고용 확인서 작성 방법 + 무료 템플릿

고용주로서 귀하의 직원은 모기지 대출 기관, 집주인 또는 다른 고용주를 위해 고용 세부 사항을 확인하도록 요청할 수 있습니다.

취업 확인서는 일반적으로 짧고 준비하기 쉽지만 올바르게 작성하는 것이 중요합니다.

실수를 저지르는 것은 회사에 나쁜 영향을 미칠 뿐만 아니라 직원이 대출, 주택 또는 새 일자리를 얻는 능력에도 영향을 미칠 수 있습니다.

이 안내서에서는 다루어야 할 정보를 포함하여 고용 확인서를 준비하는 방법을 안내합니다.

귀하를 돕기 위해 몇 가지 고용 확인서 샘플을 포함하고 바로 사용할 수 있는 두 가지 템플릿을 준비했습니다.

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직원 확인 양식 – 현재 직원

직원 확인 양식 – 이전 직원

고용 확인서란 무엇입니까?

취업 확인서는 누군가의 현재 또는 이전 고용에 대한 증거입니다. 직원이 귀사를 위해 일했거나 근무했음을 확인하고 고용 날짜, 역할 및 급여와 같은 세부 정보를 포함합니다.

고용 확인서는 때때로 다음과 같이 불립니다.

• 고용 편지
• 재직증명서
• 작업 확인 편지
• 급여 확인서
• 소득 증빙 서류
• 재직증명서

이 편지는 제3자의 주요 고용 세부 사항에 대한 독립적인 확인을 제공합니다. 서신 요청은 직원을 통하거나 은행, 집주인, 정부 기관 또는 기타 고용주와 같은 제3자로부터 직접 올 수 있습니다.

업무 확인서는 직원이 역할을 얼마나 잘 수행했는지 설명하는 추천서 또는 추천서와 다릅니다. 대신 고용 증명서는 직원의 회사 근무 시간에 대한 중립적인 정보를 제공합니다.

직원 확인 편지 요청은 어디에서 옵니까?

직원이 급여 확인서를 요청하면 정보를 필요로 하는 제3자에게 전달됩니다.

직원은 편지를 요청하는 이유를 말할 필요가 없습니다. 그러나 그들은 제3자를 대신하여 편지를 요청할 때 포함할 정보를 알려줄 필요가 있습니다.

제3자로부터 직접 요청을 받을 수도 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 금융 기관. 예를 들어, 직원이 모기지나 기타 대출을 신청할 때 은행은 직원의 상환 능력을 확인해야 합니다. 직원이 재정난으로 인해 기존 대출을 재구성하거나 지불을 연기하기 위해 신청하는 경우 은행은 신청 승인 여부를 결정하기 전에 소득을 확인해야 하는 경우가 많습니다.
• 집주인. 직원이 부동산 임대를 신청할 때 집주인은 직원이 임대료, 보증금 및 기타 서비스 수수료를 지불할 능력이 있는지 확인하기를 원할 수 있습니다.
• 다른 고용주. 직원이 다른 회사에 입사 지원서를 제출하는 경우, 장래 고용주는 직원의 이력서에 있는 정보를 교차 확인하기 위해 근무 확인서를 요청할 수 있습니다.
• 이민 변호사는 직원이나 그 가족을 위한 비자 신청을 준비할 때 고용주에게 편지를 요청할 수 있습니다. 예를 들어, 급여 확인서는 직원이 가족 구성원의 영주권 신청을 후원할 수 있다는 증거로 사용될 수 있습니다.
• 채권 추심 기관은 때때로 지불을 장려하기 위해 작업 확인서를 요청하는 고용주에게 연락합니다. 법에 의해 제한된 정보만 공개할 수 있는 경우가 많으므로 이러한 유형의 요청에 대응하는 방법에 대해 법률 자문을 구해야 합니다.
• 정부 기관은 사회보장 사기 사례를 확인하거나 법원 결정을 위한 임금을 확인하기 위해 고용 확인서를 요청할 수 있습니다. 이와 같은 요청을 받는 경우 변호사와 상의하여 안내를 받는 것이 가장 좋습니다.

법률에 따라 고용 증명 서신 요청에 응답해야 하는 경우를 이해하기 위해 법률 자문을 구하는 것도 중요합니다.

종종 그렇게 할 필요가 없습니다. 그러나 예를 들어 모기지를 받거나 임대 계약에 서명하거나 새 직장을 찾는 등 직원을 지원하는 경우 서신을 제공하는 것이 좋습니다.

일반적으로 정부 기관의 요청은 예외입니다. 법률에 따라 이에 응답해야 할 수 있으며 요청은 일반적으로 관련 규정 또는 법률을 명시합니다.

