L'organizzazione senza scopo di lucro St. John ha ottenuto visibilità completa sulle operazioni quotidiane e comunicazioni semplificate (caso di studio)

St. John è un'organizzazione senza scopo di lucro che opera in 40 paesi in tutto il mondo ed è coinvolta in vari exploit commerciali e umanitari ed è stata fondata essenzialmente nel 1100 d.C., il che rende St. John il marchio più antico del mondo!

Come la maggior parte delle organizzazioni senza scopo di lucro, St John si concentra sull'ottenimento di donazioni e sulla gestione efficace dei propri volontari e dipendenti e ha anche dovuto affrontare alcune delle stesse sfide che molte organizzazioni non profit affrontano quotidianamente: capire quante ore lavorano dipendenti e volontari, gestire moduli, report e liste di controllo compilate da volontari, semplificando la comunicazione, migliorando i processi di onboarding e formazione e molto altro.

St. John era alla ricerca di una soluzione all-in-one che potesse aiutarli ad affrontare queste sfide in modo da poter far crescere completamente la loro organizzazione, ed è esattamente ciò che ha trasformato St. John in Connecteam.

“Nella filiale del Sud Africa, Connecteam è molto utile nel tenere traccia delle nostre operazioni di ambulanza e del personale, e dei nostri membri volontari che chiamiamo 'The Brigade'. Questi membri sono composti da giovani volontari e membri adulti. Connecteam si è rivelato fondamentale per mantenere un elenco accurato e aggiornato dei membri del nostro team e delle loro informazioni e per monitorare nel tempo il loro lavoro di volontariato. Parte del nostro personale opera completamente fuori ufficio e parte in ufficio, quindi stiamo utilizzando il sistema di monitoraggio del tempo in vari modi flessibili.

Dianne, National Head of Youth, e Jon, Director of Ambulance, si sono seduti con noi (Connecteam) per condividere le loro esperienze con la nostra app per dipendenti.

1. Prima di Connecteam, cosa utilizzavi per le operazioni quotidiane?

Uno dei motivi per cui siamo venuti a Connecteam è perché non avevamo un buon modo per monitorare digitalmente i nostri membri e il nostro staff. Stavamo facendo tutto con le scartoffie e dovevamo passare a una sorta di formato digitale. E abbiamo cercato piattaforme che potessero aiutarci a farlo, dove avremmo potuto essere senza carta.

Connecteam ci ha anche fornito un livello di supervisione a livello nazionale per sapere cosa stavano facendo i nostri livelli locali. Per la nostra divisione di Johannesburg, abbiamo una supervisione immediata su ciò che i nostri membri e il nostro staff fanno quotidianamente, cosa che prima non avevamo. Facevamo affidamento sui rapporti manuali che venivano segnalati una volta al mese da qualcuno che forse non vedeva nemmeno tutte le persone.

Potrei letteralmente accedere in qualsiasi momento a Connecteam e vedere cosa sta succedendo e avere una comprensione completamente aggiornata. Ad esempio, ora posso guardare Durban e vedere quale medico si trova in quale evento ea che ora. Un grande cambiamento per noi come puoi capire!

2. Parlaci delle sfide che hai affrontato prima di Connecteam.

Quindi c'erano un paio di motivi per cui abbiamo iniziato a cercare soluzioni digitali. Per prima cosa, il nostro sistema era aperto alla manipolazione, erano solo scartoffie e avremmo perso molte informazioni e registrazioni. Perché era tutto cartaceo se qualcuno se ne andava, e se non consegnava i documenti, allora l'avremmo perso. Avremmo letteralmente ottenuto le informazioni (su cosa stavano facendo le nostre persone, quanti pazienti hanno visto, quante ore di volontariato stavano facendo, ecc.) alla fine del mese, se le avessimo.

Ha anche colmato un enorme divario di comunicazioneper noi. Poiché siamo una struttura così vecchia e un'organizzazione senza scopo di lucro e paramilitare affermata, storicamente tutto è molto gerarchico. Ad esempio, in qualità di Responsabile della Gioventù, dovrei inviare un'e-mail ai Capi della Gioventù in varie aree e loro poi diffonderebbero le informazioni. Ora non dobbiamo più farlo. Non dobbiamo fare affidamento sulle persone, quindi crea una comunicazione senza soluzione di continuità in tutta l'organizzazione e possiamo raggiungere direttamente ogni singolo volontario. Quindi, anche se abbiamo un agente che non è molto bravo a comunicare, quella persona e il suo team ottengono comunque lo stesso livello di informazioni.Connecteam ha livellato il campo di gioco per noi.

