เทมเพลตอีเมลคำขอประชุม + หัวเรื่อง

ซูจาน พาเทล

• 23 เมษายน 2566

ไม่มีความลับ: ผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการที่มีอำนาจในการตัดสินใจกำลังยุ่งอยู่ หากคุณส่งอีเมลและโทรหาลูกค้า ส่งอีเมลขอการประชุมทางธุรกิจ หรือพยายามเสนอผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า เป็นเรื่องง่ายที่คนเหล่านี้จะใช้ตารางงานที่ยุ่งเป็นข้ออ้างในการปัดคุณก่อนที่คุณจะมีโอกาส เพื่อพิสูจน์คุณค่าของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการดึงดูดความสนใจของพวกเขาคือการพบพวกเขาในที่ที่พวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่แล้ว: ในกล่องจดหมาย คนทั่วไปใช้เวลามากกว่าสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการอ่าน เขียน และตอบอีเมล ดังนั้นจึงมีโอกาสที่ดีที่คุณจะติดต่อพวกเขาที่นั่นได้

อีเมลขอการประชุมคืออะไร?

อีเมลการเรียกประชุมคืออีเมลใดๆ ที่ส่งไปเพื่อขอจัดกำหนดการประชุมกับผู้อื่น โดยปกติจะถามว่าผู้รับมีเวลาพูดคุยหรือนัดหมายที่จะพูดหรือไม่ สิ่งนี้ใช้กับทั้งการประชุมเสมือนจริงและการประชุมด้วยตนเอง

โดยปกติแล้วการประชุมจะครอบคลุมหัวข้อเฉพาะในเชิงลึก ในหลายกรณี รายการเหล่านี้เป็นสิ่งที่ดำเนินการได้และต้องมีการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น บางคนอาจส่งอีเมลการเรียกประชุมเพื่อพยายามกำหนดเวลาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับงบประมาณของธุรกิจหรือการริเริ่มทางการตลาด

แน่นอนว่ามีหลายวิธีในการขอกำหนดเวลาการประชุม ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ ต่อหน้า หรือทางอีเมล อย่างไรก็ตาม การส่งอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเป็นวิธีที่ดีเป็นพิเศษ เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้วางแผนการใช้คำพูดและน้ำเสียงได้อย่างรอบคอบ หลีกเลี่ยงความผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดที่น่าอายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการสนทนาแบบกะทันหัน

นอกจากนี้ การส่งคำขอการประชุมทางอีเมลเป็นวิธีที่ง่ายกว่าในการติดตามแผนของคุณ ดังนั้นทั้งสองฝ่ายสามารถเพิ่มเวลาและวันที่ของการประชุมที่เสนอไปยังปฏิทินของพวกเขาหรือกลับไปที่อีเมลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตได้อย่างรวดเร็ว

การส่งอีเมลการเรียกประชุมเป็นขั้นตอนพื้นฐานขั้นตอนแรกที่จำเป็นในการทำตามกำหนดการของบุคคลที่มีงานยุ่ง นี่คือวิธีที่คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบรับเชิงบวก

1. ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลการร้องขอการประชุม
2. ทำให้ลำดับการเข้าถึงของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
3. เทมเพลตอีเมลการร้องขอการประชุม
4. ตรวจสอบข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์อีกครั้ง
5. ติดตามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ
6. วิธีใช้เทมเพลตอีเมล
7. อุ่นเครื่องโอกาสทางโซเชียลมีเดีย

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลการร้องขอการประชุม

โปรดจำไว้ว่าผู้คนได้รับอีเมลจำนวนมาก ดังนั้นจงให้ความสำคัญกับคุณ อีเมลการเรียกประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นตัวกำหนดทิศทางของการประชุมเอง คุณคงไม่อยากปล่อยให้ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ (แต่เกิดขึ้นได้ง่าย) มาขัดขวางไม่ให้คุณได้รับสิ่งที่คุณต้องการ

วิธีค้นหาและยืนยันที่อยู่อีเมล

ขั้นแรก หาข้อมูลบุคคลที่คุณส่งอีเมลถึงเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นคนที่คุณต้องติดต่อด้วย จากนั้น หากคุณแน่ใจว่าคุณมีคนที่ถูกต้อง ให้ตรวจสอบชื่อ การสะกด ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท และข้อมูลการติดต่อ

