Le guide ultime de la gestion des employés distants

Avant la pandémie, le travail à distance était souvent considéré comme un avantage, offert par un nombre limité d'employeurs dans des circonstances limitées. Désormais, il est devenu la norme et semble continuer, une étude récente de Mercer ayant révélé que 83 % des employeurs ont l'intention de continuer à proposer du travail à distance à plus grande échelle après la pandémie.

Cependant, la gestion des employés distants nécessite une approche différente des stratégies traditionnelles basées sur le bureau. Dans cet article, nous examinons les défis et les opportunités présentés par le modèle de travail à distance et comment gérer les travailleurs à distance et les employés hors site.

Le travail à distance présente des défis

Les défis de la gestion des employés à distance comprennent :

• Manque d'interaction face à face . La façon dont les employés interagissent avec leurs collègues et leurs managers change inévitablement lorsqu'ils travaillent à distance. Sans les interactions quotidiennes autour de la fontaine à eau, les employés distants peuvent se sentir isolés, ce qui a un impact sur leur engagement et leur motivation. Du point de vue de la gestion, le manque d'interaction en personne peut sembler être un obstacle à la surveillance de la productivité.
• "Zoomez la fatigue." Bien que les appels vidéo puissent remédier au manque d'interaction directe, passer des heures dans des réunions d'équipe virtuelles peut être tout aussi préjudiciable. Le terme « fatigue du zoom » a été inventé plusieurs mois après le début de la pandémie pour décrire les impacts négatifs de l'utilisation continue de la vidéo. Dans une enquête, plus de 49 % des répondants ont déclaré être épuisés à la suite de l'utilisation de la webcam. Les politiques générales de « caméra sur » peuvent également donner aux employés l'impression d'être surveillés, créant ainsi un sentiment de méfiance.
• Affaiblissement des liens d'équipe . Les employés apprécient généralement leurs conversations spontanées, leurs interactions sociales et leurs relations professionnelles avec leurs collègues. Mais il existe un risque que ces liens s'affaiblissent lors du travail à distance, accentué par l'isolement social qu'un passage au travail à distance peut créer. Ces facteurs peuvent miner le sentiment d'appartenance d'un employé à son équipe et à son organisation.
• Problèmes de communication . Un environnement de travail à distance laisse moins de place à la communication rapide et spontanée qui se produit dans un bureau lorsque les employés souhaitent demander des éclaircissements à un collègue ou à un superviseur. Même avec la technologie, il est possible que les messages instantanés ou les e-mails soient ignorés. Le processus de collecte d'informations peut prendre plus de temps, ce qui peut être frustrant pour les employés et avoir un impact sur la productivité. Surtout lorsque vous avez des équipes travaillant dans différents fuseaux horaires, la gestion réussie des membres de l'équipe à distance peut devenir un défi.
• Distractions . La distraction du travail à domicile est souvent l'une des principales préoccupations de la direction en matière de travail à distance. Les tâches ménagères, les livraisons et la garde des enfants peuvent interrompre la journée de travail d'un employé, affectant son engagement.

Mais il offre aussi des opportunités

D'un autre côté, le travail à distance offre également aux organisations plusieurs opportunités telles que :

• Réductions de coûts potentielles. Le travail à distance réduit les frais généraux associés au maintien d'un bureau physique tels que l'électricité, les fournitures de papeterie, le nettoyage et les frais de déplacement. En conséquence, les organisations peuvent être en mesure de déménager dans des espaces plus petits ou de se passer complètement de bureau. Le travail à distance réduit également l'empreinte carbone d'une organisation, en réduisant les émissions de dioxyde de carbone provenant des déplacements, de la consommation d'énergie et de l'élimination des déchets solides.
• Augmente la productivité . C'est une idée fausse courante que les travailleurs à distance sont moins productifs que ceux sur place. Les travailleurs à distance sont généralement plus heureux en raison de la plus grande liberté, flexibilité et autonomie dont ils disposent. Le manque de trajets domicile-travail joue un rôle important à cet égard : une étude a révélé que 79 % des personnes interrogées ont cité le fait d'éviter les trajets domicile-travail comme le principal avantage du travail à distance. En conséquence, 52 % des employeurs signalent une amélioration de la productivité des employés depuis qu'ils travaillent à distance.
• Augmente la satisfaction au travail et l'engagement des employés . Le travail à distance a été associé à une plus grande satisfaction au travail. Les employés satisfaits sont plus susceptibles de rester plus longtemps dans leur organisation, ce qui réduit les taux d'attrition et fait économiser de l'argent à l'organisation dans son ensemble. La flexibilité du travail à distance augmente également l'engagement des employés, avec des lieux de travail engagés bénéficiant d'un taux d'absentéisme inférieur de 41 % et d'une rentabilité supérieure de 21 %.
• Accès à une main-d'œuvre plus diversifiée. Le travail à distance permet aux employeurs d'accéder à un bassin de talents plus large, donnant aux organisations plus de choix pour trouver la bonne personne pour le poste. Avec 54 % des travailleurs déclarant qu'ils changeraient d'emploi pour choisir de travailler à distance, le travail à distance est également une stratégie clé pour attirer et retenir les talents.

8 stratégies pour gérer efficacement les employés à distance

Au début de la pandémie, plus de 7 employeurs sur 10 ont déclaré avoir du mal à s'adapter au travail à distance. Voici quelques conseils pour gérer des équipes à distance.

Une politique de travail à distance fournit un cadre pour savoir comment et quand le travail à distance sera géré dans votre organisation. Il définit qui peut travailler à distance, les processus d'approbation pertinents et la manière dont le travail à distance sera géré au sein d'une équipe.

