Los líderes empresariales comparten las mejores herramientas de productividad que realmente funcionan

¿Te gustaría que hubiera más horas en el día? Si usted es como todos los demás, todos estamos buscando consejos y herramientas de productividad para ahorrar algo de tiempo. Desde las comunicaciones con nuestros compañeros de trabajo y clientes hasta la gestión de nuestro estado físico, todos luchamos para hacer todo. En particular, a medida que más y más de nosotros trabajamos desde casa, la necesidad de soluciones de productividad de la FMH realmente marca la diferencia en nuestros días. Entonces, nos comunicamos con los líderes empresariales y les preguntamos por sus herramientas de productividad favoritas que los ayuden a administrar su tiempo.

Herramientas de productividad de comunicación diaria entre compañeros de trabajo y clientes

Comunicarse con clientes, compañeros de trabajo e incluso con nuestros amigos y familiares se convierte en una tarea abrumadora sin una gestión adecuada del tiempo. Como resultado, muchos líderes empresariales confían en las herramientas de productividad de software y automatización que mantienen todos los hilos en orden.

Como Jason Kay, director ejecutivo de Retreaver (un software basado en la nube que proporciona datos de llamadas entrantes en tiempo real al etiquetar, rastrear y enrutar a las personas que llaman a la mejor persona, departamento o agente) explica por qué los líderes necesitan automatización.

“Una de las mejores piezas de tecnología que aumenta la productividad es la automatización. La productividad aumenta considerablemente cuando puede automatizar tantos procesos como sea posible. El uso de la automatización, desde el pago de facturas hasta la respuesta a correos electrónicos, puede hacerlo cada vez más productivo a medida que los incorpora a su vida”.

Para obtener más herramientas de productividad que lo ayuden a administrar su lista de "cosas por hacer" en constante crecimiento, otros líderes empresariales comparten las cosas que funcionan para ellos.

• Las teleconferencias son tus amigas

Grainne Kelly, fundadora de BubbleBum Car Travel Innovations, es una ex agente de viajes y actual empresaria que descubrió el tiempo extra aprovechando las teleconferencias para reunirse con un equipo disperso. Para ella, la respuesta es Skype, que como ella señala, ¡también es gratis!

“Hay tantas herramientas tecnológicas maravillosas disponibles, pero la que realmente ha simplificado mi vida laboral es Skype. Mi equipo y yo usamos Skype para comunicarnos y es genial porque significa que no tengo que subirme a un avión cada vez que hay un problema. Skype me ahorra tiempo y es muy eficiente, fácil de usar y gratuito. Es fantástico para realizar conferencias telefónicas y mantenerse en contacto tanto con sus clientes como con sus empleados”.

• Correo electrónico de zanja

Cristian Rennella, CEO y cofundador de MejorTrato.com.mx, lidera una empresa con 134 empleados y más de 21.5 millones de usuarios internacionales que descubrió que el mejor truco de productividad es dejar de enviar correos electrónicos. ¿Cómo es esto posible?

“Después de 9 años de arduo trabajo para pasar de 0 a más de 100 empleados, puedo compartir que lo que nos ayudó a aumentar nuestra productividad fue ELIMINAR los correos electrónicos y comenzar a usar Basecamp. De esta forma, logramos aumentar nuestra productividad en un 23,3%, ¡lo que representa un ingreso adicional de $4,3M por año! Ahora toda la información está centralizada en un solo lugar y todos tienen acceso a ella. No más correos donde quedan datos importantes a puerta cerrada entre quien envía y quien recibe la información. Por ejemplo, con el gran crecimiento que tuvimos en los últimos años, los nuevos miembros NO tienen que pedir información y robar tiempo a otros miembros del equipo, sino que toda la información está a su disposición para comenzar a trabajar en el proyecto de inmediato”.

