Was ist eine wiederkehrende Rechnung? + So richten Sie einen für leichtes Geld ein

Eine der größten Herausforderungen bei der Führung eines Unternehmens ist die Schaffung eines effektiven Zahlungssystems. Auf Rechnungen folgen normalerweise endlose Follow-up-E-Mails und Anrufe bei den Kunden. Für kleine Unternehmen, denen es an Bargeldsicherheit und massiven Ressourcen mangelt, kann jede verspätete Zahlung besorgniserregend sein.

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, den gesamten Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren und das Unternehmen im Voraus so zu belasten, dass beide Seiten davon profitieren? Hier kommt eine wiederkehrende Rechnung ins Spiel.

Damit können Sie ein System erstellen, bei dem in regelmäßigen Abständen eine Rechnung an Ihren Kunden versandt wird. Diese sind in der Regel für einen vereinbarten Betrag mit ihren Kreditkarten verknüpft, was beiden Seiten hilft, den Überblick über ihre Zahlungen zu behalten.

In diesem Leitfaden sehen wir uns einige der Vorteile einer wiederkehrenden Rechnung an und wie Sie das Abrechnungssystem einrichten können. Wir prüfen auch, ob das System für Ihr Unternehmen geeignet ist. Tauchen wir ein!

Was ist eine Dauerrechnung?

Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Rechnung, die in regelmäßigen Abständen automatisch an Ihre Kunden gesendet wird. Diese enthalten die gleichen Rechnungsdetails und eignen sich perfekt für Unternehmen, die in regelmäßigen Abständen den gleichen Service anbieten.

Es hilft Ihnen, ein effizientes System zu erstellen, das Ihren Kunden regelmäßig Rechnungen stellt, ohne dass Sie daran erinnert werden müssen und die Rechnung manuell senden müssen.

Unternehmen, die normalerweise wiederkehrende Rechnungen verwenden, sind Vermietungsunternehmen, abonnementbasierte Dienste, Marketingunternehmen und Berater. Es ist jedoch nicht nur auf diese Branchen beschränkt. Jedes Unternehmen, das wenig bis gar keine Änderungen an seinen Dienstleistungen anbietet, kann wiederkehrende Rechnungen einrichten, um seinen Abrechnungsprozess zu optimieren.

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Wenn Sie beispielsweise eine kleine SEO-Agentur besitzen, können Sie Ihren Kunden ein festes Marketingpaket anbieten. Das Paket wird wahrscheinlich monatliche Standardpreise haben. Anstatt jeden Monat eine Rechnung mit den gleichen Details zu erstellen, können Sie einfach eine wiederkehrende Rechnung verwenden, die Ihren Kunden in Rechnung stellt.

Ein Unternehmen kann eine wiederkehrende Rechnung verwenden, nachdem es vom Kunden die Erlaubnis erhalten hat, regelmäßig mit einem regelmäßigen Betrag belastet zu werden. Die Belastung wird dann bis zum Vertragsende fortgesetzt oder wenn der Kunde beschließt, den Abrechnungsprozess zu ändern.

Wiederkehrende Rechnungen werden oft automatisiert und hängen von Software ab, die die Arbeit für Sie erledigt. Legen Sie einfach die Vorlage mit den Details des Kunden fest und lehnen Sie sich zurück. Sie können wählen, ob Sie die Rechnung jeden Monat automatisch versenden oder Änderungen für einmalige Aufträge vornehmen möchten, bevor sie an den Kunden gesendet werden.

Eine wiederkehrende Rechnung unterscheidet sich in zwei wesentlichen Punkten von der Standardrechnung:

Erstens variieren die Details einer Standardrechnung je nach Dienst. Jede Standardrechnung ist anders und wird nach Erbringung der Leistung erstellt.

Zweitens werden die meisten Details der wiederkehrenden Rechnung im Voraus entschieden und basieren auf dem Paket, auf das sich der Kunde konzentriert. Die Details einer Standardrechnung werden jedoch nach der Dienstleistung ausgefüllt. In einigen Fällen kann der Kunde sogar Revisionen der Rechnung verlangen.

Eine wiederkehrende Rechnung ist ein Grundnahrungsmittel für jedes kleine Unternehmen, das in regelmäßigen Abständen Paketdienste anbietet. Im nächsten Abschnitt werden wir uns einige der Vorteile der Verwendung dieses Abrechnungssystems ansehen.

