So erstellen Sie ein PTO-Programm (Paid Time Off) für Ihr Unternehmen

Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, sollten Sie bereits eine bezahlte Freistellungsrichtlinie haben. Diese Richtlinie spielt eine große Rolle bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter, der Steigerung des Engagements und der Produktivität und ist in die Unternehmenskultur eingebettet. Jetzt müssen Sie keine bezahlte Freizeit anbieten, aber mehr als 60 % der Angestellten kleiner Unternehmen haben Zugang zu PTO (bezahlte Freizeit) für Urlaub, Feiertage und Krankheit – aber je nachdem, in welchem ​​Bundesstaat Sie sich befinden Regeln und Richtlinien können variieren.

Es ist kein Geheimnis, dass PTO schwer zu erfassen ist, weshalb wir Ihre brennendsten Fragen zu PTO beantworten. In diesem Blog tauchen wir ein in das, was PTO ist, die Vor- und Nachteile, die unterschiedlichen Regeln pro Bundesstaat und wie Sie ein PTO-Programm erstellen, das für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter am besten geeignet ist.

Was ist Zapfwelle?

Bezahlte Freizeit oder persönliche Freizeit (PTO) kombiniert Krankheitstage, Urlaubstage und persönliche Tage, die Mitarbeiter nach Belieben, Bedarf oder Wunsch nutzen können. Wann immer ein Mitarbeiter frei nehmen muss oder möchte, erlaubt ihm die PTO-Richtlinie, eine bestimmte Zeit als bezahlte Stunden zu verwenden, und es liegt an dem Mitarbeiter, diese Zeit so zu nutzen, wie er möchte. Von der Abholung ihrer Kinder über das Hineinlassen eines Handwerkers bis hin zum Arztbesuch und so weiter. Wie der Arbeitnehmer diese Zeit nutzt, ist nicht Sache des Arbeitgebers.

Was ist der Unterschied zwischen PTO und Urlaub?

Wenn sich ein Mitarbeiter von der Arbeit freinimmt, tut er dies meistens mit einem Urlaub. Nun ist ein Urlaub eine bezahlte Freizeit, die ohne Bedingung genommen wird, was bedeutet, dass Löhne aufgrund von staatlichen Gesetzen oder Arbeitgeberrichtlinien geschuldet werden, und auch der Arbeitnehmer hat das Ermessen, wann und aus welchem ​​Grund der Urlaub genommen wird.

PTO hingegen ist jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter bezahlt wird, während er nicht arbeitet. Grundsätzlich ist es jeder bezahlte Urlaub. PTO ist viel umfassender als ein Urlaub, da ein Urlaub im Grunde ein Beispiel für ein PTO ist, aber ein PTO nicht genau ein Urlaub ist. Eine Nicht-Urlaubs-PTO umfasst Mutterschaftsurlaub, Geschworenenpflicht, Krankheitsurlaub oder Urlaubsgeld.

Muss ein Arbeitgeber PTO als Sozialleistung anbieten?

Gar nicht. Auf Bundesebene sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern PTO anzubieten. In Anbetracht dessen haben Ihr Bundesstaat, Ihr Landkreis und Ihre Stadt möglicherweise feste Anforderungen an Urlaub und Krankheitszeit. Beachten Sie, dass sich diese Gesetze ständig ändern. Überprüfen Sie daher unbedingt die Website des Arbeitsministeriums Ihres Bundesstaates sowie die Websites Ihrer Bezirke und Städte, um sich über die Vorschriften auf dem Laufenden zu halten, die möglicherweise für Ihr Unternehmen gelten.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind geschützt

Vor PTO haben Ihre Mitarbeiter möglicherweise darüber gelogen, wie sie ihre Freizeit nutzen. Zum Beispiel brachten sie ihre Kinder zum Arzt oder mussten den ganzen Tag einen Handwerker hereinlassen, aber sie behaupteten, es sei ein Krankheitstag. Mit PTO haben Ihre Mitarbeiter mehr Flexibilität, um eine gesunde Work-Life-Balance zu schaffen, und fühlen sich nicht unter Druck gesetzt, Geschichten zu erfinden, sondern können ehrlich mit ihrer Zeit umgehen.

Manager müssen sicherstellen, dass sie klare Richtlinien haben, wenn es um ihre PTO-Richtlinie geht. Nehmen Sie dies in Ihr Mitarbeiterhandbuch auf, damit Ihr Team bei Bedarf auf die PTO-Richtlinie zurückgreifen kann. Die Richtlinien machen den Prozess klar, zum Beispiel muss PTO zwei Tage vorher beantragt werden, es sei denn, der Mitarbeiter ist ernsthaft krank.