Si vous exploitez un modèle de travail hybride, votre politique doit également expliquer les cas où les employés sont tenus d'être présents au bureau, par exemple pour des raisons de sécurité ou pratiques.

Lorsque vous communiquez avec une équipe distante, vous ne pouvez pas adopter une approche unique. Au lieu de cela, adaptez-vous aux styles de communication de chaque employé. Certains peuvent avoir besoin d'un contact quotidien, tandis que d'autres n'ont besoin de se connecter qu'une fois par semaine ou lorsqu'un problème particulier survient.

Comme si vous travailliez dans un environnement de bureau, vous devrez avoir des conversations difficiles à un moment donné avec vos employés distants, par exemple, au sujet de la gestion des performances ou des problèmes disciplinaires. Il est possible que ces conversations prennent la forme d'une poire lorsqu'elles s'appuient sur la technologie et en l'absence d'indices non verbaux.

C'est pourquoi vous devez utiliser une gamme d'outils différents pour communiquer avec et entre vos employés. Les appels vidéo conviennent aux conversations plus sensibles, tandis que la messagerie instantanée peut être utile pour travailler sur un projet collaboratif ou partager des informations urgentes.

Pour répondre à toute préoccupation concernant la productivité, vous devez définir des attentes claires concernant les modalités de travail à distance des employés et le rendement au travail. Soyez clair sur les délais, les priorités et les jalons, et assurez-vous d'être disponible pour répondre à toutes les questions que vos employés pourraient avoir.

Vous pouvez ensuite surveiller ces objectifs, de manière formelle ou informelle. Plutôt que de garder un œil, le suivi des performances des employés vous aide à identifier tout problème potentiel, tel que l'épuisement professionnel. Vous pouvez ensuite aborder le problème aux niveaux organisationnel et individuel, si nécessaire.

Pour surmonter le manque d'interaction en personne, consacrez du temps à la constitution d'équipe et à l'interaction au sein de votre équipe à distance. Il peut s'agir d'une réunion d'équipe régulière qui commence par une conversation informelle, un exercice de renforcement d'équipe dédié ou un rattrapage social, comme un quiz du vendredi après-midi.

Laissez-vous guider par les commentaires de vos employés lors de la planification de l'interaction de l'équipe, en termes de fréquence à laquelle ils souhaitent se rencontrer et s'ils souhaitent utiliser leur caméra. Les événements peuvent être organisés par téléphone ou par e-mail, messages ou appels de vidéoconférence. Ils n'ont pas besoin d'être longs - pour éviter la fatigue du zoom, plus courts peuvent être plus efficaces.

Les télétravailleurs doivent disposer des outils nécessaires pour faire leur travail. Assurez-vous qu'ils ont le même accès à la technologie et aux actifs physiques que les employés sur place, avec des ajustements apportés si nécessaire pour refléter les réalités pratiques du travail à distance.

Cela comprend l'accès numérique aux manuels de politiques et de procédures, aux modèles, aux dossiers des clients et aux logiciels, y compris les outils de conférence et de planification. Des outils physiques, tels qu'un ordinateur portable, une imprimante et une carte de crédit d'entreprise, peuvent également être nécessaires.

Différents employés ont besoin de différentes ressources, en particulier en ce qui concerne les outils de communication, alors répondez à leurs besoins individuels.

En plus des événements d'équipe, vous devez également planifier des visites individuelles régulières avec les employés. Bien que vous puissiez ajuster la fréquence et la durée de ceux-ci en fonction des besoins de l'équipe et de l'individu, la prévisibilité est essentielle, alors suivez tout enregistrement prévu.

Contacter les employés individuellement vous permet d'évaluer leur bien-être général, d'identifier les problèmes qu'ils rencontrent et de répondre à toutes leurs questions. Cela communique également leur valeur et les aide à rester motivés.

Ces vérifications sont une bonne source de commentaires pour développer et affiner votre approche de la gestion de votre équipe à distance. De temps en temps, vous pouvez également diffuser un court sondage auprès des employés afin qu'ils puissent fournir des commentaires anonymes sur l'expérience de travail à domicile.

Un bon moyen de motiver les employés et de créer un sentiment de solidarité est de recueillir et de partager les conseils d'employés ayant une expérience du travail à distance, par exemple via une vidéo de témoignage ou un e-mail.

Ils peuvent fournir des informations et des conseils sur la gestion du temps, les stratégies pour lutter contre l'isolement social et le maintien d'un équilibre travail-vie personnelle tout en travaillant à domicile.

Une analyse de Gallup a révélé que les employés qui se sentent sous-évalués et sous-estimés sont deux fois plus susceptibles de dire qu'ils démissionneront dans les 12 prochains mois, et les défis du travail à distance peuvent amplifier ce sentiment. Lors de la gestion d'une équipe à distance, la reconnaissance reste un élément important de la stratégie de rétention des employés d'une organisation.

Trouvez des moyens de célébrer à distance les réalisations individuelles et d'équipe, comme envoyer un e-mail de remerciement à votre équipe, remercier un employé lors de l'une de vos réunions d'équipe régulières ou envoyer un colis de soins.

L'essentiel sur la gestion d'une équipe à distance

La meilleure approche pour gérer une équipe à distance est d'être patient et flexible - une stratégie de travail à distance réussie doit être ajustée pour répondre aux besoins individuels des membres de votre équipe.

En adoptant les conseils ci-dessus, vous pouvez être assuré que vos employés distants travaillent efficacement et éviter de tomber dans le piège de la microgestion.