Vorteile der Verwendung einer wiederkehrenden Rechnung

Eine wiederkehrende Rechnung hilft Ihnen, Ihren Buchhaltungsprozess zu rationalisieren. Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Vorteile der Verwendung dieses Systems werfen.

1. Verbessert den Cashflow

Eine wiederkehrende Rechnung sorgt in regelmäßigen Abständen für Einnahmen. Ihr Cashflow wird monatlich stetig gesteigert, um Ihnen zu helfen, Kosten und Ausgaben aufgrund der wiederkehrenden Einnahmen zu decken.

Wenn Sie wissen, wie viel Geld hereinkommt, können Sie auch genaue Cashflow-Prognosen erstellen. Das soll nicht heißen, dass wiederkehrende Rechnungen die einzige Grundlage für Ihre Cashflow-Prognosen sein sollten. Es hilft Ihnen jedoch zu wissen, wie viel Geld Sie jeden Monat überweisen können.

Sobald Sie berechnet haben, wie viel Sie jeden Monat verdienen können, werden auch die Planungskosten überschaubarer. Ein garantiertes monatliches Einkommen kann Ihnen helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen darüber zu treffen, wo und wie Sie Ihre Ausgaben planen.

2. Beschleunigen Sie Ihre Zahlungen

Eine der größten Hürden für kleine Unternehmen ist es, Zahlungen pünktlich zu erhalten. Eine wiederkehrende Rechnung kann Ihnen helfen, die endlosen E-Mails und Follow-ups zu vermeiden. Da die meisten wiederkehrenden Zahlungen im Voraus entschieden werden, hat der Kunde eine bessere Vorstellung davon, wann die Zahlung fällig ist, und kann besser planen.

Indem Sie Rechnungen in regelmäßigen Abständen versenden, können Sie eine Zahlungsroutine fördern. Wenn Kunden wissen, wann sie voraussichtlich zahlen werden, kann dies ihnen helfen, ihre Zahlungspläne besser zu planen.

Sobald eine Routine etabliert ist, gibt es wahrscheinlich weniger verpasste Zahlungen. So vermeiden Sie umständliche Nachverfolgungen und sparen Zeit. Für den Kunden muss er nicht daran denken, die Zahlung zu leisten und verspätete Gebühren zu vermeiden. Ein Gewinn!

Darüber hinaus können Sie bei einigen wiederkehrenden Rechnungen auch eine Verknüpfung mit der Kreditkarte des Kunden herstellen. Dadurch wird der Zahlungsvorgang für beide Parteien bequemer.

3. Spart Zeit

Eine Dauerrechnung hilft Ihnen in zweierlei Hinsicht Zeit zu sparen. Erstens verbringen Sie weniger Zeit damit, Zahlungen zu verfolgen. Zweitens hilft es Ihnen, nicht jeden Monat eine Rechnung von Grund auf neu zu erstellen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Rechnungen auf automatisches Senden einstellen oder Änderungen am Entwurf vornehmen, tragen Sie dazu bei, Doppelarbeit zu vermeiden. Es hilft Ihnen auch, Ressourcen für andere Aktivitäten freizusetzen.

Es ist zwar nicht zeitaufwändig, jeden Monat eine neue Rechnung zu erstellen, aber es belastet Ihre Ressourcen. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Die Zeit kann besser für andere Funktionen wie Marketing und Vertrieb genutzt werden.

4. Machen Sie weniger Fehler

Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung erstellen, laufen Sie Gefahr, einen Fehler zu machen. Die Erstellung eines automatisierten Rechnungssystems hilft Ihnen, weniger Fehler zu machen.

Verwenden Sie eine Online-Rechnungssoftware, um eine Rechnungsvorlage zu erstellen, den Zeitplan festzulegen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Es hilft Ihnen, einen automatisierten Prozess zu erstellen, der wenig bis gar keinen Raum für menschliche Fehler lässt.

Sie können alle Änderungen überprüfen, wenn sich die Bestellung ändert, die Hauptrechnung jedoch unverändert bleibt. Das bedeutet weniger Fehler und keine Doppelarbeit mehr.