• Aproveche la tecnología para ayudar a organizar proyectos

Lindsay Anvik, entrenadora de negocios y oradora principal especializada en liderazgo y productividad en See Endless, ofrece algunas ideas sobre herramientas de productividad para gerentes.

“Utilice plataformas como Asana o Basecamp para organizar proyectos y realizar un seguimiento de los cambios y actualizaciones. En lugar de ir y venir en el correo electrónico, los gerentes pueden asignar tareas rápidamente y hacer un seguimiento del estado. Las personas también pueden comentar documentos y compartir archivos sin tener que ir y venir en el correo electrónico. Ambos vienen con una aplicación, por lo que los gerentes pueden obtener una vista panorámica de las tareas sobre la marcha”.

• Encuentre una plataforma que proporcione una cobertura completa de su flujo de trabajo

Joe Goldstein, director de SEO y operaciones de Contractor Calls, ofrece otro voto de confianza en las plataformas de administración de tareas, como Asana, que puede expandirse con su lista de prioridades cada vez mayor.

“Asana es, de lejos, mi software de productividad más importante. Lo uso para todo, desde la incorporación de nuevos clientes hasta la asignación de tareas a empleados remotos, la gestión de entregas mensuales y el seguimiento de mis propias probabilidades y fines. De todo el software de gestión de proyectos que he probado, nada más se acerca a lo bien que Asana equilibra la flexibilidad y la simplicidad”.

• Encuentre y personalice software para ayudar a su equilibrio

Ian McClarty, que tiene más de 20 años de experiencia en gestión ejecutiva en la industria de centros de datos y seguridad cibernética y es presidente y director ejecutivo de PhoenixNAP Global IT Services, comparte sus esfuerzos para encontrar un equilibrio. Como un director ejecutivo ocupado, Ian utiliza Evernote y señala cómo encontrar la herramienta de productividad adecuada ha sido vital para crear el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal.

“Uso las plantillas de Evernote a diario para aumentar mi productividad. Tiene muchas características que me encantan, pero aquí están mis 2 mejores ejemplos. He creado plantillas de Evernote para notas o tareas específicas que aumentan mi productividad. Estas plantillas se pueden construir muy rápidamente. Puede crear una nota que contenga todos los campos obligatorios para su información, luego guardarla y exportarla como un archivo .enex (Exportado por Evernote). También uso la función de reenvío de correo electrónico personalizado. Simplemente al crear filtros de correo electrónico para reenviar correos electrónicos en función de criterios como el remitente o las palabras clave en la línea de asunto, me ahorro tiempo”.

• No se olvide de la gestión de proyectos móviles

Sarah Snider, de SEO.com, comparte algunas de las herramientas que utiliza su empresa para la gestión de proyectos, el control del tiempo y la comunicación. A medida que vivimos la vida en movimiento, Sarah comparte cómo Harvest ayuda a administrar proyectos y comunicaciones desde la aplicación móvil y cualquier dispositivo.

“Harvest es una excelente herramienta de cronometraje que también viene con una aplicación que se puede descargar en teléfonos Android y Apple. Es fácil ingresar y seleccionar tareas y asignaciones en las que está trabajando, así como un temporizador de un clic (haga clic una vez para iniciar el temporizador y nuevamente para detenerlo). Uno también tiene la opción de ingresar manualmente su tiempo”.

• Automatice las consultas repetitivas por correo electrónico

Sacha Ferrandi es una conocida experta en negocios y asesora en todo el país y es fundadora y directora de Texas Hard Money, un prestamista basado en acciones. Como la mayoría de las empresas, Sacha y su equipo reciben muchas consultas similares, que necesitan la misma información general. Como resultado, el equipo aprovecha la función de Respuestas Almacenadas como parte de la suite de Gmail.

