Kluczowe role usług procesów biznesowych w 2023 r

Chociaż usługi procesów biznesowych (BPS) są często uważane za mniej istotne w porównaniu z podstawowymi kompetencjami organizacji, nie można zaprzeczyć, że procesy te odgrywają kluczową rolę. Podczas gdy podstawowe kompetencje firmy określają jej unikalną propozycję wartości, efektywne zarządzanie operacjami biznesowymi jest równie ważne dla osiągnięcia płynnego przepływu pracy i wspierania lepszej współpracy.

Usługi procesów biznesowych obejmują szereg działań wspierających ogólne funkcjonowanie organizacji. Usługi te mogą obejmować takie obszary, jak finanse i księgowość, zasoby ludzkie, obsługa klienta, zaopatrzenie i zarządzanie łańcuchem dostaw. Chociaż funkcje te mogą nie przyczyniać się bezpośrednio do podstawowych produktów lub usług firmy, są one niezbędne do utrzymania wydajności operacyjnej i zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy.

Efektywne zarządzanie operacjami biznesowymi obejmuje usprawnianie procesów, optymalizację alokacji zasobów oraz wdrażanie niezawodnych systemów i technologii. Dzięki efektywnej obsłudze tych działań pobocznych organizacje mogą skoncentrować swoją energię i zasoby na swoich podstawowych kompetencjach, zwiększając w ten sposób swoją przewagę konkurencyjną na rynku.

Ponadto sprawne zarządzanie procesami biznesowymi umożliwia lepszą współpracę między różnymi działami i zespołami w organizacji. Dobrze zdefiniowane procesy, jasno przydzielone zadania i ustanowione kanały komunikacji sprzyjają bezproblemowej koordynacji i zwiększają produktywność. Ta współpraca prowadzi do lepszego podejmowania decyzji, szybszego rozwiązywania problemów i ogólnej efektywności organizacyjnej.

Różnica między BPS a BPO

Technicznie rzecz biorąc, usługi procesów biznesowych (BPS) i outsourcing procesów biznesowych (BPO) są często używane zamiennie w odniesieniu do różnych procesów biznesowych wymaganych w organizacji. Jednak po bliższym zbadaniu istnieją subtelne różnice, które można zidentyfikować między tymi dwoma.

Podczas gdy zarówno BPS, jak i BPO obejmują outsourcing procesów biznesowych, BPS zawiera dodatkową warstwę technologii. Jest to kompleksowa mieszanka ludzi, procesów i technologii, która odróżnia ją od tradycyjnych BPO. Ta integracja technologii umożliwia organizacjom usprawnienie ich operacji, automatyzację powtarzalnych zadań i poprawę ogólnej wydajności.

W ostatnich latach nastąpiła ewolucja terminologii branżowej. Termin BPO przeszedł na BPS, a od 2023 roku jest obecnie określany jako Business Process Management (BPM). Zmiana terminologii odzwierciedla szersze skupienie się na aspekcie zarządzania procesami biznesowymi. BPM kładzie nacisk na strategiczne zarządzanie procesami handlowymi, dążąc do ich optymalizacji i automatyzacji w celu osiągnięcia celów organizacyjnych.

Wraz z pojawieniem się zaawansowanych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, robotyczna automatyzacja procesów i analiza danych, BPM stało się wszechstronnym podejściem do zarządzania i ulepszania procesów biznesowych. Obejmuje projektowanie wydajnych przepływów pracy, wdrażanie inteligentnej automatyzacji, monitorowanie wydajności i ciągłe doskonalenie procesów w celu zwiększenia produktywności i konkurencyjności.

Podstawowym celem BPM jest zarządzanie i automatyzacja procesów handlowych organizacji, dzięki czemu może ona działać wydajniej i efektywniej. Wykorzystując technologię i dopasowując procesy do celów organizacji, BPM umożliwia firmom osiąganie wyższych poziomów produktywności, oszczędności kosztów i zadowolenia klientów.

