미지급금이란 무엇입니까? 프로세스 및 장점

"미지급금"은 모든 비즈니스의 재정을 관리할 때 자주 듣게 되는 용어입니다. 비즈니스 거래를 해결하는 데 중요한 역할을 하기 때문에 모든 비즈니스 소유자는 그것이 의미하는 바와 그것이 자신의 비즈니스에 어떻게 적용되는지에 대한 명확한 아이디어를 가지고 있어야 합니다. 이 기사에서는 미지급금에 대한 자세한 설명을 제공하고 미지급금 관리에 대한 몇 가지 실용적인 팁을 공유합니다.

미지급금이라는 용어는 재무 회계에서 유래했으며 채권자(즉, 회사(임시 또는 보유자)에서 일하는 공급자, 공급업체 또는 서비스 제공업체)의 서비스 송장 발행을 처리하는 회계의 하위 범주를 나타냅니다. 미지급금은 회사가 고객이나 다른 비즈니스에 제공한 서비스를 기록하고 처리하는 미수금과 대조됩니다.

미지급금의 전반적인 목표는 좋은 공급업체 관계를 유지하는 것입니다. 미지급금 계정은 항상 구매와 긴밀하게 협력하며 모든 미결제 인보이스를 추적하고 정시에 지불하는 중요한 작업에 적용됩니다. 이것이 제품과 서비스가 제 시간에 제공되고 조달 프로세스가 원활하게 진행되도록 하는 유일한 방법입니다.

많은 수의 미지급금을 처리해야 하는 것은 대기업만이 아닙니다. 명확한 미지급금 시스템은 또한 신생 기업과 소규모 기업이 모든 것을 추적할 수 있도록 도와줍니다. 결국 연체된 벌금을 납부하거나 불만족한 공급업체를 상대해야 하는 것보다 더 짜증나는 일은 없습니다.

이러한 초기 이해를 바탕으로 이제 미지급금에 대해 더 깊이 파헤쳐 보겠습니다!

미지급금(AP)이란 무엇입니까?

미지급금(AP)은 받았지만 아직 지불되지 않은 상품 또는 서비스에 대해 조직이 공급업체 또는 공급업체에 지불해야 하는 금액입니다. 회계에서 AP는 채권자나 공급업체에 대한 단기 부채를 상환해야 하는 회사의 의무를 나타내는 총계정원장 내의 계정입니다.

AP는 또한 회사가 공급업체 및 기타 채권자에게 지불해야 하는 지불을 담당하는 사업부 또는 부서를 가리킬 수 있습니다 . 따라서 AP는 AP 관리를 담당합니다! 이 기사에서는 이 용어의 두 가지 용도를 모두 다룰 것입니다.

회사 내에서 미지급금은 구매와 밀접하게 연결되어 있습니다. 여기에는 외부 공급자 및 서비스 공급자, 서비스 범위 및 주문 처리 유형에 대한 개요가 포함됩니다. 대규모 조직에서는 들어오는 송장과 관련된 프로세스를 처리하는 별도의 미지급금 부서가 있을 수 있지만 소규모 기업에서는 회계사/회계 팀의 기능입니다. 이때 공급자의 전체 회사 이름, 주소, 세금 코드 및 필요한 경우 정기적으로 부여되는 할인, 지불 조건 및 리베이트와 관련된 기타 데이터를 기록합니다.

미지급금 프로세스

조직이 공급업체로부터 송장을 받으면 일반적으로 인쇄된 사본의 경우 날짜를 문서화하기 위해 영수증 스탬프로 페이지를 매기거나 온라인 송장을 추적하는 데 디지털 시스템을 사용합니다. 미지급금도 각 수신 송장에 고유한 일련 번호를 제공합니다. 그런 다음 사실의 정확성과 정확한 청구 금액을 확인하기 위해 확인이 필요합니다. 대기업에서 외상매입금 사무원은 해당 상품 및 서비스 주문을 담당하는 각 부서와 긴밀하게 협력합니다. 인보이스 확인 결과는 수신 인보이스에 직접 확인 표시와 이름 약어로 문서화됩니다.

미지급금을 통해 들어오는 모든 송장이 제 시간에 지불되도록 합니다. 현금 할인, 리베이트 또는 품질 결함에 대한 공제가 이루어지도록 주의를 기울여야 합니다. 대기업에서는 미지급금 담당자가 지불 제안 목록을 작성하고 다른 직원이 이중 통제 원칙을 준수하도록 연대 서명해야 합니다. 이 목록에는 채권자의 은행 세부 정보와 이체할 금액이 포함됩니다. 오늘날 은행 송금은 거의 온라인으로 이루어지며 대용량의 경우 API를 통해 자동화된 데이터 교환이 이루어집니다.