ข้อมูลการติดต่อที่ไม่ถูกต้องทำให้เสียเวลาถึง 27.3% ของเวลาของตัวแทนขายในแต่ละปี และอีเมลที่ส่งไปผิดคนอาจทำให้ไม่ได้รับคำตอบ นอกจากนี้ยังสามารถทำให้ความน่าเชื่อถือของคุณได้รับผลกระทบ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีอีเมลที่ถูกต้อง คุณสามารถใช้เครื่องมือที่ออกแบบมาสำหรับการยืนยันอีเมลโดยเฉพาะ:

• ตัวอย่างเช่น Voila Norbert ตรวจสอบอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถส่งได้และป้องกันการตีกลับ ทำได้โดยการตรวจสอบอีเมลกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่มาก
• Email Hunter เป็นอีกเครื่องมือในการค้นหาอีเมลที่ทรงพลัง หากคุณทราบเพียงชื่อโดเมนของบริษัท ให้ป้อนชื่อนั้นเพื่อค้นหารายชื่อที่อยู่อีเมลของพนักงานและรูปแบบอีเมลทั่วไป เช่น {first}@hunter.io

ซึ่งแตกต่างจากการยืนยันด้วยตนเอง เครื่องมืออัตโนมัติเหล่านี้สามารถผ่านรายการอีเมลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลาในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณจะส่งต่อไปยังบุคคลที่คุณต้องการให้เข้าถึง และอีเมลของคุณจะไม่ขึ้นบัญชีดำ

มีเครื่องมือยืนยันอีเมลจำนวนมาก ซึ่งหลายเครื่องมือรายงานความถูกต้องสูงถึง 98% และยืนยันอีเมลหลายล้านฉบับแล้ว

กรุณาตรวจสอบ!

แม้ว่าคุณจะจัดหาผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจากที่อื่น แต่ List Cleaner ของ Mailshake ที่ขับเคลื่อนโดย Voila Norbert จะเพิ่มระดับการป้องกันจากที่อยู่อีเมลที่ไม่ดี

หากคุณกำลังใช้เครื่องมือจัดตารางเวลา ให้ส่งอีเมลทดสอบถึงตัวคุณเองเพื่อที่คุณจะได้เห็นว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะเห็นอะไร และเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณควรรู้ว่าคุณกำลังให้ประสบการณ์แบบใดแก่ผู้รับ หากการจัดกำหนดการประชุมเป็นเรื่องยากหรือสับสนเกินไปสำหรับพวกเขา พวกเขาก็จะดำเนินการต่อไป

ดับเบิ้ลลงบนหัวเรื่อง

บรรทัดหัวเรื่องอีเมลเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดเพียงส่วนเดียวในอีเมลของคุณ แต่บ่อยครั้งเกินไป บรรทัดหัวเรื่องเหล่านี้มักถูกมองว่าเป็นเพียงส่วนหลัง การศึกษาแสดงให้เห็นว่า 47% ของอีเมลถูกเปิดโดยอิงตามหัวเรื่องเพียงอย่างเดียว ดังนั้นการเขียนส่วนหัวที่ชนะใจจึงเป็นสิ่งสำคัญในการเข้าใกล้การประชุมมากขึ้น

หัวเรื่องที่ไม่อาจต้านทานมีลักษณะอย่างไร รวมถึงวันที่ประชุมและชื่อของผู้รับอีเมลได้รับการแสดงเพื่อเพิ่มอัตราการเปิด นอกจากนี้ การจำกัดหัวเรื่องไว้เพียงสามหรือสี่คำจะส่งผลให้อัตราการตอบกลับสูงสุด

รสชาติที่ใช่

อีเมลที่มีภาษาที่อ่านยากหรือเป็นสแปม โดยเฉพาะในหัวเรื่อง มีโอกาสน้อยที่จะถูกอ่านและมีแนวโน้มที่จะถูกส่งไปที่โปรโมชันหรือสแปม ตัววิเคราะห์การคัดลอกอีเมล ของ Mailshake ให้คำติชมแบบเรียลไทม์และคำแนะนำสำหรับการปรับปรุงความสามารถในการส่งและการอ่าน

ลองชมวิดีโอสั้นๆ นี้เพื่อเรียนรู้วิธีการเขียนหัวเรื่องและการเปิดสำเนาอีเมล

ทำให้ลำดับการเข้าถึงของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

กลุ่มเป้าหมายของคุณอาจมีจำนวนมาก ดังนั้นหากคุณเข้าถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหลายร้อยรายทุกสัปดาห์ เป็นไปไม่ได้ที่จะติดตามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าทั้งหมดด้วยตนเอง