Podsumowując, chociaż BPS i BPO są często używane zamiennie, BPS obejmuje połączenie ludzi, procesów i technologii. Terminologia branżowa przesunęła się w kierunku zarządzania procesami biznesowymi (BPM), które koncentruje się na zarządzaniu i automatyzacji procesów handlowych w celu osiągnięcia sukcesu organizacji we współczesnym krajobrazie biznesowym.

Od BPS do BPaaS

Firmy skorzystały na transformacji cyfrowej i to jak! Technologia przyniosła korzyści firmom, prowadząc do usług w chmurze. Business Process as a Service lub BPaaS to w pełni konfigurowalna usługa w chmurze, która pomaga firmom być na bieżąco z najlepszymi procesami i praktykami branżowymi. Posuwa procesy biznesowe o krok dalej, zwiększając wydajność oraz redukując koszty i przestoje. Firmy odnoszą korzyści poprzez:

• Lepsza dostarczalność produktów i usług

Wdrożenie BPaaS umożliwia firmom zwiększenie możliwości dostarczania produktów i usług poprzez wykorzystanie zaawansowanych technologii opartych na chmurze. Dzięki BPaaS firmy mogą usprawnić swoje procesy biznesowe, zautomatyzować powtarzalne zadania i zapewnić płynniejszy przepływ pracy. Eliminując błędy ręczne i optymalizując operacje, BPaaS poprawia ogólną jakość i terminowość dostarczania produktów i usług. Ponadto konfigurowalny charakter BPaaS pozwala firmom dostosować swoje procesy do najlepszych praktyk branżowych, jeszcze bardziej zwiększając satysfakcję i lojalność klientów.

• Najnowocześniejsza technologia przy obniżonych kosztach

Jedną z istotnych zalet BPaaS jest możliwość zapewnienia dostępu do najnowocześniejszych technologii przy obniżonych kosztach. Wykorzystując opartą na chmurze infrastrukturę i zasoby oferowane przez dostawców BPaaS, firmy mogą korzystać z najnowocześniejszych technologii, których wdrożenie i utrzymanie we własnym zakresie byłoby kosztowne. BPaaS eliminuje potrzebę znacznych początkowych inwestycji w sprzęt i oprogramowanie, dzięki czemu jest rozwiązaniem ekonomicznym. Firmy mogą korzystać z najnowszych osiągnięć, takich jak sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, analiza danych i narzędzia do automatyzacji, co pozwala im zachować konkurencyjność w środowisku cyfrowym bez ponoszenia znacznych wydatków.

• Dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb biznesowych

Elastyczność i skalowalność BPaaS sprawiają, że jest to idealne rozwiązanie do zaspokojenia zmieniających się potrzeb biznesowych. Gdy firmy rozwijają się lub doświadczają zmian popytu, BPaaS można łatwo skalować w górę lub w dół, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom. Zdolność do szybkiego dostosowywania i dostosowywania zasobów i możliwości zapewnia optymalną wydajność i opłacalność. Niezależnie od tego, czy chodzi o zwiększanie skali w szczytowych sezonach, czy zmniejszanie skali w wolniejszych okresach, BPaaS pozwala firmom dostosować swoją działalność do dynamiki rynku. Ta zwinność pomaga organizacjom zachować elastyczność, szybkość reakcji i lepsze przygotowanie do radzenia sobie ze zmieniającymi się wymaganiami klientów i branży.

Wyjątkowa elastyczność operacyjna i zwinność BPaaS sprawiły, że jest to jedna z najbardziej preferowanych usług chmurowych obok infrastruktury jako usługi (IaaS) i platformy jako usługi (PaaS). Można powiedzieć, że przyszłością BPS jest BPaaS.

