Numérisez les formulaires de rapport d'incident et transformez les incidents sur le lieu de travail

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise,vous voulez toujours éviter et garder une longueur d'avance sur les incidents sur le lieu de travail tels que les blessures et les accidents du travail, les quasi-accidents mortels ou mineurs, les cas environnementaux, les défauts des installations ou de l'environnement de travail.En plus de cela, vous devez encourager une bonne culture de signalement des incidents pour créer un lieu de travail plus sûr et pour aider à identifier comment améliorer continuellement l'environnement de travail.

En plus d'assurer la sécurité de vos employés, vousdevez également garantir que votre entreprise est toujours en conformité avec les normes réglementaires de l'OSHA.En tant que gestionnaire, vous devez avoir une documentation suffisante pour montrer que vous avez fait tout votre possible pour prévenir un incident sur le lieu de travail et quelles ont été les mesures que vous avez prises lorsqu'un incident s'est produit.

Tout cela conduit aux questions suivantes, surtout si vous utilisez encore un stylo et du papier pour gérer les incidents sur le lieu de travail :

• Mais quel est votre processus lorsqu'un incident se produit ?
• Comment un employé signale-t-il l'incident ?
• Est-ce géré en temps réel ?
• Les employés disposent-ils d'un manuel auquel ils peuvent se référer et agir en conséquence ?
• Comment pouvez-vous, en tant que manager, partager rapidement l'incident avec d'autres employés ?
• Et comment pouvez-vous même être sûr que TOUS vos employés ont reçu le message ?
• En plus de tout cela, comment les nouveaux employés peuvent-ils être informés d'anciens incidents ?

Il est indéniable qu'à partir des questions ci-dessus et de la rigueur de vos procédures de sécurité, il existe un moyen de gérer les dangers et les incidents et c'est ce que nous approfondissons ci-dessous.

Comment gérer les dangers et les incidents

Avant un incident :

Avant même qu'un accident ne se produise, vous voulez que vos employés vous alertent d'un danger potentiel !Par exemple, une échelle bosselée, un sol mouillé ou des câbles exposés - ce sont des dangers que vous voulez connaître à l'avance car cela aidera à prévenir de futurs accidents.

Lors d'un incident :

Si un employé est impliqué dans un accident, une liste de contrôle doit être prête pour chaque type d'accident afin que votre employé sache quoi faire pour chaque type d'incident.

La première étape consiste à parcourir la liste de contrôle, à appeler une ambulance et à informer le contact d'urgence concerné. Ensuite, remplissez le formulaire de rapport d'incident. (Bien sûr, vous êtes chargé de créer une liste de contrôle efficace de ce qu'il faut faire lorsqu'un certain incident sur le lieu de travail se produit.) Il est important d'obtenir les données dès que possible avec autant d'informations, telles que des images du danger et de l'environnement, ainsi que avec une position GPS.

Éléments importants à inclure dans un rapport d'incident

• Des détails et des descriptions spécifiques et factuels, mais qui restent objectifs - informations sur l'employé, date, heure et circonstances de l'incident.
• Localisation GPS.
• Ce qui conduit à l'incident.
• Joignez des photos de l'incident et des environs.
• Précisez quelle partie du corps a été blessée et quel traitement vous aurez besoin.
• Équipements, matériaux endommagés, etc.
• Inclure les déclarations des témoins dans la mesure du possible.
• Gardez certaines informations confidentielles.
• Signatures de toutes les parties concernées.

Après un incident :

Aussi rapidement que possible, partagez une mise à jour sur l'incident (ce qui s'est passé et comment l'éviter) avec tous les employés qui pourraient être exposés à un incident similaire, comme un sol mouillé ou une échelle cassée. De cette façon, vous pouvez éviter que des incidents similaires ne se reproduisent.Quelques jours après l'incident, vous pouvez partager une nouvelle mise à jour détaillée de la procédure sur la façon de gérer cet incident s'il se produit.

Cependant, si vous utilisez toujours des formulaires de rapport d'incident obsolètes, comme un stylo et du papier, il est temps de changer !En 2021, les check-lists et procédures papier ne sont plus pertinentes, il faut passer au mobile.

Avec tout ce qui précède mis en évidence, il est également important que vous sachiez que les entreprises remplissent un rapport d'incident, car cela prouve :

• L'entreprise reconnaît l'incident
• L'entreprise a enquêté sur l'incident
• L'entreprise a pris toutes les mesures nécessaires pour se conformer aux réglementations nationales ou fédérales liées à l'incident.
• L'entreprise s'est assurée que toutes les personnes impliquées dans l'incident étaient incluses dans le rapport d'incident et que leur rapport était reconnu
• L'entreprise a procédé à une analyse des causes profondes pour déterminer pourquoi l'incident s'est produit
• L'entreprise a pris les mesures nécessaires pour éviter que cela ne se reproduise.

