什么是质量管理体系？ – 完整的质量管理体系初学者指南

最大化生产力，为满意的客户提供一流的产品和服务，不断发现和抓住改进机会，这难道不是每个公司的梦想吗？ 虽然听起来好得令人难以置信，但质量管理体系 (QMS) 可以使这成为现实。

然而，这说起来容易做起来难。 许多公司都在努力成功实施这些复杂的系统。 这正是我们在这里为您提供支持的原因！

为了让这一切变得更容易，这份完整的初学者指南将为您提供有关质量管理体系是什么、它的好处以及如何在您的公司中成功创建和实施这一体系的所有知识。

让我们深入了解它！

什么是质量管理体系 (QMS)？

让我们从头开始回答这个问题，质量管理体系到底是什么？

QMS——意思是质量管理体系——是一个记录组织所必需的政策、程序和控制的系统，以持续改进其产品或服务的质量，确保满足或超过客户的期望和要求。

更简单地说，质量管理体系有助于公司协调和指导其活动以满足客户和法规要求，并不断提高其运营的有效性和效率。

使用质量管理系统的好处

实施质量管理体系可以对组织绩效的各个方面产生积极影响。 主要好处包括：

• 满足客户要求：这有助于建立对您公司的信任，从而加强和发展您的客户群、销售额和重复业务。
• 遵守组织要求：这可确保您的公司遵守政策和法规，并以最具成本和资源效率的方式提供其产品和服务。 这为增长和更多利润创造了空间。
• 持续改进的机会：跟踪您的运营和客户满意度将使您深入了解需要进行哪些更改以确保您的产品或服务具有最高质量。 这将减少任何客户投诉和退货，从长远来看可以节省您的时间和金钱。

这些好处提供了更多优势，包括：

• 明确定义的中央质量控制政策。
• 连贯和标准化的流程。
• 生产力的增长。
• 更有效地利用公司资源。
• 降低了成本。
• 提高公司和员工的士气、敬业度和对个人贡献的理解。
• 传达的准备产生一致的结果。
• 识别流程、目标或功能中的缺陷、生产和客户满意度差距以及问题的能力。
• 识别培训机会的高潜力。
• 加强员工协作以满足客户期望。

QMS 的不同类型？

每家公司都有其独特的产品或服务、目标、行业标准等。 因此，也有许多不同类型的质量管理体系来满足这些不同的需求，即：

• 标准化系统：这些质量管理系统遵循一套联邦法规和条例。 其中包括 ISO 认证，例如 ISO 9001、ISO 14001、ISO 22000、ISO 13485 和 ISO 45001。
• 全面质量管理（TQM） ：这种方法强调质量贯穿业务的各个方面。 它旨在通过分解每个流程和活动来确定它如何影响组织的效率和质量目标，从而长期开发优质的产品和服务。
• 持续质量改进 (CQI) ：此 QMS 侧重于持续质量改进，强调团队和个人的贡献，而不是流程和职能。
• 六西格码：这种方法使用统计数据和数据来分析和减少错误或缺陷的可能性。 它分五个阶段进行：定义、测量、分析、改进和控制。

QMS 的核心要素和要求

质量管理体系由多个元素组成，每个元素都可以帮助您满足客户和组织的要求。 虽然质量管理体系应满足公司的独特需求，但每个 QMS 应具备的方面包括：

质量方针和目标

您的质量政策定义了质量在您的公司中的含义，允许您设定期望。 质量目标将客户要求与具体、可衡量和可实现的目标联系起来，将公司的愿景转化为实践。

质量手册：

这是一份描述贵公司质量管理体系的文件。 根据ISO（国际标准化组织）9000的要求，应包括：

1. QMS 范围的完整描述。
2. 有关 ISO 9001 标准每项要求的完整详细信息。
3. 任何无法应用和被排除在实施之外的质量管理体系要素的详细信息和解释。
4. 组织内使用的特定质量程序的参考资料。
5. 说明主要业务流程之间的系列和交互的流程图。
6. 公司的质量方针和目标表明它完全致力于质量。

公司结构和职责模型

这应该是您组织结构的清晰且更新的图表，以及可以连接到标准操作程序的每个人定义的角色和职责。 本文档应涉及完整的产品或服务生命周期。

数据管理

要拥有成功的质量管理体系框架，您必须拥有有意义的质量数据。 您的数据管理政策应涵盖数据类型、收集方法、来源、职责、存储、删除和评估。

数据类型应涵盖：

• 顾客满意度
• 供应商质量
• 产品或服务和流程跟踪
• 不符合项
• 趋势
• 纠正或预防措施

流程

质量管理系统的质量控制方法是将标准化的、可重复的过程落实到位。 质量管理标准要求公司精确定位和定义其所有运营。 这可以全面了解您公司的流程以及这些流程如何与员工、设备或技术等资源相互作用。

基于这些定义，公司可以制定流程标准，创建成功的衡量方法，使用标准化的方法来确保质量输出，并致力于持续改进。

不断改进的机会

创建持续改进的流程需要对整个公司的控制进行清晰的记录，包括：

• 质量管理体系规划
• 质量目标
• 合规要求
• 安全设计
• 基于风险和机会的思维
• 不合格与纠正措施 (CAPA)
• 渐进式突破创新
• 质量管理体系的评估和检查

