Vollständiger Leitfaden zum Verständnis des elektronischen Datenaustauschs (EDI)

Einführung

Für E-Commerce-Unternehmen und Logistikdienstleister ist der Austausch von Geschäftsdokumenten Alltag. Electronic Data Interchange (EDI) ist eine wichtige Kommunikationstechnologie für Unternehmen. Obwohl es EDI in gewisser Weise schon seit den späten 1940er-Jahren gibt, eignet sich seine heutige Form am besten zur Verbesserung der B2B-Kommunikation.

Für jede Phase der Lieferkette sind eine Bestellung, ein Frachtbrief, ein Versandetikett , Rechnungen oder Auftragsbestätigungen erforderlich. Es ist leicht, in der Hektik der Papiere und dem Wortregen wertvolle Zeit und Genauigkeit zu verlieren. Um die Belastung für Unternehmen zu verringern, ist EDI die vertrauenswürdigste Ressource. Erfahren Sie mehr über diese vielseitige Technologie.

EDI: Vorbote der nächsten Generation der Geschäftskommunikation

Electronic Data Exchange, besser bekannt als EDI, ist eine Technologie, die Unternehmen dabei hilft, digital miteinander zu kommunizieren. Dabei handelt es sich um ein Medium, das den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen zwei Computersystemen über einen gesicherten Netzwerkweg erleichtert.

Heutzutage ist EDI die wichtigste Kommunikationsquelle für die Bearbeitung von Dokumenten wie Rechnungen und Frachtbriefen zwischen zwei oder mehr Unternehmen. Dies war jedoch nicht immer der Fall. Um den Wert von EDI vollständig zu verstehen und zu würdigen, werfen wir einen kurzen Blick auf seine Gründungsgeschichte.

Geschichte von EDI

EDI war die Idee des Oberfeldwebels der US-Armee, Ed Guilbert. In den frühen 1960er Jahren entwickelte Herr Guilbert einen elektronischen Nachrichtenstandard zum Austausch von Informationen über Schifffahrt und Fracht. Das war der Beginn von EDI.

Es erlangte internationale Bekanntheit, nachdem ein amerikanisch-holländisches Dampfschiff Schiffsmanifeste per Telex verschickte, einem System zum elektronischen Austausch handschriftlicher Nachrichten über Fernschreiber. Dies war das erste Mal, dass ein Versandmanifest innerhalb von zwei Minuten nach seiner Übermittlung versendet wurde.

Seitdem hat EDI in der Logistikbranche an Popularität und Vertrauen gewonnen, und in den folgenden Jahrzehnten folgten schnell viele bahnbrechende Ereignisse. Eine davon ist die Gründung des TDCC (Transportation Data Coordination Committee), das die EDI-Formate für den Transportsektor standardisiert hat. Später wurde es in Electronic Data Interchange Association geändert.

Andere waren die Entwicklung von VAN (Value Added Network) und die Formulierung des HTTP-Protokolls, das die Datenübertragung über das Internet ermöglichte. Seit den frühen 1990er Jahren hat EDI das Vertrauen vieler amerikanischer Unternehmen gewonnen, und die Geschichte zeigt, dass 1991 bereits etwa 12.000 Unternehmen EDI in großem Umfang nutzten.

Die von EDIs unterstützten Arten von Dokumentformaten

Eines der Hauptmerkmale von EDIs besteht darin, dass es die Notwendigkeit einer papierbasierten Interaktion überflüssig macht und sogar die Verwendung von E-Mails für den Geschäftsaustausch außer Acht lässt. Aber wie geht das?

EDIs unterstützen Dokumente in Standardformaten, die elektronisch über das Internet an ein Computersystem übertragen werden. Sie können sich diese Formate als Codevorlagen vorstellen, die Computer verstehen und verarbeiten können. EDI unterstützt über 1000 Geschäftsdokumentstandards, die auf bestimmte Geschäftszwecke ausgerichtet sind. Hier ein paar Beispiele:

• Das ANSI X12-Format wird von 300.000 Unternehmen in Nordamerika verwendet. Zum Beispiel EDI 856 für Vorabversandbenachrichtigungen und EDI 250 für Bestellsendungen.
• EDIFACT ist ein universeller EDI-Standard der UN, der zahlreiche Untergruppen für Transport und Handel enthält. Zum Beispiel DELFOR- (Lieferprognose) und INVOIC-Rechnungen.
• HIPAA-Format, das speziell für die Gesundheitsbranche entwickelt wurde.
• Der ODETTE-Standard ist in erster Linie für die Automobilindustrie in Europa konzipiert und verwendet die EDI-Codes OFTP und OPTP2.