นั่นเป็นเหตุผลที่เครื่องมือการมีส่วนร่วมในการขายอย่าง Mailshake มีความสำคัญต่อการสร้างลำดับอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพและปรับขนาดได้

ด้วย Mailshake คุณสามารถ:

• ปรับแต่งอีเมลของคุณเป็นกลุ่มด้วยคุณสมบัติจดหมายเวียนอันทรงพลัง
• ตอบกลับโอกาสในการขายโดยตรงจากแดชบอร์ด Mailshake ด้วย Lead Catcher
• กำหนดเวลาอีเมลติดตามที่หยุดชั่วคราวหรือเรียกใช้โดยขึ้นอยู่กับว่าผู้รับเปิดอีเมล คลิกลิงก์ หรือตอบกลับ
• กำหนดระยะเวลาระหว่างการติดตาม (5 วันระหว่างอีเมลฉบับแรกและฉบับที่สอง 7 วันระหว่างฉบับที่สองและฉบับที่สาม เป็นต้น) และวันและเวลาที่คุณต้องการให้ส่ง (เช่น ระหว่าง 8.00 น. ถึง 6.00 น.) น.ของวันธรรมดา)
• เพิ่มประสิทธิภาพสำเนาของคุณและกลยุทธ์การเข้าถึงโดยรวมโดยการทดสอบ A/B ของหัวเรื่อง สำเนาเนื้อหา และลำดับแคมเปญทั้งหมด
• ด้วยการผสานรวมแบบเนทีฟกับ CRM ของคุณและการผสานรวมของบุคคลที่สามกับเครื่องมือซอฟต์แวร์หลายร้อยรายการผ่าน Zapier คุณสามารถทำให้การเข้าถึงของคุณเป็นแบบอัตโนมัติยิ่งขึ้นด้วยการเรียกใช้งานแคมเปญเมื่อมีคนดาวน์โหลด eBook จองการประชุม หรือลงทะเบียนสำหรับการสาธิต

หากโซเชียลมีเดียและโทรศัพท์เป็นส่วนหนึ่งของจังหวะการเผยแพร่ของคุณ (โปรดอ่านต่อไปเพื่อดูว่าเหตุใดคุณจึงควรเป็นเช่นนั้น) คุณสามารถรวมจุดติดต่อเหล่านั้นไว้ในลำดับการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ของคุณด้วย Mailshake Sales Engagement

บรรทัดล่างสุด: เมื่อทำถูกต้อง ระบบอัตโนมัติอาจเป็นอาวุธลับของคุณในการจองการประชุมเพิ่มเติม แพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติ เช่น Mailshake สามารถช่วยคุณขยายการเข้าถึงโดยไม่ลดทอนความเป็นส่วนบุคคลหรือคุณภาพ

เทมเพลตอีเมลคำขอประชุม

ปรับแต่งคำขอของคุณ (พร้อมตัวอย่าง)

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุด (และฟรี!) ในคลังแสงการขายของคุณ ผู้ซื้อ B2B ไม่เพียงตอบสนองต่อการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเท่านั้น แต่พวกเขายังคาดหวังอีกด้วย ผู้ซื้อมากกว่า 80% ต้องการให้แบรนด์รู้จักพวกเขา ในขณะที่ 87% กล่าวว่าการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณส่งผลดีต่อการรับรู้ของบริษัท

คำสั่งพิเศษ

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จในการเข้าถึงอีเมลแบบเย็น ใช้ จดหมายเวียน เพื่อกรอกชื่อ บริษัท รางวัลล่าสุด และรายละเอียดส่วนตัวอื่นๆ เกี่ยวกับผู้รับของคุณ

ต่อไปนี้เป็นหัวเรื่องที่เรียบง่ายและเป็นส่วนตัวที่คุณสามารถคัดลอกและวางลงในอีเมลเรียกประชุมของคุณ:

• มีเวลาคุยกันไหม คาเรน?
• ขออาหารกลางวันเพื่อธุรกิจกับจอห์น
• [บริษัทของคุณ] + [บริษัทของพวกเขา] ประชุม?

