So erstellen Sie einen großartigen Rotationsplan

Unternehmen im verarbeitenden Gewerbe, im Gastgewerbe und in Betrieben, die rund um die Uhr auf Abruf arbeiten, nutzen oft wechselnde Zeitpläne. In diesem System arbeitet jeder abwechselnd zu unterschiedlichen Zeiten und an unterschiedlichen Tagen.

Rotierende Zeitpläne eignen sich hervorragend, wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht in unerwünschten Schichten auslasten möchten, aber eine konsistente Abdeckung benötigen, um die Türen offen zu halten oder die Produktion am Laufen zu halten. Sie sorgen dafür, dass immer jemand da ist, und sorgen gleichzeitig dafür, dass die Dinge für Ihre Belegschaft fair bleiben. Die Erstellung und Einführung neuer Zeitpläne kann eine Herausforderung sein. Deshalb sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, ob ein rotierender Zeitplan für Ihr Unternehmen geeignet ist und wie Sie einen erstellen, der für das gesamte Team funktioniert

Was ist ein rotierender Zeitplan?

Ein rotierender Arbeitsplan ist ein Planungssystem für Unternehmen mit mehreren Schichten, beispielsweise einer Tagschicht und einer Nachtschicht. Bei einem rotierenden Dienstplan arbeiten die Mitarbeiter nicht in einer einheitlichen Schicht, sondern nur in der Tagesschicht. Vielmehr wechseln sie sich zu allen verfügbaren Schichtzeiten ab.

Der Zeitplan wiederholt sich und ist vorhersehbar. Es folgt jedoch keinem regelmäßigen Kalenderintervall, etwa wöchentlich oder monatlich. Stattdessen wird es in einem Zyklus oder einer Rotation wiederholt . Jede Rotation besteht aus einer festen Anzahl von Tagen und ermöglicht die Abwechslung in allen Schichten mit Pausen dazwischen.

Dies wird mit einem festen Zeitplan verglichen, bei dem den Mitarbeitern jeden Tag die gleichen Stunden zugewiesen werden und sie jede Woche die gleichen freien Tage haben.

Ein Beispiel für einen rotierenden Zeitplan könnte eine Produktionsanlage mit zwei 12-Stunden-Schichten sein. Anstelle eines Tagesschichtteams und eines Nachtschichtteams mit einem rotierenden Zeitplan würde jeder Mitarbeiter:

• Arbeiten Sie eine Woche lang in 12-Stunden-Nachtschichten.
• Hab ein paar Tage frei.
• Arbeiten Sie eine Woche lang in 12-Stunden-Tagesschichten.
• Hab ein paar Tage frei.
• Wiederholen Sie den Zyklus.

Dies ist nur ein Beispiel für einen rotierenden Zeitplan. Später werden wir andere Arten von Wechselschichten besprechen, die komplexer und speziell auf die Anforderungen der Branche und des Unternehmens zugeschnitten sind.

Wer nutzt rotierende Zeitpläne?

Rotierende Zeitpläne sind besonders nützlich für Unternehmen, die 24 Stunden am Tag und/oder 7 Tage die Woche geöffnet haben. Einige Beispiele für Branchen, in denen rotierende Zeitpläne die Norm sind, sind:

• Notdienste. Sanitäter und Polizeibehörden verwenden häufig wechselnde Dienstpläne, um sicherzustellen, dass es zu keinen Dienstunterbrechungen kommt.
• Gastgewerbe und Gastronomie. Hotels benötigen rund um die Uhr Mitarbeiter für den Check-in bis spät in die Nacht und um die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten. Viele Restaurantangestellte arbeiten auch über Nacht in Hotels, Gaststätten oder Drive-in-Einrichtungen.
• Herstellung . Rotierende Zeitpläne sind in Fertigungsumgebungen üblich, um die Produktion am Laufen zu halten.
• Einzelhandel. Tankstellen und andere Geschäfte nutzen häufig wechselnde Arbeitszeitpläne für ihre Mitarbeiter.
• Gesundheitspflege. Krankenhäuser verwenden in erster Linie rotierende Zeitpläne, da sie ständig über Personal verfügen müssen. Andere Gesundheitsorganisationen mit längeren Öffnungszeiten, wie z. B. Notaufnahmeeinrichtungen, verwenden möglicherweise ebenfalls rotierende Zeitpläne.
• Bereitschaftsdienste. Viele Bereitschaftsdienste, etwa die IT-Abteilung, die Unternehmen rund um die Uhr unterstützen, nutzen einen rotierenden Zeitplan.

