完整的薪资年终清单 + 薪资准备指南

即使在最好的情况下，准备工资单也可能很耗时，但在年底会变得更加耗时。 当年的最后一份工资单是最复杂的，需要您审查全年的工资单信息并向税务机关提交所需的文件。

提交这些表格并按时缴纳您所欠的税款非常重要。 否则，您可能会面临处罚。 同样重要的是，您的表格必须准确，以避免进一步的处罚，包括罚款。

在本文中，我们将解释如何为今年的最后一次工资发放做好准备，以及确保明年的工资发放顺利进行可以采取的步骤。 我们还提供了年终工资核对表，以帮助您轻松、无误地完成最终工资单。

什么是年终工资？

年终工资单是审查企业的财务和工资记录以统计当年员工工资、其他薪酬、工资税和扣除额，然后将这些记录报告给适当的税务机关的过程。

企业在日历年的最后一个季度和新年第一季度开始时进行年终工资发放。

一般来说，年终工资发放涉及以下任务：

• 检查员工信息并根据需要更新信息。
• 员工薪酬、税收和扣除额总计。
• 向国税局 (IRS)、社会保障局提交相关表格。 政府 (SSA)，以及您所在州和地方的税务局。
• 缴纳您的企业所欠的任何税款。

具体的年终工资义务取决于您企业的性质、类型和规模。

联邦、州和地方税法和劳动法将在年终工资发放期间适用于您的企业。

确保您寻求法律建议以充分理解您的所有义务。 这将有助于确保您的年终工资单准确且您的业务保持合规。 如果您未能按时提交表格或向税务机关提供不正确的信息，您可能会面临处罚，包括审计和罚款。

2023 工资年度什么时候结束？

工资年终是一个贯穿日历年第四季度并持续到下一年第一季度初的流程。

例如，2023 年的最终工资单发生在 12 月。 工资年底所需的大多数联邦税表必须在 2024 年 1 月提交。

您需要什么税表？

雇主必须准备并提交一系列表格作为年终工资单的一部分。

• W-2 表：代表每位员工提交，用于向社会保障管理局 (SSA) 申报员工工资和预扣税款。 当局使用此信息来计算社会保障和医疗保险福利。 您还必须向员工提供一份副本，以用于个人纳税申报表。
• 表 W-3 ：总结表 W-2 中的信息，并附在表 W-2 后提交给 SSA。
• 1099-NEC 表格：报告独立合同收入。 雇主必须为每个日历年支付超过 600 美元的独立承包商提交一份此表格的副本。 雇主还必须向承包商提供一份个人税务记录副本。
• 表格 1096：如果您使用的是纸质版本，则用于汇总表格 1099 并将其发送给国税局 (IRS)。
• 表格 940：由拥有 1 名或以上员工的企业提交。 此表格详细列出了雇主的年度工资单，用于计算企业的联邦失业税 (FUTA)。
• 941 表格：用于申报税费的季度表格，包括联邦所得税、社会保障税和医疗保险 (FICA) 税。
• 943 表：由向农场工人支付工资并缴纳所得税、社会保障税或医疗保险 (FICA) 税的企业提交。
• 944 表：由每年纳税义务预扣的联邦所得税和 FICA 不超过 1,000 美元的雇主提交。 这使他们能够每年而不是每季度纳税。
• 表格 1095-B 和 1095-C：向 IRS 提供有关向员工提供的健康保险范围的详细信息。 全职员工少于 50 名的雇主使用 1095-B 表格。 1095-C 表格适用于拥有超过 50 名全职员工的雇主。

如何准备今年的年终工资单

您可以采取以下步骤来帮助您的企业为今年的最终工资单做好准备。

检查您企业的税务信息

确认您企业的州和联邦雇主识别号 (EIN)、公司名称和地址等详细信息。 如果去年有任何变化，请更新它们。

确认员工信息

确保您员工的工资详细信息正确无误。 确认他们的法定全名、联系地址、社会安全号码和其他联系信息，并根据需要进行更新。

这也是更新劳动力变化的好时机——例如，如果一名员工在一年内休了长假、终止雇佣关系或去世。

这样做有助于确保您将税务文件的员工副本发送到正确的位置并向 IRS 提供最新信息。 如果您不这样做，您可能会受到处罚。 例如，您可能会因为在 W-2 表格上提交不正确的员工姓名或社会安全号码而被罚款。

计算年终奖金

将所有年度奖金包含在员工的最终工资中，以便他们可以适当纳税。

如何以及何时从您的企业税中扣除奖金取决于您是否使用现金会计方法或权责发生制会计方法。

使用现金会计方法，您可以在支付奖金的纳税年度将奖金作为业务费用扣除。 采用应计制方法‌，您可以在赚取奖金的当年扣除奖金，无论奖金是否已支付。

审查发薪期以确认工资、税收和福利

虽然在发放最终工资之前您无法运行年终报告，但提前检查和准备较早的工资期会很有用。

首先，确认每个员工的工资状况是否正确。 例如，注意他们在上一年是否活跃、休假、终止或死亡。

此外，检查员工的报税状态，以确认他们是否免税或不免税。 此信息通常可在其 W-4 表格（预扣税证明）上找到。

接下来，检查以前的工资单期间，以确保每位员工全年都得到正确的报酬。 例如，确认他们获得了正确的工资、奖金和加班费。 另外，确保员工在每个工资周期都获得工资，特别是如果您所在的州需要强制性工资。

此外，请仔细检查其他员工薪资详细信息，例如税率、免税、扣除、福利支付和费用报销。

一种方法是运行相关的工资报告。 例如，工资汇总报告为您提供总工资和净工资、预扣税款、扣除额和其他工资详细信息的概览。 员工摘要报告为您提供有关每位员工的更详细信息。

较大的企业通常使用薪资软件或薪资服务来执行此操作。 小型企业可能需要手动运行这些工资流程。 这包括首先审查每位员工的工资单和当年的工资期间。 下一步是手动计算整个员工队伍以及每位员工的总工资和净工资、预扣税款和扣除额。

检查员工的休假余额

如果您的企业为员工提供带薪休假 (PTO)，请检查他们的剩余休假余额。 然后，根据您的 PTO 政策处理它们。

您可能希望向员工发出使用休假的提醒，特别是如果您的公司采用“使用它或失去它”的政策，阻止员工在新的一年使用之前累积的休假。

如果您根据法律要求或选择支付员工应计的 PTO，请在最终工资单中执行此操作，以便可以报告这些金额以用于税务目的。

订购任何必要的税表

如果您向 IRS 和 SSA 提交纸质表格，获取当年版本非常重要。 您的薪资提供商也许能够为您提供这些。 否则，您可以向 IRS 索取。

纸质表格可能需要大约 10 个工作日才能送达，因此请务必在提交截止日期之前提出申请。

发送表格 W-2 和 1099

一旦您仔细检查并准备好工资单信息，您就可以完成年终工资单。

然后，必须在 1 月 31 日之前将 W-2 表格发送给所有员工。还必须在 1 月 31 日之前将 1099 表格发送给您的独立承包商。

如果您的员工同意，您可以以电子方式提供这些文件。

向税务机关提交相关表格并纳税

向 IRS 和 SSA 以及您所在州和地方税务机关提交任何必要的表格。 这些的截止日期各不相同，因此请务必提前确认。

许多联邦税表必须在次年1 月 31 日之前提交。 这些包括：

• W-2 表格。
• W-3 表格。
• 1099-NEC 表格。
• 1096 表格。
• 940 表格。
• 941 表格。
• 944 表格。

检查您因提交这些表格而欠下的任何未缴税款的缴纳期限也很重要。 您可以在美国国税局网站上找到小型企业的申报日期列表。 您还可以在 IRS 网站上查找独资企业、合伙企业、公司、小型公司、有限责任公司 (LLC) 和国际企业的税务信息。

州和地方税务申报可能适用不同的申报和付款截止日期。 检查您的州和地方税务机构网站以了解这些详细信息。 或者，向您的财务团队或会计师寻求帮助。

工资年终清单

• 确认业务信息
• 确认员工信息
  • 根据需要更新员工状态
• 计算年终奖金并将其计入最终工资单
• 审查发薪期
  • 员工的工资状况是否正确？
  • 员工是否正确归类为豁免或非豁免？
  • 员工的工资、扣除额、预扣税和福利支付是否正确？
• 检查员工 PTO 余额
  • 如果公司政策规定将应计 PTO 支付给员工，则将应计 PTO 包含在最终工资中
• 订购必要的表格
• 将 W-2 和 1009 表格发送给员工和独立承包商
• 向相关税务机关提交所需表格
• 缴纳未缴税款

如何准备明年的工资单

完成年终工资单后，您可以采取几个步骤来确保明年的工资单顺利进行。

检查是否有任何法律更新

税收和劳动法不断变化。 密切关注即将发生的任何可能影响明年工资单的变化至关重要。

重要的是，寻找最低工资的增长情况，以便您可以根据需要调整员工的薪酬。 这些更新通常发布在联邦、州和地方劳工部网站上。 最低工资上涨通常从新年的 1 月 1 日开始，因此您需要提前了解这一变化。

税率和报告要求也会发生变化，因此也要留意这些。

审查明年的补偿

确定明年员工的工资是否有任何变化或某些员工的加薪，以便您可以相应地更新您的工资单。

此外，确保明年的工资单反映了员工福利的任何计划变化。

这也是重置 PTO 应计费用的好时机，包括员工无法结转的任何应计假期。

审查薪资政策和流程

检查您的工资政策并根据需要进行更新非常重要。 这可能包括调整工资周期、重新格式化工资单或切换到新的工资软件。

这项审查对于大幅增长的企业尤其重要。 例如，支付周期、支付方式、工资单格式和工资流程可能需要更新，以适应更多的劳动力。

检查新年的相关日期

为了帮助您制定新一年的工资表，请通过相关的联邦、州和地方税务机构网站检查季度截止日期和期间结束日期。

在您的日历中标记这些，以便您可以留出时间来准备必要的文件和备案。 另外，请考虑周末或节假日的任何日期，以便您可以提前做好计划。 这有助于您履行持续的工资义务并为年底做好准备。

使用数字应用程序简化您的薪资

简化薪资流程（包括当年最后一次薪资）的最佳方法之一是使用 Connecteam 等应用程序。

Connecteam 旨在节省您的时间和金钱，包括一个方便的时钟功能，让员工可以精确到秒地记录他们的工作时间。 这可确保轮班信息对于工资核算而言是准确的。

您还可以使用时钟来设置您选择的付款周期。 这可以让您快速概览任何发薪期，这在准备今年最后一次工资单的报告时特别有用。

Connecteam 还允许您直接从时钟生成数字时间表。 您可以通过应用程序轻松查看、修改和批准这些时间表，从而简化预工资流程。

然后，您可以将批准的时间表直接导出到您的薪资系统，因为它们包含准确可靠的时间信息。 Connecteam 与多家薪资提供商集成，包括 QuickBooks Online 和 Gusto。

最棒的是 Connecteam 是一款一体化应用程序。 除了薪资功能之外，您还可以使用 Connecteam 与员工保持联系、在几分钟内创建和共享团队日程表，并跟踪员工培训。

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结论

正确计算年终工资并确保按时向税务机关提供准确的信息非常重要。 使用我们上面的年终工资清单作为指南是一个很好的起点。 Connecteam 等工作管理应用程序还可以帮助您记录员工工作时间、福利和 PTO，以确保您的工资记录准确。

但请记住，每个组织的薪资需求都是独特的，并且根据您的业务类型和规模、收入水平、行业等而有所不同。您应该针对您的业务情况寻求具体建议，以确保遵守年终薪资要求和避免任何处罚。

常见问题解答

工资年终责任是什么？

作为企业，您的年终工资责任主要包括：

• 确认您的企业和员工信息是最新的。
• 准备并提交必要的税务表格以报告工资和预扣税。
• 缴纳任何税款。

最常见的工资扣除有哪些？

您需要从员工工资中扣除的具体扣除额取决于几个因素。 然而，一些常见的强制性扣除包括联邦和州所得税、社会保障税和医疗保险税。

免责声明

本网站上提供的有关年终工资单的信息仅供参考。 工资和税务法律和程序会定期发生变化，并可能根据个人情况而有所不同。 虽然我们已尽一切努力确保所提供的信息是最新且可靠的，但我们无法保证其完整性、准确性或对您具体情况的适用性。 因此，我们强烈建议读者寻求财务部门、会计师或财务顾问的指导，以确保遵守适用的法律和法规。 请注意，我们不对根据本网站提供的信息采取或不采取的任何行动承担责任。

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