จากนั้นรวมหัวเรื่องเหล่านี้เข้ากับสำเนาอีเมลส่วนบุคคล เช่น:

สวัสดีเจเน็ต

John Hughes เพื่อนร่วมงานของฉันแนะนำให้คุณเป็นนักออกแบบกราฟิกที่โดดเด่น บริษัทของฉันทำงานร่วมกับนักออกแบบกราฟิกและครีเอทีฟอื่นๆ เพื่อช่วยให้พวกเขาทำการตลาดบริการได้ดียิ่งขึ้น และฉันต้องการพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับงานของคุณและดูว่าฉันสามารถช่วยขับเคลื่อนธุรกิจในแบบของคุณได้หรือไม่

คุณพร้อมสำหรับการประชุมกาแฟในเวลา 9.00 น. ของวันจันทร์ (อาหารของฉัน) ไหม แจ้งให้เราทราบภายในวันศุกร์ว่าจะได้ผลสำหรับคุณหรือไม่

คุยกันเร็วๆ นี้
ลอร่า

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

กรณีศึกษา

Banzai ช่วยให้บริษัทเทคโนโลยี B2B ขับเคลื่อนกิจกรรมการตลาดภาคสนาม และในภูมิประเทศที่มีผู้คนหนาแน่น สิ่งสำคัญคือต้องทำให้แน่ใจว่าข้อความของคุณเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ Banzai ใช้ Mailshake เพื่อขับเคลื่อน 80% ของการสาธิตผลิตภัณฑ์ เรียนรู้ว่าพวกเขาทำได้อย่างไร

มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับคำขอของคุณ

ในแง่บวก เวลาเฉลี่ยที่คนๆ หนึ่งใช้ในการอ่านอีเมลเพิ่มขึ้นเป็นประมาณ 11.1 วินาที (เพิ่มขึ้น 7% ตั้งแต่ปี 2011) อย่างไรก็ตาม นั่นยังไม่ใช่เวลามากนักในการสร้างความประทับใจ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องพูดให้ตรงประเด็น

อธิบายให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงอยากพบเพื่อที่พวกเขาจะได้ใช้เวลาของพวกเขา (และของคุณ) ให้คุ้มค่าที่สุด หากพวกเขาต้องใช้เวลาค้นหาว่าคุณต้องการอะไร คำตอบก็น่าจะเป็น 'ไม่' นี่คือตัวอย่างที่ดีจาก Priority Matrix:

สวัสดีเบ็น

คาร์ลจาก Appcues

เป็นเรื่องดีที่ได้พูดคุยกับคุณเกี่ยวกับ {{หัวข้อจากการสื่อสารครั้งล่าสุด}}

ฉันได้รับการติดต่อเพราะทราบว่าคุณเพิ่ง {{something that their or their company is doing}}

ฉันมีแนวคิดบางอย่างเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถนำ {{หัวข้อหรือแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่เป็นประโยชน์}} ไปใช้ และฉันคิดว่าฉันอาจช่วยคุณได้

สัปดาห์หน้าคุณมีเวลาโทรหรือดื่มกาแฟด้วยกันไหม

ฉันสัญญาว่าจะไม่ใช้เวลาของคุณมากเกินไป ฉันซาบซึ้งมากที่คุณสละเวลาเพื่อฟังเรื่องนี้

คาร์ล

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ทำให้ง่ายที่จะพูดว่า 'ใช่'

คุณเป็นคนส่งคำขอการประชุมทางธุรกิจทางอีเมล ดังนั้นความรับผิดชอบเดียวที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณควรมีคือการตกลงและปรากฏตัว คุณจะต้องทำการยกของหนักส่วนใหญ่หรือทั้งหมด เช่น เลือกสถานที่และแนะนำวันที่และเวลาที่สะดวก ยิ่งพวกเขาทำงานน้อยลง คุณก็ยิ่งดูดีขึ้น และมีแนวโน้มที่พวกเขาจะตอบว่า 'ใช่' มากขึ้นเท่านั้น

คุณควรแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้าว่าคุณคาดว่าการประชุมจะกินเวลานานเท่าใด กลุ่มเป้าหมายของคุณจำเป็นต้องรู้ว่าคุณขอเวลาเท่าไร

หลีกเลี่ยงความคลุมเครือ ทำคำขอของคุณให้กระชับและเป็นรูปธรรม พวกเขาจะมีคำถามน้อยลงเกี่ยวกับการประชุม และจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น

นี่คือตัวอย่างอีเมลคำขออื่นที่คุณสามารถแก้ไขเพื่อการใช้งานของคุณเอง:

เรื่อง: มีเวลาสำหรับการประชุมด่วน?