Et si nous ne l'avons pas rendu parfaitement clair, l'utilisation de méthodes obsolètes comme le stylo et le papier ne suffira plus.

Pourquoi passer auxformulaires de rapport d'incident mobilesest indispensable

Lorsque vous utilisez un formulaire de rapport d'incident mobile, vous utilisez une solution numérique qui vous permet de hiérarchiser les tâches quotidiennes et de rationaliser les opérations. Cela signifie que vous ne serez pas submergé par des montagnes de paperasse, mais que vous pourrez gérer efficacement votre entreprise à partir de votre smartphone. Tout peut être suivi et géré lors de vos déplacements, les listes de contrôle et les rapports numériques aident à réduire les frictions des activités quotidiennes, automatisent le flux d'informations et vous permettent d'obtenir une meilleure surveillance.

Sinon, pourquoi devriez-vous passer à un formulaire de rapport d'incident mobile ? Ce qui suit devrait apporter un peu plus de lumière.

• Facilité de soumettre des informations sur les dangers et les rapports d'incidents. De plus, tout est signalé en temps réel.
• Ajoutez simplement des photos et une position GPS. Pas besoin d'écrire une longue explication quand une image vaut mille mots.
• Accessible à tous les employés et ils ont toujours accès aux listes de contrôle et aux formulaires.
• L'envoi d'une procédure mise à jour se fait en un clic.
• Toutes les données sont mesurables et sont stockées en toute sécurité.
• Partagez des vidéos sur la façon d'utiliser correctement l'équipement et de gérer les dangers et les incidents.
• Conformité à 100 % car vous pouvez voir qui a fait quoi.
• Les documents sont toujours accessibles pour les demandes de formation et réglementaires, et chaque fois qu'ils sont mis à jour, tous les employés disposent immédiatement de la dernière version disponible.
• Améliorer et mettre à jour régulièrement les formulaires de rapport d'incident au besoin.

Avec tout ce qui précède à l'esprit, vous devez savoir ce que vous devez rechercher en matière de logiciel de rapport d'incident. C'est bien plus que les fonctionnalités qu'il offre et le prix - les deux sont importants, mais vous avez besoin d'un logiciel de rapport d'incident qui peut aller plus loin afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte.

Que rechercher dans un logiciel de rapport d'incident

• Disponible sur mobile

De cette façon, vos employés sont toujours au courant de la nature du signalement des dangers et des incidents, car c'est pratique et très facile à faire. Lorsque vous avez des employés sans bureau, ils n'ont pas le temps de s'asseoir derrière un ordinateur pour vous informer d'un incident ou d'un danger. Mais lorsqu'il est disponible directement sur leur smartphone, cela signifie qu'ils peuvent être au courant de tout lors de leurs déplacements.

• Très facile à utiliser

Vous ne devriez pas avoir à passer par un long processus de formation, cela devrait être aussi simple que 1-2-3 (surtout si vous avez des employés moins avertis en technologie). Personne ne veut perdre du temps à apprendre à utiliser une application, pour découvrir que c'est super compliqué. Si le reporting n'est pas facile à faire, vos employés ne seront pas motivés pour l'utiliser !

• Facile à mettre en œuvre

Le téléchargement d'une application ne prend que quelques secondes et n'est pas un processus compliqué. Vous gagnez donc du temps et pouvez immédiatement commencer à utiliser le nouveau logiciel de rapport d'incident.

• Comprend des fonctions de communication

Vous et vos employés ne manquerez jamais un battement car vous pouvez ouvrir des discussions privées ou de groupe sur divers sujets. Envoyez des mises à jour avec ou sans capacités de commentaire pour vous assurer que le message est livré et que personne n'est dérangé par trop de notifications.

• Des formulaires numériques sont disponibles

Choisissez parmi un modèle ou créez votre propre formulaire numérique personnalisé.Cela garantit que les formulaires sont similaires à l'apparence de l'entreprise afin que vos employés ne soient pas pris au dépourvu.

• Abordable

Selon la taille de votre entreprise, vous devez choisir le logiciel qui convient le mieux à votre entreprise et à votre portefeuille.

Avec tout cela à l'esprit, comment choisir le bon logiciel de rapport d'incident ? Nous avons retroussé nos manches et avons fait le travail pour vous ! Vous trouverez ci-dessous 12 options logicielles de rapport d'incident qui peuvent être parfaitement adaptées à votre entreprise.

