Come stimare il tempo di completamento per la gestione dei progetti

La pianificazione e la stima sono fondamentali per completare un progetto: è necessario sapere quanto tempo impiegherà un progetto in modo da poter creare scadenze realistiche, gestire le risorse, stabilire un budget adeguato e stabilire aspettative per dipendenti e parti interessate.

Senza un'adeguata pianificazione, i progetti che avrebbero dovuto richiedere alcune settimane possono finire per trascinarsi per mesi. Questa mancanza di produttività può farti superare il budget, costare denaro alla tua azienda per costi di manodopera in eccesso e lasciare i tuoi clienti scontenti.

Una tecnica popolare utilizzata dai project manager per pianificare e stimare in modo efficace è la proiezione del tempo stimato per il completamento (ETC). In questa guida, esaminiamo esattamente cos'è l'ETC, l'importanza di una corretta stima del tempo, come stimare correttamente i tempi e altro ancora.

Qual è il tempo stimato per il completamento?

ETC comporta la stima della quantità totale di tempo necessaria per completare un progetto . È più preciso di una semplice ipotesi e ti dà più sicurezza quando si tratta di assegnare personale, stabilire un budget e allocare risorse. Ti aiuta anche a pianificare le attività che devi completare e assicura che tutti sappiano per quanto tempo devono lavorare.

L'ETC dovrebbe essere calcolato il prima possibile nel ciclo di vita del progetto per ottenere una stima accurata della quantità di tempo necessaria per completarlo.

L'importanza di una corretta stima del tempo

In primo luogo, ottenere stime dei tempi corrette può aiutare il tuo team a evitare ritardi e consegnare i progetti completati in tempo .

Devi essere in grado di rispettare le scadenze in modo coerente per creare fiducia con i tuoi clienti o clienti in modo che richiedano i tuoi servizi ancora e ancora. ETC può aiutare il tuo team a gestire il proprio tempo in modo efficiente in modo che tutte le attività soddisfino o superino le aspettative del cliente .

Una stima accurata del tempo può anche aiutarti a garantire di avere i fondi necessari per portare a termine ogni progetto e avere i dipendenti giusti quando ne hai bisogno.

Inoltre, ETC può aiutare i project manager a creare pianificazioni dettagliate. Questi programmi evidenzieranno ciò di cui una persona o un team è responsabile, nonché le scadenze del progetto in base alle tue proiezioni.

Sapere quanto tempo ci vuole per completare qualcosa e quali dipendenti sono responsabili delle sue attività ti aiuta a gestire il tuo team in modo più efficace.

Ci sono anche conseguenze negative nel fare stime scadenti del tempo . Corri il rischio di far deragliare le tempistiche del tuo progetto, di superare le scadenze e di sovraccaricare i tuoi dipendenti. Inoltre, completare un progetto più tardi del previsto può deludere i clienti e danneggiare la tua reputazione.

Non stimare l'ETC corretto può anche portare a un budget insufficiente se un progetto richiede troppo tempo, costando denaro a te e persino ai tuoi clienti. In alcuni casi, i progetti possono fallire completamente a causa di scarse stime dei tempi.

Suggerimenti per stimare correttamente il tempo

Una stima errata del tempo può essere costosa e pericolosa, quindi ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di stimare correttamente il tempo.

Sii consapevole di tutto ciò di cui hai bisogno per completare un progetto

Senza un elenco completo di attività, riunioni e altri requisiti per il completamento di un progetto, sarà difficile stimare il tempo necessario per il completamento.

Tutto ciò che è critico per il successo di un progetto dovrebbe essere registrato e contabilizzato. Le cose mancanti possono facilmente aggiungere giorni o settimane alla tua stima, il che può alterare la tua sequenza temporale. Assicurati di elencare le attività e i requisiti del progetto nell'ordine appropriato: cronologico, per priorità o entrambi.

Potresti prendere in considerazione l'utilizzo di una tecnica come una struttura di suddivisione del lavoro per suddividere progetti più grandi e avere un'idea chiara di tutto ciò che deve essere fatto.

Inoltre, non dimenticare di considerare quanto tempo ci vorrà per eseguire i test pre-progetto, comunicare con dipendenti e clienti e modificare i progetti quando si stima il tempo di completamento.

Rivedere i dati dei progetti passati

L'utilizzo di dati storici di progetti passati può aiutarti a mettere a punto le tue stime attuali. Esamina le tue tempistiche passate e le attività del progetto per avere un'idea di quanto tempo hanno impiegato, quindi usa queste informazioni per guidare le tue proiezioni ETC.