고용 확인서에는 무엇이 포함되어야 합니까?

고용 확인서를 작성할 때 항상 포함해야 하는 몇 가지 기본 정보가 있습니다. 구체적인 세부 사항은 요청, 회사 정책 및 관련 법률 및 규정에 따라 다릅니다.

편지에 다음 내용이 포함되어 있는지 확인하십시오.

• 편지가 작성된 날짜 이므로 수신자는 그 내용이 최신 정보임을 알 수 있습니다.
• 회사 이름과 주소.
• 인사. 받는 사람의 세부 정보를 알고 있는 경우 직접 주소를 지정할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 "누구에게 관심을 가질 수 있는지"를 사용하십시오.
• 직원의 전체 이름입니다.
• 고용 날짜 (시작일 및 종료일 포함) 직원이 여전히 회사에서 근무하는 경우 종료 날짜를 "현재"로 기록할 수 있습니다.
• 받는 사람이 질문이 있거나 추가 정보가 필요한 경우 귀하의 이름과 연락처 정보 .
• 당신의 서명.

법률에서 특별히 요청하고 허용하는 경우 다음을 포함해야 할 수도 있습니다.

• 받는 회사의 이름과 주소(아는 경우).
• 직원의 직위 및 부서입니다.
• 직원의 의무에 대한 간략한 설명.
• 직원의 급여입니다.
• 급여 명세서 또는 근무 시간표와 같은 급여 증빙 자료.
• 지불 빈도(예: 매주 또는 매월).
• 직원이 일주일 또는 한 달 동안 일하는 시간.
• 고용 유형(정규직, 시간제 또는 계약직)
• 고용이 종료되는 이유.
• 작업이 계속될 것으로 예상되는지 여부.
• 재고용에 대한 직원의 자격.

요청에 따라 디지털 또는 하드카피 형식의 고용 확인서를 제공하고 우편, 이메일 또는 팩스로 보낼 수 있습니다.

고용 증명서의 서식을 지정하는 방법

회사 로고가 있는 회사 레터헤드 또는 문구류에 편지를 준비합니다. 이것은 수신자에 대한 진위를 확인합니다.

이러한 편지를 표현하는 가장 좋은 방법은 비즈니스 편지 형식입니다.

회사 이름과 주소, 날짜, 받는 사람의 주소(알고 있는 경우)를 편지 왼쪽 상단에 기재하십시오. 그런 다음 인사말, 편지 내용, "진심으로" 또는 "최고의 안부"와 같은 공식적인 승인을 포함하십시오. 귀하의 서명, 이름 및 역할이 따라야 합니다.

작업 확인 편지 정책 및 절차

고용주로서 직원은 고용 확인 양식을 정기적으로 요청할 수 있습니다. 이러한 이유로 고용 확인서 정책을 작성하고 이를 요청하고 준비하는 절차를 설정하는 것이 유용합니다.

정책 및 절차를 만들면 회사가 고용 증명 서신에 일관된 접근 방식을 취할 수 있습니다.

정책 및 절차는 또한 귀하와 직원의 시간을 절약해 줍니다. 직원이 쉽게 찾을 수 있도록 정책 및 절차 매뉴얼에 추가할 수 있습니다. 단계를 명확하게 설정하면 앞뒤로 이동할 필요 없이 직원으로부터 필요한 모든 정보를 얻을 수 있습니다.

정책

직원 확인 양식 정책은 편지 요청을 처리하는 방법과 준비 담당자를 지정합니다.

정책을 작성하기 전에 연방 및 주 차원에서 법적 의무를 확인하는 것이 중요합니다. 고용 서한의 확인에는 민감한 직원 정보가 제3자에게 공개되는 것이 포함됩니다.

어떤 직원 정보를 공개할 수 있고 공개할 수 없는지, 공개할 수 있는 프로세스에 관한 법률과 규정이 있는 경우가 많습니다. 예를 들어 미국의 일부 주에서는 고용주가 제3자와 급여 내역을 공유할 수 없습니다.

고용 증명서를 제공하기 전에 정보를 공개하기 위해 직원으로부터 서명된 동의를 얻어야 할 수도 있습니다. 요청을 서면으로 요구하는 것도 좋은 생각입니다. 서면 요청 및 서명된 공개 양식은 나중에 분쟁이 발생할 경우(예: 직원이 귀하가 공개한 정보에 반대하는 경우) 기록을 생성합니다.

이러한 이유로 HR(Human Resources)은 종종 직원 확인서 요청에 응답하는 임무를 맡습니다. 그런 다음 편지가 회사의 내부 정책 및 관련 법률을 준수하는지 확인할 수 있습니다.