“Si su equipo envía muchos correos electrónicos con la misma información general, la herramienta de respuestas enlatadas de Gmail puede ahorrar mucho tiempo al eliminar el proceso de copiar y pegar. Canned Responses le permite crear una plantilla de correo electrónico, guardarla como la línea de asunto que prefiera y luego, cuando esté listo para escribir un nuevo correo electrónico utilizando una de sus plantillas guardadas, simplemente haga clic con el botón derecho y elija la plantilla que desea colocar en el nuevo cuadro de texto. Esta herramienta elimina la necesidad de buscar en su correo enviado ese correo electrónico con el formato correcto que envió hace meses y le permite enviar muchos más correos electrónicos en un tiempo mucho más corto”.

• El software ayuda a ahorrar costos y tiempo

Leeah Murray, propietaria y directora creativa de Meraki & Co, encontró un programa de software único que la ayuda a administrar el negocio, además de producir algunos ahorros en el proceso. ¡Además, Dubsado también generó algunos ahorros de tiempo!

“Dubsado por sí solo me ayudó a optimizar mi negocio y me ahorró no solo tiempo, sino mucho dinero al pagar por programas de software individuales. Pude eliminar ~$250 en costos gracias a Dubsado. Sin mencionar que, en lugar de ir a 6 lugares diferentes para administrar varios aspectos de mi negocio, ahora solo necesito ir a UNO. Y en su mayor parte, me permite hacer MUCHA más automatización y seguimiento que antes manejaba manualmente. Entonces, ¡diría que es una gran ventaja para el equilibrio entre el trabajo y la vida personal!”

• Cree su propia automatización

Matt Steffen, presidente de The Marketing Agency y consultor, divide su vida en dos capítulos. Antes y después de incorporar a Zapier a su vida. Antes de Zapier, Matt trabajó como una operación de un solo hombre tratando de descubrir cómo escalar su agencia. Y ahora, la información del cliente fluye a través del torrente sanguíneo de nuestro negocio, lo que permite que todos se comuniquen fácilmente y realicen el trabajo sin correo electrónico o sistemas de administración torpes. Matt comparte cómo aprovecha el software de automatización.

“Zapier es un servicio de suscripción en línea que le permite conectar casi cualquier recurso de Internet que se le ocurra a uno o más recursos de Internet. Por ejemplo, cuando un nuevo cliente potencial completa un formulario en mi sitio web, Zapier envía automáticamente su:

• Nombre y correo electrónico a nuestra lista de boletines de correo electrónico
• Información a Google Sheets para que mi equipo pueda comenzar a construir su propuesta
• Nombre y correo electrónico a WHMCS para que obtengan acceso instantáneo a su portal de marketing
• Envío de formularios a Databox para que podamos rastrear qué campañas publicitarias obtienen la conversión más alta
• Correo electrónico y número de teléfono a los anuncios de Facebook para mejorar la orientación de nuestros anuncios.

¡Y esas son solo nuestras formas! Tengo a Zapier automatizando casi todo en mi vida, y todo en mi vida ahora se puede medir y optimizar”.

• Encuentre un administrador de tareas y una lista de tareas pendientes que se ajuste a sus necesidades

James Goodnow, presidente y socio gerente de Fennemore Craig, señala cómo organizar sus pensamientos y tareas con su equipo es fundamental para los líderes empresariales ocupados. Para James y su bufete de abogados, la respuesta fue Wunderlist (ahora Microsoft To Do), que combina las tareas esenciales que los equipos deben realizar.

“Wunderlist es una de mis aplicaciones favoritas, y es una sencilla aplicación de administración de tareas y lista de tareas que te ayuda a hacer las cosas, y me mantiene a mí y a mi equipo sincronizados. Se pueden asignar tareas, administrar el flujo de trabajo, intercambiar documentos y mensajes. Su poder está en su simplicidad. Si no puedes organizar tus pensamientos y tareas entre tu equipo, estás en una desventaja inmediata en el mundo de los negocios”.