5. Kundenbeziehungen verbessern

Im Laufe der Zeit führen pünktliche Rechnungen und weniger Zahlungsnachverfolgungen zu einer besseren Beziehung zu Ihrem Kunden. Es kann umständlich sein, Zahlungen nachzuverfolgen, insbesondere bei langjährigen Kunden.

Das Einrichten einer wiederkehrenden Rechnung hilft Ihnen und dem Kunden, die Zahlungspläne besser zu verwalten. Durch die Verknüpfung der Kreditkarte mit Ihren Zahlungssystemen sind Sie der Zahlung sicher. Es hilft Ihnen, sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren, anstatt Zahlungen hinterherzujagen.

Es hilft auch dem Kunden, Sie als Teil seines erweiterten Teams und nicht als Ad-hoc-Lieferanten zu sehen. Durch die Rechnungsstellung in regelmäßigen Abständen werden Sie zu einem Teil ihres Budgets und zu einer natürlichen Erweiterung ihres Planungsprozesses.

6. Integrationen und mehrere Gateway-Optionen

Die meisten Abrechnungsprogramme ermöglichen Ihnen auch die Integration mit anderen Systemen wie Kundenbeziehungsmanagement-Plattformen, Buchhaltungssystemen und Zahlungs-Gateways.

Diese ermöglichen Ihnen einen vollständigen Überblick über die Datensätze pro Mandant und fördern die Transparenz. Es ermöglicht Ihrem Team eine bessere Momentaufnahme der Kunden und fördert die Zusammenarbeit.

Mit der wiederkehrenden Abrechnungssoftware können Sie auch aus mehreren Zahlungsoptionen wählen. Falls ein Gateway ausfällt, können Kunden jederzeit einen anderen Zahlungsmodus wählen. Es gibt ihnen Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, sich vor Störungen und Ausfällen in einem Zahlungssystem zu schützen.

Die Konsistenz und Genauigkeit eines wiederkehrenden Geräts kann Ihnen helfen, einen reibungslosen Zahlungsplan zu erstellen. Sowohl der Kunde als auch Sie profitieren davon, da es Zeit spart und unnötige Nachverfolgungen reduziert.

Im nächsten Abschnitt sehen wir uns an, wie Sie ein wiederkehrendes Rechnungssystem für Ihre Arbeit einrichten können.

Wie richte ich eine Dauerrechnung ein?

Um eine wiederkehrende Rechnung einzurichten, müssen Sie zuerst die Rechnung in Ihrer Software erstellen. Während die genauen Schritte von Ihrer gewählten Software abhängen, bleiben die Grundlagen gleich.

Nehmen wir das Beispiel von FreshBooks. Der erste Schritt besteht darin, die Rechnung zu erstellen, die dann in eine wiederkehrende Rechnungsvorlage umgewandelt werden kann (Bild unten).

Um die wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein Datum aus

Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, müssen Sie das Datum und die Häufigkeit für die Rechnung festlegen. Wählen Sie unter dem wiederkehrenden Zeitplan das nächste Ausstellungsdatum aus, an dem die erste Rechnung erstellt wird.

Das Datum ist in der Regel der letzte oder der Anfang des Monats, je nach Vertrag. Geben Sie dann ein, wie oft die Rechnung erstellt werden soll. Sie können zwischen jährlichen, monatlichen oder wöchentlichen Optionen wählen. Es ermöglicht Ihnen auch, einen benutzerdefinierten Bereich wie alle sechs Wochen festzulegen.

Legen Sie dann fest, wie viele Rechnungen Sie benötigen. Sie hängt von der Vertragsdauer ab und reicht von unendlich (längere Verträge) bis x Anzahl Rechnungen (kleinere Projekte).

2. Fügen Sie die gezählte Arbeit ein

Nachdem Sie das Datum festgelegt haben, fügen Sie die Arbeit hinzu, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll. Hier können Sie Notizen, Mahngebühren oder andere für den Kunden relevante Bedingungen hinzufügen.

Mit der Abrechnungssoftware können Sie auch alle Arbeiten und Ausgaben automatisch hinzufügen, die an diesen bestimmten Kunden gebunden sind. Klicken Sie beim Einrichten der wiederkehrenden Rechnung auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ und wählen Sie dann „Nicht abgerechnete Zeit und Ausgaben importieren“ (Bild unten).

