Organizzati: modulo di disponibilità dei dipendenti + modello gratuito

Pubblicato: 2023-03-29

Punti chiave

  • Conoscere la disponibilità dei lavoratori consente di creare pianificazioni efficaci, raggiungere gli obiettivi e affrontare le assenze impreviste.
  • Un modulo di disponibilità dei dipendenti aiuta a raccogliere la disponibilità e le preferenze dei lavoratori.
  • Nel modulo, includi sezioni come informazioni sui dipendenti, disponibilità del turno e preferenze. Puoi utilizzare il nostro modello gratuito e modificarlo per la tua azienda.
  • Connecteam automatizza l'intero processo, facendoti risparmiare tempo e fatica.

La gestione dei programmi di lavoro dei lavoratori può essere un compito estenuante. Un solo errore può portare a carenza di personale, scadenze mancate e rapporti con i clienti danneggiati. Inoltre, anche il tentativo di colmare le lacune dell'ultimo minuto può essere problematico. Può ostacolare gli orari di altri lavoratori, ridurre la produttività e portare al risentimento.

Ecco perché è così importante pianificare in anticipo i programmi del team. Un modulo di disponibilità dei dipendenti ti aiuta a raccogliere le preferenze e la disponibilità dei tuoi dipendenti. Avere queste informazioni in anticipo semplifica la creazione di programmi di turni efficienti.

In questo articolo, approfondiamo i moduli di disponibilità dei dipendenti, perché sono importanti e come crearne uno. Ti forniamo anche un modello gratuito e condividiamo le migliori pratiche per implementarlo.

Che cos'è un modulo di disponibilità dei dipendenti?

Un modulo di disponibilità dei dipendenti è un documento che aiuta i datori di lavoro a raccogliere informazioni sulla disponibilità dei loro dipendenti . È utilizzato in settori come la produzione, l'edilizia, l'assistenza sanitaria e altro ancora.

Un modulo di disponibilità al lavoro di solito copre:

  • Disponibilità. Il modulo chiede ai lavoratori di indicare i giorni e le ore della settimana in cui sono sicuramente disponibili a lavorare.
  • Preferenze. Alcuni moduli consentono ai lavoratori di condividere richieste e preferenze. Ad esempio, un dipendente potrebbe essere disponibile a lavorare il venerdì, ma il venerdì potrebbe anche essere il suo giorno libero preferito.
  • Restrizioni. Il modulo ha anche uno spazio in cui i dipendenti possono inserire eventuali restrizioni di programmazione. Ad esempio, un individuo potrebbe non essere in grado di lavorare nei turni mattutini a causa della mancanza di disponibilità di assistenza all'infanzia in quel momento.

Perché è importante?

Un solido modulo di disponibilità al lavoro ti aiuta a:

Raggiungi gli obiettivi aziendali

Avere le persone giuste al posto giusto al momento giusto è la chiave per soddisfare le esigenze aziendali e massimizzare la produttività. Il monitoraggio della disponibilità dei dipendenti nel tuo programma di lavoro garantisce che i tuoi progetti abbiano una copertura sufficiente.

Consente inoltre di regolare i turni in anticipo se alcuni dipendenti non sono disponibili. Ciò impedisce la carenza di personale. Riduce anche il rischio di lavori di bassa qualità, compiti incompleti e scadenze non rispettate.

Sostenere il lavoro flessibile

Harvard Business Review ha riferito che il 96% dei lavoratori statunitensi desidera flessibilità sul lavoro. Ma è complicato offrire lavoro a distanza a chi non lavora alla scrivania perché devono essere fisicamente presenti per il loro lavoro. Con il modulo di disponibilità dei lavoratori, tuttavia, puoi offrire una programmazione flessibile ai tuoi team in prima linea.

Avere in anticipo le preferenze dei lavoratori ti consente di creare pianificazioni che le tengano in considerazione. Lo scambio di turni è fattibile anche quando tu o il tuo team sapete chi altro è disponibile quel giorno o per le ore richieste.

Prevenire il burnout dei dipendenti

Comprendere la disponibilità del team consente di concedere ai lavoratori il meritato tempo di inattività senza ostacolare la produttività. Ad esempio, potresti voler offrire un giorno o qualche ora libera invece a coloro che hanno lavorato oltre l'orario contrattuale. Sapere chi altro potrebbe colmare il vuoto può renderti più facile farlo. I dipendenti energizzati sono più produttivi e hanno meno probabilità di ammalarsi.

