2023 年小型企業的 6 個最佳文檔管理系統
已發表: 2023-03-27高效的文檔管理、共享和協作已成為各種規模企業的關鍵。 在本文中，我們將了解適用於小型企業的頂級文檔管理軟件，並分析優缺點、主要功能和定價。
文檔管理系統是用於存儲、組織和管理文檔的平台。 最好的系統在雲端，允許任何授權用戶訪問，無論他們在哪里工作。
但是，小型企業的文檔管理軟件不同於雲存儲。 文檔管理系統除了存儲文檔外，還提供用於共享文檔的管理工具、資源和工作流的自動化。 適用於小型企業的最佳文檔管理系統可幫助您將組織的所有類型的文檔保存在具有強大文檔安全性的用戶友好平台中。
在本文中，我們將了解適用於小型企業的頂級文檔管理系統 (DMS)，並檢查優缺點、主要功能以及定價或免費試用選項。
如果您沒有時間通讀我們的研究，請跳轉到我們的快速比較表。
我們的首選
最好的多合一基於雲的文檔管理系統
了解更多
適合創建和編輯文件
有利於簡化文件存儲和共享
如何為小型企業選擇文檔管理系統
適用於小型企業的文檔管理系統應將所有文檔存放在一個地方。 它應該允許輕鬆訪問和安全的文件存儲。 作為一家小型企業，您還希望您的文檔管理系統易於使用，而無需依賴技術團隊來訪問您的文件。
2023 年小型企業的 6 個最佳文檔管理系統
Connecteam — 最好的多合一基於雲的文檔管理系統
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Connecteam是用於在中央存儲庫中收集、管理和組織文檔的最簡單平台。 Connecteam 被評為中小型企業的頂級一體化解決方案，非常適合人力資源、入職和處理。 它允許員工在一個位置安全地上傳所需文件和管理個人文件。 這最大限度地減少了入職時間並讓員工工作得更快——騰出時間來處理其他重要任務。
到期和警報
您可以通過自動警報設置文檔的過期時間，以確保您的員工記錄始終是最新的。 例如，您可以設置通知，在員工合規文件、許可或認證即將到期時通知您，以便您更新記錄。
消除數據孤島
由於您可以在一個應用程序中訪問所有文檔，因此可以消除數據孤島和文檔管理渠道。 不再需要使用電子郵件、Google Drive 或 Dropbox 來跟踪事物並擔心存儲位置。
強大的訪問管理
您可以立即檢索您存儲的任何文檔，向用戶授予權限，並將數據限制為僅供授權用戶使用。 這使得與團隊成員共享文檔變得容易，同時確保只有授權用戶才能訪問。
知識中心
您還可以使用 Connecteam 為內部團隊構建綜合知識中心，添加任意數量的文件。 例如，您可以將所有入職信息、培訓文檔、公司手冊、政策和常見問題解答存儲在為新員工設置的區域中。 這也使得進行全局更改變得容易，確保每個人都能訪問最新信息。
輕鬆地在聊天、群組中或直接共享文檔
團隊可以在團隊聊天中直接與其他團隊成員共享文檔，或將文檔分配給組。 Connecteam 特別適用於無法定期訪問辦公室計算機或公司電子郵件的“無辦公桌員工”。
主要特徵
收集、存儲和整理文件
強大的文檔管理團隊
數字表格和清單
任務管理
知識中心功能
員工培訓
優點
易於使用直觀的工具
使用最少的存儲空間
其他 DMS 解決方案的經濟替代方案
出色的客戶支持
缺點
暫不支持文檔協作
價錢
前 30 位用戶每月只需 29 美元起14 天免費試用提供免費計劃
14 天免費試用，無需信用卡
開始你的免費試用Zoho Docs — 適用於創建和編輯文件
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Zoho WorkDrive 是另一種替代文檔管理軟件，它不僅可以在中央存儲庫中創建和存儲文檔。 它提供了一個簡單易用的安全共享工作區。 它還將電子郵件、聊天、電話和任務管理整合到同一個空間中。
Zoho 於 2023 年初停止了其獨立的文檔管理項目 Zoho Docs，但將這些功能整合到了 Zoho WorkDrive 中。 它包括 Zoho Docs 的所有內置協作工具，使用戶能夠實時連接、交流、審閱、評論或編輯文件。 該軟件還有助於將任務分配給特定的團隊成員或小組。
了解有關 Zoho Docs 的更多信息主要特徵
- 文件分類
- 電子簽名
- 版本控制
- 審計追踪
優點
- 用於團隊協作和溝通的安全共享工作區
- 快速響應且易於使用
缺點
- 如果您不知道文件的存儲位置，查找文件可能會很困難
- 入門級和中級選項中缺少雙因素身份驗證 (2FA)。
價錢
起價為 5 美元/用戶/月試用：是免費計劃：是
Box——有利於簡化文件存儲和共享
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
- 視窗
- 蘋果