Die verschiedenen Arten von EDI-Systemen:

Die vielen verschiedenen Arten von EDI sind ein Beweis für die Vielseitigkeit von EDI beim Austausch strukturierter Informationen über Kontaktpunkte und elektronische Systeme. Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Arten von EDI-Kommunikationskanälen:

1) Punkt-zu-Punkt-EDI

Dabei handelt es sich um einen direkten und sicheren Kommunikationskanal zwischen zwei einzelnen Unternehmen. Diese Verbindung kann von keiner der beteiligten Parteien repliziert oder mit anderen Unternehmen geteilt werden. Dieser EDI-Ansatz erfordert, dass beide Unternehmen dasselbe EDI-Protokoll übernehmen. Es schreibt außerdem vor, dass beide Parteien für berechtigte EDI-Transaktionen dasselbe EDI-Paket wie AS2 oder FTPS verwenden.

2) EDI über VAN oder einen Netzwerkdienstanbieter

Bei dieser Methode kann ein Unternehmen die EDI-basierte Kommunikation mit anderen Parteien über ein Mehrwertnetzwerk (VAN) mit Internetanbindung initiieren. Der VAN-Netzwerkdienstleister erstellt ein Postfach für den Geschäftsinhaber. Der Briefkasten wird dann zu einem Lagerhaus für Unternehmen zum Senden und Empfangen von Dokumenten.

VAN-geführtes EDI ermöglicht Unternehmen den schnellen Dokumentenaustausch mit EDI-Formaten und ist kostengünstiger als Punkt-zu-Punkt-EDI. Es fungiert außerdem als zentralisiertes System, das es Unternehmen ermöglicht, den Aufenthaltsort ihrer Dokumente in Echtzeit zu verfolgen.

3) Webbasiertes oder cloudbasiertes EDI

Durch die Überarbeitung der herkömmlichen EDI-Infrastruktur erleichtert ein web- oder cloudbasiertes EDI den B2B-Datenaustausch gemäß den Protokollen HTTP, FTPS oder AS2. Tatsächlich ist AS2 aufgrund seiner sicheren Verschlüsselung und Erschwinglichkeit das am weitesten verbreitete EDI-System im heutigen digitalen Umfeld.

Unternehmen können Cloud-EDI-Software (es gibt viele davon auf dem Markt) für den Austausch von Dokumenten implementieren. Der Cloud-EDI-Anbieter bietet häufig einen EDI-Übersetzer an, der es Unternehmen ermöglicht, XML und Flatfiles auszutauschen.

4) EDI von Drittanbietern

Dieser Ansatz wird allgemein als EDI-Outsourcing bezeichnet. Hier integrieren Unternehmen einen Drittanbieter und nutzen dessen Plattform, ohne die Infrastruktur einzurichten und Einrichtungskosten zu verursachen.

EDI-Lösungen von Drittanbietern sind heute vor allem deshalb gefragt, weil Unternehmen ihre EDI lieber in bestehende Software wie ERPs und WMS integrieren.

Die Rolle von EDI im E-Commerce und in der Logistik

Hier ist eine Liste der Hauptbereiche, in denen EDIs im E-Commerce und in der Logistik eine Rolle spielen:

1) Zentrale Technologie für Vendor Compliance

Lieferanten-Compliance ist einer der beliebtesten Bereiche in der Logistik, in denen EDI häufig eingesetzt wird. Nehmen Sie zum Beispiel die zahlreichen Geschäftsdokumente, die die EDI-Technologie unterstützt, wie Bestellungen und Rechnungen. Tatsächlich verlangen große Einzelhandelsketten wie Walmart, Target und Costco ihre Lieferanten, über EDI zu kommunizieren.

Nehmen wir den Fall Walmart. Es werden sogar vier EDI-Anbieter-Compliance-Anforderungen gestellt. Walmart möchte, dass Handelspartner über einen Satz von sieben grundlegenden EDI-Dokumenten wie 821 (Anspruch) und 820 (Überweisung) verfügen. Außerdem wird angestrebt, dass Anbieter ihre EDI-Konnektivität innerhalb von sechs Wochen erfolgreich nachweisen, um sich als Handelspartner von Walmart zu qualifizieren.

2) Verarbeiten von Frachtbriefen und anderen Versanddokumenten

EDIs haben sich aufgrund ihrer automatisierten, einfacheren und sicheren Informationsverbreitung einen dauerhaften Status in der Fracht- und Schifffahrtsbranche gesichert. EDIs werden häufig zur Verarbeitung und Übermittlung von Frachtbriefen, Frachtabfertigungslisten und Frachtmanifesten verwendet.

EDIs helfen dabei, einen nahtlosen Kommunikationskanal zwischen Hafenbehörden und Reedereien zu schaffen. Es macht es schneller und einfacher, bei den zuständigen Behörden eine Zwischenlandungs-, Liegeplatz- oder Liegeplatzgenehmigung einzuholen. Ebenso können Spediteure ihr einfaches Verwaltungsdokument zur Zollanmeldung im CUSDEC-Format von EDI einreichen.