관리자 또는 감독자는 직원 확인 양식을 준비할 수도 있습니다. 그러나 HR은 여전히 ​​보내기 전에 검토해야 합니다.

절차

고용 서한 확인 요청을 위한 표준 절차를 만들면 귀하와 직원의 시간을 절약할 수 있습니다. 직원은 요청 대상과 필요한 정보를 알고 있습니다.

절차에서 다음을 설명하십시오.

• 직원 및 제3자가 요청해야 하는 대상.
• 누가 편지를 준비할 책임이 있습니다.
• 편지를 준비하는 데 필요한 정보는 무엇입니까?
• 디지털 또는 하드카피 편지가 필요한지 여부와 보내는 곳.
• 요청에 대한 응답 시간 프레임.
• 관련 정책 또는 양식에 대한 링크.

직원이 편지를 요청하는 데 사용할 수 있는 샘플 양식을 만드는 것이 유용할 수 있습니다. 정책 및 절차 매뉴얼 또는 직원 핸드북에 양식을 추가하면 작업자가 쉽게 찾을 수 있습니다. 필요한 정보를 작성하여 해당 담당자 또는 부서로 전송하기만 하면 됩니다.

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작업 확인 편지 준비 요령

급여 확인서를 작성할 때 이러한 사항을 염두에 두십시오.

짧고 요점을 유지하십시오.

이 편지는 길거나 복잡할 필요가 없습니다. 요청된 정보를 중립적으로 제시하기만 하면 됩니다. 이러한 편지는 예를 들어 직원의 실적이나 성격에 대한 의견에 포함되어서는 안 됩니다.

편지를 보내기 전에 교정하십시오

외부 커뮤니케이션과 마찬가지로 재직 증명서는 귀하의 비즈니스를 반영합니다. 오류가 없고 전문적이어야 합니다.

또한 편지에 요청된 모든 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오. 모기지, 주택 또는 미래의 고용을 얻는 데 도움이 되는 직원에게 중요한 문서입니다. 불완전한 정보를 제공하면 신청 속도가 느려질 수 있습니다.

편지에 포함된 정보가 정확하고 진실한지 확인하십시오.

서신의 세부 사항은 HR 기록을 기반으로 해야 합니다. 제3자는 귀하의 편지를 사용하여 직원의 가족에게 비자를 승인하거나 거부하는 등 직원과 관련된 중요한 결정을 내릴 수 있습니다.

정확성은 또한 귀하가 제공한 정보에 불만을 품은 직원의 향후 불만으로부터 귀하를 보호하는 데 도움이 됩니다.

제 시간에 편지를 제공

직원 확인 편지 요청은 종종 시간에 민감합니다. 예를 들어, 모기지 신청을 고려 중인 은행은 영업일 기준 2일 이내에 정보를 요구할 수 있습니다.

직원이 고용 확인서를 요청한 경우 가능한 한 빨리 응답해야 합니다. 정책 및 절차에서 처리 시간을 간략하게 설명할 수 있습니다. 그런 다음 직원은 요청을 얼마나 미리 해야 하는지 이해합니다.

고용 확인서 샘플

다음은 현직 및 전직 직원 모두를 위한 업무 확인서의 두 가지 예입니다.

이 현재 재직 확인서 템플릿은 공식적인 비즈니스 서신과 같은 형식입니다. 관련 정보와 일치하도록 텍스트를 사용자 지정합니다. 참조를 위해 사본을 저장하고 향후 고용 확인 서신을 빠르고 명확하며 간결하게 유지하십시오.

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구글 문서

이 과거 고용 확인 서신 템플릿은 공식적인 비즈니스 서신과 같은 형식입니다. 관련 정보와 일치하도록 텍스트를 사용자 지정합니다. 참조를 위해 사본을 저장하고 향후 고용 확인 서신을 빠르고 명확하며 간결하게 유지하십시오.

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구글 문서

프로세스 단순화

직원은 정기적으로 직원 확인 양식이 필요할 수 있으므로 요청을 처리하기 위한 정책 및 절차를 마련하는 것이 좋습니다. 이것은 프로세스를 표준화하여 적시에 서신을 제공하는 데 도움이 됩니다. 또한 직원의 역할, 직무 설명 및 급여와 같은 필수 정보를 포함하도록 합니다.

전문적이고 정확한 고용 확인 양식을 작성함으로써 근로자가 주택을 구입하고, 숙소를 임대하고, 미래의 일자리를 찾는 데 도움을 줄 수 있습니다.

단계별 가이드를 따르고 고용 확인 서한 템플릿을 사용하여 필요에 따라 전문적인 고용 증빙 서신을 쉽게 생성하십시오.

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