Yüzlerce HVAC Şirketi Sık Karşılaşılan Zorlukların Üstesinden Gelmek İçin Connecteam'i Seçiyor

Bir HVAC şirketinden sorumlu olmak, hem gerçek hem de mecazi olarak birçok hareketli parçayı kullanmayı gerektirir! Teknisyenler düzenli olarak çeşitli şantiyelere seyahat ediyor, parçalar ve envanter gelip gidiyor, faturalar dosyalanıyor, maaş bordrosu ve programların tamamlanması gerekiyor, filo araçlarının bakıma ihtiyacı var, çalışan katılımı dikkat gerektiriyor ve çok daha fazlası. Ama gün içinde yeterli saat yok.

Tüm bu zorluklarla birlikte, yüzlerce HVAC şirketinin tüm sorunlarının çözümü olarak neden Connecteam'i seçtiğine daha yakından bakmaya karar verdik. Ve her şeyden haberdar olmak için çalışan uygulamamızı tam olarak nasıl kullandıkları.

HVAC şirketlerinin Connecteam'den önce karşılaştığı zorluklar:

• Güvenlik protokolleri izlenmelidir

"Tehlikeler veya olaylar hakkında tüm ekibimizi güncellemek çok zaman alıyor, bu bize çok zaman kaybettirebilir ve hatta personelimizi tehlikeye atabilir. Gerektiğinde güvenlik protokollerinden haberdar olmalarını sağlamak için çalışanları arayarak çok zaman kaybediyoruz. Ve güvenlik protokollerini tartışmak için her bir çalışanın işine yarayan toplantılar planlamamız gerektiği gerçeği, artık uğraşmak istemediğim bir güçlük."

"Güvenlik protokollerini güncellemek, her şeyi yazdırmak ve klasörlere eklemek için yalnızca kağıt israfına neden olur. Bu güncellemeleri birden çok şantiyeye dağıtmak zaman alıyor ve tüm ekibimizin değişikliklerden haberdar olduğundan emin olamayız."

• Raporların sonu yok

"Her rapor geldiğinde, bir hata yapılırsa masa tenisi oynayarak bir ton zaman kaybedebiliriz ve bu, raporu zamanında alırsak bile olur."

“Tüm evrak işleri, kağıt ve Excel elektronik tabloları gibi geleneksel yöntemlerle tamamlanıyor. Formların yönetim tarafından hemen görülmesi ve üzerinde işlem yapılması gerektiğinden, bu tamamen verimsiz bir süreçtir, ancak bu formları her zaman alamıyoruz. Ayrıca e-postayla çok sayıda bilgi ve ek gönderiyoruz ve bu çok zaman alıyor ve herkesin e-postayı açıp okumadığını takip edemiyoruz.”

• Zaman takibi karmaşık bir süreçtir

“Bütün bir günü sadece zaman takibi ve maaş bordrosu ile geçirebilirim ve bu verimli olmuyor çünkü sonsuz Excel elektronik tablosu yığınları ve okunaksız karalamalar arasında takılıp kalıyorum. Bu, hataların yapılmasını çok kolaylaştırıyor.”

"Gördüğüm hatalar yüzünden veya vardiyayı halledecek birini bulmaya çalıştığım için her zaman ekibimle masa tenisi oynuyorum."

Connecteam'in QuickBooks Online ve Gusto ile entegrasyonunun bordro için zaman çizelgelerini kolay ve %100 doğru bir şekilde dışa aktarmaya yardımcı olduğunu da belirtmekte fayda var.

• İç iletişim zor bir iştir

"Tüm personelime herhangi bir şey iletmek kolay değil - Whatsapp ve e-posta kullanmak zorundayım ve mesajın iletildiğinden asla emin olamıyorum. Cesaret verici bir mesaj, olumlu bir inceleme, yeni bir protokol, zorlu hava koşulları, bir İK duyurusu veya her neyse. Mesajlarımı kimin alıp okuduğunu takip edecek bir yöntemim yok ve genellikle gönderdiğimi kimin okuyup okumadığını bilmek benim için çok önemli. Ve bu tür mesajları iletmek için toplantıları koordine etmek, karşılayamayacağımız bir zaman.”

"Ekibim bana her zaman ulaşamıyor çünkü bir düzine görevle uğraşıyorum ve onlara ulaştığımda, genellikle o noktada alakasız oluyor."

