3 ขั้นตอนในการต้อนรับพนักงานใหม่จากระยะไกล ขณะทำงานจากที่บ้าน

COVID-19 ได้เปลี่ยนสภาพแวดล้อมในที่ทำงานไปตลอดกาล

ไม่มีใครบอกว่าการจัดการพนักงานทางไกล (น้อยกว่าการต้อนรับพนักงานใหม่!) จะเป็นเรื่องง่าย เป็นงานที่ยากยิ่งกว่าเมื่อบริษัทมีสถานที่ตั้งหลายแห่งและพยายามรับพนักงานจำนวนมากพร้อมกัน

แต่ไม่ต้องกลัว! การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่และการฝึกอบรมพนักงานใหม่ทางไกลนั้นรวดเร็วกว่า ประหยัดค่าใช้จ่าย และง่ายกว่า เราได้จัดเตรียม 3 ขั้นตอนเพื่อช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับพนักงานใหม่ ในขณะที่ทำงานจากที่บ้าน

ก่อนที่กระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่จะเริ่มต้นขึ้น ให้สร้างรายการตรวจสอบการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ทางไกลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

รายการทั่วไปบางรายการที่คุณต้องรวมไว้ในรายการตรวจสอบทุกรายการประกอบด้วย:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนมีเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้สามารถทำงานได้สำเร็จ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานทางไกลคนใหม่ของคุณจะทำงานจากที่บ้าน คุณต้องแน่ใจว่าพนักงานเหล่านั้นมีคอมพิวเตอร์ แป้นพิมพ์ และเมาส์สำหรับใช้งาน จัดหาซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการปฏิบัติงานประจำวันและลดแรงเสียดทานในแต่ละวัน

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนได้รับสิ่งของที่มีตราสินค้าของบริษัทและของขวัญต้อนรับเล็กน้อย เช่น แก้วมัคหรือเสื้อกันหนาว

3. กรอกเอกสารและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด

4. จัดหาพนักงานใหม่ที่มีประสบการณ์และมีประสบการณ์เพื่อช่วยให้คำปรึกษาแก่พวกเขา HBR ให้ข้อสังเกตว่า “สิ่งสำคัญคือผู้ให้คำปรึกษาอย่างไม่เป็นทางการคนนี้จะต้องเป็นคนละคนกับผู้จัดการของบุคคลนั้น เพื่อให้พนักงานใหม่รู้สึกสบายใจที่จะถามคำถามใด ๆ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ พนักงานใหม่ทุกคนจะและควรมีคำถามไม่รู้จบ และสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้พวกเขารู้สึกไม่แน่ใจว่าควรถามใคร”

5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนเข้าใจวัฒนธรรมและค่านิยมของบริษัท จัดเตรียมคู่มือพนักงานและนโยบายและขั้นตอนทั้งหมดที่คุณคาดหวังให้พวกเขาปฏิบัติตาม

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจมาตรฐานการสื่อสารภายในของบริษัทและช่องทางการสื่อสารที่จะใช้

7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ทุกคนมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของตน HBR กล่าวว่า “พนักงานใหม่ควรตระหนักว่าความรับผิดชอบของพวกเขาเหมาะสมกับความสำเร็จโดยรวมของบริษัทอย่างไร เมื่อบุคคลเข้าร่วมทีม ผู้จัดการการจ้างงานควรแบ่งปันการสื่อสารและการนำเสนอที่สำคัญที่ผู้นำขององค์กรทำเกี่ยวกับทิศทางและเป้าหมายของบริษัท เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถนำเสนองานของเขาหรือเธอในบริบทของทั้งหมด ".

