Formular 1099 Regeln für Arbeitgeber im Jahr 2023

Was ist ein 1099-Formular und wie wird es verwendet? Die meisten in den USA ansässigen Geschäftsinhaber haben 1099-Steuerformulare an unabhängige Auftragnehmer ausgegeben, um die Einhaltung der Vorschriften des Internal Revenue Service zu gewährleisten. Es gibt aber auch mehrere andere Szenarien, in denen ein Kleinunternehmer eine Art 1099 ausstellen oder erhalten würde.

Sind Sie neugierig, wer ein 1099-Formular erhalten sollte, wie man es ausstellt oder welche Regeln in verschiedenen Szenarien gelten? In diesem Artikel geben wir Antworten auf diese Fragen zu 1099-Formularen und mehr.

Was ist ein 1099-Formular?

Das vom Internal Revenue Service (IRS) in den Vereinigten Staaten ausgestellte Formular 1099 dient mehreren spezifischen Zwecken, jeweils mit einer anderen Variante des Formulars. Einige davon umfassen:

• Formular 1099-MISC : Diese Version wird ausgestellt, wenn ein Unternehmen einem Nicht-Angestellten mehr als 600 US-Dollar pro Jahr zahlt. Es wird häufig für unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler oder andere nicht angestellte Arbeitnehmer verwendet.
• Formular 1099-INT : Diese Version dient zur Meldung von Zinserträgen, beispielsweise von einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut.
• Formular 1099-DIV : Diese Version meldet Dividendenzahlungen von Unternehmen an ihre Aktionäre.

So wie Unternehmen W2-Formulare verwenden, um Löhne, Trinkgelder und andere an Mitarbeiter gezahlte Vergütungen zu melden, werden 1099-Formulare verwendet, um verschiedene Einkommensarten von Einzelpersonen oder Organisationen zu melden.

Die Verwendung dieser Formulare hilft dem IRS, eine genaue Meldung und Zahlung von Steuern sicherzustellen, und ermöglicht es Einzelpersonen und Unternehmen, ihre Steuerschulden auf der Grundlage ihres jährlichen Gesamteinkommens korrekt zu berechnen.

Trotz der Ähnlichkeiten mit W2 besteht ein wesentlicher Unterschied darin, dass 1099-Formulare keine Steuereinbehalte berücksichtigen, da in der Regel keine Steuern von den in diesen Formularen ausgewiesenen Einkommensarten einbehalten werden.

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Welche Arten von Einkommenszahlungen werden auf einem 1099-Formular gemeldet?

Während 1099-Formulare häufig mit Einkünften verknüpft sind, die an unabhängige Auftragnehmer gezahlt werden, können sie auch zur Meldung einer Vielzahl anderer Einkommenszahlungen und sonstiger Einkünfte verwendet werden. Zu den häufigsten Arten von Einkommenszahlungen, die auf einem 1099 gemeldet werden, gehören (ohne darauf beschränkt zu sein):

• Nicht-Mitarbeiterentschädigung
• Miet- oder Lizenzzahlungen
• Rückerstattungen staatlicher oder lokaler Steuern
• Glücksspielgewinne
• Maklergewinne oder -verluste
• Dividenden und Zinszahlungen
• Provisionen
• Nicht qualifizierte aufgeschobene Vergütung
• Arzt- und Gesundheitszahlungen
• Preise und Auszeichnungen
• Erträge aus der Ernteversicherung
• Fischerbooterlös

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Welche Arten von 1099-Formularen gibt es?

Ein 1099-Formular ist möglicherweise ein gängiges IRS-Formular, es ist jedoch in mehreren Versionen verfügbar. Zu den häufigsten Arten von 1099-Formularen gehören:

• 1099-NEC meldet die Vergütung von Nichtangestellten, beispielsweise das Einkommen, das als unabhängiger Auftragnehmer, Freiberufler oder Selbstständiger erzielt wurde.
• 1099-MISC meldet Zahlungen wie Miete, Lizenzgebühren, Preise und Auszeichnungen, Ersatzzahlungen anstelle von Dividenden, medizinische Zahlungen und Gesundheitsfürsorgezahlungen sowie Erträge aus Ernteversicherungen.
• 1099-INT meldet Zinszahlungen von Banken, Maklerfirmen und anderen Wertpapierfirmen.
• 1099-DIV meldet Zahlungen an Anleger, einschließlich Bardividenden.
• 1099-G meldet Arbeitslosengeld oder lokale Steuerrückerstattungen.
• 1099-R meldet Zahlungen aus steuerpflichtigen Rentenplänen oder individuellen Rentenkonten (IRAs) sowie bestimmte Lebensversicherungspläne und Renten.
• 1099-B meldet Einnahmen aus Waren, Aktienverkäufen, bestimmten Arten von Tauschgeschäften und anderen Wertpapieren.
• 1099-S meldet Immobilientransaktionen, die Geld einbringen, einschließlich des Verkaufs von Grundstücken, Wohnimmobilien und Gewerbe- oder Industrieimmobilien.

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Welche allgemeinen 1099-Regeln muss ein Geschäftsinhaber befolgen?

Wie viele andere Aspekte der Einreichung von Einkommenssteuern in den Vereinigten Staaten haben auch die 1099-Formulare in den letzten Jahren einige Änderungen erfahren, daher ist es für einen Kleinunternehmer wichtig, sich über die neuesten geltenden Regeln auf dem Laufenden zu halten, wie zum Beispiel die folgenden:

Neue Formen

Ab dem Steuerjahr 2020 führte der IRS den 1099-NEC wieder ein, der seit Jahrzehnten nicht mehr verwendet wurde. Vor 2020 wurden Zahlungen an Nichtangestellte wie unabhängige Auftragnehmer, die der Selbstständigkeitssteuer unterlagen, auf einem 1099-MISC gemeldet. Solche Einnahmen werden jetzt auf einem 1099-NEC gemeldet.

Schwellenwert 600 $

Unternehmen müssen Kopien des Formulars 1099-NEC an das IRS und Auftragnehmer senden, wenn sie eine Entschädigung in Höhe von 600 USD oder mehr zahlen . Der Schwellenwert von 600 US-Dollar gilt auch für andere 1099-Formulare zur Meldung von Zahlungen wie nicht qualifizierter aufgeschobener Vergütung, Ernteversicherungserlösen, Miete, Prämien und mehr. Steuerzahler, die weniger als 600 US-Dollar verdienen, sind in der Regel immer noch verpflichtet, das Einkommen zusammen mit ihren Steuerpflichten anzugeben, auch wenn sie keine 1099 erhalten haben.

Termine und Fristen

Unternehmen müssen bis zum 31. Januar eine 1099 an Auftragnehmer und Lieferanten liefern und eine Kopie beim IRS einreichen. Wenn dieses Datum jedoch auf ein Wochenende fällt, ist das Fälligkeitsdatum der darauffolgende Montag. Einige Arten von 1099-Formularen müssen bis zum 28. Februar beim IRS eingereicht werden, Kopien sollten den Empfängern jedoch bis zum 31. Januar zur Verfügung gestellt werden.

Gastarbeiter

Wenn Sie einen Nicht-US-Bürger einstellen, der von einem anderen Land aus über das Internet arbeitet, müssen Sie im Allgemeinen keine 1099 für diese Person einreichen. Wenn der ausländische Arbeitnehmer jedoch eine Arbeit innerhalb der Vereinigten Staaten verrichtet, müssen Sie die 1099 einreichen.

Zahlungen an Unternehmen

Unternehmen müssen für Zahlungen an Unternehmen in der Regel keine 1099-Formulare ausstellen. Wenn Sie beispielsweise ein Unternehmen bezahlen, das Webdesign-Dienste oder andere Geschäftsdienstleistungen anbietet, muss dieses keine 1099 ausstellen. Dies kann auch unabhängige Verträge umfassen, die als S Corp operieren. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine LLC oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung nicht dasselbe ist wie eine Kapitalgesellschaft. Im Allgemeinen wird von einem Unternehmen erwartet, dass es 1099 Formulare an die meisten Kleinunternehmens-LLCs sendet.

PayPal- und Kreditkartenzahlungen

In den meisten Fällen sind Unternehmen nicht verpflichtet, 1099-Formulare an unabhängige Auftragnehmer oder Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit zu senden, wenn sie elektronisch über PayPal oder Kreditkarten bezahlt wurden. Stattdessen übernehmen die Kreditkartenunternehmen und Zahlungsunternehmen die erforderliche Berichterstattung.

