6 metodi di monitoraggio del tempo dei dipendenti + come scegliere quello giusto

Il monitoraggio del tempo ti offre informazioni su come i dipendenti trascorrono il loro tempo quando sono in orario. Puoi assicurarti che stiano completando le attività come pianificato e rispettando le scadenze.

Aiuta anche con una migliore allocazione delle risorse e consente di controllare e controllare le ore di straordinario.

Inoltre, con un modo accurato di tenere traccia delle ore, puoi pagare correttamente i lavoratori, prevenendo controversie ed errori di busta paga.

Con i giusti metodi di monitoraggio del tempo, puoi acquisire quando i lavoratori entrano ed escono dal lavoro, hanno pause di riposo e si prendono del tempo libero.

Esaminiamo 6 modi popolari per monitorare il tempo in modo da avere tutto ciò di cui hai bisogno per scegliere quello migliore per la tua squadra.

Che cos'è il monitoraggio del tempo e perché è importante?

Il monitoraggio del tempo si riferisce alla pratica di registrare la quantità di tempo speso per compiti, attività o progetti. Implica la documentazione dell'orario di inizio e di fine del lavoro, spesso includendo pause di riposo, orari dei pasti e altri periodi di riposo.

Puoi tenere traccia del tempo manualmente utilizzando carta e penna, fogli di calcolo, voci di calendario e altro. In alternativa, c'è un software che semplifica e automatizza il processo di monitoraggio del tempo. Puoi tenere traccia del tempo ogni giorno, settimanalmente, una volta ogni 2 settimane o persino personalizzare il monitoraggio del tempo in base alle esigenze di un progetto.

Il monitoraggio del tempo dei dipendenti ha diversi vantaggi per un'organizzazione. Ti aiuta:

Mantenere una forza lavoro produttiva

Il monitoraggio del tempo ti offre una visibilità completa su come i tuoi dipendenti trascorrono le ore programmate. Puoi individuare i lavoratori che sono costantemente in ritardo o assenti. Inoltre, puoi identificare e affrontare il furto di tempo o quando i lavoratori utilizzano il loro tempo in modo improduttivo.

Il monitoraggio del tempo ti aiuta anche a individuare dove i dipendenti hanno bisogno di ulteriore aiuto e risorse. Ad esempio, se un team impiega sempre più tempo per eseguire le attività, potrebbe richiedere più formazione o supporto. Una volta identificati, puoi risolvere rapidamente questi problemi per assicurarti che i tuoi lavoratori rimangano produttivi.

Assegna il carico di lavoro in modo efficiente

Comprendere come i diversi lavoratori trascorrono il tempo tra i progetti aiuta con una migliore allocazione delle risorse. Ad esempio, puoi assegnare i lavoratori più veloci a progetti con tempi di consegna rapidi.

Inoltre, puoi identificare i progetti che stanno procedendo più lentamente a causa della carenza di personale e assegnare lavoratori extra a questi turni. Inoltre, conoscere la disponibilità dei lavoratori ti aiuta a pianificare in anticipo. In questo modo, hai abbastanza personale sul posto di lavoro anche quando i dipendenti sono in congedo.

Riduci gli errori nelle buste paga e nella fatturazione ai clienti

Le schede attività ti dicono qual è il tempo risarcibile dei tuoi lavoratori. Usa questi dati per creare rapporti sulle buste paga che riflettano correttamente gli sforzi dei tuoi dipendenti. Questo aiuta a ridurre i costosi errori sulle buste paga e le lunghe controversie con i lavoratori sul tempo impiegato.

Allo stesso modo, avere un registro pulito delle ore lavorate ti aiuta a creare fatture cliente accurate. Con tutto nero su bianco, c'è una minore possibilità di controversie con i clienti sulle ore fatturabili e non fatturabili.

Rimani conforme alle leggi e ai regolamenti sul lavoro

Infine, il monitoraggio del tempo garantisce che i lavoratori si prendano il tempo libero, le pause di riposo e gli orari dei pasti richiesti dalle leggi e dai regolamenti sul lavoro.

