. Voici comment créer un plan d'action, ainsi que des exemples utiles et des conseils qui vous feront gagner du temps pour vous guider pendant votre processus de planification stratégique.

Qu'est-ce qu'un plan d'action ?

À un moment ou à un autre, vous pouvez avoir une tâche qui semble plus grande que nature. Mais un plan d'action aide.

Essentiellement, un plan d'action est un plan systématique et détaillé, ou un document complet, qui expose la stratégie pour atteindre un certain objectif ou un ensemble d'objectifs. Il est similaire à une feuille de route, fournissant des instructions claires sur la façon dont vous pouvez passer de votre état actuel à l'état souhaité.

Le concept de plan d'action n'est pas limité à un domaine spécifique, ce qui en fait un outil polyvalent. Il peut être appliqué dans divers domaines tels que les affaires, l'éducation, la gestion de projet, la croissance personnelle, la santé, etc.

Un plan d'action bien conçu comprend généralement plusieurs éléments :

• Objectif : L'objectif est le but ultime que vous visez à atteindre. Il doit être clair et précis. C'est la « destination » que vous vous efforcez d'atteindre, il est donc essentiel de la définir d'une manière qui ne laisse aucune place à l'ambiguïté. Souvent, le cadre SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) est utilisé pour encadrer ces objectifs.

• Étapes ou tâches : Une fois l'objectif défini, l'étape suivante consiste à le décomposer en étapes ou tâches plus petites et gérables. Chaque tâche doit être simple, réalisable et doit contribuer directement à la réalisation de l'objectif ultime. Par exemple, lorsque vous décomposez un grand projet en tâches plus petites et gérables, cela vous permet de rester sur la bonne voie et facilite la motivation en entreprise lors de projets difficiles.

• Ressources : Pour chaque tâche, vous devez également identifier les ressources nécessaires. Il peut s'agir de ressources physiques, telles que des équipements ou du matériel, ou de ressources humaines, telles que des compétences ou du personnel spécifiques. En les identifiant dès le départ, vous pouvez mieux planifier et atténuer les goulots d'étranglement potentiels.

• Chronologie : Il est également crucial de définir une chronologie pour chaque tâche, qui comprend une date de début et une date de fin. Cela insuffle non seulement un sentiment d'urgence, mais aide également à suivre les progrès au fil du temps. Un calendrier bien planifié peut également empêcher les tâches de se chevaucher ou de se heurter.

• Attribution des responsabilités : chaque tâche nécessite une personne ou une équipe responsable qui la mènera à son terme. Définir cela garantit la responsabilisation et évite que des tâches soient négligées.

• Plan d'urgence : Malgré le meilleur de la planification, des circonstances imprévues peuvent survenir. Avoir un plan d'urgence vous prépare à de tels scénarios, garantissant que votre plan reste robuste et flexible.

• Suivi et évaluation : Un aspect important d'un plan d'action est le suivi des progrès et l'évaluation des résultats. Cette étape est essentielle car elle vous permet d'ajuster votre plan au besoin, en fonction de la performance de chaque tâche ou de l'évolution des circonstances.

Créer un plan d'action efficace

La création d'un plan d'action efficace fait partie intégrante de la réalisation de tout objectif. Dans la vidéo suivante, Brian Tracy, conférencier et auteur bien connu dans le domaine du développement personnel, décrit sa méthode pour formuler un tel plan. Le processus de Tracy, construit à partir d'années d'expérience, fournit des étapes claires et pratiques qui peuvent être appliquées à n'importe quel projet ou objectif.

Ai-je besoin d'un plan d'action ?

Toute personne qui s'est fixé des objectifs commerciaux doit s'efforcer d'établir une planification commerciale efficace. Sans plan d'action, il est très facile de se laisser submerger par des objectifs importants ou de perdre de vue les perspectives qui devraient guider le processus décisionnel. Avoir un plan organisé et réaliste est la façon de rester motivé et de rester concentré sur la réussite.

Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises qui tentent de gérer des projets complexes ou de lancer plusieurs initiatives en même temps. Un plan d'action peut les aider à rester organisés, à suivre l'avancement du projet, à anticiper les défis potentiels et à simplifier l'embauche.

Les petites entreprises peuvent également bénéficier d'un plan d'action, car il fournira une feuille de route pour l'intensification des opérations à l'avenir. Un plan d'action efficace doit inclure des stratégies, des ressources, des échéanciers, des objectifs de revenus et des mesures de réussite. Le budget de l'entreprise et les flux de trésorerie doivent toujours être pris en compte lors de la création d'un plan d'action.