Hier können Sie aus drei Optionen wählen: alle nicht abgerechneten Zeiten und Ausgaben, nur nicht abgerechnete Zeiten oder nur nicht abgerechnete Ausgaben. Legen Sie den Zeitraum für diese Ausgaben fest, und die Software verfolgt automatisch alle Ausgaben und die Zeit, um Ihre Rechnung zu erstellen.

3. Fügen Sie den fälligen Gesamtbetrag hinzu

Geben Sie als Nächstes die Gesamtsumme an, die dem Kunden zusteht. Der endgültige Betrag umfasst alle Ausgaben und die Zeit, die während eines bestimmten Zeitraums erfasst wurden.

Hier können Sie auch zusätzliche Gebühren oder geleistete Arbeit hinzufügen. Der Rechnungsbetrag erscheint auf der wiederkehrenden Rechnungsvorlage, wie in der Abbildung oben gezeigt.

4. Fügen Sie den Client hinzu, für den es gilt, und stellen Sie ihn auf wiederkehrend ein

Um Ihre wiederkehrende Rechnung zu starten, fügen Sie den Kunden hinzu. Wählen Sie unter den Versandoptionen zwischen „Rechnungen automatisch versenden“ oder „Rechnungsentwürfe erstellen und manuell versenden“. Die zweite Option ist für die Rechnungen, die Sie möglicherweise für zusätzliche Arbeit oder Zeit benötigen, die Sie während des angegebenen Intervalls für ein Projekt aufgewendet haben.

Stellen Sie die Rechnung auf wiederkehrend ein. Sie können Ihre wiederkehrenden Rechnungsvorlagen ganz einfach anzeigen (wie im Bild oben gezeigt).

Sobald die wiederkehrende Rechnungsvorlage festgelegt ist, lehnen Sie sich einfach zurück und überlassen Sie dies der Software. Obwohl die meisten Softwareprogramme eine Vielzahl von Diensten anbieten, können Ihnen einige Best Practices dabei helfen, das Beste aus diesem Abrechnungssystem herauszuholen.

Im nächsten Abschnitt sehen wir uns einige Tipps an, die Sie bei der Gestaltung Ihres Systems für wiederkehrende Rechnungen beachten sollten.

Best Practices für wiederkehrende Rechnungen

Die meisten wiederkehrenden Softwareprogramme verfügen bereits über Standardmaßnahmen, die Ihnen helfen, ein effektives System zu erstellen. Einige Aspekte wie der Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der beste Schutz Ihrer Zahlungen können Ihnen jedoch dabei helfen, ein lückenloses Zahlungssystem zu erstellen und ein transparentes System zu schaffen, von dem sowohl Sie als auch der Kunde profitieren.

Machen Sie das Beste aus der Software, indem Sie einige Tipps beachten. Diese helfen Ihnen, Ihren Abrechnungszeitraum weiter zu optimieren.

1. Timing Ihrer Rechnung

Unternehmen haben unterschiedliche Zahlungszyklen – während einige den Monatsanfang bevorzugen, bezahlen andere ihre Mitarbeiter und Lieferanten oft am Ende des Monats. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Abrechnungszyklus an den Standard in Ihrer Region anpassen.

Da es bei wiederkehrenden Rechnungen darum geht, eine gesunde Zahlungsroutine zu etablieren, hilft es Ihrem Unternehmen, Ihre Zahlungen nach ihrem natürlichen Zahlungsschema zu planen. Der Kunde sieht Sie wahrscheinlich als Verlängerung seiner internen Zahlungen.

2. Holen Sie sich immer eine schriftliche Bestätigung für wiederkehrende Abrechnungen

Bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung werden die Kreditkarteninformationen und andere Details des Kunden verwendet. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie auch eine schriftliche Zustimmung des Kunden haben, ihn regelmäßig abzurechnen.

Während Ihr Hauptvertrag die Dauer der Abrechnung abdecken kann, ist eine schriftliche Vereinbarung über die Verwendung ihrer Finanzinformationen eine gute Möglichkeit, spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Es sollte auch erwähnen, wann Sie das Geld abheben, für wie lange und die vereinbarte Zahlung.

