21 мем-напоминание о табеле рабочего времени: забавные и эффективные подсказки для вашей команды

Отслеживание рабочего времени сотрудников может быть настоящей рутиной, но мы все знаем, что это необходимо для точного расчета заработной платы и своевременного выставления счетов. К сожалению, заставить сотрудников вовремя сдать свои табели учета рабочего времени может показаться тяжелой битвой — настоящей проблемой даже для самых организованных менеджеров.

К счастью, существуют автоматизированные решения, такие как напоминания о расписании, которые упрощают этот процесс.

В этой статье мы расскажем, почему напоминания о табелях так полезны и как программное обеспечение для табелей от Connecteam меняет правила игры для бизнеса. Мы также включим несколько полезных советов и приемов, чтобы убедиться, что вы используете его в полной мере.

Что такое напоминания о расписании?

Напоминания о табелях рабочего времени — это полезный инструмент, который работодатели и менеджеры используют для обеспечения своевременной подачи сотрудниками своих табелей учета рабочего времени. Их можно отформатировать как письменные заметки, устные напоминания или автоматические уведомления, отправляемые с помощью программного обеспечения или инструментов.

Основная цель напоминаний о расписании — помочь сотрудникам отслеживать отработанное время и обеспечить точную компенсацию за свое время.

Устанавливая напоминания и отправляя «мягкие подталкивания», работодатели могут избежать хлопот, связанных с отслеживанием просроченных заявок, а также избежать путаницы или ошибок в платежной ведомости.

Эффективные типы напоминаний о расписании

От мемов-напоминаний о расписании до криков «Табель учета рабочего времени должен быть сдан сегодня!» В офисе существует множество способов напомнить сотрудникам о необходимости своевременной подачи табелей учета рабочего времени.

Давайте рассмотрим некоторые распространенные типы напоминаний о расписании и обсудим, почему некоторые из них менее эффективны, чем другие.

электронные письма

Работодатели могут напоминать сотрудникам о своевременной подаче табелей учета рабочего времени по электронной почте.

Однако этот метод может занять много времени у работодателя, особенно если им приходится отправлять электронные письма вручную. Даже автоматические электронные письма со временем могут потерять свою эффективность.

В конце концов, все мы знаем, что очень легко открыть электронное письмо и забыть о нем через несколько мгновений.

Текстовые сообщения

Работодатели также могут отправлять текстовые сообщения своим сотрудникам в качестве напоминания о необходимости представить свои табели учета рабочего времени.

Этот метод быстрый и простой, но если вы не используете правильную платформу для обмена текстовыми сообщениями, может быть сложно отследить, кто получил и не получил сообщение. И, как и в случае с электронными письмами, может быть сложно определить, прочитан текст или нет.

Напоминания Google Календаря

Если ваша компания использует Google Suite, вы можете отправлять напоминания через Календарь Google. Используя общий календарь, менеджеры могут отправлять уведомление календаря, а затем уведомление по электронной почте.

Если ваша команда использует Календарь Google для большей части ежедневного планирования, простое уведомление календаря не будет выделяться. Он может даже затеряться среди множества других встреч, звонков и уведомлений о днях рождения в календаре.

Слабые напоминания

С помощью Slack вы можете автоматизировать периодические напоминания о необходимости отправки расписаний. А поскольку Slack используют 18 миллионов активных пользователей в день и 156 000 организаций, это популярный выбор для многих. Но действительно ли это лучший выбор?

К сожалению, Slack довольно дорогой, особенно если вы крупная организация с большим количеством сотрудников. К счастью, есть более дешевая (и лучшая) альтернатива Slack.

Автоматические напоминания через Connecteam

Не все напоминания расписания одинаковы.

Существует одно напоминание о расписании, чтобы управлять ими всеми, одно напоминание, чтобы найти их. Одно напоминание принести их все и, с одобрения HR, связать их.

Ответ — автоматические напоминания с помощью программного обеспечения, такого как Connecteam. Разработанный, чтобы облегчить жизнь работодателей и сотрудников, Connecteam делает все это. От точного отслеживания рабочего времени с помощью GPS в режиме реального времени до автоматизации табелей учета рабочего времени и расчета заработной платы за считанные секунды — Connecteam избавит вас от проблем с расчетом заработной платы.

Забавные мемы-напоминания о расписании

То, что напоминания о расписании важны, не означает, что они должны быть серьезными. Сохраняйте заинтересованность и мотивацию вашей команды, даже когда дело доходит до этих надоедливых табелей учета рабочего времени.

Наши отобранные вручную мемы гарантированно вызовут улыбку на лицах ваших сотрудников, когда они будут ориентироваться в мире сроков и бумажной работы.