Box for Business允許您在整個組織內輕鬆上傳和共享文檔。 您可以託管私人文件並發送直接鏈接或在發送前下載內容。 Box for Business 還允許您自定義鏈接以授予查看或編輯權限，並生成受密碼保護的鏈接。 鏈接可以包含自定義 URL，並設置為在特定時間間隔後自動過期，並允許或阻止下載文檔。
用戶可以通過直觀的文件存儲界面快速啟動和運行。 但是，一些用戶發現權限和管理設置有點具有挑戰性。
您也可以離線編輯； 同步的文檔將在在線後自動更新。 但是，有一點滯後時間。 客戶和客戶等外部用戶僅被授予只讀權限，無法編輯文檔，這可能會使協作複雜化。
了解更多關於盒子主要特徵
- 拖放功能
- 可定制的模板
- 工作流程管理
- 存檔和保留
優點
- 無限數據存儲
- 任務自動化，例如提醒和批准
缺點
- 不支持光學字符識別
- 除非您知道位置，否則很難找到文件
價錢
起價為 20 美元/用戶/月試用：是 — 14 天免費計劃：否
Microsoft Sharepoint — 適用於共享工作環境的 Microsoft 365 用戶
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Microsoft SharePoint可以作為獨立產品使用，也可以作為 Microsoft 365 訂閱的一部分使用。 它提供內容協作和高級搜索功能。 一些用戶發現它複雜且難以導航。 但是，如果您精通 Microsoft 365，則學習曲線可能會少得多。 除了文檔存儲之外，還允許用戶建立用於共享信息、任務安排和聯繫人的內部網站。
由於 SharePoint 內置於 Microsoft 365 中，因此它是許多企業的熱門選擇。 SharePoint 允許您管理文檔、設置安全級別和權限，並與掃描和捕獲工具集成。 它還允許用戶輸入和管理文檔元數據。
安裝和維護可能非常耗時——雖然包含一些開箱即用的功能，但某些功能需要有經驗的用戶或開發人員才能構建。 但是，對於文檔管理基礎知識，它適合小型企業。
了解有關 Microsoft Sharepoint 的更多信息主要特徵
- 協作工具
- 工作流程管理
- 評論和註釋
- 與 Microsoft 365 集成
優點
- 可定制的模板
- 可以構建自定義的 Intranet 站點
缺點
- 不支持版本控製或審計跟踪
- 不支持電子簽名
價錢
起價為 4.59 美元/用戶/月試用：無免費計劃：無
SmartVault — 適用於文檔存儲和共享
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
- 視窗
SmartVault專為基於雲的安全文檔管理和存儲而設計，強調合規性和工作流程。 它非常適合與客戶共享文檔，包括創建品牌客戶門戶。 雖然您無法在 SmartVault 中編輯文檔，但您可以使用標準化模板簡化流程。
SmartVault 吹噓其“銀行級安全性”，以比消費級雲應用程序更高級別的方式保護文檔。 雖然它允許客戶交互，但客戶必須擁有一個帳戶才能訪問平台上的任何文檔。
了解有關 SmartVault 的更多信息主要特徵
- 加密文件管理
- 協作工具
- 拖放功能
- 工作流管理工具
優點
- 強大的訪問控制和權限
- 自動審計追踪
缺點
- 無法在 SmartVault 中編輯文檔
- 不支持實時文檔同步
價錢
起價為每位用戶每月 20 美元，最少 5 位用戶試用：是 — 14 天免費計劃：否
Google Drive — 適用於文件存儲和協作
可用時間
- 網絡
- iOS
- 安卓
Google Drive 提供對文件的加密訪問，並與 Google Suite（包括 Google Docs、Google Sheets 和 Google Slides）無縫協作。 它允許您與團隊成員實時協作。 它適用於基本文件存儲和中央存檔，但不提供某些企業所需的強大文件管理和文檔管理系統。 例如，它不提供對合規性、高級版本控製或自動化工作流的支持。 但是，它是基本文檔管理和文件集中協作位置的可靠選擇。
Google 雲端硬盤還可以處理 Microsoft Office 文件，因此您可以在線上傳和編輯 Word、Excel 或 PowerPoint 文檔，而無需轉換它們。
了解有關 Google 雲端硬盤的更多信息主要特徵
- 拖放界面
- 搜索和過濾功能
- 協作和跟踪工具
- 版本控制
優點
- 使用方便
- 還提供離線文檔訪問
缺點
- 不支持電子簽名
- 不支持工作流管理
價錢
首次 15GB試用免費：無免費計劃：是
2023 年小型企業的 6 個最佳文檔管理系統
| 話題 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 點評 |   | | | | | |
| 價錢 | 前 30 位用戶每月只需 29 美元起 | 起價為 5 美元/用戶/月 | 起價為 20 美元/用戶/月 | 起價為 4.59 美元/用戶/月 | 每位用戶每月 20 美元起，最少 5 位用戶 | 前 15GB 免費 |