Inoltre, i dipendenti ottengono i tempi di inattività di cui hanno bisogno per prevenire il burnout e sono quindi più energici e produttivi sul lavoro.

Inoltre, monitorando le ore, puoi controllare gli straordinari dei dipendenti. In questo modo, non sono sovraccarichi di lavoro, risparmi sui costi degli straordinari e la tua azienda rimane conforme alle leggi sugli straordinari.

Diversi tipi di metodi di monitoraggio del tempo

Ci sono diversi modi per tenere traccia del tempo dei tuoi dipendenti. Di seguito abbiamo delineato i 6 metodi più popolari (in nessun ordine particolare).

Carta e penna

Metodo

I lavoratori usano un taccuino o un diario per annotare a che ora hanno iniziato e terminato un'attività, un'attività o un progetto. Dovrai raccogliere tutte le voci di tempo e creare manualmente schede attività che possono essere utilizzate per il libro paga.

Professionisti

• Facile da fare e poco costoso
• Può essere fatto da qualsiasi luogo e non richiede internet

Contro

• Difficile per i gestori verificare le voci di tempo
• Dispendio di tempo, manuale e soggetto a errori
• I documenti possono essere facilmente smarriti se non conservati in modo sicuro
• Difficile creare report e analizzare tendenze e temi

Il sistema dell'onore

Metodo

Questo metodo si basa sui lavoratori che utilizzano le proprie stime di quanto tempo hanno dedicato a un progetto. Devi fidarti delle stime approssimative dei tuoi lavoratori e pagarli per le ore che hanno detto di aver lavorato utilizzando la loro tariffa oraria.

Professionisti

• Metodo di monitoraggio del tempo più semplice
• Nessun costo e nessun materiale richiesto

Contro

• Inaffidabile e molto soggetto a errori
• Nessun modo per i gestori di verificare le ore
• Nessun dato per creare o analizzare le tendenze
• Meno credibilità con i clienti senza registrazione delle ore fatturabili

Utilizzando un foglio di calcolo

Metodo

Questo metodo ha 2 opzioni:

1. I lavoratori registrano il loro tempo usando carta e penna . Quindi inserisci manualmente i dati temporali in un modello di foglio di calcolo per l'archiviazione e l'analisi.
2. I lavoratori inseriscono i propri dati utilizzando un modello di foglio di lavoro , ad esempio da Fogli Google o Microsoft Excel, che puoi inviare loro tramite email.

L'opzione 2 è il metodo più popolare oggi.

I modelli di fogli di calcolo in genere contengono colonne per:

• Nome del lavoratore
• Data
• Compito/attività
• Ora di inizio
• Tempo scaduto
• Tempo impiegato per le pause
• Ore di straordinario
• Tempo totale lavorato

I manager possono aggiungere colonne che mostrano le loro tariffe orarie e calcolare gli importi dovuti in busta paga.

Professionisti

• Cattura il tempo trascorso tra le attività e include le pause
• Può utilizzare grafici e diagrammi integrati per identificare le tendenze

Contro

• I lavoratori devono ancora inserire l'ora manualmente nel foglio di calcolo
• I manager non possono verificare le voci di tempo
• È necessario aggiungere manualmente tutti i dati in 1 foglio per l'analisi del team
• Excel non è facile da usare sui dispositivi mobili, quindi può essere soggetto a errori

Monitoraggio basato sul calendario

Metodo

Crei un programma di lavoro fisso , comprese le pause per i tuoi lavoratori, utilizzando un calendario digitale. L'orario di lavoro viene calcolato osservando quali fasce orarie del calendario sono state bloccate per il lavoro. Le voci del calendario possono essere etichettate per riflettere l'attività o l'attività e le note possono essere aggiunte per ulteriore contesto. I lavoratori vengono quindi pagati la loro tariffa oraria per il numero di ore lavorate secondo il calendario.