Top 12 des solutions logicielles de rapport d'incident

1. Connecteam

L'application mobile tout-en-un et facile à utiliser de Connecteam permet de signaler et de gérer un incident rapidement et facilement. Créez un rapport avant qu'un accident ne se produise (comme un sol mouillé), remplissez un formulaire de rapport d'incident après un accident, ouvrez une bibliothèque pour voir la liste de contrôle de ce que vous devez faire après un incident et envoyez le nouveau protocole à tout le monde en quelques minutes, au lieu de jours ou de semaines après un incident. De plus, tous les numéros professionnels sont stockés dans le répertoire des employés de Connecteam afin que vous puissiez joindre rapidement le contact d'urgence désigné.

• Ensemble de fonctionnalités robuste : l'éditeur intuitif par glisser-déposer facilite la création de n'importe quel formulaire en quelques minutes. Obtenez des informations de votre équipe sans bureau grâce à des fonctionnalités avancées, notamment des images, des signatures, des tampons de localisation, des listes déroulantes, des enregistrements vocaux, des pièces jointes, etc.
• Accès 24h/24 et 7j/7 : lorsque vous êtes en déplacement, votre équipe peut accéder à l'application pour remplir et soumettre n'importe quel formulaire afin que vous n'ayez pas à vous occuper de la paperasse et de l'écriture manuscrite désordonnée, des formulaires obsolètes et d'éviter des jours d'attente (voire des semaines) pour documents clés à remplir.
• Notifications en temps réel : soyez averti en temps réel de chaque entrée effectuée par votre équipe et révisez sur votre smartphone ou depuis le bureau. De plus, suivez les taux d'achèvement, définissez des rappels automatiques et suivez toute personne qui n'a pas rempli de formulaire.
• Traitement rapide des informations : les éléments dont vous devez être informé en tant que gestionnaire se produisent en un coup d'œil grâce à un filtrage avancé et à une interface de recherche. Signalez les exceptions, analysez les données historiques et exportez les informations lorsque cela est nécessaire. De plus, toutes les entrées précédentes sont documentées et disponibles chaque fois que vous en avez besoin.
• Automatisez le flux de travail : téléchargez et envoyez automatiquement des rapports Excel en cas de besoin, obtenez une copie PDF pour chaque entrée, et bien plus encore, afin que votre équipe et votre entreprise restent organisées et proactives.
• Bouclez la boucle : fournissez des commentaires immédiats et directs à votre équipe sur leurs soumissions avec des notes et des statuts de couleur coordonnée pour chaque entrée.
• Tout-en-un : vous n'avez pas besoin de payer plus pour gérer votre entreprise sur le pilote automatique, Connecteam offre encore plus de fonctionnalités pour rationaliser votre entreprise. Bénéficiez du répertoire des employés, du chat intégré à l'application, des notifications push, de l'outil de mise à jour de l'entreprise, de l'outil de gestion des tâches dédié, et bien plus encore.

Prix ​​: Pour un prix mensuel fixe, Connecteam vous en donne pour votre argent.Les prix commencent à seulement 29 $ par mois. Commencez avec le plan gratuit à vie de Connecteam pour tester ses incroyables capacités.

2. Forme de caractères

Si vous avez une majorité d'employés de bureau qui sont devant l'ordinateur, Typeform est un excellent choix. Il est similaire à Google Forms et n'est pas spécifique à l'entreprise. Choisissez parmi un modèle de formulaires préexistant afin que vos employés puissent remplir un formulaire de rapport d'incident.

Prix : Typeform propose trois plans tarifaires : gratuit (ce qui est sérieusement limité), Pro à 35 $/mois/pour 1 utilisateur et Pro+ à 70 $/mois/1 utilisateur ou plus.

3. Service frais

Freshservice est une gestion des services informatiques (ITSM) dans le cloud. Il héberge un certain nombre de fonctionnalités de gestion des incidents qui peuvent s'intégrer à d'autres processus ITSM tels que la gestion des problèmes, des modifications, des versions et des actifs. Ouvrez des tickets via un certain nombre de canaux tels que le courrier électronique, le portail d'assistance, le chat, etc. Le service informatique de votre entreprise peut alors automatiser les attributions de tickets et émettre des réponses prédéfinies.

Prix ​​: Commencez un essai gratuit de 21 jours et choisissez ensuite parmi quatre forfaits mensuels proposés par Freshservice.Leurs quatre plans tarifaires incluent 29 $/mois, 59 $/mois et il existe deux plans de 99 $/mois - pour les grandes équipes et les entreprises.