Stellen Sie vor der Umsetzung Ihrer PTO-Richtlinie sicher, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, warum dies die neue Richtlinie ist, und erläutern Sie den dahinter stehenden Denkprozess, damit sie sich der neuen Richtlinie nicht widersetzen. Dieses Maß an Transparenz trägt zu einer reibungslosen Einführung bei.

Kann ich verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche PTO-Richtlinien anbieten?

Ja, Arbeitgeber dürfen verschiedenen Arbeitnehmern unterschiedliche Regelungen für bezahlte Freistellung anbieten. Der Grund kann jedoch NICHT in Diskriminierung (Rasse, Geschlecht, Religion usw.) liegen. Denken Sie außerdem daran, dass jeder Staat seine eigenen Beschränkungen hat und möglicherweise bestimmte Richtlinien für bezahlte Freizeit nicht zulässt. Überprüfen Sie daher unbedingt, was ist und was nicht erlaubt.

Im Folgenden sind die häufigsten Szenarien aufgeführt, in denen verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Richtlinien für bezahlte Freistellung angeboten werden müssen oder angeboten werden sollen:

• Betriebszugehörigkeit: PTO kann für Mitarbeiter, die länger im Unternehmen gearbeitet haben, unterschiedlich sein.Beispielsweise kann ein neuer Mitarbeiter im ersten Jahr nur 14 Tage PTO erhalten. Während ein Mitarbeiter, der länger als drei Jahre im Unternehmen ist, 21 Tage PTO erhält.
• Beförderungen: Älteren Mitarbeitern oder Mitarbeitern, die kürzlich befördert wurden, können mehr PTO-Tage zugeteilt werden.
• Vollzeit- vs. Teilzeitbeschäftigte: Bei der Beschäftigung von Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigten kann die Zahl der PTO variieren.Beispielsweise kann ein Vollzeitbeschäftigter mit 14 Tagen beginnen, während ein Teilzeitbeschäftigter mit 10 für das Jahr beginnt.

Was sind die staatlichen Gesetze zu PTO und Urlaubszeit?

Wenn es um Urlaub geht, gibt es zahlreiche Landesgesetze. Sie umfassen zum Beispiel:

• Verdienter Lohn: Einige Staaten betrachten aufgelaufenen Urlaub als verdienten Lohn und verlangen vom Arbeitgeber, diesen auszuzahlen, wenn ein Arbeitnehmer entlassen wird.
• Verwenden Sie es oder verlieren Sie es: Einige Staaten erlauben, dass eine Urlaubsrichtlinie ein „Ablaufdatum“ hat.
• Eine Kombination aus beidem.

Die Staaten verlangen nicht, dass ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern bezahlten Urlaub gewährt, die meisten regeln jedoch die PTO. Die meisten Staaten haben eine bezahlte Freistellungsrichtlinie, die nur für verdiente Urlaubszeit gilt.

Auch wenn Ihr Staat eine Auszahlung des aufgelaufenen Urlaubs verlangt oder nicht, müssen Sie dies in Ihren Unternehmensrichtlinien ansprechen. Das bedeutet, dass Sie die Police wählen können, die am besten zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt, wenn es um die Bezahlung der aufgelaufenen Zeit geht.

Was sind die PTO-Gesetze pro Staat?

Kalifornien

Arbeitgebern ist es nicht gestattet, eine Use-it-or-lose-it-Politik einzuführen, sie können jedoch eine Obergrenze für Rückstellungen einführen. Arbeitgeber sind verpflichtet, entlassene Arbeitnehmer mit ihrem letzten Gehalt für den Resturlaub zu bezahlen. In Kalifornien ist Urlaubsgeld eine Form des Lohns, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern anbieten kann.

Das kalifornische Arbeitszeitgesetz gilt für Urlaubszeit oder Urlaubszeit, die mit Krankheitszeit im Rahmen einer PTO-Police kombiniert wird.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundesstaates Kalifornien.

Colorado

In Colorado müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die aufgelaufene Urlaubszeit bezahlen, wenn sie entlassen werden. Urlaubsgeld gilt in Colorado als Lohnform. Außerdem gilt dieses Gesetz nur für Urlaubszeiten und nicht für Krankheitszeiten.

Weitere Informationen finden Sie auf der staatlichen Website von Colorado.

