Gestione delle operazioni di ristorazione: tutto ciò che devi sapere per avere successo

Gestire un ristorante non significa solo cucinare e servire del buon cibo. Come disse Wolfgang Puck, "Essere un grande chef oggi non è sufficiente, devi essere un grande uomo d'affari".

Ecco perché i proprietari e i gestori di ristoranti devono comprendere tutto ciò che riguarda la gestione delle operazioni di ristorazione. Dal servizio quotidiano alla cottura del cibo, all'acquisto di attrezzature e alla formazione del personale, nessun ristorante può avere successo senza un piano operativo strategico.

In questo articolo, discuteremo i componenti principali delle operazioni di ristorazione, oltre ai nostri consigli di esperti su come garantire il successo.

Cosa sono le operazioni di ristorazione?

Le operazioni del ristorante si riferiscono a tutte le attività quotidiane in corso coinvolte nel mantenere un ristorante attivo e funzionante. Gestire tutto questo è la chiave per realizzare un profitto, trattenere i migliori talenti e, in generale, gestire un ristorante di successo.

Questo termine include tutto, dalla preparazione e cottura del cibo e dall'inventario alla formazione e alla programmazione dei camerieri. Tutti coloro che lavorano in un ristorante contribuiscono al successo delle operazioni di ristorazione, ma spetta ai proprietari e ai gestori assicurarsi che l'attività sia redditizia e proceda senza intoppi.

È importante sviluppare strategie che garantiscano che sia il personale front-of-house sia quello back-of-house siano in linea con gli obiettivi aziendali e che ogni singolo servizio funzioni senza intoppi.

Componenti delle operazioni di ristorazione

C'è molto da fare per gestire un ristorante di successo, quindi diamo un'occhiata ai componenti principali di ciò che costituisce le operazioni di un ristorante:

Nessun ristorante può funzionare senza un solido team culinario. Che tu gestisca un raffinato ristorante o un bistrot di quartiere, avrai bisogno di un capo chef per guidare il tuo personale di servizio.

Saranno responsabili della supervisione delle operazioni in cucina, compresa la manipolazione e la sicurezza alimentare, la preparazione, la cottura e l'impiattamento degli alimenti. Dovranno inoltre garantire qualità, gusto e presentazione costanti dei piatti.

Come risultato dei costi alimentari gonfiati e della maggiore consapevolezza della sostenibilità, sempre più ristoranti stanno prendendo in considerazione il proprio impatto ambientale. E secondo la Michelin, quest'anno i programmi per la riduzione degli sprechi alimentari stanno andando alla grande.

"Come possiamo, come chef, fingere di essere appassionati se non ci interessa l'ambiente e, per diretta conseguenza, i prodotti che dobbiamo cucinare o le persone per cui cuciniamo?" Lo ha detto alla Guida Michelin lo chef Amerigo Sesti di J'AIME di Jean-Michel Lorain, una stella Michelin, a Bangkok.

A seconda del tuo ristorante, potresti avere diverse persone che creano programmi settimanali. Ad esempio, il capo chef o il sous chef potrebbe essere responsabile della creazione del programma del personale di cucina, mentre il vicedirettore è responsabile della pianificazione del personale di sala.

Comunque lo fai, l'efficienza operativa è fondamentale. Una corretta programmazione è importante per molte ragioni, tra cui:

• Ti permette di massimizzare le capacità del tuo staff.
• Puoi tenere sotto controllo i costi del lavoro prevenendo gli straordinari.
• Avere un quadro chiaro del personale disponibile rende più facile pianificare gli imprevisti. Ad esempio, se hai un improvviso aumento delle prenotazioni e hai bisogno di chiamare altro personale o qualcuno chiama all'ultimo minuto.
• Programmi chiari prevengono l'esaurimento e la frustrazione dei dipendenti, con conseguenti dipendenti più felici, maggiore produttività e migliore ospitalità.
• Gli orari stabiliscono aspettative chiare e responsabilizzano il personale per il completamento delle attività assegnate.

La formazione dei dipendenti è di gran lunga uno degli aspetti più cruciali delle operazioni di ristorazione. È essenziale disporre di un programma di formazione strutturato in modo che ogni membro del team sappia esattamente cosa ci si aspetta da lui e come svolgere le proprie attività quotidiane. Li aiuta anche a prendere decisioni migliori e più informate.