Anche per i membri del nostro team, diciamo che mi trovo nell'East London, ora posso andare a controllare quante ore ho lavorato e posso vedere cosa fanno gli altri in tutto il paese.Connecteam ha consentito all'utente a livello finale di interagire con noi (Dianne e Jon).

Un'altra cosa da aggiungere che è stata molto utile, e in effetti necessaria, è che proprio ora stiamo conducendo un progetto COVID-19 in cui stiamo fornendo operatori sanitari a diversi ospedali in tutto il paese e il geotagging è davvero importante in modo che noi può vedere che le persone sono dove dovrebbero essere quando timbrano il cartellino. È stato così facile tenere traccia dei nostri volontari e del nostro staff.

Questo è un aspetto piuttosto importante, che era importante per la nostra attività anche prima del COVID 19. Dato che svolgiamo molto lavoro medico basato su eventi, andremo a eventi sportivi, concerti, ecc. personale che lavora a questi eventi che può lavorare per noi su base oraria. Quindi, per il calcolo delle ore dei volontari, è abbastanza importante vedere che le persone sono dove dicono di essere e da quanto tempo sono lì. In precedenza, il modo in cui funzionava era attraverso carta e penna, per niente molto efficiente. Quindi, se qualcuno arrivava e diceva di essere arrivato alle 10:00 e di andarsene alle 16:00, non c'era modo di confermare che fosse davvero così.

3. Parlaci delle funzionalità che usi di più e di come sono utili per la tua azienda e i tuoi dipendenti.

Orologio del tempo

Dopodiché l'orologio è la caratteristica principale che utilizziamo e il geofence, insistiamo affinché tutti lo utilizzino. In effetti, uno dei motivi per cui abbiamo adottato un piano tariffario premium è garantire che il geofence fosse una cosa. Quindi, per tutti gli eventi, gli ospedali e così via, abbiamo abilitato il geofence per garantire che tutti timbrano l'entrata e l'uscita dove dovrebbero essere.

Link di invito

Il link di invito ha reso la nostra vita molto più semplice, possiamo semplicemente inviare un link a nuovi membri dello staff o volontari e lasciare che inseriscano le loro informazioni pertinenti. Successivamente possiamo aggiungerci qualcosa e rende l'intero processo di onboarding e offboarding dei membri dello staff molto pulito e organizzato: questo era esattamente ciò per cui siamo venuti, all'inizio, cercando di organizzare e tenere traccia dei membri del nostro team in un modo migliore.

Comunicazione mirata tramite gruppi Smart

Utilizziamo anche gruppi intelligenti per separare la comunicazione tra il nostro staff, soprattutto perché abbiamo membri adulti, bambini, volontari, ecc. Non possiamo avere bambini nello stesso gruppo degli adulti, per ovvi motivi come la protezione dei bambini e tutto il resto. È stato davvero utile da usare e usiamo Connecteam per spingere davvero i contenuti ai gruppi in modo mirato, così che ottengano contenuti rilevanti solo per loro.

Aggiornamenti

Quindi, attraverso gli aggiornamenti, abbiamo inviato conferenze, concorsi, quel genere di cose. Gli aggiornamenti sono un ottimo modo per migliorare ulteriormente la nostra comunicazione e il coinvolgimento con i nostri volontari e il personale retribuito. Fa davvero una grande differenza.

Programmazione

Dianne dice che usa il programma per scopi di formazione che è super efficace e Jon intende iniziare a usarlo in futuro quando se ne presenta la necessità, soprattutto perché può aiutare a offrire turni a volontari e personale retribuito, e può aiutare a ridimensionare la nostra organizzazione come BENE.

Personalizza cartelle e contenuti

CARICHI. Quindi, quando si tratta di cartelle personalizzate, è lì che inviamo tutti i nostri collegamenti, aggiornamenti e politiche. Ad esempio, abbiamo creato moduli e liste di controllo in modo che quando il medico arriva al suo turno, possa controllare i veicoli e altro ancora. Abbiamo creato politiche e regolamenti in modo che se qualcuno è confuso su ciò che devono indossare, può dare un'occhiata ai regolamenti e i giovani possono vedere le politiche direttamente specifiche per loro su Connecteam attraverso la funzione di personalizzazione. Grazie a questa funzione, possiamo assicurarci che tutti leggano e firmino le norme in modo da essere tutti d'accordo. Crea anche un livello di responsabilità che ci piace molto.