顾客满意度

QMS 的主要元素之一是要求公司跟踪客户满意度，以验证其产品或服务的质量标准是否得到满足。

为了正确衡量客户满意度，有必要定义衡量客户态度和投诉的适当方法。 这种方法可以包括客户满意度调查和投诉程序。

质量工具

QMS 应规定一个明确的政策，以维护用于根据国家或国际公认标准测量质量的每个工具。 例如，该政策应包括公认的仪器校准标准以及识别和记录校准的指南。

使用软件来标准化此类任务的数字报告和清单的使用是非常有帮助的。

文件控制与管理

质量管理体系定义了质量管理所需文件类型的标准，例如质量方针、质量手册、流程和记录保存。 您必须有适当的文件来证明 QMS 的性能。

建立和实施 QMS 的步骤

建立和实施质量管理体系的基本步骤是：

1. 设计与建造

在设计和构建阶段，您制定了 QMS 的结构、流程和实施计划。 高级管理层应监督这一步骤，以确保 QMS 的发展受到业务目标、需求、提供的产品和服务以及客户需求的影响。

首先，编写三个定义文件：您的 QMS 范围、质量方针和 QMS 目标。 然后创建实施 QMS 程序所需的必要资源。 其中包括带有详细工作说明的流程图和流程图，以及详细说明产品开发或服务交付过程中角色和职责的组织结构。

在此阶段，确保质量保证的测试程序符合质量标准，并制定指标来监控和衡量成功。

2. 部署

您可以最好地分阶段部署您的质量管理系统。 在每个阶段要考虑的一些优秀实践是：

• 在部署之前，与您的员工共享有关特定流程的信息和质量手册并请求反馈。
• 对您的员工进行相关工具和系统的教育和培训。
• 就您的文档控制程序培训部门经理。
• 指导流程所有者了解跟踪指标。

公司内部网和软件在协助部署质量管理系统方面非常有帮助。 例如，Connecteam 的一体化员工管理软件可为您提供所需的所有工具。 有了它，无论您的员工在哪里工作，您都可以共享重要的文档和信息、轻松创建和跟踪培训、管理工作流程等等。

3. 控制与测量

正确控制和衡量质量管理体系的有效性主要通过对 QMS 进行定期、系统的检查来完成。 内部审计将显示哪些流程符合贵公司的质量政策和运营目标。 它还指出了过程控制的任何可能的弱点。

根据这些发现，管理层可以决定是否需要进行改进以及需要进行哪些改进。

4. 审查和改进

在质量管理体系运行一定时间后，进行管理评审以衡量质量管理体系的有效性。 从以下位置收集信息：

• 检查结果
• 报告的指标
• 收集的数据
• 不合格案例
• 客户满意度调查结果
• 符合监管要求
• 质量控制检查

这使您可以更有效地启动纠正措施，并帮助您识别对实现质量目标没有足够贡献的流程。

最大的 QMS 障碍以及如何避免它们

让我们来看看实施质量管理系统的一些最大绊脚石以及如何避免它们。

1. 杂乱无章

缺乏组织会对您业务的各个方面产生负面影响，最关键的是文档控制。 由于文档几乎推动了公司内的每一项行动，因此跟踪、监控、更新、访问、查找和共享关键文档变得既困难又乏味。 这为错误留下了空间，浪费了宝贵的时间，降低了员工的士气，并使您的公司难以实现生产力、质量和盈利能力的目标。

使用最适合贵公司需求和目标的文档管理系统克服这一障碍。 例如，Connecteam 的文档管理软件允许您轻松上传、访问和共享重要文档和文件，让您的员工随时随地访问。

2.工作太多，人员不足

人手不足的公司经常面临员工不满、员工流失率增加、工作未完成、错误频发等问题。 这反过来又会导致质量下降、偏离质量管理体系、检查失败、客户满意度下降以及销售额和利润下降。

如果这符合您的预算，请雇用更多合格的员工来克服这一障碍。 另一种选择是找到提高公司效率的方法，以免员工过度劳累。 这有助于提高士气、减少错误并提高生产力和输出质量。

3. 抗拒改变

由于实施质量管理体系需要进行许多更改，因此您员工的合作和协助对其成功至关重要。 由于抵制变革是人性的一部分，因此关键是要理解这与其说是改变人性，不如说是解决抵制背后的主要原因。

通过接受这是一种自然反应来克服这个障碍。 您将需要有效地沟通并认识到通过庆祝小胜利并接受失败是过程的一部分来改变可能具有挑战性。

4. 缺乏深思熟虑的计划：

就像生活中没有适当的计划做许多其他事情一样，在没有适当计划的情况下实施质量管理体系也是灾难的根源。 然而，许多企业试图在没有经过深思熟虑的计划的情况下实施 QMS 并失败了。

通过制定计划来克服这个障碍。 如果您不熟悉质量管理以及随之而来的所有规则、法规、指南和概念，这说起来容易做起来难。

为了让它更简单一点，请关注您的业务目标和价值观以及您的客户想要什么。 这些是您的质量管理实施计划的试金石，可帮助您决定指南、规则或法规如何适用于您的公司。

QMS 和质量保证 (QA) 有什么区别？

质量保证（QA）是质量管理的一个组成部分，而不是独立于它的一个组成部分。 质量保证是确定产品或服务是否满足特定要求的任何系统过程。 它创建和维护开发、生产或交付可靠产品或服务的要求。

除了为 QA 的结构化方法创建框架外，质量管理系统还分析流程、改进功能并使相关人员能够达到尽可能高的质量水平。

质量管理体系的底线

总而言之，在您的公司建立和实施质量管理体系，可以确保您的产品或服务具有最高质量，提高客户满意度，符合组织要求，并走上持续改进和成长的道路.

现在配备了有关如何为您的公司成功启动并运行的所有提示和技巧，您需要做的就是开始！ 祝你好运！