Wie funktioniert ein rotierender Zeitplan?

Rotierende Pläne funktionieren, indem sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, innerhalb eines bestimmten Zeitraums alle Schichten zu übernehmen .

Bei einem rotierenden Zeitplan wird der Arbeitstag in verschiedene Schichten unterteilt. Dies können 8, 10 oder 12 Stunden sein oder was auch immer für die Geschäftszeiten Ihres Unternehmens sinnvoll ist. Um eine kontinuierliche Betreuung zu gewährleisten, werden die Mitarbeiter zudem in Teams aufgeteilt.

Anschließend wird ein Rotationsmuster erstellt, das sicherstellt, dass alle Mitarbeiter während eines bestimmten Zeitraums in allen Schichten gleichberechtigt arbeiten .

Dies könnte bedeuten, dass ein Mitarbeiter ein paar Nachtschichten arbeitet, einen Tag frei hat, ein paar Tagesschichten arbeitet, einen Tag frei hat und dann ein paar Nachtschichten arbeitet. Dann wiederholt sich der Zyklus.

Rotationen umfassen immer freie Tage. Darüber hinaus gewähren rotierende Zeitpläne den Mitarbeitern oft mehr aufeinanderfolgende freie Tage als ein fester Zeitplan . Dies variiert je nach Schichtmuster, aber längere Schichten führen dazu, dass die Mitarbeiter schneller 40 Stunden pro Woche erreichen.

Der Zeitplan beginnt von vorne, nachdem jeder in jeder Schicht gearbeitet hat und genügend Freizeit hatte.

Rotierende Zeitpläne stellen sicher, dass niemand auf unbestimmte Zeit in Schichten stecken bleibt, die ihm nicht gefallen. Sie sorgen auch dafür, dass jeder die besten Schichten übernimmt. Die harten Schichten lassen sich leichter absolvieren, weil die Arbeitnehmer wissen, dass sie sie bald verlassen werden.

Die Einrichtung eines rotierenden Zeitplans erfordert möglicherweise einige Arbeit, aber sobald er eingerichtet ist, erhalten die Mitarbeiter einen konsistenten Zeitplan , der sich immer wiederholt. Es erleichtert ihnen die Vorbereitung auf die Arbeit und die Planung aufeinanderfolgender freier Tage.

Vorteile eines rotierenden Arbeitsplans

Ein rotierender Zeitplan bietet sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter viele Vorteile.

Gewährleistet eine kontinuierliche Abdeckung

Der offensichtlichste Vorteil rotierender Zeitpläne besteht darin, dass sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen rund um die Uhr erreichbar ist.

Dadurch kann Ihr Unternehmen sogar länger geöffnet bleiben, wenn es nicht bereits rund um die Uhr geöffnet ist. Oder es ermöglicht Ihnen, dem Arbeitstag eine völlig neue Schicht hinzuzufügen.

Verbessert die Fairness und kann dazu beitragen, die Fluktuation zu reduzieren

Rotierende Zeitpläne fördern eine gleichmäßige Schichtverteilung und ein Gefühl der Fairness in Ihrem Unternehmen. Jeder wechselt sich in jeder Schicht ab , auch nachts, sodass niemand ständig unerwünschte Schichten absolvieren muss.

Dies kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter – insbesondere Nachtschichtmitarbeiter – nicht kündigen. Eine Studie zu Arbeitsplanmustern ergab, dass Mitarbeiter, die Tagschichten arbeiteten, fast 4,5 Jahre länger im Unternehmen blieben als Mitarbeiter, die ausschließlich Nachtschichten leisteten.

Bietet neue Möglichkeiten und steigert das Engagement

Diese Art von Zeitplan bringt Abwechslung in das Arbeitsleben der Mitarbeiter, indem sie sie unterschiedlichen Schichten aussetzen – einige davon haben sie möglicherweise noch nie zuvor gearbeitet.