• El video ayuda a reducir las llamadas de seguimiento

Ryder Meehan, estratega de marketing digital en Upgrow, pasa mucho tiempo trabajando con clientes y compañeros de trabajo explicando cosas. Para ayudar a reducir las constantes solicitudes de aclaración, Ryder confía en Loom, que proporciona una herramienta de grabación de video y pantalla muy simple con una excelente extensión de Chrome.

“Loom me ahorra mucho tiempo al demostrar fácilmente preguntas o respuestas clic por clic a los clientes o a mi equipo. Como ejemplo, un cliente puede preguntar cómo hacer un cambio en su sitio web. En lugar de tratar de coordinar una llamada o explicar un proceso largo en un correo electrónico escrito, puedo hacer clic en grabar en Loom y luego hacer clic en el proceso mientras hago una grabación de voz para explicar lo que estoy haciendo. Luego, Loom guarda mi video en la nube para que siempre pueda consultarlo si surge la misma pregunta. Lo he usado para explicar errores o hacer preguntas con una demostración en video de lo que estoy viendo exactamente. ¡Es súper útil!”

• Tómese el tiempo para encontrar las herramientas adecuadas (especialmente con las decisiones de cara al cliente)

Mihai Corbuleac, consultor sénior de TI en Bigstep.com, brinda servicios de nube bare metal confiables y escalables. Mihai detalla la dificultad para comprender los datos que recopila una empresa. Además, cualquier dato de cara al cliente que se relacione con la comprensión de la rotación de clientes puede llevar mucho tiempo. Entonces, Mihai confía en Lentiq para tomar las decisiones correctas.

“Para los ingenieros/científicos de datos, analistas de negocios, consultores, es muy importante contar con las herramientas adecuadas para evitar la deserción. Predecirlo y prevenirlo ayuda a aumentar la satisfacción del cliente al mismo tiempo que tiene un impacto significativo en las estrategias de marketing/ventas de su empresa. Eso es porque cuesta más adquirir un nuevo cliente que retener uno existente. Un aumento en la retención de clientes de solo el 5% puede generar al menos un aumento del 25% en las ganancias. Estadísticamente, es probable que los clientes recurrentes gasten mucho más en los productos y servicios de su organización que los clientes nuevos, aproximadamente un 65 % más. Por lo tanto, significa mucho comprender, predecir y prevenir la rotación. Lentiq me permite hacer recomendaciones de productos relevantes en tiempo real, por lo que no tengo que extraer manualmente la información correcta para hacer mis propios análisis, lo que llevaría mucho tiempo y sería ineficiente”.

Trucos de productividad personal

Todos queremos (y necesitamos) herramientas de productividad en la oficina que nos ayuden a hacer más con menos. Después de todo, ese es el lema estándar en las empresas estadounidenses. Pero también necesitamos trucos de productividad que se ajusten a nuestras actividades diarias. ¡Conozca algunas herramientas de productividad interesantes que los líderes empresariales aprovechan para hacer todo!

• Las herramientas de productividad ayudan a administrar la vida familiar

Julia Angelen Joy, directora de cuentas de Swyft, una agencia integrada de marketing y relaciones públicas que ayuda a las empresas tecnológicas B2B, confía en Slack para mantenerse conectada con su equipo y, al mismo tiempo, administrar su vida personal. Al igual que otras recomendaciones, encontrar una herramienta que funcione bien en dispositivos móviles ayuda a los profesionales ocupados a mantenerse comprometidos en el trabajo y el hogar.

“Me he enamorado de Slack. Ayuda a nuestro equipo a mantenerse conectado aquí en Swyft. Además, tiene funciones sencillas para notificarme cuando estoy trabajando y alejarme cuando estoy enfocado en mi familia. Es súper fluido en mi teléfono y como tengo 4 hijos y estoy constantemente en movimiento, eso es muy importante”.