Il tuo programma di formazione dovrebbe includere una combinazione di formazione sul posto di lavoro e digitale per fornire una panoramica completa di tutto ciò che i dipendenti devono sapere, come voci di menu, fasi del servizio e come utilizzare correttamente il sistema POS.

Il cuore pulsante del tuo ristorante è, ovviamente, il servizio. Che tu sia aperto per colazione, pranzo o cena (o tutti e tre), il servizio deve funzionare come una macchina ben oliata. Ciò include la gestione della sala da pranzo, l'accoglienza e la disposizione degli ospiti, la presa degli ordini, il servizio di cibo e bevande, la gestione delle richieste o dei problemi dei clienti e la garanzia di una piacevole esperienza culinaria.

Uno dei modi migliori per garantire che il servizio funzioni senza intoppi è organizzare riunioni prima del turno. Tanto

come le riunioni di squadra prima di una partita di calcio, le riunioni preturno ti consentono di potenziare il tuo staff e fare il check-in con loro prima di un turno impegnativo. Usa questo tempo per condividere aggiornamenti e annunci importanti, il numero di prenotazioni sui libri, rispondere alle domande e consentire allo staff di provare eventuali specialità o nuovi piatti nel menu.

Le operazioni quotidiane del ristorante devono includere la pulizia, l'igiene e il protocollo di sicurezza. Sia la cucina che la sala da pranzo devono essere pulite regolarmente per mantenere la conformità con l'OSHA e il dipartimento sanitario locale (senza contare che un ristorante pulito è semplicemente più invitante e attraente per i tuoi ospiti). Il tuo governo locale potrebbe anche richiedere a determinati dipendenti di possedere certificazioni rilasciate dalla città o ServSafe.

Per assicurarti che la pulizia venga eseguita, incorporala nel lavoro laterale dei dipendenti e nelle procedure di chiusura. Usa un'app per creare liste di controllo semplici e personalizzate per aiutare sia i dipendenti della cucina che quelli della reception a ricordare esattamente cosa e come devono pulire alla fine dei loro turni.

I manager e gli chef sono generalmente responsabili del mantenimento dei costi di cibo e manodopera, ma potresti voler assumere un contabile o un contabile per aiutare a gestire il lato finanziario delle cose. Saranno responsabili di aiutare a gestire il budget e il libro paga del ristorante, monitorare le spese, tenere traccia dei ricavi e condurre analisi di redditività.

Assicurati di documentare tutte le transazioni e di tenere registri dettagliati delle ore di tutti con un orologio per i dipendenti. In questo modo, i dipendenti sono responsabili di timbrare i turni in entrata e in uscita dai propri telefoni e le ore di tutti vengono registrate automaticamente nelle schede attività. Puoi modificarli secondo necessità ed esportarli direttamente in Excel o nel tuo sistema di gestione stipendi.

Condurre l'inventario su base regolare e disporre di un sistema per farlo. Sia la parte anteriore che quella posteriore della casa saranno responsabili dell'acquisto e della manutenzione dell'inventario, quindi molto probabilmente saranno più persone incaricate di questo compito.

Ovviamente, la cucina spenderà di più per l'inventario del cibo poiché acquista tutti gli ingredienti. Ma dovrai acquistare anche articoli per la parte anteriore della casa, che possono includere: guarnizioni per alcol e cocktail, contenitori da asporto, posate di plastica, tovaglioli di carta, forniture per ufficio e caffè e tè.

Suggerimento professionale:

Come sistema di riserva, chiedi al tuo staff di farti sapere se notano che il ristorante sta esaurendo un articolo. Crea un modulo di inventario digitale in modo che i dipendenti compilino una richiesta d'ordine per gli articoli che si stanno esaurendo.

Alla fine del turno, puoi rivedere questi report e utilizzarli per ordinare nuovo inventario per il giorno successivo, evitando che il tuo ristorante rimanga senza articoli essenziali.