Professionisti

• È facile visualizzare come viene speso il tempo tra le attività
• Le note possono essere aggiunte alle voci per un contesto aggiuntivo

Contro

• Difficile tenere traccia esattamente di come è stato speso il tempo durante l'orario di lavoro
• Non impedisce il furto di tempo
• I manager dovranno creare manualmente schede attività e rapporti sulle buste paga
• I manager non possono tenere traccia dell'avanzamento delle attività in tempo reale

Schede perforate

Metodo

A tutti i lavoratori vengono fornite delle “schede perforate” che devono inserire in uno specifico orologio fisico quando entrano ed escono dal lavoro. L'orologio timbra sulla scheda perforata l'orario di entrata e di uscita dal lavoro. Le ore dei dipendenti vengono calcolate utilizzando le schede perforate ed è possibile creare rapporti sui salari utilizzando le ore lavorate e le relative tariffe orarie.

Professionisti

• La prova fisica della punzonatura in entrata e in uscita previene le controversie
• Semplice e facile da usare

Contro

• Suscettibile al furto di tempo e ai pugni con gli amici
• Le schede attività e i rapporti sulle buste paga devono essere creati manualmente
• Non tiene conto delle pause di riposo e dei pasti
• Amministrativamente pesante per archiviare e gestire le schede perforate dei dipendenti

Software per il monitoraggio del tempo

Metodo

Con il software di monitoraggio del tempo , come Connecteam, i lavoratori entrano ed escono dai loro turni da qualsiasi luogo utilizzando un'app di monitoraggio del tempo. Spesso puoi verificare che i lavoratori siano dove devono essere utilizzando la funzionalità GPS in tempo reale.

Le schede attività vengono create automaticamente utilizzando le voci di orario e inviate all'utente per l'approvazione. Una volta approvati, puoi integrarli con il software del libro paga per pagamenti dei dipendenti facili e veloci.

Professionisti

• Facile da usare e accedere da remoto
• Gli inserimenti orari vengono archiviati in modo sicuro nel cloud
• I lavoratori ricevono promemoria automatici per entrare e uscire dal lavoro
• Le schede attività vengono create automaticamente e sono meno soggette a errori
• I gestori possono verificare facilmente le voci utilizzando la tecnologia GPS
• I report personalizzati su orari e presenze vengono creati automaticamente

Contro

• Più costoso di altre opzioni

Quale metodo di monitoraggio del tempo è il migliore?

Il modo migliore per tenere traccia del tempo sui progetti e registrare le ore di lavoro complessive è utilizzare il software di monitoraggio del tempo . Questi strumenti semplificano ogni aspetto del processo, facendo risparmiare a te e ai tuoi dipendenti un sacco di tempo e fatica.

Ecco come le app di monitoraggio del tempo si confrontano con altri metodi:

Tempo di registrazione

I lavoratori devono semplicemente timbrare l'entrata e l'uscita dalla loro app di monitoraggio del tempo, eliminando il fastidio di registrare manualmente il tempo con carta e penna o con Excel. Possono persino timbrare durante le pause di riposo e gli orari dei pasti in modo che le voci del tempo siano accurate fino al secondo. Questo differisce dalle schede perforate, che in genere catturano solo gli orari di inizio e fine al lavoro.

Le app di reporting del tempo consentono inoltre ai tuoi dipendenti di registrare il tempo da qualsiasi luogo utilizzando un desktop o un dispositivo mobile. Inoltre, vengono inviati promemoria automatici per l'ingresso e l'uscita, riducendo le possibilità che si dimentichino di farlo.

Verifica degli inserimenti orari

Il miglior software di tracciamento del tempo viene fornito con strumenti di tracciamento della posizione GPS in modo da poter monitorare le posizioni dei tuoi dipendenti in tempo reale durante l'orario di lavoro. In questo modo, puoi verificare che siano nei turni giusti quando timbrano.

Alcune app ti consentono anche di verificare le voci utilizzando il geofencing . I recinti virtuali sono confini virtuali che possono essere impostati intorno ai luoghi di lavoro. I lavoratori non possono timbrare prima di entrare nel loro geofence. Ciò significa che i dati temporali hanno già superato un livello di verifica prima di arrivare a te.