Illinois

Arbeitgebern ist die „Use-it-or-lose-it“-Politik in Illinois nicht gestattet. Es ist jedoch geregelt. Arbeitgeber dürfen von ihren Arbeitnehmern verlangen, dass sie bis zu einem bestimmten Datum Urlaub nehmen, aber nur, wenn dem Arbeitnehmer eine angemessene Zeit eingeräumt wird.

Darüber hinaus verlangt das Gesetz von Illinois, dass Arbeitgeber entlassenen Arbeitnehmern eine PTO-Auszahlung anbieten.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Illinois.

Indiana

In Indiana müssen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die aufgelaufene Urlaubszeit bezahlen, wenn der Arbeitnehmer entlassen wird. Die Entscheidung über die Urlaubspolitik bleibt jedoch den Arbeitgebern überlassen, und die Arbeitgeber können Bedingungen festlegen, die Arbeitnehmer erfüllen müssen, um Urlaubsgeld zu erhalten.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Staates Indiana.

Louisiana

Louisiana erlaubt Arbeitgebern nicht, Arbeitnehmer für aufgelaufene Freizeit zu bezahlen. Stattdessen müssen Arbeitgeber, die bezahlten Urlaub gewähren, die aufgelaufene Zeit auszahlen, wenn ein Mitarbeiter entlassen wird.

Weitere Informationen finden Sie in den Richtlinien von Louisiana.

Maryland

In Maryland sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Arbeitnehmer für aufgelaufene Freizeit zu bezahlen. Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, Arbeitnehmer für ungenutzten Urlaub zu bezahlen, wenn der Arbeitgeber keine Verfallsrichtlinie hat, die etwas anderes vorsieht.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Staates Maryland.

Massachusetts

In Massachusetts können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nicht dazu zwingen, die verdiente Zeit zu verlieren, sie können Richtlinien aufstellen, bei denen es nur ums Verwerten oder Verlieren geht. Arbeitgeber können ein Verfallsdatum für aufgelaufenen Urlaub festlegen, das jedoch angemessen sein muss. Darüber hinaus können Arbeitgeber die Höhe der Urlaubszeit, die Mitarbeiter ansammeln oder verdienen, begrenzen.

Arbeitgeber in Massachusetts müssen Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, aufgelaufenes Urlaubsgeld zahlen.

Weitere Informationen finden Sie in den Richtlinien von Massachusetts.

Montana

In Montana können Arbeitgeber, die ihren Angestellten bezahlte Urlaubszeit gewähren, auch keine „Use-it-or-lose-it“-Richtlinien haben. Sie können jedoch die Grenze begrenzen, wie viel ein Mitarbeiter ansammeln kann. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmern den aufgelaufenen Urlaub bezahlen, wenn sie aus dem Unternehmen entlassen werden.

Weitere Informationen finden Sie auf der staatlichen Website von Montana.

Nebraska

Arbeitgeber in Nebraska können keine „Use-it-or-lose-it“-Politik aufstellen. Freigestellten Arbeitnehmern muss der erdiente und nicht genutzte Urlaub vergütet werden.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Nebraska.

New York

In New York sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Arbeitnehmer für aufgelaufene Freizeit zu bezahlen. Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, Arbeitnehmer für aufgelaufenen Urlaub zu bezahlen, wenn sie aus dem Unternehmen entlassen werden, es sei denn, sie haben eine Richtlinie, die etwas anderes vorsieht.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website von New York.

North Carolina

In North Carolina sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Arbeitnehmer für aufgelaufene Freizeit zu bezahlen. Darüber hinaus sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmer für aufgelaufenen Urlaub zu bezahlen, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen entlassen wird, wenn die Unternehmensrichtlinie nicht angibt, was damit passiert.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundesstaates North Carolina.

Norddakota

Das Gesetz von North Dakota besagt zwar, dass Mitarbeiter Anspruch auf nicht verbrauchtes Urlaubsgeld haben, wenn sie aus dem Unternehmen entlassen werden, es gibt jedoch einige Ausnahmen.

Arbeitgeber mit Mitarbeitern, die freiwillig aus dem Unternehmen ausscheiden, können aufgelaufenes Urlaubsgeld einbehalten, wenn:

• Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer schriftlich über die Bedingungen der PTO-Auszahlung informiert.
• Der Arbeitnehmer war weniger als ein Jahr für den Arbeitgeber tätig.
• Der Arbeitnehmer teilte dem Arbeitgeber weniger als fünf Tage im Voraus mit.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Staates North Dakota.