3) Optimieren Sie die Lager- und Bestandsverwaltung

EDI erstellt Daten-Tokens, die einen nahtlosen Übergang von Geschäftstransaktionen ermöglichen können. Es gibt mehrere EDI-Dokumente, die sich für die Lager- und Bestandsverwaltung als nützlich erwiesen haben. Diese beinhalten:

• EDI 945 oder Lagerversandanzeige, die es 3PLs ermöglicht, schnell eine Versandbestätigung zusammen mit Details wie Datum, Liefermethode und Zahlungsstatus an Lieferanten zu senden.
• EDI 856 (Advanced Shipping Notice) ermöglicht es Lieferanten, 3PLs über die vorzeitige Ankunft einer Fracht- oder Warencharge zu informieren.
• EDI 862 oder Versandplan übermittelt Informationen über alle an einer Sendung vorgenommenen Änderungen, wie z. B. eine Erhöhung oder Verringerung der Bestellmenge.

4) Optimieren Sie die TMS- und ERP-Kommunikation

Heutzutage versuchen viele E-Commerce- und Transportunternehmen , EDI mit TMS- (Transport Management System) und ERP-Software (Enterprise Resource Planning) zu integrieren. Auf diese Weise können Online-Unternehmen ihre Geschäftskommunikation mit Versandunternehmen vorantreiben.

Es gibt über 50 EDI-Standarddokumentationsformate, um den elektronischen Nachrichtentransport zwischen Unternehmen zu ermöglichen. Nehmen Sie die Beispiele von EDI 109 für Schiffsinhaltsdetails, EDI 212 für Manifeste für Kraftfahrzeug-Lieferanhänger und EDI 859 für Frachtrechnungen.

Wenn EDI mit ERPs kombiniert wird, können Dateneingabefehler drastisch reduziert und eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Geschäftsdaten erstellt werden. Es beschleunigt auch die Bearbeitungszeit von Bestellungen und trägt dazu bei, einen besseren Kundenservice zu bieten.

5) Stärkt Nachhaltigkeit in der Logistik

Daraus lässt sich sehr gut schließen, dass der Einsatz von EDIs Unternehmen dabei hilft, ihren CO2-Fußabdruck zu reduzieren und Nachhaltigkeit in ihre Geschäftspraktiken einzuführen. Erstens entfällt die Notwendigkeit, Papier zu verwenden, was den Baumschutz unterstützt.

Darüber hinaus verringert EDI die Wahrscheinlichkeit von Bestellfehlern. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit von Nachbestellungen und Rückgaben verringert und so die Transportzeit, der Kraftstoffverbrauch und der CO2-Ausstoß der Fahrzeuge gesenkt.

5 Vorteile der Integration der EDI-Technologie für Unternehmen

Nachdem wir nun die Rolle von EDI im Einzelhandel und in der Logistik verstanden haben, werfen wir einen genaueren Blick darauf, welchen Nutzen es für Unternehmen hat:

1) Verarbeiten Sie Dokumente mit 2-facher Geschwindigkeit

Laut einem B2B-E-Commerce-Marktbericht von 2019 machte EDI schätzungsweise 78,4 % aller elektronisch abgewickelten B2B-Verkäufe aus. Der Hauptgrund war die Geschwindigkeit, mit der die EDI-Übertragung in nur wenigen Minuten erfolgt. Dadurch können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse beschleunigen und die Effizienz des Geschäftszyklus um rund 61 % steigern.

2) Reduzieren Sie die Betriebskosten um 1/20

Eines der Hauptmerkmale von EDI ist die Reduzierung des Einsatzes papierbasierter Transaktionen. Dies wiederum senkt die Kosten für verschiedene Variablen, einschließlich der Kosten für Druck, Lagerung, Archivierung, Veröffentlichung und Abruf.

Da EDIs maschinell übersetzt werden, sinken auch die Kosten für die manuelle Auftragsabwicklung. Insgesamt ermöglicht es Unternehmen, etwa 35 % ihrer Gesamtkosten bei der Führung eines Unternehmens einzusparen.

3) Reduzieren Sie die Fehlerquote um 30 %, um die Bestellgenauigkeit sicherzustellen

Mit EDI sind kaum technische Fehler verbunden. Da EDI-Formate an strenge Protokolle und Einhaltungsnormen gebunden sind, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Fehler auftreten. Tatsächlich deuten Branchenstudien darauf hin, dass EDI Unternehmen dabei hilft, ihre Fehler und Inkonsistenzen um 30 % zu reduzieren.

Dies hilft Online-Unternehmen, Handelsverträge mit großen Einzelhändlern wie Home Depot und Walmart abzuschließen. Bereits 160.000 Unternehmen haben von der manuellen Auftragsabwicklung auf EDI-Transaktionen umgestellt.