Pourquoi votre entreprise devrait avoir un plan d'action

Chaque entreprise devrait avoir un plan d'action car il est essentiel au succès et au maintien de votre entreprise sur la bonne voie. Voici cinq raisons pour lesquelles votre entreprise en a besoin :

• Clarté de l'objectif : un plan d'action permet à tous les membres de votre entreprise de savoir exactement ce qu'ils doivent accomplir, afin qu'ils puissent rester concentrés et productifs. Définissez des exemples d'incitation à l'action et des attentes de performance afin que chacun sache ce qu'il doit rechercher.
• Résultats mesurables : Avoir des objectifs spécifiques et un calendrier vous aide à suivre vos progrès, à voir ce qui fonctionne et à ajuster les plans si nécessaire.
• Objectifs réalisables : les plans d'action garantissent que vous ne vous exposez pas à l'échec en vous fixant des objectifs irréalistes. Décrivez les étapes du succès en éléments gérables.
• Utilisation efficace des ressources : Un plan d'action vous aide à hiérarchiser les tâches et les ressources, afin que vous puissiez obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI). Les stratégies et campagnes de relations publiques en sont deux exemples courants.
• Responsabilité accrue : en définissant clairement les rôles, les responsabilités, les délais et les attentes, toutes les personnes impliquées sont plus responsables de leurs tâches et du succès du projet dans son ensemble.

Comment rédiger un plan d'action

Un plan d'action efficace fonctionne comme un phare, ouvrant la voie à la réalisation d'objectifs, de jalons et de buts spécifiques. Pour tout projet ou tâche importante, cela peut être l'élément pivot qui fait basculer l'équilibre entre le succès et l'échec.

Pour faciliter le processus de création d'un plan d'action, nous avons fourni un tableau récapitulatif ci-dessous. Ce tableau fonctionne comme une liste de contrôle, décrivant des étapes claires et éliminant toute confusion sur ce qui doit être fait ensuite.

Avoir cet aperçu peut être un excellent point de départ, mais une compréhension plus approfondie de chaque étape vous aidera davantage à élaborer un plan d'action solide. Commençons donc et explorons chacune de ces étapes plus en détail.

Étape 1 : Définir l'objectif

La définition des objectifs du projet est une première étape essentielle du processus de planification des actions. Il s'agit d'établir un objectif clair et concis qui guide le reste du plan. Un objectif bien défini sert de feuille de route pour l'équipe, fournissant une direction et une orientation pour leurs efforts. Cela aide également à garder tout le monde aligné et sur la bonne voie, garantissant que le plan est exécuté efficacement.

Pour bien définir un objectif, il est important de considérer plusieurs facteurs clés. Premièrement, l'objectif doit être précis, c'est-à-dire qu'il doit indiquer clairement ce qui doit être réalisé. Deuxièmement, il doit être mesurable, permettant de suivre et d'évaluer les progrès.

Troisièmement, il doit être réalisable, ce qui signifie qu'il doit être réaliste et réalisable compte tenu des ressources et des contraintes disponibles. Quatrièmement, l'objectif doit être pertinent et aligné sur la stratégie et les objectifs généraux de l'organisation. Enfin, il devrait avoir un calendrier précis, avec des délais établis pour s'assurer que l'objectif est atteint dans un délai raisonnable.

Étape 2 : Gestion de projet – Identifier les actions nécessaires

Cette étape décrit les tâches et les activités spécifiques qui doivent être effectuées afin d'atteindre l'objectif défini. Cela implique de décomposer l'objectif en étapes plus petites et gérables et de déterminer ce qui doit être fait pour accomplir chaque étape. Les actions doivent être spécifiques, mesurables et avoir des livrables clairs.

La gestion de projet joue un rôle essentiel dans cette étape, car elle permet de s'assurer que les actions nécessaires sont planifiées et exécutées efficacement. Les chefs de projet utilisent une variété d'outils et de techniques pour identifier les actions nécessaires, telles que la création d'une structure de répartition du travail, la création d'un calendrier de projet et l'identification des dépendances du projet.

Ils travaillent également en étroite collaboration avec l'équipe pour s'assurer que les ressources nécessaires sont disponibles, que les risques sont identifiés et gérés, et que les progrès sont suivis et signalés. En utilisant les meilleures pratiques de gestion de projet, l'équipe peut s'assurer que les actions nécessaires sont effectuées de manière efficace et efficiente et que le projet reste sur la bonne voie et dans les délais.

Étape 3 : Attribuer des tâches et des responsabilités aux chefs de projet et à toute personne responsable

L'attribution des tâches et des responsabilités est une étape clé du processus de planification des actions, car elle garantit que toutes les tâches ont une personne désignée responsable de leur exécution. Cette étape consiste à identifier qui sera responsable de chacune des actions nécessaires identifiées à l'étape précédente et à attribuer la responsabilité de l'exécution de chaque tâche. Il est important de s'assurer que les responsabilités sont clairement définies et que chaque personne comprend son rôle et ce qu'on attend d'elle.