4. Traqueur A1

Personnalisez ce logiciel de gestion des incidents en fonction de l'apparence de votre entreprise. Implémentez facilement pour obtenir des métriques et des graphiques de tableau de bord, un portail Web, des rapports d'incident, des pertes, etc. Vous pouvez également proposer des modules pour suivre les événements, les incidents, les contrats, les assurances, les réclamations, les blessures, les données de paie et les actifs.

Prix ​​: Discutez avec un représentant du service client pour connaître les coûts mensuels ou annuels.

5. Service Desk Plus

Ce que vous obtiendrez avec ServiceDesk Plus est un logiciel d'assistance et de gestion des actifs. Il comprend également un ensemble de gestion des incidents comme la création de tickets de dépannage, les achats, la gestion des contrats, un portail en libre-service, etc.

Prix ​​: Vous devrez contacter un représentant du service client pour en savoir plus sur les tarifs de ServiceDesk Plus.

6. Incy.io

Utilisez Incy.io sur votre mobile, ordinateur ou tablette pour émettre un rapport d'incident ou une observation. Vous pouvez personnaliser le formulaire de rapport d'incident, ajouter des images, analyser les risques et les tendances, et toutes les données sont présentées en temps réel.

Prix ​​: Ils n'offrent qu'une redevance annuelle et vous devez contacter un représentant du service client pour vous présenter un devis, qui dépend de la taille de votre organisation.

7. PagerDuty

PagerDuty se décrit comme "une société de cloud computing qui produit une plate-forme SaaS de réponse aux incidents pour les services informatiques". Envoyez rapidement et facilement des notifications par SMS sur la gestion des incidents - personnalisez-les pour les équipes ou les individus.

Prix ​​: Le prix de PagerDuty commence à 6 $/mois pour seulement 6 utilisateurs, 35 $/mois, 47 $/mois et 119 $/mois.

8. VictorOps

VictorOps se vante des bases sur appel, de la collaboration entre équipes et d'une visibilité simple. Ils utilisent le système informatique et DevOps pour diffuser des alertes automatisées, il intègre des informations et héberge une documentation cruciale.

Prix ​​: Les prix commencent à 9 $/par utilisateur/mois, 29 $/par utilisateur/mois, 49 $/par/mois, ou obtenez un plan de tarification personnalisé pour tous vos besoins en matière de rapport d'incident.

9. Conformité 360 par SAI Global

En ce qui concerne les fonctionnalités de rapport d'incident, Compliance 360 ​​prend en charge la piste d'audit, les actions correctives, le rapport d'incident, le diagnostic des causes profondes et la gestion des tâches.

Prix ​​: Afin d'obtenir un devis, vous devrez parler à un représentant du service client.

10. Systèmes Adashi

Les organisations de services d'urgence utilisent Adashi Systems pour tous leurs besoins en matière de rapports d'incidents. Les premiers intervenants peuvent signaler, répondre et gérer tous les incidents rapidement et en toute sécurité.

Prix ​​: Discutez avec un représentant du service client des plans tarifaires.

11. Gestion des incidents ProcessMAP

ProcessMAP Incident Management est une solution Web qui permet d'enquêter, de signaler et d'analyser les incidents liés à l'environnement, aux blessures/maladies, aux biens et à la flotte.

Prix ​​: Discutez avec un représentant du service client de ProcessMAP Incident Management à propos des prix.

12. OnPage – Système de gestion des incidents

Piste d'audit, diagnostic des causes profondes, reprise après sinistre, rapport d'incident, gestion de la sécurité, gestion des tâches et gestion des tickets - c'est pourquoi le système de gestion des incidents OnPage prend en charge en cas d'incident. Vous pouvez autoriser les rapports d'incident en temps réel et les enquêtes post-mortem avec ses pistes d'audit et ses rapports. OnPage s'intègre également aux solutions RMM et PSA et aux outils de chat comme Slack.

Prix ​​: Il y a un essai gratuit de 7 jours avec OnPage, sinon vous devrez contacter un représentant du service client pour en savoir plus sur les prix.

L'essentiel sur les solutions logicielles de rapport d'incident

La nécessité de gérer les incidents et les dangers sur le lieu de travail ne peut être négligée, et vous le savez probablement déjà. Cependant, pour vraiment rendre le processus fluide et indolore (jeu de mots), vous devez utiliser des outils modernes pour garder une longueur d'avance. Créer un environnement de travail sûr et agréable est un MUST.

Grâce à l'accès en temps réel aux données, vous pouvez repérer les incidents avant qu'ils ne surviennent et garder tout le monde sur la même longueur d'onde afin que la promotion d'une culture de travail sécuritaire soit ancrée dans l'ADN de votre entreprise. Par conséquent, parcourez notre liste des 12 meilleures solutions logicielles de rapport d'incident et faites le meilleur choix pour votre entreprise et vos employés.