Ridurre l'assenteismo

Quando i dipendenti indicano la loro disponibilità, il lavoro non è in contrasto con i loro impegni personali. Questo aiuta a ridurre l'assenteismo e il ritardo, riducendo al minimo l'interruzione delle operazioni aziendali.

Ridurre i costi di circostanze impreviste

I cambiamenti di programmazione dell'ultimo minuto sono inevitabili. Ma conoscere in anticipo la disponibilità dei lavoratori aiuta ad affrontare il problema molto più facilmente.

Ad esempio, se un lavoratore si ammala, puoi utilizzare le informazioni sulla disponibilità per trovare un sostituto adeguato all'interno della tua forza lavoro. Senza questo, potresti aver dovuto assumere un appaltatore o pagare gli straordinari ai lavoratori esistenti per portare a termine il lavoro. Il costo per farlo può essere molto alto.

Inoltre, le assenze impreviste possono mettere a rischio il morale della squadra. Quando non sei in grado di sostituire i lavoratori assenti, i membri del team sono gravati dal dover rispettare le scadenze con meno risorse. Questo può creare risentimento all'interno del team. Può anche promuovere una cultura di incolpare gli altri quando le scadenze non vengono rispettate.

Con i moduli di disponibilità dei dipendenti, puoi evitare tutto ciò garantendo una copertura e un supporto sufficienti per il tuo team.

Assumere in modo efficace

Oltre a colmare le lacune nelle competenze, le aziende spesso assumono per colmare le lacune nei turni. Una volta completati tutti i moduli di disponibilità, puoi identificare quali turni sono a rischio di mancanza di risorse. Quindi, puoi assumere dipendenti che sono specificamente disponibili a lavorare durante quel periodo.

Identifica l'abbandono silenzioso

Il monitoraggio della disponibilità dei dipendenti nel tempo può aiutare a identificare chi rinuncia silenziosamente. Si tratta di lavoratori che completano i compiti assegnati ma non vanno oltre i loro ruoli.

Cerca modelli in cui i lavoratori mostrano una minore disponibilità nel tempo. Questi possono essere tranquilli che si sono ritirati mentalmente o si stanno impegnando in un trambusto secondario.

È quindi possibile fornire loro formazione, piani di miglioramento delle prestazioni o altre forme di supporto. Se tutto il resto fallisce, puoi sostituirli con un altro lavoratore disponibile a fare i loro turni.

Cosa includere in un modulo di disponibilità dei dipendenti

Un buon modulo di disponibilità dei dipendenti dovrebbe includere:

Validità

Indicare per quale periodo di tempo è valido il modulo, ad esempio il primo trimestre dell'anno. In questo modo, i lavoratori possono fornire la loro disponibilità e preferenze solo per quel momento specifico.

Informazioni di contatto del dipendente

Fornisci almeno spazio per il nome completo, l'indirizzo e-mail e il numero di telefono del lavoratore. Ne avrai bisogno per comunicare con loro e informarli dei cambiamenti di programma.

Istruzioni chiare

Fornire istruzioni chiare su come compilare il modulo. Dì ai lavoratori se devono barrare o spuntare le caselle. Oppure puoi istruirli a utilizzare termini specifici come "disponibile" o "non disponibile" per indicare le loro preferenze. Inoltre, ricorda loro di aggiungere AM e PM quando indicano le preferenze di orario per evitare malintesi.

Pianificare la disponibilità

Questa parte del modulo, importante per una pianificazione efficace, è dove i dipendenti possono inserire la loro disponibilità di lavoro. Puoi formattare questa sezione come una tabella in cui possono colorare o aggiungere testo. In alternativa, includi una lista di controllo che possono utilizzare per spuntare la loro disponibilità di orario e giorno.

Qualunque formato tu scelga, mantienilo semplice e intuitivo . Potresti includere un esempio per aiutare i lavoratori a capire come dovrebbero apparire le loro risposte.

Turni preferiti

Fornire spazio ai dipendenti per indicare se hanno orari o giorni di turno preferiti. Possono anche aggiungere preferenze su giorni o fasce orarie che vorrebbero evitare.