Kluczowe role usług procesów biznesowych

Technologia zmienia fundamentalną naturę biznesu. Organizacje ustępują teraz miejsca innowacyjnym modelom biznesowym opartym na nowych technologiach i dynamice nowej generacji. Zmieniający się krajobraz biznesowy i oczekiwania klientów zakłócają tradycyjne usługi procesów biznesowych zorientowane na koszty i nakłady pracy. BPS jest stosowany w wielu gałęziach przemysłu. Oto kilka kluczowych ról usług procesów biznesowych w 2023 r.:

• Wprowadzanie danych: Wprowadzanie danych obejmuje dokładne i wydajne wprowadzanie różnych typów danych do systemów komputerowych lub baz danych oraz zarządzanie nimi. Obejmuje zadania takie jak wprowadzanie informacji o klientach, aktualizowanie rekordów lub transkrypcję danych z dokumentów fizycznych do formatów cyfrowych.
• Wsparcie przez e-mail: Wsparcie przez e-mail odnosi się do udzielania pomocy i rozwiązywania zapytań lub wątpliwości klientów za pośrednictwem poczty e-mail. Polega na szybkim odpowiadaniu na zapytania klientów, dostarczaniu odpowiednich informacji, rozwiązywaniu problemów i zapewnianiu zadowolenia klientów za pośrednictwem korespondencji e-mail.
• Projektowanie stron internetowych: Projektowanie stron internetowych polega na tworzeniu atrakcyjnych wizualnie i funkcjonalnych stron internetowych. Obejmuje projektowanie układów, wybieranie schematów kolorów, tworzenie grafiki i kodowanie stron internetowych w celu zapewnienia wciągającego i przyjaznego dla użytkownika doświadczenia online.
• Pisanie treści: pisanie treści obejmuje tworzenie materiałów pisemnych do różnych celów, takich jak treść strony internetowej, artykuły na blogu, posty w mediach społecznościowych i materiały marketingowe. Twórcy treści badają, piszą i edytują treści, które są pouczające, angażujące i dostosowane do docelowych odbiorców.
• Procesy głosowe: Procesy głosowe odnoszą się do obsługi interakcji z klientami za pośrednictwem połączeń telefonicznych. Obejmuje zadania takie jak obsługa klienta, telemarketing, sprzedaż i rozwiązywanie skarg lub problemów klientów przez telefon.
• Pisanie techniczne: Pisanie techniczne obejmuje tworzenie dokumentów wyjaśniających złożone koncepcje techniczne lub procedury w jasny i zwięzły sposób.Autorzy techniczni tworzą podręczniki użytkownika, przewodniki instruktażowe i dokumentację oprogramowania, sprzętu lub produktów naukowych.
• Transkrypcja medyczna: transkrypcja medyczna obejmuje konwersję nagranych głosowo raportów medycznych podyktowanych przez pracowników służby zdrowia na dokumenty pisemne.Osoby zajmujące się transkrypcją odsłuchują nagrania dźwiękowe i dokładnie przepisują je na raporty medyczne, zapewniając poufność i zgodność z wytycznymi branżowymi.
• Outsourcing procesów prawnych: Outsourcing procesów prawnych odnosi się do delegowania zadań wsparcia prawnego zewnętrznym usługodawcom.Obejmuje badania prawne, przegląd dokumentów, sporządzanie projektów umów, wsparcie w sporach sądowych i inne prawne zadania administracyjne, umożliwiając kancelariom prawnym i działom prawnym usprawnienie ich działalności i obniżenie kosztów.
• Outsourcing procesów edukacyjnych: Outsourcing procesów edukacyjnych polega na outsourcingu różnych zadań i usług edukacyjnych. Może obejmować opracowywanie programów nauczania, tworzenie kursów online, usługi wsparcia dla studentów, korepetycje, ocenianie i zadania administracyjne w celu zwiększenia wydajności i skuteczności instytucji edukacyjnych.
• Outsourcing procesów wiedzy: Outsourcing procesów wiedzy obejmuje outsourcing specjalistycznych zadań opartych na wiedzy, często wymagających specjalistycznej wiedzy i umiejętności specyficznych dla danej dziedziny.Obejmuje usługi takie jak analiza danych, badania i rozwój, zarządzanie własnością intelektualną, badania rynku i doradztwo.
• Outsourcing procesu rekrutacji: Outsourcing procesu rekrutacji odnosi się do outsourcingu całości lub określonej części procesu zatrudniania i rekrutacji do zewnętrznych usługodawców. Obejmuje takie zadania, jak publikowanie ofert pracy, selekcja kandydatów, rozmowy kwalifikacyjne, sprawdzanie przeszłości i onboarding, mające na celu usprawnienie i usprawnienie procesu rekrutacji.