Persönliche Zahlungen

1099-Formulare sind für persönliche Zahlungen nicht erforderlich. Unternehmen sind verpflichtet, 1099-MISC-Berichte nur für Zahlungen auszustellen, die im Rahmen der Ausübung eines Handels oder Geschäfts getätigt werden. Wenn Sie jedoch eine gemeinnützige Organisation leiten, gilt dies als Unternehmen im Sinne von 1099s.

1099 Fehler

Ein Zahler, der später einen Fehler entdeckt, sollte diesem Zahlungsempfänger erneut ein korrigiertes 1099-Formular ausstellen und die Einreichung beim IRS korrigieren. Wenn ein Zahlungsempfänger eine 1099 mit einem Fehler erhält, sollte der Empfänger den Zahler kontaktieren, um das Formular zu korrigieren. Können sie das Formular nicht korrigieren lassen, müssen sie ihrer Steuererklärung eine Erklärung beifügen und die Einkünfte korrekt angeben.

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So stellen Sie 1099-Formulare aus und reichen sie ein

Das Ausstellen und Einreichen eines 1099-Formulars ist einfach, sobald der Zahler über die richtigen Informationen verfügt. Um ein 1099-Formular auszufüllen, benötigt ein Unternehmen vier Informationen:

• Angaben des Zahlers
• Informationen des Zahlungsempfängers
• Höhe der Nicht-Mitarbeiterentschädigung
• Steuerinformationen, wie z. B. Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer

Das erste Feld des 1099-NEC enthält die Informationen zum zahlenden Unternehmen. Es gibt nur ein Feld für diese Informationen und Sie müssen Ihren Namen und Firmennamen, Ihre Straße und Ihre Telefonnummer angeben.

Der zweite Abschnitt des 1099-NEC dient der Information des bezahlten Auftragnehmers. Um dies zu erhalten, sendet der Zahler dem Zahlungsempfänger ein W-9-Formular, in dem er seinen Namen, seine Adresse und seine Steueridentifikationsnummer anfordert. Wenn der Auftragnehmer jedoch nicht in den USA ansässig ist, benötigt der Zahler ein W-8BEN oder W-8BEN, um zu bestätigen, dass er außerhalb des Landes ansässig ist.

Nachdem ein Unternehmen diese Abschnitte ausgefüllt hat, muss es nur noch den Entschädigungsbetrag eingeben, den der Auftragnehmer im Steuerjahr erhalten hat.

Sobald das Formular 1099 ausgefüllt ist, überprüfen Sie die Anforderungen für das Formular 1099 des Bundesstaates. In einigen Bundesstaaten müssen Formulare eingereicht werden, in anderen nicht. Um die bundesstaatlichen Anforderungen zu erfüllen, muss das Unternehmen zwei Kopien senden, eine an das IRS und eine an den Zahlungsempfänger, die bis zum 31. Januar an ihren Standorten eintreffen müssen. Die detaillierten Verfahren für die Einreichung jeder dieser Kopien werden auf der ersten Seite des 1099-Formulars erläutert.

Ein neues IRS-Onlineportal, das es Benutzern ermöglicht, 1099 Formulare zu erstellen und einzureichen, bekannt als Information Return Intake System, soll ab dem 1. Januar 2023 verfügbar sein.

1099 damit verbundene Strafen

Unternehmen, die es versäumen, fristgerecht ein 1099-NEC oder 1099-MISC auszustellen, drohen Strafen zwischen 50 und 280 US-Dollar pro Formular für das Steuerjahr 2022, je nachdem, wie spät das Formular eingereicht wurde. Unternehmen, die die Aufforderung eines Zahlungsempfängers, eine 1099 mit Fehlern zu korrigieren, absichtlich missachten, können mit einer Mindeststrafe von 570 US-Dollar pro Formular oder 10 % des auf dem Formular angegebenen Einkommens (ohne Höchstgrenze) belegt werden.

Was passiert, wenn Sie keine 1099 erhalten?

Steuerzahler, die qualifiziertes Einkommen erzielen, sollten vom Zahler spätestens Anfang Februar das Formular 1099 erhalten. Was passiert jedoch, wenn dies nicht der Fall ist? Der erste Schritt, den Sie unternehmen sollten, wenn Sie keine 1099 erhalten, besteht darin, den Zahler zu kontaktieren. Wenn es bis zum 15. Februar immer noch nicht eingegangen ist, sollte die Partei das IRS unter 1-800 um Hilfe bitten.
829-1040.