• Herramientas de gestión del tiempo Seguimiento del éxito

Jacob Dayan, director ejecutivo y cofundador de Community Tax and Finance Pal, aprovecha las herramientas de gestión del tiempo para comprender su flujo de trabajo. Por lo general, estas herramientas ayudan a realizar un seguimiento del tiempo para la facturación, pero Jacob toma otro camino al saber dónde pasa su tiempo. Jacob comparte cómo aprovecha Toggl para aumentar su productividad.

“Últimamente he estado usando la aplicación llamada Toggl. Es una aplicación de seguimiento del tiempo que realiza un seguimiento de cómo pasa su tiempo en sus tareas. Para cada proyecto que complete, Toggl calcula qué tan bien ha empleado su tiempo. Es genial para ver por escrito cómo gastas tu tiempo y te permite aprender cómo gastarlo de manera más eficiente. Puedo ver que esta aplicación también es muy útil para los autónomos como una forma de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos de los clientes".

• Leer cosas en su tiempo

Melissa Frakman, fundadora y socia gerente de EMVC Fintech Fund, viaja con frecuencia en su rol de inversionista y empresaria de Venture Capital. Como ejecutivo ocupado que necesita estar al tanto de muchas tendencias en múltiples industrias, leer todos los artículos "debe saber" lleva tiempo. Como resultado, Melissa aprovecha Pocket para marcar artículos interesantes y leer en su tiempo libre.

“Para los negocios, soy un lector insaciable sobre tendencias tecnológicas, industriales, culturales y macroeconómicas en los mercados donde hacemos negocios. Viajo entre Mumbai, Nueva York, Bangalore, San Francisco con frecuencia. Pocket, una aplicación simple y complemento de navegador que funciona en todos los canales, me proporciona una forma extremadamente sencilla de guardar artículos y enlaces interesantes (por ejemplo, a través de Twitter) en un formato que se puede leer en modo avión durante los vuelos. Evita que me distraiga durante la jornada laboral con lecturas interesantes pero no esenciales y, por lo tanto, es el mejor truco de productividad digital para mí”.

• Encuentra algo que no te dejará olvidar

Chachi Flores, cuenta con amplia experiencia en marketing digital y gestión de comercio electrónico y actualmente es Gerente Senior de comercio electrónico en Peacock Alley. Para muchas personas ocupadas, simplemente hay demasiadas cosas que recordar, por lo que encontrar una herramienta que se adapte a sus hábitos diarios y lo ayude a recordar todas las cosas que necesita saber definitivamente ayuda a la productividad. Para Chachi, esta herramienta es Todoist.

“[Mejora] tu vida y sé más productivo escribiendo todo en un solo lugar con Todoist. Si tiendes a olvidar pequeñas cosas a lo largo del día, anótalas en algún lugar al que siempre puedas volver en un solo lugar. Cree hábitos, recuerde los plazos y controle la vista de su día para sentirse más en control. Logre sus objetivos semanales y manténgase enfocado con imágenes de su progreso de productividad. Recibe el apoyo que te faltaba agregando Todoist a tu planificación diaria”.

• Diseñe un Proceso para Administrar Notificaciones

Tom Dehnel señaló que la tecnología o las herramientas de productividad específicas no son tan importantes como tomar medidas para limitar las distracciones y maximizar la cantidad de tiempo de trabajo intenso. Tom explica las ventajas y desventajas del software (como Slack), que lo mantiene actualizado, pero ¿a qué costo?

“Toma Slack como ejemplo. Es común que las personas lo instalen con la configuración predeterminada y reciban notificaciones emergentes todo el día, todos los días. A menos que tengas un enfoque divino, no hay forma de que no te distraigan. Mucha gente también confunde “responder rápido” con “productividad”. O temen que sus compañeros de trabajo o su supervisor se molesten porque no reciben una respuesta inmediata. Quieren ser vistos como buenos empleados receptivos, por lo que se esforzarán por responder rápidamente. Para mí, una mejor manera de trabajar es desactivar tantas notificaciones no críticas como sea posible. Pregúntese: ¿realmente necesito responder a cada uno de los mensajes de Slack o recibir una notificación en el momento en que llegue un nuevo correo electrónico a mi bandeja de entrada? A menos que trabaje en una sala de emergencias, lo más probable es que la solicitud pueda esperar”.

