什麼是 W9 表格以及如何使用它？

報稅季快到了！ 你準備好了嗎？ 在報稅或管理工資單時，理解和使用正確的表格至關重要。 特別是一種形式，相對常見，但經常被誤解。 本文將解釋什麼是 W9 表格，哪些人需要填寫表格，以及為什麼它對企業和個人都很重要。 繼續閱讀以了解有關此重要文件的更多信息！

什麼是 W9 表格？

W-9 表格是 IRS 文件，用於從個人或企業收集信息。 這包括他們的姓名、地址、雇主識別號碼 (EIN) 和其他重要信息。 報稅或準備工資單文件時會使用此信息。 請務必在表格中提供準確的信息，以確保全年進行正確的稅務報告。 該表格使向企業支付的任何款項都能及時報告給適當的聯邦、州和地方機構。

誰需要填寫表格 W-9 - 請求納稅人識別號和證明表格

任何從公司收到付款的供應商、承包商或小企業主都應填寫表格 W-9。 必須填寫此表格才能收到與您有業務往來的公司的付款。 除此之外，所有在其所得稅申報表上申請稅收協定優惠的個人也必須填寫此表格。

• 為企業提供服務的獨立承包商。 獨立承包商是個體經營者，他們沒有受僱於公司，而是為企業提供自由職業者或合同服務
• 來自各種收入來源的付款。 從房地產交易、取消債務、股息、抵押貸款利息和其他收入來源（如特許權使用費）中收取金錢和付款的個人必須向付款人提供 W9。
• 企業員工。 如果企業不從其收入中預扣稅款，員工將需要填寫 W9 表格。 這使付款人知道必須繳納多少稅款。
• 投資顧問和金融機構。 投資顧問和金融機構（如銀行和信用合作社）必須向每位客戶提供 W9 表格，以便正確報告收到的任何收入。
• 有限責任公司。 任何有限責任公司都必須為其所有者填寫 W9 表格，以便報告收到的任何收入。 這確保支付適當的稅款。
• 遺產或信託。 如果一個人從遺產或信託中收到資金，他們將需要通過 W9 稅表報告這些資金。 雖然信託或遺產不一定要付款，但需要報告任何付款。

如何填寫 W9 稅表

填寫 W9 稅表時，請務必密切注意所有要求的信息。 不正確的信息可能會延遲您的納稅申報。 以下是您需要填寫以完成表格的項目：

在此處下載 W9 稅表

你的名字

在您的所得稅中顯示的相應框中輸入您的法定全名。 如果您是 LLC，請輸入 LLC 的名稱以確保遵守稅法。 確保所有名稱拼寫正確且準確。

公司名稱

如果公司名稱與第一行中顯示的法定名稱不同，則應包括公司名稱。 如果相同，則可以留空。

聯邦稅收分類

在此部分中，您需要為表格姓名部分中列出的人員勾選正確的稅種分類框。 分類選項包括個人/獨資經營者或單一成員有限責任公司、C 型公司、S 型公司、合夥企業、信託/不動產、有限責任公司和其他。

豁免代碼

您將在此處輸入您要申請的任何豁免的代碼。 這些代碼僅適用於某些實體，不適用於個人。 如果收款人免於預扣稅款，則可以在此處輸入免稅收款人代碼。

地址

在此輸入貴公司的郵寄地址，包括任何適用的套房號碼，以確保將稅務文件發送到正確的地點。 確保此信息是最新的，因為它將用於稅務報告。 弄錯這個可能會給你帶來麻煩。

列出帳號

此步驟是可選的，它允許您列出與您計劃從供應商處收到的任何付款相關聯的帳號。 這有助於跟踪目的，並且可以使報稅更容易。

正確的納稅人識別號 (TIN)

您將需要在此部分輸入您公司的 EIN、社會保險號或個人納稅人識別號。 TIN 必須與第一框中提供的姓名相符，以確保收到退款沒有問題。

簽名和日期

最後，不要忘記在表格上簽名並註明日期。 當您簽署本文件時，您證明您提供了正確的信息，並且您是第一欄中列出的納稅人，否則將受到偽證處罰。 請務必在提交前校對您的表格以確保准確性。

您應該什麼時候申請 W-9？

一般來說，您應該向與您有業務往來的任何一方索取 W-9，包括供應商、承包商和小型企業。

這確保您可以按照聯邦和州稅務機關的要求，及時報告向這些方支付的任何款項。

此外，在所得稅申報表上申請稅收協定優惠的個人也需要填寫 W9 表格。

對不合規表格 W-9 的處罰

未能提供完整且準確的 W9 表格可能會受到多項處罰。

其中包括來自國稅局的罰款、從您的業務合作夥伴處收到付款的延遲以及負面的稅收影響。

請務必花時間正確填寫此表格，以避免任何這些後果。

IRS W-9 表格提示

準確完整地填寫 IRS 表格 W-9 非常重要。 這裡有一些提示可以幫助您填寫所需的信息。

• 仔細徹底地閱讀說明。 這將確保您了解表格上要求的所有信息。
• 確保使用最新版本的表格。 IRS 經常更新表格，因此請確保您使用的是最新版本。
• 確保包括所有必需的信息，包括您的姓名、地址和稅號。
• 如果您正在申請稅收協定優惠或備用預扣稅，請務必在您的所得稅申報表中提交完整的 W-9。
• 仔細檢查您提供的所有信息，以減少出錯的機會。
• 為了讓生活更輕鬆，請務必研究和使用最適合自僱人士的稅務軟件。
• 最後，保留一份已完成的 W-9 副本作為記錄。 你永遠不知道什麼時候可能需要它。