สวัสดีไมค์

ฉันชื่อไคล์ เป็นผู้อำนวยการฝ่ายขายสำหรับ Career Services Inc. ฉันสังเกตเห็นว่าคุณมีหลายตำแหน่งที่จะบรรจุในบริษัทของคุณ และฉันต้องการนัดประชุมกับคุณเพื่อดูว่าการทำงานร่วมกันที่อาจเป็นประโยชน์หรือไม่ เราทั้งคู่ คุณจะไปพบที่สำนักงานของคุณหรือของเราในวันพฤหัสบดีหน้าเวลา 11.00 น. ได้ไหม

ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ. โปรดอย่าลังเลที่จะแนะนำสถานที่หรือเวลาอื่นหากไม่ได้ผลสำหรับคุณ

ความนับถือ,
ไคล์

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ขอคำตอบ

การใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ส่วนท้ายของอีเมลจะทำให้คำขอการประชุมทางธุรกิจของคุณเต็มวง คุณได้ทำงานอย่างหนักเพื่อเลือกผู้ที่จะกำหนดเป้าหมาย รับข้อมูลการติดต่อ ค้นหาวันที่ เวลาและสถานที่ประชุม และเขียนข้อความของคุณ การไม่รวมคำขอตอบกลับอาจบั่นทอนความพยายามทั้งหมดของคุณและขัดขวางผู้รับจากการดำเนินการ

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถขอให้ตอบกลับการเรียกประชุมของคุณ:

• “อย่าลังเลที่จะตอบกลับอีเมลนี้โดยตรง หรือโทรหาฉันที่ 123-456-7890”
• “ใช้ปฏิทินของฉันเพื่อเลือกวันและเวลาที่เหมาะกับคุณที่สุด”
• “รอคอยที่จะตอบสนองของคุณ!”
• “แจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการของคุณเป็นอย่างไร และเราจะไปจากที่นั่น”

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจำกัด CTA ของคุณไว้ที่คำขอหรือการดำเนินการเพียงรายการเดียว เพื่อลดความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำต่อไป มีการแสดง CTA เดี่ยวเพื่อเพิ่มอัตราการตอบกลับเกือบ 400% นอกจากนี้ยังไม่ต้องใช้การคาดเดาจากสมการว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะยอมรับการเรียกประชุมได้อย่างไร

เพิ่มลงในเมนู

บันทึกอีเมลที่มีประสิทธิภาพดีที่สุดเป็นเทมเพลต เพื่อให้คุณและเพื่อนร่วมทีมใช้งานได้อีกครั้ง

ตรวจสอบข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์อีกครั้ง

แม้ว่าเครื่องมือตรวจการสะกดเช่น Grammarly สามารถตรวจจับการสะกดผิดหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์จำนวนมาก แต่ก็ไม่สามารถป้องกันความผิดพลาดได้ การวิจัยแสดงให้เห็นว่าความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวในสำเนาอีเมลของคุณก็สามารถทำลายความน่าเชื่อถือของคุณได้

แม้แต่แบรนด์ใหญ่และบริษัทระดับไฮเอนด์อย่าง Pepsi และ General Motors ก็ไม่รอดพ้นจากความผิดพลาด HubSpot เผยแพร่บทสรุปของการสะกดผิดที่มีรายละเอียดสูง (รวมถึงของตัวเองด้วย) เพื่อแสดงให้เห็นว่าไม่มีใครสมบูรณ์แบบ ฝึกพิสูจน์อักษรอีเมลเรียกประชุมให้เป็นนิสัย (และเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรอื่นๆ ทั้งหมด!) เพื่อที่คุณจะไม่พลาดการประชุมเนื่องจากข้อผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงได้ง่าย

ติดตามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ

คุณส่งคำขอการประชุมทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ และ … จิ้งหรีด

ก่อนอื่นอย่าตกใจ แม้จะมีเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนต่อเวลา คุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับทันที มีสาเหตุหลายประการที่อาจเกิดขึ้น:

• ผู้รับไม่ได้รับหรือเห็นอีเมลของคุณ
• เวลา วันที่ หรือสถานที่ที่คุณระบุในการเรียกประชุมของคุณใช้ไม่ได้
• พวกเขาลืมตอบเพราะงานยุ่ง
• พวกเขาลบอีเมลของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ที่ไม่ถูกต้อง
• พวกเขาไม่สนใจ

อย่าใช้การไม่ตอบเป็นคำตอบ ความไม่สนใจเป็นเพียงสาเหตุเดียวที่ทำให้คุณหลอกหลอน วิธีเดียวที่จะทราบได้อย่างแน่นอนคือการติดตามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ

การศึกษาแสดงให้เห็นว่า 50% ของยอดขายเกิดขึ้นหลังจากการติดตามครั้งที่ 5 แต่ 44% ของพนักงานขายหยุดติดต่อหลังจากพยายามครั้งแรก การติดตามอีเมลการเรียกประชุมของคุณสามารถช่วยให้คุณมีการประชุมมากขึ้นได้อย่างแน่นอน และหวังว่าจะได้ยอดขายที่มาพร้อมกับอีเมลเหล่านั้นด้วย

ดีจนหยดสุดท้าย

เพิ่ม การติดตามอัตโนมัติ ในลำดับแคมเปญของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะได้รับ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการติดตามการเรียกประชุมที่คุณสามารถปรับแต่งตามความต้องการของคุณเองได้:

สวัสดีพอล

ฉันขอพบคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว แต่ไม่มีใครในทีมของคุณตอบกลับมา ฉันคิดว่าบริษัทของเราอาจได้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกัน และต้องการพบคุณเพื่อหารือ

ฉันเข้าใจถ้าคุณยุ่ง หากคุณคิดว่ามันเหมาะสมที่เราจะพูดคุยกัน โปรดแจ้งให้เราทราบว่าปฏิทินของคุณมีลักษณะอย่างไร

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ,
ไบรอัน

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

7 วิธีในการใช้เทมเพลตอีเมลในปี 2023

การคัดลอกวางไม่เคยทำงาน ไม่มีตัวแทนฝ่ายขายคนใดควรคาดหวังเพียงแค่วางเทมเพลตลงในอีเมลเปล่า สลับชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า กด "ส่ง" และคาดว่าจะเห็นผลลัพธ์ ผู้ซื้อเข้าใจดี พวกเขาสามารถบอกได้ว่าเมื่อใดที่พวกเขาถูกโจมตีด้วยเทมเพลตแทนที่จะเป็นอีเมลที่เป็นส่วนตัวและเป็นของแท้ – และพวกเขาไม่น่าจะรู้สึกประทับใจ

คุณควรใช้เทมเพลตอย่างไร อีเมลใดที่เหมาะกับการใช้งานมากที่สุด และพวกเขาต้องการการแก้ไขในระดับใดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

1. เทมเพลตเหมาะที่สุดสำหรับข้อความที่ทำซ้ำได้

Rex มักใช้เทมเพลตสำหรับข้อความที่ทำซ้ำได้บ่อยๆ เช่น การติดตามผลการประชุม เป้าหมายเดียวกัน ข้อมูลเดียวกัน แต่สถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การติดต่อทางอีเมลแบบเย็นชาล่ะ คุณควรทิ้งเทมเพลตทั้งหมดหรือไม่ ไม่ได้อย่างแน่นอน. แต่การใช้มันต้องใช้ความพยายามเพิ่มขึ้นเล็กน้อยในส่วนของคุณ

2. สิ่งที่ได้ผลสำหรับธุรกิจหนึ่งไม่จำเป็นต้องได้ผลสำหรับคุณ

อย่าใช้บทความที่บอกว่า “เทมเพลตอีเมลนี้สร้างยอดขายใหม่สุทธิ $1 ล้านในสามเดือน” ที่มูลค่าที่ตราไว้ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการคัดลอกอีเมลมีส่วนสำคัญ แต่อุตสาหกรรม ผลิตภัณฑ์ ราคา สถานที่ และปัจจัยอื่นๆ

3. ใช้เทมเพลตเป็นแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์

โอกาสที่คุณจะได้รับข้อความอีเมลจำนวนมากด้วยตัวคุณเอง หรือคุณอาจเคยเห็นตัวอย่างดีๆ ที่โพสต์บน LinkedIn อย่าเพิ่งฉ้อฉลพวกเขา แต่คุณควรใช้มันเป็นแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์อย่างแน่นอน เช่นเดียวกับรูปแบบมีมจำนวนนับไม่ถ้วนบน Twitter ไม่มีอะไรผิดที่จะเลือกใช้รูปแบบที่ชนะและปรับให้เข้ากับการใช้งานของคุณเอง