4) Steigern Sie die Geschäftseffizienz um das Zweifache

Die Integration von EDIs in Unternehmen hat dazu beigetragen, die Order-to-Cash- und Beschaffungszyklen zu verbessern. Es trägt auch dazu bei, die Transparenz der Lieferkettenabläufe, der Auftragsabwicklung und der Lieferzeiten zu verbessern.

Darüber hinaus trägt EDI zur Steigerung der Geschäftseffizienz bei, indem es Unternehmen ermöglicht, die SLA-Verträge ihrer Handelspartner einzuhalten. In diesem Sinne helfen EDIs Unternehmen dabei, Situationen von Servicerückbuchungen und Bußgeldern bei Nichteinhaltung zu vermeiden.

5) Transaktionssicherheit um 90 % stärken

EDI-Transaktionen werden über sichere und geschützte Netzwerke durchgeführt, meist über VANs und web-/cloudbasierte Lösungen. Diese Lösungen erstellen einen vollständigen Prüfpfad, sodass Unternehmen über die Details ihrer Transaktionen informiert sind.

Die meisten, wenn nicht alle dieser Dienste verwenden verschlüsselte Codes, um die Datenintegrität und -sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus führen EDI-Dienstleister auch präventive Maßnahmen gegen unbefugtes Personal ein. Zu diesen Maßnahmen gehören Autorisierungsüberprüfung, digitale Signatur und Cybersicherheitsmaßnahmen.

Wie sieht die Zukunft von EDI aus?

In den letzten Jahren gab es einige Spekulationen darüber, dass die EDI-Technologie ihre Blütezeit hinter sich hat. Aber die Wahrheit ist weit davon entfernt. Den vorherrschenden Marktstatistiken zufolge wird EDI bis 2029 voraussichtlich 4,04 Milliarden US-Dollar erreichen, was einem CAGR von 11,6 % im Prognosezeitraum entspricht. Es wird geschätzt, dass 59–80 % der Supply-Chain-Unternehmen EDI eingeführt haben.

Eines der Kennzeichen der EDI-Technologie ist ihre Anpassungsfähigkeit an sich ändernde IT-Infrastrukturen und Geschäftsanforderungen. Es gibt Bemühungen, EDI mit API (Application Programming Interface) zu integrieren. Dies würde es APIs ermöglichen, standardisierte Dokumente unter mehreren Geschäftspartnern zu verbreiten, und EDI-Technologie ermöglichen, mehr Unternehmen zu erreichen.

Darüber hinaus können die sich ändernden Erwartungen von B2B-Unternehmen beim Einstieg in den E-Commerce mit EDI bewältigt werden. EDIs werden so skaliert, dass sie einen „reibungslosen“ Handel ermöglichen, der auf den Möglichkeiten der Automatisierung basiert.

Darüber hinaus hat es sich aufgrund der Sicherheitsökosysteme und der Bequemlichkeit der Dokumentenübertragung mit EDI zu einem wichtigen Akteur im B2G-E-Procurement (Business to Government) entwickelt.

Tatsächlich hat die Europäische Union genau zu diesem Zweck den Peppol-Standard (Pan European Public Procurement Online) geschaffen. Dies deutet darauf hin, dass die Zukunft von EDI über den B2B-Bereich hinausgeht.

Abschluss

EDI ist eine bemerkenswerte Business-to-Business-Kommunikationstechnologie, die die nahtlose Übertragung kritischer Geschäftsinformationen ermöglicht. Seit den ersten Jahren nach dem Zweiten Weltkrieg wird es seit langem in Wirtschaft und Logistik eingesetzt.

EDI hat sich als zuverlässige, sichere und automatisierte Lösung erwiesen, die Kosten, Fehler und langsame Geschwindigkeit in der postalischen Geschäftskommunikation reduziert. Die Zukunft von EDI zielt darauf ab, seinen Nutzen durch die Kombination mit neueren Technologien wie API zu steigern. Durch die Integration der Funktionalitäten beider zu einer Hybridlösung können Unternehmen die Effizienz auf die nächste Stufe heben.

FAQs

1) Was ist EDI-Compliance?

Bei der EDI-Konformität handelt es sich um einen Prozess, bei dem ein Unternehmen nachweist, dass es EDI-Transaktionen sicher und genau mit seinen Handelspartnern entsprechend den Anforderungen seiner Partner austauschen kann.

2) Welche gute EDI-Software gibt es?

Zu den guten EDI-Software auf dem Markt gehören IBM (für große Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen), Cleo (für Integrationen mit mehreren Softwareprogrammen), Truecommerce (für reibungslose Bestandsverwaltung und Dropshipping) und SPS Commerce (für Kundenservice und Betriebsmanagement).