Oregon

In Oregon müssen Arbeitgeber die aufgelaufene Urlaubszeit in den endgültigen Lohn ihres Arbeitnehmers einbeziehen, wenn die Richtlinie offen für Interpretationen ist.

Weitere Informationen finden Sie auf der staatlichen Website von Oregon.

Wisconsin

Arbeitgeber in Wisconsin können bestimmen, ob sie aufgelaufenes Urlaubsgeld zahlen oder nicht, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen entlassen wird. Arbeitgeber, die keine schriftliche Abfindungsrichtlinie haben, sind jedoch in der Regel für die Zahlung des unbezahlten Urlaubs des Arbeitnehmers verantwortlich.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Staates Wisconsin.

Wyoming

In Wyoming sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Arbeitnehmer für aufgelaufene Freizeit zu bezahlen. Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer, die entlassen wurden, auch für aufgelaufenen Urlaub bezahlen, wenn sie keine schriftliche Verfallsrichtlinie haben, die vom Arbeitnehmer anerkannt wurde.

Weitere Informationen finden Sie auf der staatlichen Website von Wyoming.

Vorteile des Angebots einer PTO-Police

Wenn es darum geht, eine bezahlte Freistellung anzubieten, profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

PTO-Vorteile für Mitarbeiter:

• Mitarbeiter können PTO nach eigenem Ermessen nutzen und werden nicht mit Aufsicht bombardiert, was Vertrauen und Zufriedenheit schafft.
• Mitarbeiter können ihre PTO im Voraus planen, was Managern hilft sicherzustellen, dass ihre Schicht im Voraus abgedeckt ist.
• Mitarbeiter können PTO verwenden, wenn es am dringendsten benötigt wird, z. B. um sich um ihr krankes Kind zu kümmern, ihren eigenen Arzt aufzusuchen oder einfach nur zu Hause zu sein, um sich zu entspannen.

PTO-Vorteile für Arbeitgeber:

• Arbeitgeber geraten nicht in die unangenehme Lage, ihre Mitarbeiter zu „überwachen“, wenn es darum geht, zu melden, wie sie ihre bezahlte Freizeit genutzt haben.
• Arbeitgeber haben mehr Kontrolle über ungeplante Abwesenheiten, was zu niedrigeren Kosten und zufriedenen Kunden beiträgt.
• Arbeitgeber können die Anwesenheit von Mitarbeitern mit denen handhaben, die das System missbrauchen oder Probleme haben, sich zu melden. Anstatt strenge Regeln zu haben, können sie einzelne Probleme angehen. Beispielsweise verwenden einige Apps mit Geotracking die Breadcrumbs-Technologie. Dies sammelt im Grunde zufällige Standortpunkte während der Schicht eines Mitarbeiters und stellt sicher, dass Manager den Standort des Mitarbeiters während des Einstempelns genau kennen – und dabei Zeitdiebstahl verhindern.

Lesen Sie mehr über die Top-Apps zur Zeiterfassung von Mitarbeitern

Nachteile des Angebots von bezahlten Freistellungsrichtlinien

Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber erfahren auch PTO-Nachteile.

PTO-Nachteile für Arbeitnehmer:

• Mitarbeiter betrachten PTO als Vorteil und werden tatsächlich die gesamte Freizeit nutzen, während sie in der Vergangenheit die Zeit nicht für persönliche Tage, Krankheitstage und Urlaub genutzt hätten.
• Arbeitnehmer können die PTO-Zeit als Urlaubszeit betrachten und kommen auch dann zur Arbeit, wenn sie krank sind. Laut einer Glassdoor-Umfrage nimmt der durchschnittliche Amerikaner nurdie Hälfteseiner Urlaubszeit, und wenn er bezahlte Freizeit nimmt, geben 61 % an, dass er arbeitet.

PTO-Nachteile für Arbeitgeber:

• Arbeitgeber, die bezahlte Freistellungen anbieten, werden ihren Mitarbeitern insgesamt weniger Tage als zuvor anbieten. Dies bedeutet auch, dass Neueinstellungen PTO langsamer ansammeln.

Untersuchungen zeigen nun, dass Mitarbeiter, die sich frei nehmen, viel produktiver sind, weil sie viel Zeit zum Aufladen hatten. Bieten Sie nicht nur PTO und Urlaub an, sondern ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich frei zu nehmen! Schließlich ist ein produktiverer, ausgeruhter und zufriedener Mitarbeiter besser für das Endergebnis. Einige Unternehmen bieten Mitarbeitern sogar Anreize, sich die nötige Zeit zu nehmen.