La differenza tra disponibilità e preferenza sta nel fatto che le preferenze sono le preferenze dei lavoratori. Potresti non essere in grado di agire su tutte le richieste, ma puoi prenderle in considerazione quando appropriato.

Tempo scaduto

I lavoratori possono utilizzare questa sezione per condividere ferie, appuntamenti medici, giorni personali, ecc. se conoscono già la data o l'ora specifica. Tuttavia, questo è facoltativo e non richiede ai lavoratori di condividere in anticipo tutte le loro richieste di ferie retribuite.

Commenti aggiuntivi

Fornire spazio ai lavoratori per fornire qualsiasi altra informazione sulla loro disponibilità. Ad esempio, qualcuno potrebbe essere disponibile solo a mercoledì alterni. Questa sezione cattura sfumature che non rientrano nella sezione disponibilità.

Ringraziamenti

Includere una dichiarazione per confermare che il lavoratore ha fornito informazioni accurate . Inoltre, dichiara che sono responsabili dell'aggiornamento su eventuali modifiche. Lascia loro lo spazio per firmare il modulo e aggiungi la data della firma.

Come crearlo (modello di modulo gratuito incluso)

Puoi creare un modello di modulo di disponibilità del lavoratore utilizzando Microsoft Word, Google Docs o strumenti simili. Salva il modulo in formato PDF in modo che non possa essere modificato prima di inviarlo ai lavoratori.

Sappiamo che la creazione di un modulo da zero può richiedere molto tempo. Quindi utilizza il nostro modello gratuito di modulo di disponibilità dei dipendenti per risparmiarti il ​​fastidio. Puoi regolarlo in base alle tue esigenze.

Modello di modulo di disponibilità dei dipendenti gratuito

Esempio di modulo di disponibilità dei dipendenti
Questo modulo è valido dal ________ al _______.
Nome completo: _____________________________Indirizzo e-mail: __________________________Numero di telefono: _________________
Istruzioni: aggiungi un segno di spunta () ai turni in cui sei disponibile a lavorare. Per i turni in cui non sei disponibile a lavorare , lascia lo spazio vuoto .

Esempio di modulo di disponibilità dei dipendenti

Preferenze turni/giorni: hai preferenze per giorni o turni specifici?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
* Nota: faremo del nostro meglio per soddisfarli a seconda del carico di lavoro, delle scadenze e della disponibilità di altri lavoratori. Non possiamo garantire che tutte le preferenze si rifletteranno nel programma finale.


Informazioni sul tempo libero: ci sono giorni o orari specifici in cui hai o richiederai di decollare?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
*Nota: questa sezione è facoltativa. Includi solo informazioni di cui sei sicuro.

Ulteriori commenti: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Riconoscimento:
Io, ________________ (nome in stampatello), confermo di aver fornito informazioni accurate sulla mia disponibilità di lavoro su questo modulo.
Comprendo che è mia responsabilità aggiornare l'azienda su eventuali modifiche alla mia disponibilità.
Confermo inoltre che mentre le mie preferenze saranno prese in considerazione, non è sempre garantito che il mio programma le rifletta.
Firma del dipendente Data

Best practice per l'implementazione efficace dei moduli di disponibilità dei dipendenti

Limita le modifiche

Limita la frequenza con cui i lavoratori possono apportare modifiche ai propri moduli. Le frequenti modifiche alla disponibilità di una persona possono avere un effetto a cascata sul programma dell'intero team. Questo può essere frustrante e difficile da gestire.

Distribuire i moduli ai dipendenti esistenti e ai nuovi assunti

Oltre a raccogliere la disponibilità della tua squadra esistente, chiedi a tutti i nuovi entrati di compilare il modulo. Questo può aiutarti a pianificare e organizzare i programmi in modo più efficiente per l'intero team.

Mantieni i moduli aggiornati

Chiedi ai dipendenti di rivedere e aggiornare i loro moduli a intervalli regolari, ad esempio trimestralmente o ogni 6 mesi. Quando le preferenze cambiano, è loro responsabilità aggiornarti.

Sottolineare l'importanza della forma

Comunicare regolarmente l'importanza di completare e aggiornare il modulo di disponibilità dei dipendenti. Rendilo parte delle aspettative aziendali standard nel manuale del tuo dipendente. Seguire i lavoratori finché tutti non hanno completato i moduli. Se manca, incompleto o obsoleto anche il modulo di un lavoratore, può ostacolare l'efficacia dell'intera pratica.

