Ваш план на случай непредвиденных обстоятельств: что это такое и как его составить

Вы, как владелец бизнеса, понятия не имеете, что за углом. Это может быть полный финансовый крах (надеюсь, что нет) или даже что-то вроде глобальной пандемии!

Какой бы ни была катастрофа, судьба компании может резко измениться, что полностью остановит вашу деятельность.

И поэтому вам нужен план на случай непредвиденных обстоятельств.

То есть запасной план на все случаи жизни.

Давайте подробно разберем, что такое план на случай непредвиденных обстоятельств, его преимущества и способы использования правильных инструментов для создания собственного плана.

Определение плана на случай непредвиденных обстоятельств

Короче говоря, план на случай непредвиденных обстоятельств — это хорошо продуманный план, который охватывает все сферы деятельности вашей компании.

Он предназначен для исправления относительно небольших ошибок до того, как они перерастут в полномасштабные катастрофы.

Конечно, вы, наверное, уже слышали о термине «План Б». И это именно то, что есть. План «на случай непредвиденных обстоятельств» является профессиональным термином.

При правильном выполнении план на случай непредвиденных обстоятельств поможет вашей компании быстро встать на ноги. Не только это, но и предназначено для предотвращения повторения подобных проблем.

Почему план на случай непредвиденных обстоятельств важен?

Классическое заблуждение компаний заключается в следующем: если вы совершите ошибку, вы можете просто исправить ее, и тогда она больше никогда не повторится. Однако реальность такова, что это самодовольство означает, что проблема будет возвращаться снова и снова. Если с этим не справиться должным образом, эти повторяющиеся проблемы могут иметь разрушительные последствия, включая закрытие бизнеса.

Как показали последние несколько лет, профессиональная и личная жизнь могут меняться очень быстро, и все же компании могут быть не готовы к этим изменениям. Исследования показывают, что ошеломляющие 39% HR-специалистов не имели плана на случай непредвиденных обстоятельств для борьбы с COVID-19 в начале пандемии. Это, наряду с рядом других причин, показывает, насколько важно думать быстро и иметь планы на случай непредвиденных обстоятельств.

• Это помогает уменьшить ущерб для бизнеса — план на случай непредвиденных обстоятельств дает компаниям преимущество, сводя к минимуму потенциальный ущерб. Например, если вы работаете в сфере розничной торговли и товар необходимо отозвать, план действий в чрезвычайных ситуациях гарантирует, что не всем менеджерам магазинов придется иметь с ним дело. Допустим, три покупателя жалуются на один и тот же товар. Менеджерам магазина просто нужно удалить рассматриваемый товар и сообщить покупателям о его удалении. Этот план на случай непредвиденных обстоятельств в конечном итоге защитит репутацию магазина.
• Ваша компания приходит в норму быстрее — нельзя отрицать, что пандемия застала нас всех врасплох. Поскольку компании пострадали, восстановили и переработали различные рабочие процессы в постпандемическую эпоху, у них есть планы на случай непредвиденных обстоятельств на случай, если событие такого масштаба когда-либо произойдет снова. И это применимо практически ко всем сценариям. Если у вас есть процедура, в следующий раз ее можно будет реализовать быстрее.
• Уверенность сотрудников растет : планы на случай непредвиденных обстоятельств гарантируют, что даже новый сотрудник будет готов к потенциальной проблеме. Персонал может просто приходить на работу, не беспокоясь, поскольку он уже знает, как обращаться с различными возможностями. Например, если вы работаете на стройке и у вас есть план действий в непредвиденных обстоятельствах на случай угрозы безопасности, то ваша команда уже знает, как справиться с ней в будущем, чтобы гарантировать, что никто другой не подвергнется ее воздействию.

5 шагов для создания плана на случай непредвиденных обстоятельств

По правде говоря, разработать план на случай непредвиденных обстоятельств непросто. Это требует времени и является результатом детальных исследований и мозгового штурма. Вот несколько основных шагов, которым должны следовать все менеджеры при разработке плана на случай непредвиденных обстоятельств.

Во-первых, важно собраться вместе и решить, что, по вашему мнению, может быть потенциальными проблемами, с которыми вы столкнетесь как компания. Как руководитель, вещи, которые вы считаете проблемами, могут отличаться от тех, с которыми ваши сотрудники сталкиваются ежедневно. Вовлекая их в процесс мозгового штурма, все члены команды могут быть на одной волне. Если все члены команды не могут участвовать в собрании, вы всегда можете открыть ящик для предложений, чтобы убедиться, что голос каждого так или иначе будет услышан.