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Источник изображения

Почему напоминания о расписании так важны для компаний

Так что, если вы не получите табели учета рабочего времени вашей команды вовремя ? Если все, что имеет значение, это то, что сотруднику платят, то так ли необходимы напоминания в табеле рабочего времени?

В одном ответе — да. Да, они. И тому есть несколько причин.

Часто отправка табелей учета рабочего времени вызывает активную борьбу в последнюю минуту, чтобы получить их по расписанию. И иногда может быть слишком заманчиво (и легко) подделать часы.

Ошеломляющие 43% почасовых рабочих признаются, что преувеличивают количество времени, которое они работают в течение своей смены. Это мошенничество с табелем рабочего времени может означать неправильный расчет заработной платы и потерю производительности. Фактически, отсутствующие и неточные табели учета рабочего времени обходятся американскому сектору профессиональных услуг примерно в 7,5 миллиардов долларов в день!

Напоминания о расписании могут предотвратить негативное влияние на вашу прибыль, привлекая сотрудников к ответственности за честные и точные расписания.

Отделы расчета заработной платы полагаются на точные и своевременные данные табеля рабочего времени для расчета заработной платы и обработки платежей. Несвоевременное представление табелей может нарушить процесс начисления заработной платы, что приведет к задержке или неправильной выплате, что приведет к недовольству сотрудников.

Отправляя напоминания о табелях учета рабочего времени и устанавливая четкие сроки, менеджеры, которым необходимо утвердить табели учета рабочего времени, могут обеспечить их своевременную отправку. Это помогает поддерживать организованный рабочий процесс и предотвращает задержки в важных процессах, таких как расчет заработной платы и управление проектами.

Один из каждых пяти оплачиваемых часов не регистрируется. В некоторых случаях это не случай мошенничества с табелями учета рабочего времени, а скорее забывчивость. Если сотрудники не могут вспомнить, как они провели свое рабочее время, они могут «придумать» свои часы и представить неточные табели учета рабочего времени.

Именно по этой причине разработано приложение Time Clock для сотрудников Connecteam. В одном интуитивно понятном приложении сотрудники могут легко входить и выходить на ходу. Это означает точное отслеживание времени для работы, проектов, клиентов, оборудования, пробега и многого другого. Оттуда онлайн-табели автоматически создаются и экспортируются в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы.

Сотрудники согласятся: нет ничего хуже, чем микроуправление.

И даже у менеджеров и владельцев бизнеса есть гораздо более важные и срочные дела, которыми они могли бы заниматься, вместо того, чтобы постоянно напоминать сотрудникам о необходимости представить свои табели учета рабочего времени.

Напоминания о расписании снимают это бремя, а значит, у менеджеров остается больше времени, чтобы сосредоточиться на стратегических задачах.

Постоянные придирки и последующие действия со стороны начальства могут обострить отношения между работником и менеджером, особенно если придирки сосредоточены на одном конкретном сотруднике. Эффективное напоминание о расписании заменяет необходимость постоянного контроля автоматическим простым напоминанием.

Табель учета рабочего времени предоставляет ценные данные для отслеживания хода выполнения проекта, например, сколько времени тратится на различные задачи или проекты.

Напоминания о расписании гарантируют, что менеджеры проектов имеют доступ к надежной информации об использовании ресурсов и прибыльности проекта. Это помогает им принимать обоснованные решения, эффективно распределять ресурсы и следить за выполнением проектов.

Во многих отраслях существуют правила трудового законодательства, требующие точного учета рабочего времени сотрудников. Несвоевременное представление табелей учета рабочего времени может привести к несоблюдению этих правил, что может привести к юридическим последствиям и санкциям.

Соответствие особенно важно для компаний, которые работают в отраслях со строгим трудовым законодательством или тех, которые подлежат аудиту.

В некоторых отраслях выездного обслуживания представление табелей учета рабочего времени является обязательным требованием для соблюдения требований. Напоминая сотрудникам о необходимости предоставления табелей учета рабочего времени, ваш бизнес может избежать юридических последствий и штрафов (и оставаться готовым к любым проверкам).

Преимущества табелей учета рабочего времени для сотрудников

Не секрет, что большинство сотрудников обычно ненавидят подавать табели учета рабочего времени. Но это так же хорошо для них, как и для вас. Вот несколько причин, которые должны побудить их принять и оценить использование табелей учета рабочего времени:

Тщательно заполняя свои табели учета рабочего времени, сотрудники способствуют бесперебойной обработке платежной ведомости. Когда они точно записывают свои часы, их зарплата отражает каждую минуту напряженной работы, которую они вложили.