Garantire pratiche di lavoro eque

Sii giusto e imparziale quando offri flessibilità. Assicurati che le preferenze di tutti siano considerate allo stesso modo. Qualsiasi segno di favoritismo può creare risentimento e persino metterti a rischio legale di discriminazione.

Rimani conforme

In alcune giurisdizioni, i datori di lavoro devono avvisare i lavoratori quando cambiano i loro orari di lavoro. Assicurati di comprendere le leggi che si applicano alla tua azienda e di rispettarle.

Valutare l'efficacia

Analizza il funzionamento del tuo modulo di disponibilità. Fallo raccogliendo dati sull'assenteismo, lo scambio di turni e altri cambiamenti di programma. Pensa a come puoi migliorare la forma. Ad esempio, hai bisogno di aggiornarlo più spesso? Oppure, hai bisogno di chiedere un'informazione che manca nel modulo attuale?

Automatizza l'intero processo con Connecteam

La raccolta e l'utilizzo delle informazioni sulla disponibilità dei dipendenti è un compito impegnativo. Ma un software come Connecteam elimina i problemi .

Mantiene aggiornate disponibilità e preferenze

I lavoratori possono utilizzare l'app mobile di Connecteam per aggiornare la loro disponibilità in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ciò ti evita di dover raccogliere manualmente ogni risposta in un unico documento di disponibilità del team. Inoltre, non sarà necessario rivedere e ripetere il processo ogni pochi mesi perché le informazioni vengono aggiornate in tempo reale.

Offre una programmazione facile e flessibile

Puoi utilizzare lo strumento di pianificazione drag-and-drop di Connecteam per creare e assegnare turni in base alle posizioni, alla disponibilità e altro ancora dei lavoratori.

Quando le preferenze sono valide più a lungo, puoi utilizzare modelli di turni riutilizzabili e impostare turni o pianificazioni comuni da ripetere giornalmente, settimanalmente o mensilmente.

I lavoratori possono vedere la disponibilità dell'intero team in base a una pianificazione condivisa, semplificando lo scambio di turni quando necessario. Ciò consente di risparmiare tempo dal dover trovare qualcuno disposto a scambiare i turni.

Fornisce avvisi intelligenti, note, file e altro ancora

Puoi vedere e approvare tutti i cambi di turno in tempo reale. Inoltre, i lavoratori ricevono avvisi intelligenti se i loro turni cambiano, quindi non è necessario contattare tutti i lavoratori interessati per farglielo sapere. Ciò semplifica l'intero processo e consente di offrire flessibilità con facilità.

Ti vengono inoltre inviati avvisi intelligenti se un dipendente meno qualificato è stato assegnato a un turno. Connecteam ti consente anche di allegare file, note e allegati ai turni. Quindi, se una persona meno qualificata deve sostituire un collega all'ultimo minuto, può trovare tutte le informazioni di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro.

Connecteam è il miglior sportello unico per gestire gli orari, tenere traccia della disponibilità e molto altro ancora. Iscriviti per una prova gratuita per verificare tutte le sue funzionalità, tra cui il monitoraggio del tempo, una chat in-app, una directory aziendale e altro ancora.

Riepilogo

La disponibilità dei dipendenti è fondamentale per un'efficace pianificazione del lavoro e per soddisfare le esigenze aziendali. Conoscere la disponibilità dei lavoratori ti consente di offrire flessibilità, gestire le assenze impreviste e mantenere le operazioni senza intoppi.

Il modulo di disponibilità dei lavoratori aiuta a raccogliere informazioni sulla disponibilità e le preferenze dei dipendenti. Puoi crearne uno per la tua azienda utilizzando il nostro modello gratuito. In questo articolo, abbiamo anche condiviso suggerimenti sulle best practice per la gestione e l'aggiornamento dei moduli di disponibilità.

Sebbene utile, la pratica di raccogliere e mantenere i moduli di disponibilità è manuale e richiede tempo. Software come Connecteam utilizzano la tecnologia per semplificare e automatizzare l'intero processo. Dai un'occhiata oggi per risparmiare tempo e ridurre i conflitti di programmazione e gli errori.