8. กำหนดให้พนักงานใหม่จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้จัดการโดยตรง หัวหน้าทีม และเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้พวกเขาได้รู้จักทีม

9. ฝึกอบรมพนักงานใหม่ด้วยการใช้เทคโนโลยี เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงาน เพื่อให้การฝึกอบรมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

10. กำหนดการประชุมอย่างสม่ำเสมอในช่วง 3 เดือนแรกของพนักงาน เพื่อตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการเริ่มต้นทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

นี่คือสิ่งสำคัญบางประการที่คุณควรให้ความสำคัญเมื่อสร้างรายการตรวจสอบการรับพนักงาน สิ่งที่สำคัญที่สุดในรายการนี้คือการจัดหาเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสมให้กับพนักงานของคุณเพื่อทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานนั้นง่ายและมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ไม่ต้องพูดถึง เครื่องมือและเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถใช้ในชีวิตประจำวันเพื่อลดการใช้ปากกาและกระดาษด้วยตนเอง และเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานประจำวัน

เครื่องมือและเทคโนโลยีในปัจจุบันทำให้งานของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและเจ้าของธุรกิจง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการพนักงาน

พวกเขาไม่เพียงรวมศูนย์การจัดการพนักงานเกือบทุกด้านเท่านั้น แต่ยังลดจำนวนของกระบวนการใช้ปากกาและกระดาษด้วยตนเอง เช่น การจัดตารางเวลา การต้อนรับพนักงานใหม่ การติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงานอย่างแม่นยำ การจ่ายเงินเดือน งานประจำวัน และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังมีผลกระทบโดยตรงและเชิงบวกต่อประสิทธิภาพการทำงาน ความผูกพัน ขวัญกำลังใจ และความรับผิดชอบของพนักงาน

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานสามารถใช้เพื่อเตรียมความพร้อมและฝึกอบรมพนักงานทางไกลรายใหม่ได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว คุ้มค่า และมีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงาน เช่น Connectteam สามารถยกระดับกระบวนการเริ่มต้นและการฝึกอบรมของคุณไปอีกขั้นด้วยวิธีการต่อไปนี้:

1. ส่งเอกสารและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดที่พนักงานใหม่กรอกโดยตรงผ่านแอพมือถือไปยังโทรศัพท์ส่วนตัวของพนักงาน
2. สร้างหลักสูตรการฝึกอบรมและแบบทดสอบที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่สำหรับพนักงานหรือแผนกแต่ละคน
3. เอกสารการฝึกอบรมทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากโทรศัพท์มือถือของพนักงาน
4. พนักงานใหม่สามารถทำการฝึกอบรมให้เสร็จสิ้นได้ตามต้องการและจากสถานที่ใดก็ได้
5. ผู้จัดการมีการดูแลและควบคุมจังหวะการทำงานของพนักงานใหม่อย่างสมบูรณ์ด้วยการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ เมื่อพนักงานจบหลักสูตรการฝึกอบรมแล้ว ผู้บริหารระดับสูงจะได้รับการแจ้งเตือนและพนักงานสามารถทำงานต่อไปได้
6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจเนื้อหาด้วยแบบทดสอบที่ปรับแต่งได้
7. ทำให้หลักสูตรการฝึกอบรมสนุกสนานและมีส่วนร่วมด้วยวิดีโอ ลิงก์ แบบสำรวจ PDF และอื่นๆ
8. สร้างรายงานที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่จากข้อมูลที่ส่งออกจากการฝึกอบรมและแบบทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมของคุณมีประสิทธิภาพ
9. จัดเตรียมคู่มือ นโยบาย และระเบียบปฏิบัติของพนักงานใหม่ทั้งหมดผ่านศูนย์ความรู้ดิจิทัล ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ของพนักงาน
10. หลังจากการฝึกอบรมเสร็จสิ้น พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการฝึกอบรมได้โดยตรงผ่านแอป ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำการปรับปรุงที่จำเป็นกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน
11. ไดเร็กทอรีพนักงานในแอปและการส่งข้อความในแอปช่วยให้พนักงานใหม่ติดต่อกับใครก็ตามที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง พนักงานใหม่สามารถค้นหาเพื่อนร่วมงานได้ง่ายๆ โดยค้นหาจากชื่อหรือกรองตามแผนก

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการพนักงาน คุณไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่ด้วยตนเองหรือพกแฟ้มเอกสารจำนวนมาก ด้วย Connecteam กระบวนการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมจะเป็นแบบดิจิทัลทั้งหมด รวดเร็ว และง่ายดาย — แม้แต่พนักงานที่ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีของคุณ

ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมของคุณด้วย Connectteam วันนี้!