Благодаря табелям учета рабочего времени сотрудники получают свое с трудом заработанное вознаграждение вовремя, без расхождений или задержек.

Табели выступают в качестве личного журнала истории работы сотрудника. Постоянно ведя табели учета рабочего времени, сотрудники создают надежный учет своих усилий в организации.

Наличие точной записи также может пригодиться в случае каких-либо споров или разногласий с работодателем.

Точно записывая свое время и задачи, сотрудники имеют реальный способ сообщить о своей рабочей нагрузке и производительности. Это создает лучшую видимость их усилий, помогая менеджерам понять объем обязанностей каждого сотрудника и ценность, которую они приносят организации.

Эта доступная запись отработанных часов полезна для использования в будущем, например, при подаче заявки на продвижение по службе. Он демонстрирует послужной список самоотверженности и надежности, демонстрируя профессиональный рост сотрудника с течением времени.

Заполнение расписаний требует от сотрудников анализа того, что они сделали и сколько времени они потратили на выполнение задач. Это поощряет более эффективные методы управления временем, помогая сотрудникам расставлять приоритеты в своей рабочей нагрузке и выявлять действия, которые тратят время впустую.

Табель учета рабочего времени является ценным ресурсом во время оценки эффективности. Они предоставляют конкретные данные, которые помогают ответить на следующие вопросы:

• Вы вовремя на работу?
• Ты приходишь и уходишь?
• Вы честны в том, как вы проводите свой день?
• Вы придерживаетесь установленного графика?
• Вы работали сверхурочно?
• Делаете ли вы длительные перерывы?

Ведя точные табели учета рабочего времени, сотрудники получают объективные доказательства, чтобы продемонстрировать свою трудовую этику, выделить свой вклад и поддержать свои оценки эффективности. Эти материальные данные также помогают работодателям делать справедливые оценки и предоставлять содержательную обратную связь.

Как заставить ваших сотрудников вовремя сдавать свои табели учета рабочего времени

В сочетании с напоминанием о вводе расписания вам необходимо правильно подходить к своим сотрудникам, чтобы заставить их представить свои расписания к крайнему сроку. Попробуйте некоторые из следующих стратегий, чтобы увидеть, какие из них лучше всего подходят для вашей команды:

Используйте юмор

Посмотрим правде в глаза — отправка табелей учета рабочего времени может быть скучным и утомительным процессом. Иногда беззаботный подход может все изменить.

Вместо того, чтобы отправлять формальные напоминания, попробуйте отправить своей команде забавные напоминания, включающие мемы или остроумные электронные письма. Добавление юмора в процесс может помочь создать позитивную и менее тревожную атмосферу при отправке табеля учета рабочего времени.

Объясните, почему своевременное представление табелей учета рабочего времени важно

Многим сотрудникам не нравится заполнять табели учета рабочего времени. Но помочь им понять, почему это так важно, может быть просто поддержкой, в которой они нуждаются.

Создайте политику в отношении отправки табеля учета рабочего времени

Установите политику предоставления табелей учета рабочего времени, в которой излагаются требования к своевременной отправке табелей учета рабочего времени и последствия невыполнения этого требования.

Такие последствия могут включать устные предупреждения, письменные предупреждения или даже отстранение, в зависимости от частоты опозданий. Убедитесь, что политика и процесс забастовок хорошо задокументированы и доступны для всех сотрудников (например, во внутренней вики!).

Используйте автоматизацию и технологии в своих интересах

Постоянно приходится следить за тем, чтобы сотрудники представляли свои табели учета рабочего времени? Ни у кого нет на это времени!

Программное обеспечение и функции автоматизации избавляют от необходимости вручную отправлять напоминания о расписании. Connecteam автоматически подсчитывает рабочее время ваших сотрудников, поэтому вы можете экспортировать табели учета рабочего времени непосредственно в программу расчета заработной платы.

Стратегически выбирайте, когда отправлять напоминания

Время — это все, в том числе когда дело доходит до напоминаний о расписании. Рассмотрите возможность настройки напоминаний в важные моменты, например в конце недели или месяца.

Не засыпайте сотрудников напоминаниями в выходные дни, когда они пытаются расслабиться. Вместо этого запланируйте отправку напоминаний в подходящее время, и вы повысите вероятность того, что ваши сотрудники действительно обратят внимание и примут меры.

Убедитесь, что сотрудники понимают систему

Сотрудники должны знать, как эффективно использовать имеющееся у вас программное обеспечение для учета рабочего времени. При необходимости предоставьте им обучение и ресурсы, которые помогут им в этом процессе.

Когда сотрудники будут уверены в системе, они с большей вероятностью будут точно и вовремя заполнять свои табели учета рабочего времени.