4. ถามตัวเองว่า: เหมาะสมหรือไม่ที่จะใช้ประโยชน์จากเทมเพลตข้อเสนอ

อีเมลที่มีประสิทธิภาพสูงสุดบางฉบับเกี่ยวข้องกับข้อเสนอพิเศษ เช่น การทดลองใช้งานฟรีและส่วนลดมากมาย ข้อเสนอคือ เหตุผล ที่ข้อความเหล่านี้ประสบความสำเร็จ ดังนั้นจึงไม่มีประเด็นอะไรในการส่งอีเมลที่คล้ายกัน แต่มีข้อเสนอที่น่าสนใจน้อยกว่ามาก มันจะไม่ทำงาน

5. เมื่อทำการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ให้ทำการวิจัยเป็นชุดๆ

Rex ใช้เวลาครั้งละสองชั่วโมงใน LinkedIn เพื่อเลือกข้อเท็จจริงที่สำคัญเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของเขา เมื่อใช้ข้อเท็จจริงเหล่านั้น เขาจะสร้างประโยคเดียวสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแต่ละรายที่สามารถใส่ลงในเทมเพลตอีเมลได้โดยตรง ในช่วงเวลานั้น เขามักจะสามารถค้นคว้าได้มากพอที่จะปรับแต่งอีเมลให้เหมาะกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า 100 ราย

6. ปรับแต่งตามหมวดหมู่มากกว่าแบบตัวต่อตัว

อีกหนึ่งเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเพิ่มการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณตามขนาด: เพิ่มองค์ประกอบในแบบของคุณตามประเภทของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า แทนที่จะเป็นรายบุคคล ตัวอย่างเช่น CEO ของบริษัทสตาร์ทอัพ SaaS ที่สร้างรายได้สูงถึง 500,000 เหรียญสหรัฐฯ มักจะมีประสบการณ์และจุดบอดที่คล้ายคลึงกัน ค้นหาว่าผลิตภัณฑ์ของคุณสามารถทำอะไรให้ลูกค้ารายนั้นได้บ้าง และอ้างอิงในอีเมลของคุณ

7. ได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับความยาวของอีเมลหรือไม่? ไม่สนใจมัน!

Rex ไม่เชื่อว่ามีความยาวอีเมลที่ "สมบูรณ์แบบ" ใดๆ แน่นอนว่าคุณจะต้องทำให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่นั่นไม่ได้แปลว่าจะต้องน้อยกว่า 100 คำ (หรือจำนวนอื่น ๆ ตามอำเภอใจ) สั้นอย่างเดียวไม่ดีพอ จำเป็นต้องมีตะขอที่น่าสนใจ – เหตุผลที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะตอบสนอง – เช่นกัน

อุ่นเครื่องโอกาสทางโซเชียลมีเดีย

หากคุณไม่ได้รับการตอบรับที่ดีจากอีเมลเรียกประชุม คุณอาจประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วยการติดต่อผ่านช่องทางอื่นๆ การรวมจุดติดต่ออื่นๆ เช่น LinkedIn หรือ Twitter สามารถช่วยให้ชื่อของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายของพวกเขา และยังช่วยให้คุณมีช่องทางเพิ่มเติมในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขา

สำหรับผู้ขาย B2B LinkedIn เป็นเหมืองทองสำหรับการหาแร่ ตัวแทนฝ่ายขายสามารถติดต่อโดยตรงกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะกลุ่มและผู้มีอำนาจตัดสินใจ ในขณะที่เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและบริษัทที่พวกเขาทำงานให้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจดูโปรไฟล์ของใครบางคนและสังเกตเห็นว่าพวกเขาได้รับรางวัลล่าสุด หรือบริษัทของพวกเขาบรรลุเป้าหมายสำคัญ

พนักงานขายสามารถเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เป็นเครื่องบดน้ำแข็ง ทำให้พวกเขา "เข้าใจ" เมื่อพวกเขาพยายามเชื่อมต่อกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า มันเพิ่มเลเยอร์ของความเป็นส่วนตัวและความถูกต้องให้กับการสนทนา ซึ่งมีแนวโน้มที่จะทำให้คุณสังเกตเห็นได้มากกว่าข้อความทั่วไปทั่วไป หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ โปรดดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีส่งคำขอข้อความ LinkedIn

Twitter ยังได้เข้าร่วมอันดับการขายทางสังคมโดยช่วยให้คุณระบุและเชื่อมต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและมีส่วนร่วมในการสนทนาของพวกเขา คุณสามารถสร้างรายชื่อส่วนตัวบน Twitter เพื่อติดตามลีดของคุณและกิจกรรมการโพสต์ของพวกเขา ดังนั้นคุณจะไม่พลาดโอกาสในการมีส่วนร่วม คุณยังสามารถโต้ตอบกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป้าหมาย มีส่วนร่วมกับเนื้อหาของพวกเขา กระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณเอง และทำความรู้จักกับกลุ่มเป้าหมายของคุณในแบบที่ไม่สามารถทำได้ด้วยอีเมล