ทดลองใช้ฟรี 14 วัน ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต

เริ่มทดลองใช้งานฟรี

เราทราบดีว่าการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมพนักงานใหม่เป็นเรื่องยาก แม้ว่าจะอยู่ในสำนักงานก็ตาม นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการสร้างกลยุทธ์การเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมที่มั่นคงจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จ นอกจากนี้ยังมีเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ เพื่อรับประกันว่าขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น

1. อย่าทำให้การประชุมเป็นทางการทุกครั้ง นอกจากนี้ คุณยังต้องการให้พนักงานใหม่ได้รู้จักทุกคนในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นทางการอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าการประชุมเสมือนจริงสำหรับเกม Ice Breaker สนุกๆ เพื่อให้พนักงานได้รู้จักกันมากขึ้น
2. รับประทานอาหารกลางวันร่วมกัน แม้ว่าพนักงานจะไม่อยู่ในสำนักงาน แต่ก็ยังดีที่ได้รับประทานอาหารกลางวันด้วยกัน คุณยังสามารถส่งอาหารให้พนักงานถึงบ้านได้โดยตรง ให้ทุกคนโทรผ่าน Zoom และสนุกได้เลย!
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่เข้าใจลำดับชั้นของบริษัท พวกเขาจะทำงานร่วมกับใคร พวกเขาจะรายงานใคร และอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รู้จักสมาชิกสองสามคนจากแต่ละทีม
4. ให้พนักงานทำวิดีโอแนะนำตัวความยาว 15-30 วินาที มีช่องทางการสื่อสารเพื่อแนะนำและทำความรู้จักกับพนักงานใหม่โดยเฉพาะ ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการพนักงาน เช่น Connectteam คุณสามารถแนะนำพนักงานใหม่บนฟีดโซเชียลดิจิทัลได้ อนุญาตให้เพื่อนร่วมงานกดถูกใจ แสดงความคิดเห็น และต้อนรับพนักงานใหม่ในขณะเดียวกันก็เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
5. สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดีและสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี การวิจัยแสดงให้เห็นว่า “ไม่เพียงแต่สภาพแวดล้อมที่อันตรายต่อประสิทธิภาพการทำงานเมื่อเวลาผ่านไปเท่านั้น แต่สภาพแวดล้อมที่เป็นบวกจะนำไปสู่ผลประโยชน์อย่างมากสำหรับนายจ้าง ลูกจ้าง และผลกำไร”

อย่างที่เราพูดไปก่อนหน้านี้ เราทราบดีว่าการเริ่มงานและการฝึกอบรมเป็นเรื่องเครียดสำหรับทั้งผู้จัดการและพนักงานใหม่ นั่นเป็นเหตุผลที่ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่ใช่ทุกแง่มุมของกระบวนการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมที่จริงจังและเกี่ยวข้องกับงานทำให้ประสบการณ์สนุกและมีส่วนร่วมมากขึ้น!

บรรทัดล่างสุด: ขั้นตอนในการต้อนรับพนักงานใหม่ขณะทำงานจากที่บ้าน

สถานการณ์ทั่วโลกในปัจจุบันได้เปลี่ยนแปลงวิธีการที่ธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ เข้าร่วมและฝึกอบรมพนักงานใหม่ และดูเหมือนว่ากระบวนการเหล่านี้จะยังคงอยู่ต่อไป

การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่และการฝึกอบรมพนักงานใหม่ทางไกลนั้นคุ้มค่า ง่าย และรวดเร็ว นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทและองค์กรที่ต้องการเตรียมความพร้อมและฝึกอบรมพนักงานใหม่จำนวนมาก นอกจากนี้ สำหรับพนักงานทางไกล ไม่จำเป็นต้องนำพนักงานเหล่านั้นเข้าร่วมการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัว

เพื่อให้การฝึกอบรมและต้อนรับพนักงานใหม่ทางไกลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ขณะที่ทำงานจากที่บ้าน ให้สร้างรายการตรวจสอบการรับพนักงานจากทางไกล จัดหาเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสมให้กับพนักงานใหม่เพื่อรับประกันกระบวนการเตรียมความพร้อมที่ราบรื่น และทำให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่รู้สึกสบายใจ ของทีมและตระหนักถึงวัฒนธรรมและค่านิยมของบริษัท