Assicurati di rivedere progetti simili per assicurarti che le informazioni che analizzi siano pertinenti e utili.

In alcuni casi, potresti essere in grado di rivedere i dati storici di altre società che hanno completato progetti simili. Tuttavia, l'accesso può essere impegnativo e costoso in alcuni casi.

Assicurati di tenere traccia del tempo di lavoro dei dipendenti in modo da poter vedere esattamente quanto tempo hanno impiegato attività e progetti specifici. Ciò ti aiuterà a tenere traccia del tuo progetto attuale e anche a rendere le stime future molto più semplici.

Coinvolgi il tuo team nei preventivi

Fai uno sforzo per coinvolgere i membri del team nelle stime che crei. La consulenza con altri può aiutare a garantire che le tue stime siano ragionevoli e riflettano accuratamente il tempo necessario al tuo team per completare i progetti.

Inoltre, il coinvolgimento del tuo team può contribuire a migliorare la soddisfazione dei dipendenti . Chiedere il loro contributo fa sentire i dipendenti apprezzati e capaci, rendendoli più coinvolti. Inoltre, saranno più motivati ​​a lavorare sodo e a rispettare la tempistica di un progetto se hanno contribuito a crearlo.

Inoltre, non esitare a contattare esperti o specialisti che hanno lavorato a progetti simili. Un nuovo paio di occhi può fare miracoli. Le persone con esperienza e conoscenza specialistiche possono darti un'idea migliore di quanto tempo dovrebbe richiedere un progetto e possono fornirti ulteriori informazioni su un'efficace gestione del progetto.

Sii consapevole dei rischi

Nei tuoi sforzi per creare una stima del tempo accurata, devi essere consapevole dei rischi. I rischi possono portare a problemi come ritardi e problemi di budget che possono portare a un brusco arresto dei progetti.

I rischi possono essere interni, come non avere i fondi necessari per un progetto o avere lavoratori che si licenziano inaspettatamente. Anche i rischi esterni, come il tempo inclemente che ti tiene fuori da un luogo di lavoro, possono mandare fuori rotta un progetto.

Considerando i potenziali rischi e disponendo di un piano di emergenza, è possibile ridurre al minimo i ritardi ed evitare che un singolo problema porti al fallimento del progetto.

Lavora con una certa flessibilità

Quando si creano piani di progetto e si calcolano i tempi, è importante programmare più tempo nel caso in cui si finisca per averne bisogno. Ad esempio, prendi in considerazione il tempo extra per affrontare sfide come la carenza di manodopera, guasti alle apparecchiature, interruzioni di corrente, condizioni meteorologiche avverse e persino l'indisponibilità di determinate risorse.

I piani con tempi di consegna stretti che non consentono flessibilità possono andare in pezzi quando si presenta un solo problema. È meglio prevenire che curare e aggiungere un po' di tempo può essere un vero toccasana.

Inoltre, tieni d'occhio il tempo che dedichi ad altre cose mentre lavori ai progetti. Nessun team è sempre efficiente al 100% e devi pianificare tutto questo. Anche quando tu e il tuo team state lavorando ai progetti più importanti, siete tenuti a chiacchierare tra di voi, fare domande e rispondere, prendere qualcosa da mangiare o da bere o distrarvi in ​​altro modo.

Evitare del tutto la perdita di tempo è semplicemente irrealistico, quindi è meglio inserirlo nella stima totale.

Rivedi sempre la sequenza temporale dopo il completamento del progetto

Quando un progetto è terminato, rivedi la sua sequenza temporale in dettaglio. Questo può darti una visione chiara della durata effettiva del progetto rispetto alla tua stima. Puoi facilmente identificare eventuali differenze tra la stima e il risultato e prendere decisioni su come affrontarle nel tuo prossimo progetto.

Inoltre, dovresti fare uno sforzo per tenere traccia dei progressi in ogni progetto. Puoi modificare la sequenza temporale al volo in caso di problemi.

Il monitoraggio garantisce inoltre che tu sia sempre aggiornato sull'avanzamento di un progetto. Avere accesso ai giusti strumenti di gestione delle attività (recensione delle migliori app di gestione delle attività), come elenchi di controllo, assegnazione di attività in corso e notifiche di attività inviate direttamente ai dispositivi dei dipendenti, può semplificare tutto.

Monitorando i progressi, puoi confrontare come stanno effettivamente andando le cose con come hai stimato che sarebbero andate per rendere le stime future più accurate. Più lavoro dedichi all'analisi e alla comprensione dei tuoi progetti, più accurate saranno le tue stime in futuro.