Les chefs de projet jouent un rôle central dans l'attribution des responsabilités, car ils sont chargés de s'assurer que la bonne personne est affectée à chaque tâche. Ils travaillent en étroite collaboration avec les membres de l'équipe pour comprendre leurs forces, leurs compétences et leur disponibilité, et effectuent des affectations en fonction de ces informations.

Ils peuvent également affecter des ressources de secours pour s'assurer que l'équipe peut effectuer des tâches même si la personne responsable principale n'est pas disponible. Il est important de se rappeler que l'attribution des responsabilités est un processus collaboratif et que les membres de l'équipe doivent avoir la possibilité de fournir des commentaires et des commentaires. Utilisez des exercices de renforcement d'équipe pour promouvoir le travail d'équipe et fournissez aux employés des méthodes simplifiées pour communiquer avec les gestionnaires et les décideurs.

Étape 4 : Déterminer le calendrier et les délais

Cette étape implique la création d'un calendrier qui indique quand chaque tâche doit commencer et se terminer, et quand les jalons doivent être atteints. Le calendrier doit être basé sur la portée du projet, la disponibilité des ressources et toute autre contrainte. Utilisez un calendrier ou un diagramme de Gant pour décrire le calendrier exact de chaque étape.

Avoir un calendrier et des échéances clairs aide à maintenir le projet sur la bonne voie et garantit que les tâches sont terminées en temps opportun. Il fournit également une représentation visuelle claire de l'avancement du projet et aide à identifier tout problème ou retard potentiel.

Les délais aident également à garder les membres de l'équipe responsables et concentrés, car ils savent quand ils doivent terminer leurs tâches. Les délais aident également à hiérarchiser les tâches et à garantir que le travail le plus important est terminé en premier.

Étape 5 : Établir un système de suivi des progrès

L'établissement d'un système de suivi des progrès fournit un moyen de suivre les progrès du projet et d'identifier les problèmes ou les défis qui peuvent survenir. Cette étape implique la mise en œuvre d'outils, de processus et de mesures qui peuvent être utilisés pour mesurer les progrès du projet par rapport au calendrier et aux objectifs. Le système de suivi des progrès doit être simple, efficace et facile à utiliser.

Disposer d'un système de suivi des progrès est important pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il offre une visibilité en temps réel sur l'avancement du projet, permettant au chef de projet et à l'équipe d'identifier rapidement tout problème ou défi pouvant survenir.

Deuxièmement, cela aide à garder tout le monde responsable et concentré, car les membres de l'équipe savent que leur travail sera surveillé et évalué. Troisièmement, cela permet une amélioration continue, car le chef de projet peut utiliser les données et les mesures collectées pour identifier les domaines à améliorer et effectuer les ajustements nécessaires.

Étape 6 : Suivre les progrès, évaluer et ajuster si nécessaire

L'évaluation et les ajustements nécessaires sont une étape essentielle du processus de planification des actions, car elles fournissent un moyen de s'assurer que le projet reste sur la bonne voie et est exécuté efficacement.

Cette étape consiste à examiner régulièrement l'avancement réel du projet et à apporter les ajustements nécessaires au plan, au calendrier et aux actions. L'évaluation doit être basée sur le système de suivi des progrès qui a été établi à une étape précédente.

Le suivi des progrès est une partie importante de cette étape, car il fournit les données et les mesures nécessaires pour évaluer les progrès du projet et identifier les domaines à améliorer. Le chef de projet doit utiliser le système de suivi des progrès pour suivre les mesures clés, telles que les taux d'achèvement des tâches, la progression du calendrier et l'utilisation des ressources. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour évaluer les progrès du projet par rapport aux objectifs et au calendrier et pour identifier les domaines à améliorer.

En évaluant et en ajustant si nécessaire, le chef de projet peut s'assurer que le projet reste sur la bonne voie et est exécuté efficacement. Cela aide à minimiser les perturbations et les retards et garantit que le projet reste aligné sur les buts et les objectifs.

Le processus d'évaluation et d'ajustement doit être continu, avec des évaluations régulières et des revues de progrès. Cela permet au chef de projet de réagir rapidement à tout changement ou défi pouvant survenir et de faire les ajustements nécessaires pour faire avancer le projet. Par exemple, vous devrez peut-être utiliser des astuces pour gagner du temps ou déléguer pour revenir dans les délais. Alternativement, vous devrez peut-être essayer de nouveaux exemples d'appel à l'action pour avoir un impact plus efficace sur le comportement des clients afin d'atteindre vos objectifs.