| 免費試用 | 是的 14天 | 是的 | 是的 14天 | 不 | 是的 14天 | 不 |
| 免費計劃 | 是的 最多 30 個用戶 | 是的 | 不 | 不 | 不 | 是的 |
什麼是小型企業的文檔管理系統？
文檔管理系統 (DMS) 是一個用於存儲、管理和共享文檔的在線平台。 DMS 允許您集中管理文檔並將物理文件轉換為數字文件。 這減少了耗時的手動文檔歸檔和檢索，從而可以與授權用戶共享。
根據您選擇的 DMS，您可能能夠編輯和利用現代工具，例如電子簽名和在線協作。
小型企業的文檔管理軟件如何工作？
文檔管理軟件可讓您以數字方式捕獲文檔並將其存儲在中央數據庫中。 最好的文檔管理解決方案是基於雲的，可以為任何已連接和授權的用戶提供訪問權限。
用戶可以訪問和協作處理文檔、與其他授權用戶共享文檔以及自動化工作流程。 他們還可以訪問用於文檔路由、批准和警報的工具以提高效率。
大多數 DMS 解決方案可以存檔舊版本的文檔並幫助跟踪更改以提供審計線索。
文檔管理軟件的好處
文檔管理軟件可幫助小型企業簡化工作流程和運營。 好處包括：
- 減少存儲空間：您不再需要物理文件櫃、盒子和裝訂文件來存儲文件。這不僅可以更輕鬆地找到您需要的文檔，還可以減少佔地面積。
- 組織：在文檔管理軟件中查找、存儲和搜索文檔要容易得多。
- 文檔備份和恢復：如果發生火災或洪水，物理文檔可能會丟失或毀壞。DMS 為業務連續性和災難恢復提供自動備份。
- 改進的工作流程：最近的一項研究表明，近一半的企業都在努力查找和共享文檔，大約三分之一的企業擔心版本控制。適用於小型企業的最佳文檔管理軟件可以解決這些問題。
- 合規性：遵守不斷發展的行業和政府法規可能具有挑戰性。正確的 DMS 將確保合規性。
- 安全性：安全、加密的 DMS 將確保您的文檔安全。
- 共享和協作：DMS 工具使共享和協作變得簡單，支持遠程工作人員、分佈式員工和客戶。
- 更大的訪問權限：物理文檔僅存儲在一個地方，並且訪問可能受到限制。數字存儲允許與任何有權訪問的人共享而無需等待。
管理和維護紙質文件不再實用。 在文件櫃和文件箱中尋找文件和文件夾可能會佔用大量時間，而這些時間本可以更有效地利用。 即使您的所有文件都在線，但如果管理不當，仍然很難讓它們井井有條並易於訪問。
高效的 DMS 可讓您在不知道確切文件類型、名稱或位置的情況下使用單詞或短語進行搜索。 一項調查報告說，超過一半的上班族花在搜索文件上的時間比處理文件的時間還多。 同一項研究表明，當需要及時獲取信息時，這將是多麼具有挑戰性——81% 的受訪辦公室專業人員表示，當他們的老闆或客戶急需某樣東西時，他們無法找到重要文件。
對於無論在哪里工作都需要訪問信息的遠程和混合型員工來說，這變得更加困難。
小型企業的文檔管理系統成本是多少？
小型企業文檔管理系統對有限數量的用戶免費，每月收費數百美元，具體取決於您選擇的訪問級別和計劃。
例如， Connecteam 的小型企業套餐對前 10 位用戶 100% 免費。 即使您的團隊稍大一些（最多 30 人）， Connecteam 的基本計劃每月也只需 30 美元。
相比之下，10 個使用 SmartVault 的用戶每月需要花費 400 美元。 最便宜的 Microsoft SharePoint 計劃是 10 位用戶每月 50 美元，或者作為 Microsoft 365 E3 許可證的一部分每月 230 美元。
常見問題
文檔管理系統有哪些類型？
存在多種類型的文檔管理系統，包括內容和記錄管理、工作流管理、 HR 文檔管理和文檔成像。 在評估 DMS 時，您希望確保它包含您的業務所需的工具。
管理文檔的最佳方式是什麼？
使用基於雲的文檔管理系統可以簡化文檔的存儲、組織和共享。 它為您的所有文檔提供了一個中央位置，使搜索和協作更加容易。
您應該在文檔管理系統中尋找什麼？
適用於您的小型企業的最佳文檔管理軟件可讓您自定義解決方案以符合您的業務方式。 確保您的 DMS 易於使用，提供強大的安全性和合規性，支持工作流自動化，並與您現有的技術堆棧集成。
基於雲的文檔管理系統安全嗎？
是的，基於雲的文檔管理系統是安全的。 尋找一種提供自動文檔加密並允許訪問管理和隱私工具的解決方案。 雲管理系統實際上比本地服務更安全，因為平台提供商會監控安全性並確保應用軟件補丁和更新。
小型企業文檔管理系統的底線
適用於小型企業的強大且安全的文檔管理系統可以簡化工作流程，簡化文檔存儲和檢索，並允許與團隊成員和客戶共享。 尋找一個 DMS，它可以提供您需要的工具並且易於使用以提高您組織的生產力。
Connecteam 是希望改進文檔管理的中小型企業的首選。 立即使用Connecteam，為您自己邁出一小步，為您的業務邁出一大步。 不要忘記查看Connecteam 的小型企業計劃，了解管理企業所需的一切。