3. Einmalige Aufträge in den Vertrag einarbeiten

Wiederkehrende Rechnungen werden normalerweise für Bündelpakete verwendet, aber manchmal können Sie auch einmalige Aufträge für den Kunden in einem bestimmten Monat erledigen.

Stellen Sie sicher, dass Sie dies in Ihre schriftliche Vereinbarung aufnehmen. Hier sind zwei Dinge zu beachten. Erstens, werden Sie dieselbe Zahlungsmethode verwenden. Zweitens wird der einmalige Auftrag zusammen mit den Abonnementdiensten abgerechnet.

Ist eine wiederkehrende Rechnung für Ihr Unternehmen richtig eingerichtet?

Ob Sie eine E-Commerce-Plattform oder ein Softwareunternehmen sind, ein wiederkehrendes Rechnungssystem eignet sich für alle Unternehmen. Es ist wohl die beste Lösung für Unternehmen, die regelmäßige Dienstleistungen anbieten.

Es ist eine großartige Möglichkeit, den Zahlungsprozess zu automatisieren und zu beschleunigen und sowohl Ihnen als auch dem Kunden zugute zu kommen. Es hilft ihnen, ihre Ausgaben zu planen und den Zahlungsplan eines Kunden festzulegen, wodurch sie verspätete Gebühren und andere Gebühren vermeiden.

Dies sind einige der Geschäftstypen, die erheblich von einem wiederkehrenden Abrechnungssystem profitieren können:

• Unternehmen, die monatliche Dienstleistungen erbringen, wie z. B. eine Agentur für digitales Marketing mit einer festen Anzahl von Beiträgen oder Inhaltszielen.
• Monatliche Wartungsunternehmen, die Unterstützung wie die Wartung von Software und Maschinen anbieten.
• Unternehmen, die monatliche Schulungen oder Lernworkshops anbieten. Dies sind normalerweise eine feste Anzahl von Sitzungen, die in regelmäßigen Abständen angeboten werden.
• Softwareunternehmen, die abonnementbasierte Dienste oder Bündel gegen eine Lizenzgebühr oder einen Monatsplan anbieten.

Das Beste an wiederkehrenden Rechnungen ist, dass sie flexibel sind und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Wenn Sie beispielsweise ein saisonales Geschäft haben oder die Dienstleistungen für einen Kunden einstellen, pausieren Sie einfach die wiederkehrende Rechnung und starten Sie neu, wenn Sie zurück sind.

Ob Sie ein Freiberufler oder ein kleines Unternehmen sind, ein wiederkehrendes Abrechnungssystem ist eine großartige Möglichkeit, eine gesunde Zahlungsgewohnheit zu etablieren. Es schützt nicht nur Ihre Zahlungen, sondern hilft Ihnen auch bei der Rechnungsstellung. Es ist einfach, eine wiederkehrende E-Mail gleichzeitig mit einer wiederkehrenden Rechnung zu senden, wenn Sie Kunden über ihre Zahlung benachrichtigen möchten.

Abschließend

Ein wiederkehrendes Abrechnungssystem ist eine großartige Möglichkeit, Zahlungen zu vermeiden und eine gesunde Zahlungsroutine zu schaffen. Es hilft Ihnen, Zeit zu sparen, weniger Fehler zu machen und einen gesunden Cashflow für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Es hilft dem Kunden, seine Ausgaben zu planen, und mit weniger Folgeanrufen für Zahlungen führt es zu einer besseren Arbeitsbeziehung mit Ihnen. Da das System eine Vorautorisierung für Zahlungen erfordert, hilft es Ihnen auch, sich Ihrer Zahlungen sicher zu sein.

Abhängig von Ihrer Software können Sie einen Rechnungszeitplan erstellen. Erstellen Sie einfach eine Vorlage und lassen Sie die Software die Details ausfüllen. Die Rechnung wird dann wie ein Uhrwerk automatisch an Ihre Kunden gesendet.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine schriftliche Genehmigung für die Verwendung der Finanzdaten des Kunden erhalten. Die Planung Ihres Rechnungsstellungszeitplans um ihre Zahlungszyklen herum hilft auch dabei, ein effektives System zu schaffen. Also, worauf wartest Du? Richten Sie Ihr System noch heute ein!

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