I migliori metodi per stimare il tempo

Una volta che hai le informazioni necessarie e sei consapevole di tutto ciò che un progetto comporta, puoi iniziare a fare le tue stime. Bloccato su come stimare il tempo per un progetto? Ecco alcuni dei metodi migliori e più popolari che puoi seguire.

Stima dal basso verso l'alto

Il metodo di stima dal basso verso l'alto prevede l'analisi delle attività individualmente e il controllo del tempo che è probabile che ciascuna di esse impiegherà. Quindi, aggiungi semplicemente il tempo delle singole attività e ti rimane la stima totale per l'intero progetto.

Questo può essere un modo molto accurato per stimare le ore per i progetti, poiché ti costringe a esaminare prima ogni attività specifica e poi il progetto nel suo insieme.

Questo metodo richiede spesso più tempo e impegno, ma alla fine aiuta a ridurre lo stress della stima del tempo suddividendo un progetto di grandi dimensioni in attività individuali più gestibili.

Stima dall'alto verso il basso

La stima dall'alto verso il basso è l'opposto della stima dal basso verso l'alto. Implica capire quanto tempo hai a disposizione per lavorare su un progetto e poi suddividere quel tempo tra i suoi compiti.

Potresti prendere in considerazione l'utilizzo di dati storici per avere un'idea di quanto tempo dovrebbe richiedere l'intero progetto e fare le tue stime da lì. Oppure potresti semplicemente stimare il tempo di completamento in base alle specifiche di un cliente.

Nel complesso, la stima dall'alto verso il basso può essere un approccio più rapido e semplice, poiché ti concentri maggiormente sul progetto nel suo insieme e non su ogni singola attività in dettaglio.

Stima a tre punti

Come suggerisce il nome, il metodo di stima a tre punti prevede la realizzazione di tre stime sui tempi del progetto: lo scenario migliore, lo scenario peggiore e lo scenario più probabile.

La stima dello scenario migliore è se tutto va secondo i piani senza problemi, e la stima del caso peggiore è se tutto ciò che potrebbe andare storto va storto. La stima più probabile è quella che tiene conto solo di alcuni intoppi lungo il percorso.

La stima a tre punti è spesso il modo più sicuro per stimare i tempi, poiché aiuta a garantire che tu sia preparato, indipendentemente da come va un progetto. Detto questo, ci vuole molto impegno. Molti project manager finiranno per utilizzare la media di tutti e tre gli scenari per arrivare a una stima effettiva.

Stima parametrica

Questo metodo prevede di calcolare il tempo necessario per una singola attività e quindi moltiplicare quel tempo per il numero di attività simili coinvolte nel progetto. Molte attività in un progetto sono simili e questo metodo consente di effettuare stime accurate senza dover analizzare ciascuna di esse.

Poiché la stima parametrica richiede di raggruppare attività simili per stimare il tempo del progetto, possono verificarsi alcune variazioni, soprattutto se le attività non sono così simili come si pensava inizialmente. Tuttavia, questo metodo può essere utile purché tu conosca le attività e ciò di cui hanno bisogno.

Stima comparativa

La stima comparativa (nota anche come stima analogica) è quando si esamina quanto tempo hanno impiegato i progetti passati e quindi si applicano queste intuizioni al progetto attuale. Ad esempio, è ragionevole presumere che il completamento di un progetto attuale richiederà quattro mesi se tu e il tuo team avete trascorso quattro mesi su un progetto simile in passato.

Puoi stimare il tempo in modo rapido e semplice utilizzando questo metodo, ma la precisione può risentirne se il progetto corrente e il progetto passato a cui ti riferisci hanno requisiti diversi.

Conclusione

Senza sapere come stimare il tempo per un progetto, potresti finire con progetti falliti, budget imprecisi e problemi con i tuoi programmi. I dipendenti possono essere bloccati a lavorare per lunghe ore e le scadenze possono essere perse. Una stima del tempo scadente finisce per sprecare un sacco di tempo e denaro e lascia i clienti meno che entusiasti.

Indipendentemente dal tipo di progetti intrapresi dalla tua azienda, l'utilizzo della proiezione del tempo stimato per il completamento (ETC) può aiutarti a rispettare le scadenze, creare programmi migliori, gestire correttamente il tempo e rispettare il budget. I tuoi dipendenti avranno una migliore comprensione di ciò che devono fare, ed entro quando, e manterrai una solida reputazione consegnando costantemente i progetti in tempo.