Branże Bankowość usług procesów biznesowych

Podczas gdy większość firm zleca procesy na zewnątrz, aby skoncentrować się na swoich podstawowych kompetencjach, niektóre sektory polegają głównie na outsourcingu. Poniżej przedstawiono sektory przemysłu, w których występuje wysoki wskaźnik outsourcingu usług procesowych:

IT: Branża IT w dużym stopniu polega na usługach procesów biznesowych w celu usprawnienia operacji, zarządzania rozwojem oprogramowania, zapewniania wsparcia technicznego oraz zarządzania danymi i cyberbezpieczeństwem.

Banki: Banki zlecają na zewnątrz różne procesy, w tym obsługę klienta, zarządzanie kontem, przetwarzanie pożyczek i zgodność, aby poprawić wydajność, obniżyć koszty i poprawić jakość obsługi klienta.

Linie lotnicze: linie lotnicze zlecają na zewnątrz procesy, takie jak wystawianie biletów, rezerwacje, obsługa bagażu i obsługa klienta, aby zapewnić płynność operacji, poprawić wrażenia pasażerów i skoncentrować się na podstawowych funkcjach lotniczych.

Telekomunikacja: Firmy telekomunikacyjne zlecają na zewnątrz procesy, takie jak obsługa klienta, zarządzanie siecią, rozliczenia i wsparcie techniczne w celu optymalizacji operacji, poprawy jakości usług i zarządzania szybkimi postępami technologicznymi.

Ubezpieczenia: firmy ubezpieczeniowe zlecają przetwarzanie roszczeń, administrowanie polisami, underwriting i obsługę klienta w celu zwiększenia wydajności operacyjnej, obsługi złożonych przepisów i poprawy zadowolenia klientów.

Biura podróży : Biura podróży zlecają na zewnątrz zadania, takie jak zarządzanie rezerwacjami, planowanie trasy, sprzedaż biletów i obsługa klienta, aby usprawnić operacje, rozszerzyć ofertę i poprawić jakość obsługi klienta.

Zarządzanie aktywami: firmy zarządzające aktywami zlecają na zewnątrz procesy zaplecza, w tym księgowość portfela, rozliczanie transakcji, raportowanie i zgodność, w celu poprawy wydajności operacyjnej, obniżenia kosztów i skupienia się na strategiach inwestycyjnych.

Sektory rządowe: Sektory rządowe zlecają na zewnątrz różne procesy administracyjne, w tym zarządzanie płacami, przetwarzanie dokumentów, usługi IT i obsługę klienta, w celu usprawnienia operacji i poprawy świadczenia usług publicznych.

Opieka zdrowotna i farmacja: Branże opieki zdrowotnej i farmaceutycznej zlecają na zewnątrz procesy, takie jak kodowanie medyczne, fakturowanie, transkrypcja, badania kliniczne i zarządzanie danymi w celu zwiększenia wydajności, zgodności i skupienia się na opiece nad pacjentem i badaniach.

Jak automatyzacja wspomaga procesy biznesowe?

Firmy mogą zautomatyzować swoje procesy i przyspieszyć przepływ pracy. Zwiększa to produktywność, zmniejsza liczbę osobogodzin i zapewnia ogólną przewagę konkurencyjną. Oto kilka przykładów tego, jak automatyzacja usług procesowych może pomóc firmie:

1. Zespoły marketingu i sprzedaży mogą łatwo zautomatyzować e-maile marketingowe oraz śledzić oferty i raporty dotyczące sprzedaży.
2. Dział finansowy może łatwo zarządzać wszystkimi kontami i zobowiązaniami z większą dokładnością.
3. Zespoły obsługi klienta i ORM mogą w ciągu kilku sekund pobrać dane i dzienniki rozmów, aby eskalować problemy.
4. Dział kadr może przyspieszyć wdrażanie pracowników, koncentrując się na innych istotnych zadaniach.