6 consigli degli esperti per una gestione di successo delle operazioni di ristorazione

Ecco 6 suggerimenti di esperti su come migliorare la gestione delle operazioni di ristorazione e aumentare i profitti:

I tuoi dipendenti sono la tua risorsa più importante e il tuo ristorante semplicemente non funzionerà senza un team dedicato. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti ad assumere i migliori membri del team per il tuo ristorante:

• Definisci i ruoli e i requisiti del lavoro: delinea chiaramente le posizioni che devi ricoprire insieme alle loro responsabilità specifiche, completa le descrizioni del lavoro e le qualifiche del candidato. Includere tutte queste informazioni nell'annuncio di lavoro per contribuire a ridurre il numero di candidati non qualificati dall'applicazione.
• Esamina attentamente le domande: esamina attentamente tutti i curriculum che ricevi e presta molta attenzione all'esperienza e alle competenze pertinenti. Invita i candidati più qualificati per i colloqui.
• Condurre valutazioni pratiche o fasi: a seconda della posizione, prendere in considerazione la conduzione di valutazioni pratiche o fasi per valutare le capacità dei candidati. Ad esempio, potresti chiedere ai cuochi di dimostrare le loro abilità culinarie o chiedere ai baristi di creare alcuni cocktail.
• Controlla le referenze: contatta le referenze per avere un'idea dell'etica del lavoro, dell'affidabilità e delle prestazioni di un candidato in ruoli precedenti.
• Determina se i candidati sono adatti culturalmente: valuta la compatibilità dei candidati con la cultura e i valori del tuo ristorante durante il processo di intervista. Considera come potrebbero lavorare con il team esistente e come possono contribuire a un ambiente di lavoro positivo.

I ristoranti hanno uno dei margini di profitto più bassi di qualsiasi settore, con una media del 3-5%. Uno dei consigli più importanti per la gestione del ristorante è registrare e gestire meticolosamente tutti i costi. Dalle attrezzature ai costi di cibo e manodopera, disponi di un sistema per registrare e tenere traccia di tutte le tue spese.

Se assumi un contabile o un contabile, lavora con loro a stretto contatto per monitorare le finanze del ristorante. Tenere sotto controllo il flusso di cassa è la chiave per gestire un'attività redditizia e operazioni di ristorazione di successo a lungo termine.

La tecnologia è fondamentale per la gestione delle operazioni di ristorazione perché ti consente di archiviare e gestire online tutte le informazioni importanti del tuo ristorante. Ciò mantiene tutto accessibile e automatizza anche processi come inventario, buste paga e ordini online.

Inoltre, un'app di gestione dei dipendenti, come Connecteam, è l'arma segreta di un direttore di ristorante per supervisionare il proprio team e semplificare tutto, dalla pianificazione alla comunicazione.

Ecco alcuni modi in cui Connecteam può rendere più efficienti le attività di ristorazione:

Comunicazione semplificata

Sia che lo chef aggiunga un nuovo antipasto al menu, che prepari un piatto o che tu abbia bisogno di comunicare le modifiche alla programmazione ai tuoi camerieri, devi avere un modo per raggiungere tutti i membri del tuo team. E in un settore che lavora su turni, non è possibile rivolgersi di persona all'intero team.

Connecteam non solo ti consente di mantenere separati i messaggi di lavoro e personali, ma puoi creare gruppi per ogni ruolo nel tuo ristorante, contrassegnati come gruppi intelligenti, in modo da poter inviare messaggi allo staff interessato tutto in una volta. In alternativa, pubblica annunci e aggiornamenti importanti sul feed di notizie della tua azienda in modo che il tuo team riceva tutte le informazioni di cui ha bisogno per rimanere connesso in un istante, direttamente dai loro telefoni.

Pianificazione e buste paga semplificate

Con l'app di pianificazione dei dipendenti di Connecteam, hai una chiara panoramica delle preferenze lavorative e della disponibilità di tutti direttamente dall'app. Il sistema ti avvisa anche di eventuali errori in tempo reale, come la doppia programmazione, prevenendo i conflitti.

Puoi anche assegnare compiti specifici e includere note e documenti importanti a ogni turno, in modo che i dipendenti abbiano tutte le informazioni rilevanti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Se lavori con un servizio di consegna, anche questo può essere molto utile.

Connecteam include anche modelli di pianificazione dei dipendenti per semplificare ulteriormente il processo e notifiche immediate non appena il programma viene pubblicato in modo che il personale possa verificarlo immediatamente.

Facile gestione delle attività e dei lavori secondari

Assicurati che le liste di controllo delle attività e del lavoro secondario non si perdano mai più in un raccoglitore polveroso sfruttando l'app della lista di controllo di Connecteam. Puoi allegare elenchi di controllo specifici per turno al personale assegnato direttamente dal programma dei dipendenti per assicurarti che vengano completati in tempo.