W9 表格與其他類型的表格相比如何？

與其他類型的稅表相比，W9 表的獨特之處在於它僅用於報告目的。 它不需要報告收入； 相反，它向美國國稅局提供有關誰收到付款以及支付了多少的信息。

雖然通過此表格收集的信息可用於其他與稅務相關的目的，但 W9 本身並不用於提交納稅申報表或計算稅款。

W9 表格與 W4 表格

與用於計算個人預扣稅的 W4 表格不同，W9 表格僅用於報告目的。

雖然這兩種表格都需要有關個人姓名、地址和稅號的信息，但 W9 表格通常供企業報告向其他企業支付的款項，而 W4 表格則供個人報告其收入和預扣稅狀態。

W9 和 W4 表格之間的其他主要區別包括 W9 表格通常僅由企業填寫，而 W4 表格可由個人和企業填寫。

IRS W9 表格與 IRS W2 表格

IRS W-9 表格與 IRS W2 表格的不同之處在於，W2 表格用於報告員工的工資和預扣稅款，而 W9 表格用於報告企業向其他企業或個人支付的款項。

另一個區別是 W2 表格必須由雇主發送給 IRS，而 W9 表格通常由付款人完成並直接發送給收款人。

此外，W2 表格還包括有關員工的預扣稅狀態和社會安全號碼的信息，而 W9 表格僅收集基本的付款信息。

總的來說，W9 和 W2 表格對於確保稅收合規和報告全年支付的款項都很重要。

1099 表格與 W-9 表格

1099 表格和 W9 表格之間的主要區別在於 1099 表格用於報告僅向獨立承包商支付的款項。

兩種表格都需要一些相同的基本信息，但 1099 表格需要更詳細的報告。 確保您了解適用於雇主的 1099 規則。

W-9 需要多久獲得一次？

W-9 表格必須每年獲取，或者如果是新企業或員工，只要他們的信息發生變化。 重要的是要保持更新和準確的信息記錄，以確保全年正確的納稅申報和報告。 無論頻率如何，每年從您的收款人處獲取新的 W-9 表格都是一種很好的做法，以確保准確反映其信息或稅務狀況的任何變化。 這很簡單，可以為您節省很多時間和麻煩。

我必須向 IRS 報告我的 W9 嗎？

不，您不需要直接向 IRS 報告您的 W-9。 但是，最好保留一份已完成的 W-9 副本作為記錄，以備日後需要參考該信息時使用。 如果您不確定如何正確報稅，您可以從 IRS 免費客戶服務熱線獲得免費的稅務建議。

提交國稅局 W-9 表格的最安全方式是什麼？

向 IRS 提交 W-9 最安全的方式通常是通過電子文件或通過安全的在線門戶。 這可確保您的敏感個人信息和財務信息始終受到保護。 您可能還需要考慮使用加密軟件或其他安全措施在傳輸過程中進一步保護您的數據。 無論您選擇哪種方法，重要的是要養成良好的在線安全和安保措施，例如使用強密碼和絕不通過電子郵件共享敏感信息。

我應該在 W-9 表格上輸入我的 EIN 還是 SSN？

這個問題沒有明確的答案，因為美國國稅局在報告向您支付的款項時可能會使用您的 EIN 或 SSN。 但是，一般來說，最好始終在 W-9 表格上輸入您的 EIN，因為它提供了額外的保護層，防止身份盜用和欺詐。 如果您沒有 EIN 並且您是個人或獨資經營者，您始終可以使用 SSN。

我可以拒絕填寫 W9 表格嗎？

是的，您可以拒絕填寫 W-9 表格。 但是，如果您這樣做，提出要求的個人或企業可能有義務為他們向您支付的款項代扣代繳稅款。 因此，遵守 W-9 表格的要求並提供必要的信息通常符合您的最佳利益。

誰會要求我填寫 W9 表格？

W-9 表格請求通常由在納稅年度向其他人或企業付款的任何實體發送。 這可能包括雇主、銀行、金融機構、貸方和其他向個人或實體支付所提供服務或所購買商品的企業。 如果個人從公司獲得租金收入、特許權使用費、就業等收入，也可能會被要求填寫此表格。如果您對為何要求填寫此表格有任何疑慮或疑問，您應該直接聯繫該實體以獲取更多信息信息。

你必須報告 w9 稅嗎？

是的，如果您收到要求提供 W-9 表格的收入或付款，則必須在您的納稅申報表中報告該收入。 這包括從雇主、金融機構和其他企業收到的購買商品和提供服務的任何付款。 租金支付、特許權使用費、僱傭工資——所有這些都必須在報稅時包含在您的應稅金額中。 減去任何適用的稅收減免或抵免額以得出應付總額。

W-9 是否用於自僱人士？

是的，W-9 表格通常用於個體經營者和獨立承包商。 這是因為他們通常負責自己繳納稅款並報告收入，而不是由雇主代扣。 無論您是自由職業者還是小企業主，了解 W-9 以及它如何幫助您確保稅務合規和報告都非常重要。 請務必研究有關小企業主和個體經營者的預估納稅額的答案。

最後的話

總之，W9 表格是企業和個人的重要文件。 它使他們能夠準確報告全年支付的款項，並有助於確保正確扣繳或繳納稅款。 雖然乍一看這似乎是一項令人生畏的任務，但花點時間了解需要在表格上提供哪些信息有助於減少因錯誤或遺漏而受到的潛在處罰。

了解此表格與 W4 表格和 1099 表格等其他 IRS 表格的比較，將有助於您根據現行法規更好地準備納稅申報表。 牢記這些提示，完成 W-9 應該不再令人望而生畏，而是成為您常規會計程序的一部分。 您還可以通過查看最適合自僱人士的稅務軟件來減輕填寫表格的焦慮，以確保您做對了。

圖片：Envato 元素