Не переусердствуй

Хотя напоминания имеют решающее значение, бомбардировка сотрудников ежедневными напоминаниями может иметь неприятные последствия. Если вы завалите их почтовые ящики постоянными напоминаниями, они могут вообще начать их игнорировать.

Найдите правильный баланс между мягкими напоминаниями и подавляющей настойчивостью. Помните, вы хотите мотивировать и вовлекать, а не раздражать и расстраивать.

Своевременно утверждать табели учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это улица с двусторонним движением. Точно так же, как сотрудники должны вовремя представлять свои табели учета рабочего времени, менеджеры также должны играть свою роль. Своевременное утверждение табелей показывает уважение к усилиям ваших сотрудников и усиливает важность процесса.

Своевременно просматривая и утверждая табели учета рабочего времени, вы подадите положительный пример своей команде и побудите их также расставлять приоритеты в представленных материалах.

Что произойдет, если сотрудник забудет предоставить табель учета рабочего времени?

Предположим, что даже после нескольких напоминаний о необходимости представить свои табели учета рабочего времени сотрудник постоянно не сдает свои табели учета рабочего времени.

Вот несколько возможных решений, к которым вы можете обратиться:

Пообщайтесь с ними

Вместо того, чтобы делать поспешные выводы или заявлять о небрежности, откровенно поговорите с сотрудником.

Потратьте время, чтобы понять, почему они забывают представить свое расписание.

Это из-за отсутствия ясности в процессе? Забывчивость? Другие основные личные проблемы?

Будьте готовы начать этот разговор, чтобы узнать больше, решить любые проблемы, дать разъяснения и предложить поддержку, если это необходимо.

Обеспечить соблюдение трудового законодательства

Хотя вы можете захотеть приостановить оплату, если сотрудник не представляет свои табели учета рабочего времени, по закону работодатели не могут платить сотрудникам с опозданием или производить вычеты из их зарплаты исключительно из-за непредоставления табеля.

Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), в конечном итоге ответственность за ведение учета часов, отработанных сотрудниками, лежит на работодателе. Вот почему так важно иметь правильное программное обеспечение для учета рабочего времени.

Почему стоит выбрать Connecteam для напоминаний о расписании?

Говоря о программном обеспечении для учета рабочего времени, приложение Connecteam Timesheet имеет целый ряд функций и инструментов, позволяющих сделать процесс учета рабочего времени эффективным и безболезненным.

Некоторые из этих функций включают следующее:

• Автоматизированный учет времени Connecteam устраняет необходимость ручного ввода времени, уменьшая вероятность ошибок и экономя время. Это означает, что сотрудники могут легко отслеживать свое рабочее время и вовремя отправлять свои табели учета рабочего времени.

• С помощью настраиваемых табелей рабочего времени вы можете применять разные ставки заработной платы к разным сотрудникам или должностям, что упрощает управление платежной ведомостью. Независимо от того, нужно ли вам контролировать обычные часы или сверхурочные, настройте приложение Timesheet в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

• Представленные табели учета рабочего времени автоматически преобразуются в платежную ведомость, экономя время и уменьшая количество ошибок. Это гарантирует, что сотрудники получают оплату вовремя и точно, мотивируя их на своевременную подачу табеля учета рабочего времени.

• Независимо от того, где они находятся, мобильное приложение Connecteam позволяет сотрудникам отслеживать приход и уход со своих смартфонов, упрощая отслеживание рабочего времени и делая расписания более точными. А с помощью GPS-отслеживания вы можете убедиться, что сотрудники приходят и уходят в нужных местах и ​​в нужное время.

• После отправки табелей учета рабочего времени их легко импортировать в ваше любимое программное обеспечение для расчета заработной платы.

Сделайте напоминания о расписании без усилий с Connecteam

Отслеживание рабочего времени сотрудников имеет решающее значение для расчета заработной платы и выставления счетов, но это может быть утомительной задачей для менеджеров. С помощью автоматических напоминаний о расписании можно оптимизировать процесс, экономя время и повышая эффективность.

С помощью облачной функции расписания Connecteam вы можете настроить автоматические напоминания, чтобы подтолкнуть вашу команду к отправке часов к крайнему сроку, высвобождая свое время и умственные способности для других важных задач. Больше никаких поздних представлений или грязных расчетов заработной платы.

Кроме того, Connecteam удобен в использовании и доступен из любой точки мира, где есть подключение к Интернету, что дает вам информацию о часах работы сотрудников в режиме реального времени. Попрощайтесь с ручным отслеживанием рабочего времени и поприветствуйте точные и эффективные процессы расчета заработной платы.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь