Meilleurs conseils pour pointer et pointer au travail (+6 façons de suivre le temps)

Un suivi précis du temps peut aider à prévenir le vol de temps , les heures supplémentaires excessives et les problèmes d'assiduité des employés.

Cependant, la mise en œuvre d'une stratégie efficace pour pointer les entrées et les sorties peut être difficile à maîtriser, surtout si vous utilisez un stylo et du papier ou un autre système manuel.

Les horloges numériques sont plus faciles à utiliser et plus précises, mais elles peuvent toujours présenter des problèmes si elles ne sont pas utilisées correctement.

Pour vous aider à maintenir des heures précises des employés à tous les niveaux, nous expliquons pourquoi vous devriez suivre les heures des employés, les moyens populaires de le faire et les avantages de l'utilisation des applications de pointage à l'arrivée et à la sortie.

Nous avons également répertorié quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel de pointage.

Devriez-vous suivre les heures des employés ?

Vous devez toujours suivre les heures des employés pour les travailleurs rémunérés à l'heure. Il peut également être utile de suivre les heures d'autres employés pour plusieurs raisons.

Conformité FLSA

Pour commencer, la Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que vous suiviez et conserviez des registres précis des heures et de la rémunération des employés. Il stipule également que les employés doivent être rémunérés pour les heures supplémentaires s'ils travaillent plus de 40 heures au cours d'une semaine de travail. Un suivi précis du temps vous aide à maintenir la conformité à ces réglementations et à toutes les réglementations nationales.

Prévenir le vol de temps

Un suivi précis du temps aidera à prévenir le vol de temps . L'utilisation d'outils tels que la géolocalisation (qui placent des frontières virtuelles autour des chantiers et limitent les entrées et les sorties à ces emplacements) et l'ajout de couches de vérification supplémentaires (comme la vérification par selfie) vous aideront à vous assurer que les employés arrivent et sortent de manière appropriée.

Disons, par exemple, qu'un seul employé arrive 15 minutes en avance et part 15 minutes en retard chaque jour. Cela signifie que vous paieriez 30 minutes supplémentaires par jour de travail non rémunéré. Cela équivaut à 2,5 heures par semaine, soit 130 heures par an. Si plusieurs employés le font, cela pourrait vous coûter des dizaines de milliers de dollars par an.

Améliorer la précision des devis et de la facturation

Le suivi des heures des employés vous aidera à comprendre exactement combien de temps est consacré à chaque travail . Ceci est utile pour la facturation et vous permet de créer des devis et des estimations précis à l'avenir.

Rationalisez le suivi du temps et la planification des employés

Enfin, le suivi du temps peut vous aider à vous assurer que le travail est réparti équitablement dans votre entreprise. L'utilisation d'un outil de planification des employés lié à votre système de suivi du temps peut vous aider à maintenir des heures cohérentes à tous les niveaux et à vous assurer qu'un seul employé ne se retrouve pas coincé avec toutes les heures supplémentaires.

6 façons de suivre les heures des employés

La meilleure méthode de suivi des heures des employés doit être facile à utiliser, précise et fiable. Voici 6 options de suivi du temps populaires (sans ordre spécifique).

Stylo et papier

Le suivi du temps avec un stylo et du papier est encore une méthode largement utilisée en raison de sa simplicité. Cela implique qu'un employé écrive l'heure à laquelle il se connecte et se déconnecte. Cependant, cette méthode est susceptible de voler du temps, car les employés peuvent facilement modifier leurs heures d'arrivée et de départ.

Application mobile

L'utilisation d'une application de pointage mobile telle que Connecteam est l'un des moyens les plus simples de conserver un enregistrement précis des heures des employés. La plupart des options sont simples à utiliser, avec une fonction d'horloge d'entrée et de sortie à une touche qui permet aux travailleurs de pointer rapidement et efficacement.

Application de bureau

Les applications de suivi du temps de bureau sont également populaires, en particulier auprès des employés de bureau ou de bureau. Celles-ci sont très similaires aux applications mobiles, avec une horloge à une touche. Certains sont également dotés de fonctionnalités telles que le suivi des activités et des captures d'écran périodiques pour aider les employeurs à valider les heures des employés.

Borne de suivi du temps

Certains lieux de travail sont mieux desservis par une seule borne de pointage d'arrivée et de départ partagée par plusieurs employés . Chaque employé aura ses propres informations de connexion qui lui permettront d'accéder à son compte, et il pourra entrer et sortir en un seul clic.

Pointage biométrique

Le logiciel de chronométrage biométrique est conçu pour identifier les employés à l'aide de la biométrie, comme la lecture d'empreintes digitales ou la reconnaissance faciale. Il s'agit d'un moyen très efficace d'éliminer les coups de poing entre amis, l'une des principales causes de vol de temps.

Le poinçonnage entre amis se produit lorsqu'un employé demande à un ami ou à un collègue de pointer pour eux alors qu'ils ne sont pas réellement au travail. C'est presque impossible avec la vérification biométrique.

Extensions de navigateur

Les extensions de navigateur de suivi du temps sont utiles pour les travaux qui sont principalement effectués à l'aide d'un ordinateur. Les employés peuvent enregistrer le temps directement à partir de leurs navigateurs Web. Ces outils incluent souvent des fonctionnalités telles que le suivi des URL et le suivi des activités pour aider à vérifier les heures des employés.

Bonus : Geofencing et suivi GPS

Certains programmes de suivi du temps mobile incluent des fonctionnalités de géofencing et de suivi de localisation GPS. Bien que ceux-ci ne puissent pas être utilisés pour suivre le temps eux-mêmes, ils vont de pair avec le pointage d'entrée et de sortie .

Avec le géorepérage, vous pouvez restreindre les emplacements à partir desquels les employés peuvent entrer et sortir, en vous assurant qu'ils sont sur place avant de commencer à suivre leurs heures.

La fonctionnalité GPS vous permet de suivre les emplacements des employés lorsqu'ils sont à l'heure. Cela vous permet de vérifier qu'ils travaillent à partir du bon chantier ou du bon emplacement.

Avantages des applications Clock-In Clock-Out

Facilité d'utilisation et gain de temps

L'une des meilleures choses à propos des applications de pointage d'entrée et de sortie est leur facilité d'utilisation. La plupart sont disponibles à la fois sur Android et iOS, ce qui signifie que vos employés peuvent y accéder depuis leur smartphone ou d'autres appareils mobiles.

Certaines applications, telles que Connecteam, sont également livrées avec une gamme d'automatisations pour vous aider à gagner du temps. Celles-ci incluent la génération automatique de feuilles de temps et la gestion automatique des congés, des pauses et des heures supplémentaires.

Surveillance renforcée

Avec une application de pointage d'entrée et de sortie, vous bénéficiez d'une meilleure surveillance de vos employés . Vous pouvez voir qui est sur l'horloge à un moment donné, quand tout le monde est arrivé et sorti, et toute description ou note jointe aux entrées de la feuille de temps.

Si le suivi GPS est activé, vous pourrez également surveiller l'emplacement de vos employés pendant qu'ils pointent.

Réduction du risque de coups de poing entre amis

La plupart des applications de pointage sont livrées avec une couche de vérification supplémentaire, telle que la vérification biométrique, pour réduire le risque de coups de poing entre amis. Certains systèmes peuvent exiger d'un employé qu'il prenne un selfie rapide chaque fois qu'il entre. Vous pouvez les utiliser pour vérifier qu'aucun ami ou collègue n'a appelé ou décroché pour lui. D'autres applications peuvent proposer la numérisation d'empreintes digitales ou la reconnaissance faciale.

Meilleure précision

Les applications d'horloge sont précises et peuvent suivre le temps à la seconde près. Les employés ne pourront pas arrondir leurs heures lorsqu'ils rempliront leurs feuilles de temps, et les applications vous permettront d'examiner et d'approuver toutes les entrées de temps que les employés ont ajoutées manuellement.

Cela signifie que vous ne paierez jamais que les heures exactes de travail de vos employés, ce qui rend les choses plus équitables pour tout le monde.

Autoriser les détails d'entrée de temps et la catégorisation

Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité d' ajouter des balises, des descriptions, des notes et d'autres informations aux entrées de temps . Cela permet aux employés de détailler exactement ce sur quoi ils travaillaient et de fournir toutes les informations nécessaires pour justifier leurs heures.

Vous pouvez également classer les heures par client, travail, chantier, etc. Ceci est utile à des fins de facturation et peut vous aider à vous assurer que votre devis est précis.

Permettre une gestion simple des congés, des absences et des heures supplémentaires

Certaines applications de pointage sont même dotées de fonctionnalités avancées telles que la gestion des congés, des absences des employés, des pauses et des heures supplémentaires. Cela peut vous aider à gagner du temps, à réduire les erreurs de gestion de la main-d'œuvre et à vous assurer que vous restez en conformité avec les lois du travail en vigueur.

Avec Connecteam, par exemple, vous pouvez créer des automatisations pour vous assurer que les heures supplémentaires sont payées correctement et que les employés ont les pauses appropriées aux moments appropriés.

Meilleurs conseils pour utiliser le logiciel Clock In and Out

Mener par l'exemple

L'une des meilleures façons d'encourager l'utilisation appropriée de votre système de pointage est de l'utiliser vous-même . Si vos employés vous voient, vous et d'autres responsables, l'utiliser, ils se sentiront probablement plus à l'aise de l'utiliser eux-mêmes.