Creazione e memorizzazione delle schede attività

Le app di monitoraggio del tempo generano schede attività digitali automatiche dalle voci di tempo registrate. Questo non richiede tempo o sforzo. Inoltre, riduce gli errori rispetto ai metodi carta e penna o sistema d'onore, in cui è necessario creare manualmente le schede attività. Il metodo del calendario richiede anche l'inserimento manuale delle ore lavorate esaminando le voci del calendario.

Inoltre, le app di monitoraggio del tempo archiviano le schede attività in modo sicuro nel cloud . Puoi facilmente farvi riferimento per eventuali controversie future con dipendenti o clienti. Questa è una soluzione molto migliore rispetto alla necessità di archiviare copie cartacee delle schede attività.

Libro paga in esecuzione

Con le tariffe salariali e le ore lavorate dei dipendenti già nel sistema, i report sui salari possono essere creati rapidamente e facilmente utilizzando le app di monitoraggio del tempo. Molte app si integrano anche con il software del libro paga per pagamenti rapidi e senza interruzioni con meno errori.

Analisi delle tendenze

Il monitoraggio del tempo può aiutarti a identificare le tendenze e affrontare eventuali aree di preoccupazione quando si tratta di gestione complessiva del tempo. Ma questo è difficile da fare senza un software di monitoraggio del tempo.

Con i metodi carta e penna, onore o calendario, non puoi vedere come i dipendenti trascorrono il loro tempo. Questi metodi non forniscono informazioni su quali attività e attività secondarie sono state eseguite, ad esempio.

Inoltre, a volte potresti voler analizzare i temi a livello di team o azienda. Per fare ciò, dovrai inserire manualmente tutte le voci dell'orario dei tuoi lavoratori in 1 foglio di lavoro in modo da poter identificare le tendenze. Questo è sia faticoso che dispendioso in termini di tempo.

L'utilizzo del software di monitoraggio del tempo è il modo migliore per tenere traccia del tempo sui progetti e identificare tendenze e potenziali problemi. Ti consente di creare report personalizzati in pochi minuti e puoi vedere le cronologie di orari e presenze. Puoi anche visualizzare rapporti che mostrano come è stato speso il tempo tra progetti, attività e posizioni.

Come scegliere il giusto software di monitoraggio del tempo

Quando scegli tra un software di monitoraggio del tempo, ci sono diversi fattori da considerare.

In primo luogo, c'è la facilità d'uso . L'idea alla base di questi strumenti è semplificare il processo di monitoraggio del tempo. Se i tuoi dipendenti ritengono che il sistema sia troppo complesso da utilizzare, è improbabile che lo utilizzino in modo coerente, se non del tutto. Ciò non solo significherà che non otterrai ciò per cui stai pagando, ma potrebbe anche portare a errori costosi e non necessari nella quotazione, nella fatturazione e nel libro paga.

È anche importante scegliere un'app che si integri facilmente con altri strumenti che utilizzi. In questo modo, non dovrai passare da un'app all'altra per completare le tue attività.

Anche il tuo budget è una considerazione chiave. Alcune soluzioni sono più costose di altre e non sempre forniscono le funzionalità extra di cui potresti aver bisogno.

Ecco alcune delle funzionalità a cui prestare attenzione in modo da poter scegliere lo strumento di segnalazione del tempo migliore per te.

• Orologio intuitivo e preciso : i lavoratori dovrebbero essere in grado di inserire e terminare facilmente i propri turni da qualsiasi luogo. Connecteam invia anche promemoria di entrata e uscita quando i lavoratori iniziano o terminano i turni.

• Tracciamento della posizione GPS : puoi monitorare le posizioni dei tuoi lavoratori in tempo reale mentre sono al lavoro. Questo ti aiuta a garantire che tutti siano dove devono essere, prevenendo il furto di tempo e le prese a pugni.

• Schede attività digitali : cerca piattaforme che generano schede attività automatizzate utilizzando le voci del tempo dei dipendenti. Dovresti essere in grado di visualizzarli e approvarli per un'ulteriore verifica.

• Integrazioni perfette per le buste paga : le soluzioni integrate o integrate per le buste paga ti consentono di effettuare pagamenti più rapidi con meno errori. Ad esempio, Connecteam si integra con QuickBooks Online e Gusto in modo da poter pagare facilmente il tuo personale.

• Monitoraggio del tempo libero : le funzionalità che ti consentono di visualizzare e approvare il tempo libero ti consentono di pianificare in anticipo e assegnare i turni in modo efficiente. La visibilità delle pause di riposo garantisce inoltre che i lavoratori abbiano i tempi di inattività di cui hanno bisogno e tu rispetti le leggi sul lavoro.

• Funzionalità di pianificazione dei turni : un buon strumento di segnalazione del tempo avrà anche funzionalità di pianificazione dei turni. Ciò ti consente di creare e assegnare turni in base alla disponibilità e alle preferenze dei dipendenti, in modo da essere sicuro che il tuo team sia sempre dotato di personale.

• Reporting e analisi : puoi tenere traccia dei dati relativi a orari e presenze tra lavoratori, attività, progetti, posizioni e così via. Ti forniscono approfondimenti che puoi utilizzare per massimizzare la produttività e identificare eventuali aree di miglioramento.

Tieni traccia del tuo tempo con Connecteam

Connecteam è la migliore soluzione all-in-one per il monitoraggio degli orari e delle presenze . Cattura l'orario di lavoro dei dipendenti, comprese le pause e il tempo libero. Ti consente inoltre di visualizzare le posizioni dei lavoratori in tempo reale in modo da avere una migliore visibilità e controllo sul tuo team.

Approfondiamo le funzionalità di monitoraggio del tempo di Connecteam.

Orologio e geofencing abilitati per GPS per inserimenti orari accurati e verificati

L'orologio di Connecteam consente ai lavoratori di entrare e uscire dai propri turni con un solo tocco dal proprio desktop o dispositivo mobile. Se il tuo team opera da un'unica postazione, la funzionalità kiosk consente ai lavoratori di effettuare il punch in e out da un unico dispositivo condiviso. Puoi anche configurare più chioschi per luoghi diversi.

L'orologio ha anche un software GPS integrato in modo da poter verificare le posizioni puntuali dei lavoratori. Questo aiuta a prevenire il buddy punching, dove i dipendenti timbrano per i loro colleghi.

Con Connecteam puoi anche configurare geofence . Ai lavoratori vengono inviati promemoria automatici per avviare o interrompere il monitoraggio del tempo quando entrano o escono da un geofence. Inoltre, non possono timbrare a meno che non si trovino all'interno di un geofence. Ciò previene il furto di tempo e ti evita di pagarli oltre l'orario di lavoro.

Imposta regole personalizzate per il tempo libero, le pause di riposo e gli straordinari

Con Connecteam, puoi impostare criteri di permessi personalizzati , inclusi congedi personali, giorni di ferie, giorni di malattia e altro ancora. Tu e i tuoi dipendenti potete visualizzare il tempo libero e la cronologia delle presenze, oltre al tempo libero rimanente. Anche le richieste di permesso e le approvazioni possono essere effettuate facilmente utilizzando l'app.

Connecteam ti consente di creare criteri per le pause di riposo e di includere le interruzioni negli orari dei dipendenti. Gli avvisi intelligenti ti informano quando i dipendenti stanno effettuando gli straordinari e puoi approvare o rifiutare facilmente le richieste di straordinari dal tuo dispositivo. In questo modo, puoi rimanere conforme alle leggi e ai regolamenti sul lavoro.

Riduci gli errori sulle buste paga con le schede attività automatizzate e le integrazioni delle buste paga

Connecteam genera automaticamente le schede attività dei dipendenti utilizzando gli inserimenti orari. Questi tengono conto anche del tempo libero, delle pause di riposo e dei pasti, rendendoli accurati fino al secondo.

Dalla tua dashboard centrale, puoi individuare e correggere gli errori e approvare le schede attività prima che vengano utilizzate per i rapporti sulle buste paga. Connecteam si integra con software di buste paga come Gusto e QuickBooks Online per pagamenti rapidi e precisi.