Unabhängig davon, ob eine 1099 eingeht oder nicht, ist der Steuerzahler immer noch verpflichtet, das Einkommen in seiner Steuererklärung anzugeben, was manchmal erreicht werden kann, indem er die Daten aus anderen Quellen wie Kontoauszügen bezieht.

Was ist die Einkommensgrenze eines Autors für Buchlizenzen?

Lizenzgebühren, die an einen Künstler, beispielsweise einen Autor, Musiker, Songwriter oder Sänger, gezahlt werden, gelten als steuerpflichtiges Einkommen. Ob diese Lizenzgebühren der Selbstständigensteuer unterliegen oder nicht, hängt weitgehend davon ab, ob der Künstler ein Profi oder ein Hobbykünstler ist. Das Steuergesetz der Vereinigten Staaten verlangt von Verlagen, gezahlte Lizenzgebühren, die 10 US-Dollar übersteigen, im Formular 1099-MISC anzugeben.

Was gelten bei einem 1099 als sonstige Einkommenszahlungen?

Das Formular 1099-MISC meldet „andere“ Zahlungen als nicht angestellte Vergütungen, die von einem Gewerbe oder Unternehmen an andere geleistet werden. Beispiele für diese „sonstigen“ Einkünfte sind Zahlungen für Miete, Lizenzgebühren, Preise und Auszeichnungen sowie Ersatzzahlungen anstelle von Dividenden.

Das 1099-MISC umfasst sogar einen Bereich für Zahlungen, die nicht in die definierten Kategorien fallen, mit der Bezeichnung „Sonstige Einkünfte“. Hier meldet ein Unternehmen Zahlungen in Höhe von 600 US-Dollar oder mehr für Aktivitäten wie die Teilnahme an einer medizinischen Forschungsstudie, Geldpreise oder Auszeichnungen, die Kündigung selbständiger Versicherungsvertreter und Strafschadenersatz, Schadensersatz für immaterielle Verletzungen oder Krankheit sowie alle anderen steuerpflichtigen Schäden .

Wie melden Sie Zinserträge dem IRS?

Mit einigen Ausnahmen gelten die meisten Zinsen, die ein Steuerzahler ohne Strafe abheben kann, vom IRS als steuerpflichtiges Einkommen. Zinsempfänger sollten Kopie B des Formulars 1099-INT oder des Formulars 1099-OID erhalten, in dem steuerpflichtige oder steuerfreie Zinszahlungen von 10 USD oder mehr gemeldet werden.

Diese Formulare werden normalerweise von einem Makler als Teil einer zusammengesetzten Abrechnung ausgestellt. Zinsempfänger müssen alle steuerpflichtigen und steuerfreien Zinsen in ihrer Bundeseinkommensteuererklärung angeben, unabhängig davon, ob sie ein Formular 1099 erhalten oder nicht.

Wo können Sie 1099-Formulare erhalten?

Leere 1099-Formulare sind an verschiedenen Standorten erhältlich. Unternehmen können Papierexemplare in vielen Postämtern, öffentlichen Bibliotheken und sogar in Bürobedarfsgeschäften erhalten. Sie können beim IRS auch 1099-Formulare anfordern, die ihnen in Papierform zugesandt oder zum Ausdrucken heruntergeladen werden können. Es ist jedoch wichtig, das richtige anzufordernde 1099-Formular zu kennen.

Ein neues IRS-Onlineportal, bekannt als Information Return Intake System, soll ab dem 1. Januar 2023 verfügbar sein und es Benutzern ermöglichen, 1099 Formulare elektronisch zu erstellen und einzureichen. Einige Buchhaltungs- und Steuervorbereitungssoftwaredienste bereiten auch bestimmte 1099-Formulare vor, drucken und archivieren sie, beispielsweise das 1099-NEC.

Ein Buchhalter oder Steuerberater kann 1099-Formulare zusammen mit den Steuern eines Unternehmens auch per E-Mail einreichen. Es ist zu beachten, dass ein Unternehmen, das mehr als 250 1099 Dokumente einreichen muss, dies elektronisch tun muss. Gegen diejenigen, die sich nicht daran halten und keinen genehmigten Verzicht haben, drohen Strafen von bis zu 100 US-Dollar pro Rücksendung.

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