I lavoratori possono anche spuntare le attività mentre completano un elemento e far sapere ai manager quando hanno finito. In questo modo, puoi essere sicuro che il lavoro secondario venga svolto a ogni turno.

Utilizza modelli di ristoranti su misura

Connecteam fornisce modelli su misura per report, liste di controllo e altri moduli appositamente progettati per i ristoranti. Digitalizzando procedure come liste di controllo pre-ispezione, sicurezza e inventario, puoi facilmente automatizzare le procedure senza molta configurazione. Puoi anche creare i tuoi modelli da zero.

Tieni tutti i documenti importanti in un posto facilmente accessibile

La Knowledge Base di Connecteam consente a tutto il tuo personale di accedere a documenti importanti come elenchi di ingredienti, menu, manuali di formazione e liste di controllo del lavoro secondario utilizzando i propri dispositivi mobili o tablet. Inoltre, possono condividere facilmente questi documenti con altro personale, il che può migliorare la comunicazione e la collaborazione tra l'intero team.

Fornire corsi di sviluppo professionale continui per manager e chef rafforza il loro senso di leadership all'interno del tuo ristorante. Inoltre, li tiene aggiornati sulle tendenze del settore, aumenta i livelli di abilità, fornisce motivazione, migliora il servizio clienti e dimostra che tieni al loro sviluppo professionale.

I manager possono condividere le loro conoscenze con i loro team per contribuire a creare un ambiente di lavoro collaborativo e di supporto. In questo modo si crea anche una cultura di apprendimento e miglioramento continui, che è importante per la fidelizzazione dei dipendenti.

Un ottimo ristorante non è definito solo dalla qualità del cibo; è il livello di servizio che lo distingue davvero. E mentre il tasso medio di fidelizzazione dei clienti del ristorante è piuttosto basso, attestandosi intorno al 55%, il passaparola è uno dei migliori strumenti di marketing che puoi avere. Fornisci un'ospitalità eccezionale e anche i commensali occasionali ne parleranno ai loro amici.

Pertanto, il servizio clienti non dovrebbe essere un ripensamento, dovrebbe essere intrecciato con la cultura e i valori della tua azienda.

Discutere l'importanza dell'ospitalità fin dal primo giorno della formazione dei dipendenti. Puoi anche utilizzare le riunioni pre-turno per evidenziare esempi reali di esperienze positive e negative dei clienti nel tuo ristorante. Tieni discussioni aperte su quali lezioni può imparare il tuo team e su come migliorare per la prossima volta.

Dovresti anche mettere in evidenza e premiare il personale di sala che riceve una recensione positiva o che ha fatto di tutto per un ospite. Dai loro un ringraziamento sull'app newsfeed della tua azienda, fornisci un badge digitale per mostrare il tuo apprezzamento o premiali anche con punti che possono riscattare per buoni regalo per i loro rivenditori preferiti. Potresti anche voler aggiungere una bottiglia di vino in omaggio come ringraziamento.

Spesso confuso con un manuale per i dipendenti, un manuale operativo è un documento che elenca tutti i processi e le procedure del ristorante. Stabilisce standard operativi per la tua azienda e i membri del tuo team, aiuta a prevenire gli errori, aumenta l'efficienza operativa e il servizio clienti e aiuta a ridurre il turnover dei dipendenti. Quando i nuovi dipendenti comprendono tutte le procedure e le politiche del ristorante, è molto più probabile che rimangano e abbiano successo.

Mantieni accessibile il tuo manuale delle operazioni caricandolo in una Knowledge Base online. In questo modo, non dovrai stampare una copia per ogni lavoratore e i membri del personale potranno rivedere il manuale dai loro telefoni o tablet ogni volta che hanno bisogno di un aggiornamento.

La gestione delle operazioni del ristorante è essenziale per il successo

Senza un quadro chiaro di ogni processo che si svolge nel tuo ristorante, gestori e proprietari di ristoranti non saranno in grado di gestire con successo le loro attività. Gestire correttamente il tuo team, i costi, l'inventario e i menu si tradurrà in un ristorante redditizio.

Inoltre, assicurati di incorporare le migliori soluzioni tecnologiche nella gestione delle operazioni di ristorazione. Connecteam, ad esempio, è la migliore app per gestire i tuoi dipendenti in mobilità, in tempo reale. Ti consente di comunicare, programmare e gestire tutti i membri del tuo team, indipendentemente dal fatto che siano fisicamente nel ristorante o meno.

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