• Tómese el tiempo para mantenerse en forma

Jeff Butler, un experto en el lugar de trabajo y autor que se ha dirigido a empresas como Amazon, Google, Coldwell Banker, destaca la importancia del cuidado personal. Al igual que muchos profesionales ocupados, sus trabajos requieren muchos viajes, lo que significa diferentes horarios diarios y dificultad para encontrar tiempo o lugares para hacer ejercicio. Como resultado, Jeff confía en un reloj Fitbit para realizar un seguimiento de su ejercicio y mantenerse en forma.

“Reloj Fitbit para poder seguir mis pasos cuando viajo. De esa manera me aseguro de hacer suficiente ejercicio en el camino”.

• Concéntrese en su estilo de trabajo

Ashe, de Yolopalooza.com, recomienda encontrar una aplicación o herramienta que se alinee con su flujo de trabajo. Para Ashe, la respuesta es Focus Keeper, que envía notificaciones a los usuarios que siguen el estilo de flujo de trabajo de Pomodoro.

“No solo me mantiene trabajando durante una gran cantidad de tiempo, sino que también cuenta mis minutos de descanso. Cuando suena sé que tengo que levantarme, hidratarme y dejar de ser una máquina enloquecida de creación de contenido. Sentarse es el nuevo hábito de fumar y no quiero nada de eso”.

• Mezcle el enfoque y bloquee las distracciones

Scott Perry, gerente de proyectos sénior, equilibra su tiempo de trabajo en Catchers Home siguiendo la técnica Pomodoro y bloqueando las distracciones. Scott explica su proceso que lo lleva a maximizar su productividad mediante el uso de Strict Workflow.

“Para mí, me gusta seguir la Técnica Pomodoro. Esto implica identificar una tarea para completar, reservar un "sprint" de 25 minutos para completar esa tarea (sin distracciones y enfocado al 100% en la tarea), luego tomar un descanso de 5 minutos después de los 25 minutos. Luego repite el ciclo. Uso una extensión de Chrome llamada "Flujo de trabajo estricto". Tiene un temporizador Pomodoro y la extensión bloquea automáticamente los sitios de redes sociales y YouTube para ayudarlo a concentrarse en la tarea en cuestión y evitar distracciones. Dado que tengo un lapso de atención relativamente corto, esta extensión me ayuda a ser muy productivo al concentrarme en realizar el trabajo utilizando un enfoque de "sprint" para hacer las cosas".

• Encuentre una manera de mantenerse enfocado

Lori Cheek, fundadora y directora ejecutiva de Cheekd, también señala la dificultad de mantenerse enfocado. Afortunadamente, Lori confía en Stay Focusd, otra herramienta de productividad que ayuda a las personas a evitar las distracciones de las redes sociales limitando el tiempo o bloqueando los sitios que atraen su atención.

“Uno de mis trucos de productividad favoritos viene con la ayuda de una aplicación llamada Stay Focusd Cuando se trabaja desde casa, Facebook y Twitter pueden ser una gran distracción. Stay Focusd ayuda a evitar estas distracciones al restringir la cantidad de tiempo que puede dedicar a ellas. La extensión de Google Chrome le permite establecer restricciones de tiempo específicas en ciertos sitios web con una opción predeterminada de 10 minutos. Una vez que se haya agotado su tiempo, no se podrá acceder a los sitios que seleccionó para bloquear durante el resto del día”.

• Pruebe un temporizador Pomodoro para evitar el agotamiento

Kaben Clauson, cofundador y director ejecutivo de TruePublic, también recomienda el método de trabajo Pomodoro, junto con su herramienta favorita, BeFocused Pro, que ayuda a seguir con la técnica.