Exemple de plan d'action (modèle)

Un plan d'action bien structuré aide à maintenir le projet sur la bonne voie et dans les délais, offrant une voie claire vers le succès. Voici un exemple de modèle de plan d'action que vous pouvez utiliser pour vous inspirer pour vos propres projets :

I. Définir l'objectif :

A. Objectif : Lancer une nouvelle gamme de produits

B. Objectif SMART : Lancer une nouvelle gamme de produits en 6 mois, générant 500 000 $ de revenus au cours de la première année.

II. Identifiez les actions nécessaires :

A. Mener une étude de marché pour déterminer le public cible et la demande

B. Développer des prototypes de produits et effectuer des tests

C. Créer des supports marketing et des campagnes promotionnelles

D. Mettre en place la chaîne d'approvisionnement et la logistique

E. Lancer le produit via des canaux numériques et physiques

III. Attribuer les responsabilités:

A. Étude de marché : équipe marketing

B. Développement de produits : équipe R&D

C. Plan marketing, supports et campagnes : équipe marketing

D. Chaîne d'approvisionnement et logistique : équipe des opérations

E. Lancement de produit : équipes Marketing et Opérations

IV. Déterminer le calendrier et les délais :

A. Étude de marché : mois 1-2

B. Développement de produits : mois 2 à 4

C. Matériels et campagnes de marketing : Mois 4-5

D. Chaîne d'approvisionnement et logistique : Mois 5-6

E. Lancement du produit : Mois 6

V. Mettre en place un système de suivi des progrès :

A. Indicateurs clés : chiffre d'affaires, part de marché, satisfaction client

B. Outils : Logiciel de gestion de projet, réunions d'avancement hebdomadaires

C. Réunions d'examen des progrès : toutes les 2 semaines

VI. Évaluez et ajustez si nécessaire :

A. Examinez régulièrement les données sur les revenus et la satisfaction des clients

B. Ajuster la stratégie marketing et les promotions si nécessaire

C. Surveiller la chaîne d'approvisionnement et la logistique, et faire les ajustements nécessaires

D. Évaluer le calendrier et les délais, et ajuster si nécessaire pour assurer un lancement de produit en temps opportun.

Conseils pour élaborer un plan d'action fantastique

L'élaboration d'un plan d'action est la première étape pour atteindre vos objectifs commerciaux. Voici cinq conseils pour créer un plan d'action fantastique :

• Soyez clair et précis : Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le projet comprennent ce qui doit être fait et quand il doit être terminé. Fixez-vous des objectifs mesurables et atteignables, avec des échéanciers et des délais précis.
• Prioriser les tâches : identifiez les tâches qui doivent être prioritaires afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui est important maintenant, tout en ayant un plan pour l'avenir.
• Commencez petit : décomposez les grands projets en composants plus petits que vous pouvez réaliser par étapes, plutôt que d'essayer de tout accomplir en même temps. Les exercices de consolidation d'équipe sont un excellent moyen de maintenir l'énergie et la motivation à un niveau élevé.
• Décrire les ressources nécessaires : recherchez à l'avance les ressources qui seront nécessaires pour chaque tâche et assurez-vous que tout est en place à l'avance.
• Inclure une marge de changement : la réalité est que les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu, alors soyez prêt à ajuster les échéanciers ou les objectifs au besoin en cours de route.

Plan d'action vs liste de tâches

Les plans d'action et les listes de tâches peuvent sembler similaires à première vue, mais ce sont deux outils différents qui servent des objectifs spécifiques. Un plan d'action est une approche organisée pour atteindre un objectif. Il vous aide à décomposer les tâches plus importantes en éléments plus petits et gérables et décrit les étapes à suivre pour atteindre vos objectifs.

Une liste de tâches est un outil utilisé pour suivre les tâches quotidiennes ou les éléments qui nécessitent une attention particulière. Il est généralement utilisé comme une liste de contrôle pour faire avancer les choses dans un certain délai. Bien que les deux puissent être utiles pour rester organisé et productif, les plans d'action offrent une approche plus complète pour atteindre des objectifs à plus long terme.

Plan d'action contre plan de projet

Un plan d'action et un plan de projet sont tous deux des outils utilisés pour aider à maintenir l'organisation et la productivité lorsque vous travaillez vers un objectif spécifique. Les plans d'action se concentrent sur des tâches plus petites qui doivent être accomplies et les hiérarchisent dans une liste organisée.

Les plans de projet sont plus complets et donnent un aperçu de toutes les étapes nécessaires à la réalisation d'un projet particulier. Ils incluent généralement les échéanciers, les délais, les ressources nécessaires et d'autres détails. Bien que les plans d'action puissent aider à définir les tâches quotidiennes nécessaires à la réalisation d'un projet, ils doivent finalement être formulés dans le cadre du plan de projet plus large.

Image : Éléments Envato