미지급금 부서는 수신 송장의 계정 할당도 처리합니다. 해당 공급업체 계정과 비용 계정을 처리하는 전기 레코드를 생성합니다. 이 작업은 들어오는 송장을 올바른 비용 계정에 할당하기만 하면 의미 있는 비용 성과 회계 및 제어가 가능하기 때문에 특히 중요합니다. 게시할 때 일반적으로 공급업체의 마스터 데이터에 저장된 제어 키를 고려해야 합니다. 공급자는 부가가치세(VAT), 판매세 등과 같은 해당 세금으로 상품 및 서비스에 송장을 보냅니다. VAT의 경우 받는 회사는 이러한 방식으로 송장된 VAT 금액을 지불해야 할 세금에서 매입세액으로 공제할 수 있습니다. 부담. 결과적으로 수신 인보이스의 VAT는 비즈니스 수익에 영향을 미치지 않는 일시적인 항목이 됩니다.

미지급금 부서의 업무

위에서 설명한 것처럼 미지급금 프로세스는 조직 내에서 매우 체계적이고 조직화되어야 합니다 . 미지급금 워크플로의 가장 중요한 작업 중 하나는 공급업체와 공급업체가 회사에 발행하는 송장을 처리하는 것입니다. 이른바 공급업체 송장 또는 수신 송장(Hiveage에서는 이를 '청구서'라고 함)입니다.

미지급금 부서의 핵심 업무는 다음과 같습니다.

• 공급업체 마스터 레코드 유지 관리
• 공급업체 송장 확인 및 계정 할당
• 공급업체 송장 입력
• 미결 항목 관리
• 결제 및 결제

미지급금의 예: 여행 경비 회계

미지급금에서 자주 발생하는 활동 중 하나는 회사 직원이 출장을 위해 제출하는 여행 경비 보고서를 처리하는 것입니다. 이러한 상환은 특정 법적 요구 사항, 특히 세금 요구 사항에 구속됩니다. 반면에 내부 회사 규정에는 직원에게 더 유리한 추가 계약이 포함될 수도 있으며, 이는 당연히 미지급금 부서에서 고려해야 합니다. 여기서 미지급금 부서는 개별 항목을 확인하고 필요한 경우 추가 영수증을 요청하거나 대체 영수증 발급을 요구하거나 환급 불가 비용을 거부하는 작업을 수행합니다. 마지막으로 모든 영수증과 함께 올바르게 입력된 여행 경비 보고서를 확인한 후 지불 지시가 발행됩니다.

미지급금 자동화의 이점

미지급금을 자동화하고 수동 데이터 입력을 줄이면 여러 면에서 기업에 도움이 될 수 있습니다. 다음은 모든 비즈니스에 도움이 될 수 있는 AP 자동화 소프트웨어의 가장 큰 장점입니다.

포괄적인 비용 절감

AP 자동화는 포괄적이고 전반적인 비용 절감을 가능하게 합니다. 송장 데이터 캡처 및 수동 처리와 관련된 인건비를 줄이는 것 외에도 기업은 공급업체를 위한 셀프 서비스 포털, 중복 송장(및 중복 지불) 감소, 현금 할인 이익 증가(예: 조기 지불 할인) 및 연체로 인한 연체료 제거.

현금 흐름 최적화

수동 프로세스를 줄이는 자동화된 미지급금 프로세스를 통해 예상 현금 수요를 정확하게 계획할 수 있습니다. 프로세스 가시성을 통해 미지급금이 현금 흐름에 가장 큰 영향을 미치는 활동에 우선 순위를 집중할 수 있습니다. 결과적으로 모든 송장을 정시에 지불할 수 있으며 동적 현금 할인은 또한 지불 할인에 대한 대가로 공급자에게 보다 시기 적절한 지불을 제공하여 상당한 연간 수익을 얻을 수 있습니다. 자동화가 없으면 동적 현금 할인이 불가능할 수 있습니다.

공급업체와의 관계 개선

미지급금이 대내외적으로 대규모 고객층에 도달해야 합니다. 수동 프로세스에서는 종종 해독하기 어려운 형식으로 메일과 이메일을 교환해야 합니다. 자동화된 프로세스는 공급업체 쿼리, 미결 항목 및 승인의 브라우저 기반 처리를 단순화합니다. 절차는 기업 보안 표준을 통합하면서 데스크톱, 태블릿 및 모바일 장치에서 사용할 수 있습니다. 신속한 조치와 공급업체와의 커뮤니케이션은 비즈니스 성장에 필수적인 호의와 장기적인 관계를 확실히 개선할 것입니다.

가시성 최적화

모든 송장 유형에 대한 중앙 집중식 수신, 즉각적인 캡처, 추출, 검증 및 데이터 라우팅은 정확한 미지급금 전기를 촉진합니다. 각 단계와 프로세스에 관련된 각 직원을 확인하기 위해 완전한 경로가 생성됩니다. 동시에 경영진은 잠재적인 문제가 발생하는 즉시 해결할 수 있습니다. 직원, 재무 관리 팀 및 공급업체가 자체적으로 송장 및 지불 기록에 액세스할 수 있으므로 문의 및 주고받는 커뮤니케이션이 제거됩니다.