“Lo mejor que he encontrado para mi productividad personal ha sido el temporizador BeFocused Pro Pomodoro. Esta herramienta ha cambiado las reglas del juego para nuestra empresa porque nos ha ayudado a prevenir el agotamiento. La técnica Pomodoro está respaldada por una extensa investigación y esta es la mejor manera de usar la herramienta en línea. Al tomar breves descansos de "pararse y beber" cada 25 minutos, descubrimos que podíamos trabajar las largas horas requeridas para trabajar en una empresa nueva".

• Evitar distracciones

Tim Hewson, director ejecutivo y fundador de USLegalWills.com, valora su tiempo y descubrió que algunas herramientas y aplicaciones de productividad ayudan a mantener el enfoque, aumentar la productividad y evitar distracciones. Tim confía en Block Site, Cold Turkey y Stay Focused.

“Comencé en mi computadora con dos aplicaciones importantes; Bloquear sitio: bloqueador de sitios web para Chrome y Cold Turkey. Block Site bloquea por completo los sitios web que distraen, Cold Turkey me permite establecer límites de acuerdo con un cronograma. Ambas aplicaciones también funcionan en el teléfono inteligente, pero prefiero "Mantenerme enfocado" en mi teléfono Android. Una vez más, me permite establecer límites diarios para aplicaciones individuales e incluso para el uso del teléfono en general”.

• Evite las distracciones para aumentar la productividad

Brandon Ackroyd, fundador de Tiger Mobiles, conoce los pros y los contras de las distracciones. Por ejemplo, Brandon señala la necesidad de tomar un descanso, pero reduciendo la tentación de mirar estos sitios web que distraen a lo largo del día. Utiliza Cold Turkey, que ayuda a administrar el tiempo y las distracciones al configurar temporizadores para bloquear varios sitios.

“Cold Turkey te permite bloquear sitios o aplicaciones hasta un momento determinado durante el día, lo cual es muy útil. Por ejemplo, si sé que necesito escribir una publicación de blog hasta las 12:00 p. sitios web durante el horario laboral. Específicamente en mi lista están Twitter, Reddit y varios sitios de noticias importantes”.

• Bloquee ese ÚNICO desperdicio de tiempo

Hamna Amjad, administradora de la comunidad en Gigworker.com, que es un medio de comunicación centrado en la economía de los conciertos, también es madre de dos hijos. Hamna ofreció una variedad de consejos para los padres que trabajan tratando de hacer malabares con el trabajo y las responsabilidades de los padres. Pero con el tiempo, aprendió a manejar ambos roles, lo que incluye encontrar una manera de bloquear ese ÚNICO sitio importante que siempre parece atraerlo hacia el éter. Para ella, era Facebook, pero encontró News Feed Eradicator.

“Para mí, Facebook fue otro gran obstáculo en mi productividad. Solía ​​perder mucho tiempo desplazándome por su fuente interminable. Por lo tanto, instalé la extensión de Chrome llamada Facebook Newsfeed Eradicator, que elimina las distracciones al reemplazar todo mi suministro de noticias con una cita inspiradora”.

• Autocompletar para correo electrónico

McClain McKinney, un entrenador de alto rendimiento, estudia por qué algunas personas pueden sacar más provecho de un período de 24 horas que otras. McClain comparte que su por qué es ayudar a otros a comprender el potencial que tienen en su vida y aprovechar al máximo su día a día. Para él, el correo electrónico lleva mucho tiempo, por lo que aprovecha TextExpander, que ofrece una tecnología de autocompletado para ayudar a ahorrar tiempo al enviar correos electrónicos.

“TextExpander es una herramienta que utilizo a diario que me ha ahorrado 35 minutos escribiendo en los últimos 30 días y 2,55 horas desde el 1 de enero de 2019. Apuesto por esta aplicación porque me ha permitido salvar días de mi vida. Todos vamos a escribir, pero ¿por qué no hacerlo un poco más eficientemente? Todo lo que tengo que hacer es escribir algunos caracteres de texto y TextExpander puede ingresar párrafos con información valiosa. Lo uso todo el tiempo cuando envío correos electrónicos de seguimiento a mis clientes”.