การอุ่นเครื่องผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอาจใช้เวลาสักครู่ ดังนั้นอย่าท้อแท้หากคุณไม่เห็นผลลัพธ์ในทันที แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการระงับการร้องขอการประชุมทางธุรกิจจนกว่าคุณจะสร้างการเชื่อมต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ เมื่อคุณไม่ใช่คนแปลกหน้าโดยสิ้นเชิง พวกเขาก็อาจจะเปิดใจรับสิ่งที่คุณพูดมากขึ้น

วิธีการผสมผสาน

รวมการโทรเย็นในลำดับแคมเปญของคุณ และโทรโดยตรงในแพลตฟอร์มโดยใช้ Mailshake Dialer

บทสรุป

การพบปะกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการขาย มันกำหนดวาระที่คุณสามารถดำดิ่งลงไปในปัญหาของพวกเขาและแนวทางแก้ไขของคุณโดยไม่ต้องแข่งขันกันเพื่อเรียกร้องความสนใจจากพวกเขา โปรดทราบว่าการร้องขอการประชุมเป็นเพียงขั้นตอนแรก คุณต้องมีแผนว่าจะดำเนินการอย่างไรเมื่อพวกเขายอมรับคำขอของคุณ และทำให้พวกเขาดีใจที่ตอบรับข้อเสนอของคุณ

แต่สำหรับตอนนี้ ให้ใช้ตัวอย่างอีเมลคำขอข้างต้นและหัวเรื่องอีเมลการประชุม แล้วทำให้เป็นของคุณเอง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับอีเมลคำขอประชุม

คุณจะส่งการเรียกประชุมทางอีเมลได้อย่างไร

มีขั้นตอนพื้นฐานบางประการในการส่งอีเมลการเรียกประชุมที่มีประสิทธิภาพ เริ่มต้นด้วยการค้นหาและยืนยันที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อของคุณ และเขียนหัวเรื่องที่น่าสนใจ รวมถึงชื่อและวันที่ประชุม ระบุให้เจาะจง แล้วขอคำตอบโดยเพิ่ม CTA ที่ชัดเจน

คุณจะขอนัดหมายการประชุมได้อย่างไร?

มีหลายวิธีที่เป็นไปได้ในการขอนัดหมายการประชุม แต่เป้าหมายหลักของคุณคือการทำให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่จะพูดว่า "ใช่" นั่นหมายถึงการแนะนำสถานที่ วันที่ และเวลาด้วยตัวคุณเอง แต่ให้ขอบเขตแก่พวกเขาในการเสนอทางเลือกอื่น

คุณจะขอนัดหมายอย่างสุภาพได้อย่างไร?

การขอคำตอบบางครั้งอาจดูหยาบคายเล็กน้อย แต่การไม่ทำเช่นนั้นจะขัดขวางผู้รับจากการดำเนินการ เพื่อให้ได้สมดุลที่เหมาะสม ให้ลองใช้หนึ่งในคำขอตอบกลับเหล่านี้:

• “อย่าลังเลที่จะตอบกลับอีเมลนี้โดยตรง หรือโทรหาฉันที่ 123-456-7890”
• “ใช้ปฏิทินของฉันเพื่อเลือกวันและเวลาที่เหมาะกับคุณที่สุด”
• “รอคอยที่จะตอบสนองของคุณ!”
• “แจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการของคุณเป็นอย่างไร และเราจะไปจากที่นั่น”

ฉันจะขออีเมลการประชุม Zoom ได้อย่างไร

ในยุควัฒนธรรมการทำงานของ Zoom การส่งอีเมลการประชุมผ่าน Zoom กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อให้ถูกต้อง ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้ไคลเอนต์เดสก์ท็อปของ Zoom
2. กำหนดการประชุมของคุณ
3. คลิก “การประชุม”
4. เลือกการประชุมที่คุณต้องการเชิญบุคคลและคลิก "คัดลอกคำเชิญ"
5. วางข้อมูลลงในอีเมล (หรือแพลตฟอร์มการสื่อสารอื่นๆ) และส่งไปยังกลุ่มปฏิทินทั้งหมด