Automatyzacja w usługach procesów biznesowych

Niektóre usługi procesów biznesowych wymagają automatyzacji niezależnie od branży. Business Process Automation (BPA) to wykorzystanie oprogramowania do automatyzacji powtarzalnych, wieloetapowych procesów, które w innym przypadku wymagałyby wielu godzin i innych zasobów. W porównaniu z innymi typami automatyzacji, BPA jest dostosowany do specyficznych potrzeb organizacji.

Ale BPA jest często mylony z Robotic Process Automation (RPA). Podczas gdy RPA używa oprogramowania do naśladowania powtarzalnych kroków, oprogramowanie BPA ma tendencję do obsługi bardziej złożonych zadań. Ponadto trzy czynniki odróżniają te dwa procesy: integrację, ceny i przepływy pracy.

Przykłady RPA obejmują:

• Nawigacja po stronach
• Logowanie do systemów
• Kopiowanie i wklejanie danych
• Usuwanie duplikatów i nieścisłości

Procesy, które firmy muszą zautomatyzować

Chociaż w dzisiejszych czasach automatyzacja procesów biznesowych może wydawać się zwyczajna, jej początkiem była ruchoma linia montażowa samochodów Model T Henry'ego Forda w 1913 roku. Szybko do przodu o stulecie, moc obliczeniowa wzrosła bilion razy, co skutkowało szybszym, lepszym i wydajniejszym procesem biznesowym automatyzacja. Ponieważ usługi procesów biznesowych są zautomatyzowane na każdym etapie funkcji organizacyjnej, niektóre procesy rzadko wymagają ręcznej interwencji. Oto kilka procesów, które firmy automatyzują w celu zwiększenia efektywności kosztowej i produktywności:

• Analityka i planowanie: automatyzacja procesów analitycznych i planistycznych umożliwia firmom szybkie gromadzenie i analizowanie danych, podejmowanie świadomych decyzji i opracowywanie planów strategicznych w celu poprawy wydajności i konkurencyjności.
• Zarządzanie operacjami: Automatyzacja zarządzania operacjami usprawnia przepływ pracy, optymalizuje alokację zasobów i zwiększa ogólną wydajność operacyjną, zapewniając płynność operacji biznesowych i terminowe dostarczanie produktów i usług.
• Żądania zamówień: Automatyzacja żądań zamówień upraszcza i przyspiesza proces zaopatrzenia, zmniejszając liczbę błędów ręcznych, usprawniając zarządzanie zapasami oraz umożliwiając lepsze relacje z dostawcami i kontrolę kosztów.
• Zarządzanie mediami społecznościowymi: automatyzacja zadań związanych z zarządzaniem mediami społecznościowymi, takich jak planowanie postów, monitorowanie zaangażowania i analizowanie wskaźników, pozwala firmom utrzymać spójną obecność online, skutecznie angażować odbiorców i prowadzić skuteczne kampanie marketingowe w mediach społecznościowych.
• Wsparcie i doświadczenie klienta: automatyzacja obsługi i obsługi klienta wydłuża czas reakcji, zapewnia opcje samoobsługi i personalizuje interakcje, prowadząc do poprawy zadowolenia, lojalności i utrzymania klientów.

Wniosek

Usługi procesów biznesowych odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu wydajności podstawowych procesów organizacyjnych. Wykorzystując zautomatyzowane narzędzia marketingowe, firmy mogą uprościć komunikację po złożeniu zamówienia, co skutkuje usprawnieniem operacji i zmniejszeniem liczby zamówień wysokiego ryzyka. Ta automatyzacja przyczynia się do ulepszonej obsługi klienta i doświadczenia, ponieważ firmy mogą szybko odpowiadać na zapytania i wątpliwości klientów. Na dzisiejszym rynku, który kładzie duży nacisk na utrzymanie i zaangażowanie klientów, automatyzacja obsługi procesów biznesowych jest nie tylko korzystna, ale wręcz konieczna. Pozwala firmom efektywnie alokować zasoby, koncentrować się na budowaniu trwałych relacji z klientami i zapewniać wyjątkowe doświadczenia, które napędzają lojalność i wzrost. Dzięki automatyzacji firmy mogą zachować konkurencyjność, poprawić efektywność operacyjną i sprostać zmieniającym się wymaganiom swoich klientów.

Wezwanie do działania !