Предоставьте персоналу возможность вносить предложения по вашему плану на случай непредвиденных обстоятельств

Узнать больше

После того, как вы определили основные проблемы/риски, вы можете начать понимать, почему они возникают. Затем вы можете провести мозговой штурм по решению этих проблем, чтобы они больше не повторялись. Готовясь к любому будущему инциденту, запишите экстренные контакты, по которым должны звонить сотрудники. Вы также можете записать процедуры плана на случай непредвиденных обстоятельств и ресурсы, которые могут вам понадобиться для каждой из них.

После того, как вы перечислите процедуры своего плана действий в чрезвычайных ситуациях, вам нужно будет перечислить их в порядке приоритета. Какой бы ни была отрасль, безопасность всегда должна стоять на первом месте. Например, если вы работаете на стройке, вам нужно решить, как должны быть выложены леса. Если строительные леса построены ненадлежащим образом, то процедура безопасности будет выполнена в соответствии с планом действий в чрезвычайных ситуациях. Предупреждение рабочих заблаговременно предотвратит их воздействие, потенциально спасая жизни в процессе.

Чтобы ваш план на случай непредвиденных обстоятельств был максимально эффективным, пришло время избавиться от больших папок, на поиск правильных процедур у менеджеров уходят часы. В таких приложениях, как Connecteam, есть все необходимое, чтобы ваши сотрудники могли легко получить доступ к процедурам на случай непредвиденных обстоятельств и предупредить других членов команды до того, как возникнут потенциальные проблемы.

• Члены команды могут использовать ящик для предложений, чтобы представить идеи для плана на случай непредвиденных обстоятельств, повышая вовлеченность сотрудников.
• В центре знаний Connecteam вы можете загружать все свои процедуры вместе с изображениями, видео и т. д. Это поможет вашей команде точно знать, что делать в случае возникновения ситуации. Сотрудники могут визуально видеть, что им делать, без необходимости общаться с менеджерами по телефону. В противном случае они могут связаться со своим менеджером по внутренней связи (1:1 или групповой чат).

• Используйте управление задачами, чтобы позволить членам команды выполнить план действий в чрезвычайных ситуациях, следуя процедурам.
• Отправьте обновления, чтобы проинформировать всю вашу команду о том, что план действий в чрезвычайных ситуациях готов к прочтению и выполнению, если это необходимо. Сотрудники должны прочитать каждую страницу, прежде чем двигаться дальше, убедившись, что все прочитали и поняли ее.
• Сменное расписание устраняет умственную нагрузку и возможность человеческой ошибки. Например, эта функция автоматически оповещает сотрудников о конфликтах. Менеджеры могут видеть, кто доступен/недоступен, если произойдет наихудший сценарий, и убедиться, что все необходимые смены заполнены.
• Используйте формы/контрольные списки, чтобы убедиться, что все проверено заранее, сводя к минимуму возможность человеческой ошибки. Легко отправляйте формы оценки рисков сотрудникам. Это особенно полезно для работников службы безопасности и здравоохранения.

Даже когда ваш план на случай непредвиденных обстоятельств готов к публикации, важно пересмотреть его и убедиться, что он максимально эффективен. По мере роста вашей компании должен расти и ваш план на случай непредвиденных обстоятельств. Это незавершенная работа, которую необходимо будет оценить и отредактировать со временем.

Например, стихийные бедствия и глобальные пандемии могут потребовать от руководителей изменения процедур в соответствии с протоколом охраны труда и техники безопасности.

Итог по планам на случай непредвиденных обстоятельств

Когда все сказано и сделано, план на случай непредвиденных обстоятельств не обязательно должен быть чем-то, для чего сотрудникам требуются часы обучения. Это также не требует, чтобы все ваши сотрудники толпились в одной комнате, что может быть особенно затруднительно для нерабочих сотрудников.

Правда в том, что вам не нужно будет печатать свой план на случай непредвиденных обстоятельств на стопке листов. Вместо этого просто используйте универсальное приложение, чтобы привести свой план в действие и вносить соответствующие изменения по ходу дела.

Воспользовавшись Connecteam, вы больше не будете спрашивать себя, что такое план на случай непредвиденных обстоятельств или как вы собираетесь решать множество проблем в будущем. Вы спросите себя: «Почему я не создал его раньше?»