Connecteam, sık karşılaşılan zorlukların üstesinden gelmenize nasıl yardımcı olur?

Güvenliği ve farkındalığı bir öncelik haline getirmek

Yüksekte ve yüksek riskli bir ortamda çalışan güvenlik, HVAC şirketlerinin çok önemli bir yönüdür, bu nedenle farkındalığı ve standartları yükseltmek, Connecteam kullanan HVAC şirketleri için ortak bir hedeftir.

• Hızlı ve kolay raporlama : Çalışanlar, hareket halindeyken doğrudan ofise rapor gönderebilir, böylece ilgili ofis veya amir gerçek zamanlı olarak değerlendirip yanıt verebilir.Örneğin, servis ekipmanı raporları ve vinç ve nem raporları.
• Güvenlik dijital kaynakları : tüm güvenlik protokollerinin, ipuçlarının ve kaynakların bir düğmeye dokunarak erişilebilir olduğundan emin olun, ayrıca 'öğrenilen dersler', olay bulguları ve periyodik güvenlik ipuçları gibi önemli materyallere her zaman erişilebilir.
• Devam eden güvenlik eğitimleri : yöneticiler ve güvenlik görevlileri, her çalışanın ilerlemesini izleyebilirler, böylece bir kursu veya testi kimin bitirdiğini görebilirler ve hatta bitirmemiş olanlara hatırlatmalar gönderebilirler.
• Önce güvenlik iletişimi: olay bulma raporları, gerçek zamanlı prosedürel güncellemeler veya zorlu hava koşulları veya kapalı yollar gibi risk faktörleri gibi güvenlikle ilgili güncellemeleri ve protokolleri dağıtmak ve iletmek kolaydır.

Günlük kontrol listeleri ve raporlar

Günlük operasyonları sürdürmek için kontrol listeleri ve raporlar genellikle günlük faaliyetlerden kaynaklanan sürtüşmeleri azaltmak, bilgi akışını otomatikleştirmek ve işle ilgili konular ve çalışan ilişkileri hakkında daha iyi bir gözetim elde etmek için kullanılır. HVAC şirketlerinin Connecteam'de oluşturduğu ortak kontrol listeleri ve raporları şunları içerir:

• Güvenlik tehlikesi gözlemi
• Olay raporu
• Araç kaza raporu
• Güvenlik teftiş formu (denetçiler için)
• Onarım siparişi bileti
• Güvenlik denetimi kontrol listesi
• Masraf geri ödemesi
• Müşteri olay raporu
• Çalışan performans incelemesi

Ayrıca, çalışanlar tarafından gönderilen tüm girişler dijital olarak kaydedilir, önceden tanımlanmış bir e-posta adresine PDF kopyası olarak otomatik olarak gönderilebilir ve bir Excel tablosuna aktarılabilir.

İletişimi kolaylaştırma

Her bir çalışanla iletişim kurmak çok önemlidir, ancak başarması kolay değildir. Connecteam'in iletişim araçları ile sahada çalışanlara ulaşmak ve onlarla iletişim kurmak çok daha kolay:

• Sohbet grupları ve kanalları: günlük iletişimi kolay ve verimli bir şekilde düzene sokmak, ayın çalışanı, kötü hava koşulları, şantiyeye giden en iyi yol, harika müşteri yorumları ve daha fazlası hakkında sohbet etmek için.Bire bir sohbet başlatın veya konuma, departmana veya daha fazlasına göre çeşitlendirilmiş belirli gruplar oluşturun.
• Gerçek zamanlı anlık bildirimler ve güncellemeler: İK güncellemeleri, duyurular, bilgi dağıtımı, güvenlik raporları ve daha fazlası dahil olmak üzere resmi ve gayri resmi duyurular gönderin.
• Çalışan dizini: iş arkadaşlarının, yöneticilerin ve daha fazlasının doğru iletişim bilgilerini bulun.Ada, iş rolüne, departmana vb. göre arama yapın.

Şirket protokolleri anında kullanılabilir

HVAC şirketlerinin, uyumluluğu sağlamak için tüm çalışanlarının bir tıklamayla ortak kaynak materyaline sahip olması gerekir:

• Standart Çalışma Prosedürleri (SOP'ler)
• Güvenlik ve acil durum protokolleri
• çalışan el kitabı
• etik kurallar
• Cinsel tacizi önleme politikası
• Tek tip politika

İnsan kaynakları ihtiyaçları

Bir HVAC şirketinin İK departmanı iletişim, çalışan bağlılığı ve süreçleri otomatikleştirmek için Connecteam'i kullanır.

• Öneriler: İşe alım erişimini artırmak için arkadaşlarınızı veya ailenizi şirketteki bir pozisyon için kolayca önerin.
• Tatil ve hastalık izni talebi: Çalışanlar, taleplerin onaylanması veya reddedilmesi durumunda anında güncelleme alır.
• Kişisel bilgi formu: yeni çalışanlar işe alınırken kişisel bilgiler, iletişim bilgileri, acil durumda iletişim kurulacak kişi, vergi formları/fotoğraflı kimlik vb. belgeler gibi belirli bilgiler gerekir.
• İletişim bilgilerini güncelleme: Çalışanlar doğrudan uygulama üzerinden iletişim bilgilerini kolayca güncelleyebilir ve İK departmanı adres, ad, cep telefonu numarası, e-posta, banka hesap bilgileri ve daha fazla değişiklikten gerçek zamanlı olarak haberdar olur.
• Çalışan memnuniyeti anketleri veya performans incelemeleri: İK, anket göndermek ve yanıtları gerçek zamanlı olarak izlemek için önceden hazırlanmış şablonları kullanabilir veya hatta kendi şablonlarını oluşturabilir.Ayrıca, daha doğru geri bildirim için performans incelemelerini düzenli olarak sürdürmek kolaydır.

Uyumluluk amaçları

HVAC çalışanları uyumlu olmalıdır ve bu, 'Oku ve imzala' formları ve periyodik bilgi tazeleme eğitim kursları aracılığıyla sağlanır. Connecteam ile tüm belgeler günlüğe kaydedilir ve form başına özelleştirilebilen önceden tanımlanmış e-postalara otomatik olarak bir PDF kopyası olarak gönderilir. Ek olarak, kullanıcılar gerektiğinde bir özet raporu dışa aktarabilir.

Belgeleri okuyun ve imzalayın:

• Çalışan el kitabı onayı
• Tek tip anlaşma
• Cinsel tacizi önleme politikası
• Olay bulguları raporu
• Diğer belgeler okunur ve imzalanır.

Periyodik tazeleme eğitimleri şunları içerir:

• Kış sürüşü
• Cinsel taciz eğitimi
• havalandırma eğitimi
• Isıtma ve soğutma sistemi güvenliği
• Protokol tazeleme eğitimi.

Tüm çalışanları eğitmek

Connecteam ile HVAC şirketleri, tüm çalışanlara düzenli olarak ulaşılabilmesi için uygulama aracılığıyla eğitim sunabilir. Buna ek olarak, ilerlemeyi takip edebilir ve eğitimi istediğiniz zaman uygulayabilirsiniz ve çalışanlar materyali kendi zamanlarında tamamlayabilir.

• Sağlık ve güvenlik eğitimi
• Cinsel tacizi önleme eğitimi
• Ekipman kullanımı ve bakımı
• Test ve sınavlar.

Bununla birlikte, bu sadece yeni işe alımlarla ilgili değil, aynı zamanda bilgi boşluklarını önlemek için “kıdemli” çalışanlarınızın mesleki becerilerini sürekli olarak geliştirmekle ilgili değil.

iş planlaması

HVAC şirketleri, karmaşık programlama ihtiyaçlarının üstesinden gelir, ancak Connecteam bunu yönetmeyi çok daha kolaylaştırır:

• Çalışanlara ihtiyaç duydukları tüm bilgileri gerçek zamanlı olarak sevk hizmeti çağrıları yapın. GPS damgaları ile check-in ve check-out saatini ve yerini kaydedin.
• Gerektiğinde çalışanların daha fazla açıklama için vardiya notları ve yorumlar eklemesine izin verin.
• Çalışanların vardiyaları kabul etmesine ve reddetmesine izin verin (isteğe bağlı – devre dışı bırakılabilir).

Connecteam, işletmenizi ölçeklendirmek için çok sayıda yeteneğe sahip, hepsi bir arada bir çalışan yönetimi çözümüdür. Ve inanılmaz fiyatı göz önüne alındığında, yapılması kolay bir seçim. Şimdi ücretsiz denemeye başlayın ve bize [email protected] adresinden bir mesaj göndermekten çekinmeyin.

Daha Fazla Harika Makaleyi Doğrudan Posta Kutunuza Almak İster misiniz? Abone olun