Assegna turni e apporta modifiche in pochi minuti con la pianificazione dei dipendenti

Lo strumento di pianificazione drag-and-drop di Connecteam ti consente di creare e assegnare turni in pochi minuti. I lavoratori possono condividere le loro preferenze di posizione e disponibilità in modo da poter assegnare i lavori nel modo più efficiente possibile. I dipendenti possono anche scegliere tra turni aperti con o senza approvazione. Puoi anche vedere le qualifiche dei lavoratori in modo da poter inserire il dipendente giusto nel progetto giusto.

Le assenze o i cambiamenti dell'ultimo minuto possono essere risolti con un semplice cambio di turno all'interno dell'app. Ai lavoratori interessati vengono inviati avvisi intelligenti per informarli delle modifiche alla pianificazione. Puoi anche utilizzare la chat in-app per comunicare direttamente con loro in tempo reale.

Strumenti per la gestione delle attività, la creazione di report e altro ancora

Oltre a queste funzionalità, Connecteam dispone di strumenti di gestione delle attività che consentono di creare e assegnare attività e sottoattività ai dipendenti. Puoi inviare promemoria e tenere traccia dei progressi in tempo reale in modo da sapere come i lavoratori trascorrono il loro tempo.

Inoltre, Connecteam la funzione di reportistica personalizzata ti consente di visualizzare report dettagliati su presenze, tempo dedicato a progetti e attività, costi di manodopera e altro ancora. Puoi individuare e affrontare tempestivamente ritardi, assenteismo o lavoro inefficiente.

Connecteam offre anche molte altre funzionalità per la comunicazione, la formazione, la gestione delle risorse umane e altro ancora. È uno sportello unico per tutte le esigenze di gestione del lavoro.

I piani a pagamento partono da $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti. Le piccole imprese con meno di 10 utenti possono utilizzare Connecteam completamente gratis per sempre.

Puoi registrarti per una prova gratuita di 14 giorni per esplorare tutte le funzionalità di Connecteam prima di passare a un piano a tua scelta.

Conclusione

Senza un modo efficace per tenere traccia del tempo, la tua azienda può affrontare furto di tempo, lavoro inefficiente, scadenze mancate e altro ancora. È necessario monitorare il modo in cui i lavoratori trascorrono il loro tempo, identificare eventuali aree di preoccupazione e pagare correttamente i lavoratori per i loro contributi.

Esistono diversi modi per tenere traccia del tempo. I metodi di carta e penna, onore e calendario richiedono molto tempo, sono soggetti a errori e non ti danno un'idea di come viene speso il tempo. I fogli di calcolo, sebbene popolari, raccolgono dati solo a livello individuale. È un compito impegnativo raccogliere i dati del team o dell'intera azienda in un unico foglio per analizzare le tendenze.

Il software di monitoraggio del tempo semplifica il processo di timbratura in entrata e in uscita, la creazione di schede attività, l'esecuzione di pagamenti e l'individuazione delle tendenze. Connecteam è la migliore app di monitoraggio del tempo oggi sul mercato. Offre funzionalità come un orologio con un solo tocco, tracciamento della posizione GPS, schede attività automatizzate e altro ancora.

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Domande frequenti

Come si tiene traccia del tempo per una squadra?

Puoi raccogliere il cartellino orario di ogni singolo dipendente e aggiungere manualmente i dati in un unico foglio di calcolo per tenere traccia del tempo per il tuo team. Un modo migliore, tuttavia, è utilizzare un software di monitoraggio del tempo come Connecteam per risparmiare tempo e fatica. I suoi strumenti di reporting ti permetteranno di tenere traccia del tempo trascorso all'interno del tuo team o anche per progetti, sedi e altro.

In che modo i dipendenti possono trarre vantaggio dagli strumenti di monitoraggio del tempo?

Con gli strumenti di monitoraggio del tempo, i dipendenti possono vedere come trascorrono il tempo tra attività e progetti. Possono identificare cosa funziona bene e dove possono migliorare. Alcune soluzioni tengono conto anche delle pause di riposo, degli straordinari e del tempo libero in modo che i dipendenti possano verificare che stiano usufruendo delle pause a cui hanno diritto.

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