내부 통제 및 프로세스 개선

새로운 규제로 인해 전 세계가 전자 송장 발행 방식으로 이동함에 따라 사기를 방지하고 재무 결과의 무결성을 보장하기 위해 내부 통제를 엄격하게 준수하는 것이 점점 더 중요해지고 있습니다. 이에 따라 미지급금 책임의 범위가 확대되었습니다. 수동 프로세스로 이러한 제어를 안정적으로 구현하는 것은 사실상 불가능합니다. 수동 AP 프로세스를 사용하는 조직은 규정 준수를 보장하는 능력이 제한되어 있으면서 추가 비용이 추가되는 감사에 의존합니다. 자동화된 프로세스에 포함된 규칙을 사용하면 미지급금이 워크플로를 원활하게 실행하는 데 필요한 규정 준수 부담, 비용 및 귀중한 시간을 줄일 수 있습니다.

품질 향상

ERP(Enterprise Resource Planning Systems) 데이터에 대해 검증하는 고품질 인보이스 데이터가 포함된 자동화된 워크플로는 정확성을 보장하고 기업이 오류(데이터 입력 오류 및 인적 오류 포함), 지연 및 불필요한 비용을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 적절한 단계가 필요한 예외의 경우 별도의 프로세스가 아닌 워크플로 내에서 수행됩니다. 이러한 개별 프로세스는 종종 비용이 많이 들고 통제되지 않고 테스트되지 않으며 규정을 준수하지 않고 발생합니다.

운영 유연성

미지급금 프로세스는 비즈니스 전략을 지원해야 합니다. 이는 성장 또는 인수의 결과로 거래량이 증가함을 의미할 수 있습니다. "전환"은 대부분 수동 및 비표준 프로세스에서 인건비를 증가시키는 것보다 자동화 프로세스에서 비용이 훨씬 적습니다. 자동화를 통해 기능을 더 쉽게 아웃소싱할 수도 있습니다. 인수합병 시 프로세스를 쉽게 확장할 수 있어 저렴한 비용으로 효율성을 제공합니다.

Hiveage를 통한 간소화된 미지급금

인보이스 서비스로서 Hiveage는 수신 인보이스를 추적하고 효과적으로 구성할 수 있는 기능을 제공합니다. 수신 인보이스는 Hiveage에서 '청구서'라고 합니다. 청구서 기능을 사용하여 공급업체 및 공급업체로부터 받은 송장을 기록할 수 있습니다.

공급업체 이름, 주소, 품목 세부 정보 및 세금과 같은 필수 정보를 입력하는 것으로 시작하십시오. Hiveage 내부의 청구서에 원본 송장을 첨부할 수도 있습니다. 이렇게 하면 모든 기록을 한 곳에서 정리할 수 있습니다.

귀하의 계정을 처리하는 팀이 있는 더 큰 규모의 비즈니스인 경우 지불 승인을 받기 전에 팀의 다른 사람이 청구서를 검토하도록 하는 이중 제어 기능을 원할 수 있습니다. 승인은 '지급 가능으로 표시' 옵션을 사용하여 수행할 수 있습니다. 청구서가 '지급 가능'으로 표시되면 대시보드에서 공급업체 이름으로 구성된 '지급 계정' 섹션 아래에 표시되기 시작하여 각 공급업체에 지불해야 하는 총액을 추적하는 데 도움이 됩니다.

공급업체의 계정에 지불해야 하는 지불이 완료되면 지불 정보를 추가하여 청구서를 업데이트할 수 있습니다. 이 단계를 통해 Hiveage 내에서 미지급금 워크플로를 완료하고 대시보드에서 잔액을 정리합니다.

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미지급금 혜택에 대한 FAQ

미지급금 자동화의 주요 이점은 무엇입니까?

미지급금 자동화 소프트웨어를 사용하면 단일 디지털 플랫폼을 통해 송장 발행 및 지불 처리를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 재무 프로세스와 데이터 수집에 대한 보다 명확한 가시성과 향상된 제어 기능을 제공합니다.

미지급금의 가장 중요한 목표는 무엇입니까?

미지급금의 목표는 다음과 같습니다: 공급업체의 적시에 결제, 정확한 데이터 유지, 공급업체와의 긍정적인 관계 유지, 비용 절감 및 수익 개선 방법 연구.

AP 프로세스의 주요 기능은 무엇입니까?

주요 AP 프로세스에는 다음이 포함됩니다. 비즈니스 거래 계산, 게시, 송장 처리 및 기록 유지 관리에 사용할 재무 데이터 확인.