• Confíe en su voz

Chris Carter, CEO de Approyo, recomienda abrazar el movimiento de la voz. Todos podemos hablar más rápido de lo que podemos hablar (incluso los que escriben rápido), por lo que encontró un ahorro de tiempo al dictar blogs o documentos. ¡Su herramienta de productividad favorita es la herramienta de habla en Google Docs!

“Hay una herramienta de voz en Google Docs llamada escritura por voz. Literalmente puedo estar en cualquier lugar, hablar a la herramienta y mis palabras se transcriben. Además, puedo dictar blogs o documentos mientras estoy en el avión, con mis hijos o sentado en la playa. Entonces, creo que es una de las mejores aplicaciones que existen. Recomiendo encarecidamente a todos que obtengan algún tipo de herramienta de voz”.

• Llévate un pedazo de la oficina contigo

Nate Masterson, CMO y experto certificado en salud de Maple Holistics, trabaja sobre la marcha. Y como pueden relacionar sus compañeros de viaje de negocios, usted acumula una gran cantidad de documentos mientras está de viaje. Además, cuando regrese a la oficina, debe presentar recibos para el reembolso, junto con notas de archivo y documentos firmados por la empresa. Entonces, Nate confía en Doxie Go, un escáner portátil que ni siquiera necesita estar conectado a una computadora.

“Este pequeño aparato no solo ahorra tiempo sino que también ahorra espacio. Es un escáner portátil que puede escanear cualquier documento y enviarlo a su computadora o nube en una fracción de segundo. Puede llevarlo fácilmente a todas partes y su batería recargable puede durar 400 escaneos. Ni siquiera tiene que tener una computadora con usted para que funcione. Doxie Go guarda los escaneos en su tarjeta SD expandible o puede enviarlos a su correo electrónico. Esto es genial para cuando tengo un montón de recibos y archivos para escanear. No quiero lidiar con una máquina voluminosa, esta pequeña hace el trabajo”.

• Crear un tablero de proyecto personal

Robb Hecht, entrena a ejecutivos de marketing, millennials y estudiantes de negocios Gen-Z para construir carreras de marketing modernas para el mañana y ofrece un boletín informativo gratuito, Get Brand Productive. Como todos nosotros, Robb tiene un calendario ocupado con múltiples proyectos y varios clientes, además de la enseñanza. Como resultado, utiliza GoogleKeep, que crea un tablero personal de proyectos. Además, ¡está codificado por colores!

“Las herramientas me permiten crear pods en un tablero interactivo personalizado que me ayuda a planificar proyectos y colorearlos. Esta coloración ayuda a mi mente a priorizar lo que es más importante. Le permite al usuario cargar imágenes, asignar colaboradores y establecer una alerta de recordatorio para cada grupo de proyectos. Uso un tablero para proyectos de trabajo y otro para proyectos personales. Como casi siempre estoy conectado a Gmail en un navegador, es fácil de encontrar y abrir rápidamente. No puedo recomendarlo lo suficiente.”

• Una pantalla adicional siempre ayuda

Lauren Sauer, una asociada creativa de Stand Steady, comprende los pros y los contras de la computadora portátil estándar. Sí, es potente y portátil, pero carece del tamaño de pantalla de una computadora de escritorio. Para muchos de nosotros que confiamos en la pantalla doble mientras estamos en la oficina, Lauren recomienda SideTrak, que agrega convenientemente una segunda pantalla a su computadora portátil. Y esto ayuda a su productividad en la oficina y en el camino.

“El monitor portátil SideTrak es una gran solución de productividad portátil. Es una segunda pantalla montada en una computadora portátil”.