Erstklassig bewertete Unternehmen schließen diese Richtlinien in ihre PTO-Richtlinien ein

Durchschnitte einer PTO-Police

Die Society for Human Resource Management (SHRM) führte 2016 eine Umfrage über die bezahlte Freistellungspolitik verschiedener Unternehmen durch und fand Folgendes heraus:

„Die Mehrheit der Organisationen bot Mitarbeitern PTO-Pläne (87 %) und bezahlte Urlaubspläne (91 %) an, basierend auf ihrer Betriebszugehörigkeit. Bei PTO-Plänen lagen die durchschnittlich gewährten Urlaubstage pro Jahr basierend auf der Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter zwischen 13 und 26 Tagen und acht bis 22 Tagen bei bezahlten Urlaubsplänen.“

Laut der WorldatWork Association boten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die folgende durchschnittliche Anzahl von PTO-Tagen an:

• Weniger als ein Dienstjahr: 16 Tage
• 1-2 Dienstjahre: 18 Tage
• 3-4 Dienstjahre: 19 Tage
• 5-6 Dienstjahre: 22 Tage
• 7-8 Dienstjahre: 23 Tage
• 9-10 Dienstjahre: 24 Tage
• 11-15 Dienstjahre: 26 Tage
• 16-19 Dienstjahre: 27 Tage
• 20+ Dienstjahre: 28 Tage

Jetzt berichtete das Bureau of Labor Statistics, dass der durchschnittliche Arbeiter in den Vereinigten Staaten nach Beendigung seines ersten Jahres jährlich 10 Tage bezahlte Freizeit erhielt. Diese Zeit beinhaltete jedoch keine Krankheitstage und Feiertage. Die Zahl der PTOs geht je nach Branche und Region zwar auf und ab, aber 10 ist der Bundesdurchschnitt.

Je länger ein Mitarbeiter im Unternehmen bleibt, desto mehr PTO-Tage fallen an. Darüber hinaus erlauben die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern, zusätzliche Zeit anzusammeln, legen jedoch eine Obergrenze dafür fest, wie viele Tage während der Beschäftigung verdient werden können.

Welche Branchen geben die meisten Urlaubstage in den USA?

Mitarbeiter, die jedes Jahr am meisten Urlaub haben möchten, sollten im gemeinnützigen/Stiftungssektor arbeiten – der Durchschnitt liegt hier bei 17,5 bezahlten Urlaubstagen pro Jahr. An zweiter Stelle stehen Regierungs- und Militärangestellte mit 17,3 Tagen. Der am schlechtesten bewertete Berufssektor ist Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, da nur sehr wenige jedes Jahr auch nur einen einzigen freien Tag erhalten.

Erstellen Sie Ihre eigene PTO-Richtlinie

Wenn Sie alle oben genannten Informationen berücksichtigen, kann es überwältigend erscheinen, Ihre eigene Richtlinie für bezahlte Freizeit zu erstellen. Ärgern Sie sich jedoch nicht! Wir haben eine kostenlose Vorlage erstellt, die Sie herunterladen können, damit der Prozess kinderleicht ist. (Wir empfehlen Ihnen, die PTO-Richtlinie von Ihrem Rechtsbeistand überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Landesgesetze und Ihrer Unternehmenskultur entspricht.)

LADEN SIE UNSERE KOSTENLOSE PTO-VORLAGE HERUNTER, UM ZU STARTEN

(Außerdem können Sie mit unserer All-in-one-Business- und Mitarbeiterverwaltungs-App Ihr ​​PTO-Programm problemlos und nahtlos mit QuickBooks implementieren. Sie müssen sich nur darum kümmern, dass Ihre Mitarbeiter ein- und ausstempeln, und wir erledigen den Rest!)

Das Endergebnis einer Richtlinie für bezahlte Freizeit

Die Implementierung einer PTO-Richtlinie in Ihrem Unternehmen ist ein Muss für die Zukunft. Ihre Mitarbeiter werden es erwarten, insbesondere da immer mehr Millennials und Arbeitnehmer der Generation Z in die Belegschaft eintreten. Außerdem trägt, wie bereits erwähnt, eine bezahlte Freistellungsrichtlinie dazu bei, das Engagement zu steigern, die besten Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen und Ihr Endergebnis zu verbessern. Es ist wirklich ein Kinderspiel! Verwenden Sie alle oben hervorgehobenen Informationen, um die perfekte Richtlinie für bezahlte Freizeit für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Fröhliches Basteln!