Une expérience de première main avec votre logiciel de pointage vous aidera également à comprendre exactement comment cela fonctionne. Il sera ainsi très facile de former de nouveaux employés et de résoudre les problèmes.

Rester simple

Il est important que votre système de suivi du temps reste simple et facile à utiliser . Si vos employés ont des problèmes avec, ils sont beaucoup plus susceptibles d'arrêter de l'utiliser correctement, voire complètement. Cela peut entraîner des problèmes tels que des heures mal suivies et des descriptions de saisie de temps médiocres.

Par conséquent, il est crucial de choisir un système de pointage d'entrée et de sortie convivial. Recherchez une interface personnalisable qui ne nécessite pas beaucoup de formation ou de compétences techniques particulières à utiliser. Connecteam est un excellent exemple, car il dispose d'une application mobile intuitive et d'une fonction d'horloge d'entrée et de sortie à une touche.

Examiner les journaux de temps quotidiennement

Prendre 5 à 10 minutes chaque jour pour parcourir les entrées de la feuille de temps de chacun vous permettra d'identifier et de traiter les problèmes immédiatement. Si quelqu'un a oublié de pointer son arrivée ou son départ, par exemple, vous pouvez lui parler et prendre les mesures nécessaires.

Créer une politique de suivi du temps

Assurez-vous d'avoir une politique complète de suivi du temps qui décrit comment pointer au travail et exactement ce que vous attendez de vos employés en matière d'enregistrement des heures. Il devrait inclure un didacticiel expliquant chaque aspect de l'horloge, y compris comment la configurer et comment l'utiliser.

Votre politique de suivi du temps doit également inclure des informations sur les conséquences du non-respect des attentes. Ceux-ci peuvent inclure des avertissements verbaux, des avertissements écrits et même le risque de résiliation pour des violations répétées de la politique.

Assurez-vous que vos employés comprennent l'importance du suivi du temps

Lorsque vos employés comprendront l'importance du suivi du temps, ils seront plus susceptibles de le faire correctement. Assurez-vous que votre guide de suivi du temps explique pourquoi vous devez suivre les heures, c'est-à-dire pour que les employés soient payés correctement et que l'entreprise se conforme aux lois et réglementations du travail.

Offrir des récompenses pour un chronométrage constant

Vous pouvez en outre encourager les employés à suivre correctement leurs heures de travail en offrant des récompenses ou des bonus pour un suivi cohérent du temps. Par exemple, vous pourriez donner chaque semaine une petite récompense ou un bonus au membre du personnel le plus régulier. Alternativement, vous pourriez avoir un petit bonus hebdomadaire disponible pour tous ceux qui répondent et dépassent les attentes.

Tirez parti des balises et des descriptions

Assurez-vous de tirer pleinement parti des balises et des fonctionnalités de description des entrées de temps. En étiquetant les entrées de temps, vous pouvez rapidement et facilement les trier par travail, client, équipe, etc. Cela peut vous aider à comprendre où le temps est passé.

Des descriptions plus longues permettent aux employés de détailler sur quoi ils ont passé leur temps. Cela peut vous aider à vérifier les feuilles de temps et à vous assurer que tout le monde travaille sur ce qu'il est censé faire.

Conclusion

Le suivi précis du temps des employés est une exigence légale dans de nombreux cas et garantit que tous les employés sont payés équitablement. Il existe plusieurs façons de suivre le temps, mais l'utilisation d'une application de pointage comme Connecteam prend moins de temps, est plus précise et plus facile à maîtriser pour vous et vos employés.

Connecteam peut vous aider à maintenir un chronométrage cohérent sur votre lieu de travail, quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez.

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FAQ

Quelle est la meilleure façon pour les employés de pointer leurs entrées et leurs sorties ?

Une horodateur numérique comme Connecteam offre aux employés un moyen précis et convivial de pointer leurs entrées et leurs sorties. Connecteam est facile à utiliser et s'appuie sur des fonctionnalités telles que la gestion des pauses et des heures supplémentaires, la génération automatique de feuilles de temps, la géolocalisation et le suivi de la localisation GPS.

Quel est le meilleur moyen de réduire le vol de temps ?

L'utilisation d'une horloge numérique avec des fonctionnalités telles que la géolocalisation et la vérification par selfie peut vous aider à réduire le vol de temps dans votre entreprise. La géolocalisation restreint les emplacements où les employés peuvent entrer et sortir, et des méthodes de vérification supplémentaires empêchent les coups de poing entre amis en s'assurant que chaque employé entre et sort par lui-même.

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