Abbiamo anche creato una scheda di formazione con le cartelle personalizzate e l'abbiamo collegata al nostro Google Drive, quindi invece di caricare documenti su Connecteam, abbiamo appena creato un collegamento ipertestuale al Drive in modo che tutte le nostre cose siano archiviate nel cloud e consentiamo l'accesso a le nostre squadre.

4. Quale ROI hai riscontrato?

Il nostro ROI inizia quando siamo finalmente in grado di quantificare quante persone abbiamo e quanto sono state efficaci, quindi lo abbiamo immediatamente. Sappiamo esattamente quanti membri abbiamo in ogni luogo, il che non sarebbe lo stesso per altre aziende e in particolare per le organizzazioni non profit. Poiché siamo un'organizzazione senza scopo di lucro, sapere quanti membri del team hai effettivamente potrebbe rivelarsi più impegnativo di quanto potresti pensare, Connecteam ci ha dato un'idea immediata di quanti membri abbiamo.

Per quanto riguarda il volontariato, possiamo dire esattamente quali qualifiche abbiamo su tutta la linea, possiamo fare un ordine delle competenze lì, e possiamo anche vedere che tipo di tempo stanno facendo i nostri volontari, come stanno andando, e dove e cosa stanno facendo.

E la comunicazione è piuttosto epica.

Ci ha permesso di gestire e pagare le persone in un modo che non saremmo stati in grado di fare. Quindi le schede attività e l'orologio hanno davvero creato un modo efficace di amministrare queste due aree in modo che possiamo vedere pagati e volontari. Questa flessibilità delle schede attività e dell'orologio è davvero interessante e utile per noi.

5. Quali sono state le tue impressioni riguardo al processo di implementazione?

Abbiamo fatto parecchio sviluppo con Yuval e tutti gli altri membri del team. Tutti in Connecteam sono fantastici, i tempi di turnover sono stati sorprendenti. Yuval è davvero fantastico! Non dorme.

6. Consiglieresti Connecteam ai tuoi colleghi?Perché?

Ti abbiamo già consigliato Connecteam!L'abbiamo presentato al team internazionale di St. John che ora lo utilizza a livello di CEO.

E ci sono anche molte altre organizzazioni che utilizzano Connecteam solo in base alla nostra esperienza.

Dianne, “L'ho consigliato ai recruiter per la gestione dei dipendenti di grandi aziende internazionali, e l'ho anche consigliato in generale a molti altri manager.

Ora stiamo implementando Connecteam all'interno di St. John in un'area diversa che è il nostro personale retribuito, quindi il nostro personale di formazione e i nostri centri. Lo stiamo portando ai nostri dipendenti e non ai nostri servizi di ambulanza.

7. Cosa ti ha sorpreso di Connecteam?

Ho trovato davvero interessante che tutti in Connecteam siano aperti ai suggerimenti, il che è molto carino. È stato sorprendente ma assolutamente gradito.

8. C'è qualcos'altro che vorresti aggiungere sulla tua esperienza con Connecteam?

Penso che sia fantastico come tutti in Connecteam faranno di tutto per aiutare i tuoi clienti.

Quando abbiamo iniziato a utilizzare Connecteam per ICC (un evento che abbiamo tenuto qui in Sud Africa), abbiamo lanciato un altro account da Connecteam, non è stato progettato per questo scopo. Ma tutti in Connecteam si sono letteralmente fatti il ​​culo per cercare di assicurarsi che funzionasse. E siamo stati in grado di eseguire programmi per 270 bambini facendo cose diverse in luoghi diversi. E siamo stati in grado di comunicare a livello internazionale, anche se non è stato progettato per questo, Connecteam non ha perso un colpo per aiutarmi personalmente a cercare di capire tutto. Quindi, dal punto di vista del cliente, il servizio e la volontà di Connecteam di essere semplicemente straordinario è davvero epico. Ci ha fatto lavorare in modo molto più intelligente di quanto avremmo fatto e come eravamo prima. Adoro il prodotto.

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