Durch wechselnde Schichten können Mitarbeiter außerdem ihre Teammitglieder besser kennenlernen und mehr vom Geschäft sehen. Dadurch fühlen sie sich stärker mit ihren Kollegen verbunden und fühlen sich als wichtiger Teil der Organisation – wichtige Faktoren für die Steigerung des Mitarbeiterengagements.

Oftmals bedeutet ein rotierender Zeitplan auch einen Wechsel der Arbeitsaufgaben. Dies kann den Mitarbeitern neue Herausforderungen und Möglichkeiten bieten, wodurch sie sich stärker in Ihr Unternehmen eingebunden fühlen.

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Erhöht die Flexibilität

Rotierende Arbeitspläne bieten den Mitarbeitern von Natur aus Flexibilität. Die Mitarbeiter arbeiten in verschiedenen Schichten zu unterschiedlichen Zeiten und können so ihr Privatleben auf eine Weise gestalten , die bei einem typischen 9-bis-5-Zeitplan möglicherweise nicht möglich wäre.

Beispielsweise kann ein Arbeitnehmer mit einem Rotationsplan unter der Woche zwei aufeinanderfolgende freie Tage haben. Sie können diese Zeit nutzen, um sich um persönliche Aufgaben zu kümmern oder Termine wahrzunehmen, die an Wochenenden oder Wochentagen nicht möglich sind.

Verbessert die Moral und Produktivität

Eines der Schlüsselelemente eines rotierenden Zeitplans ist, dass er unglaublich fair ist . Jeder Mitarbeiter arbeitet jede Schicht. Wahrgenommene Fairness am Arbeitsplatz bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine Verbesserung der Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter.

Mitarbeiter, die ihre Arbeit als fair empfinden, sind glücklichere Mitarbeiter. Und zufriedenere Mitarbeiter arbeiten tendenziell effizienter und bieten einen besseren Kundenservice. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass sie Ihrem Unternehmen treu bleiben, was zu einer geringeren Fluktuation führt.

Herausforderungen eines rotierenden Arbeitsplans

Ein rotierender Zeitplan passt nicht für jedes Unternehmen oder Team. Wenn Sie diese Art von Zeitplan in Betracht ziehen, denken Sie daran, dass sie:

Kann die Work-Life-Balance beeinträchtigen

Obwohl diese Zeitpläne den Mitarbeitern Flexibilität bieten, reicht diese Flexibilität manchmal nur bis zu einem gewissen Grad.

Der 8-Stunden-Arbeitstag in einem festen Zeitplan gibt den Mitarbeitern jeden Tag Zeit, die sie zu Hause haben, aber 10- bis 12-Stunden-Schichten im Wechsel könnten die Familienroutinen oder -pläne beeinträchtigen .

Die längeren Schichtstunden bedeuten , dass der Mitarbeiter konsolidierte Freizeit hat – etwa drei volle Tage pro Woche, nachdem er vier 10-Stunden-Tage gearbeitet hat. Das Gefühl, alltägliche Aktivitäten zu verpassen, kann jedoch zu einem Ungleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben oder sogar zu einem Burnout führen.

Auch die häufigen Wechsel der Schichttypen erschweren die Einhaltung täglicher oder wöchentlicher Routinen. Außerdem kann es schwierig sein, die Kinderbetreuung und die Haushaltspflichten nach einem rotierenden Zeitplan zu verwalten.

Darüber hinaus kann die Arbeit außerhalb des traditionellen Zeitplans von Montag bis Freitag die Fähigkeit des Mitarbeiters beeinträchtigen, an gesellschaftlichen Veranstaltungen und wichtigen Aktivitäten teilzunehmen, wenn die meisten Menschen arbeitsfrei sind.

Kann zu Frustration führen

Einige rotierende Arbeitspläne können 12-Stunden-Schichten einführen, während 8-Stunden-Schichten die Norm waren. Andere können Tag- und Nachtschicht vertauschen. Dies kann Mitarbeiter frustrieren, die Routinen und Verpflichtungen festgelegt haben, die sich nur schwer an den Zeitplan anpassen lassen.

Jemand, der beispielsweise nachts arbeitet, würde vielleicht gerne auf eine Tagesschicht umsteigen, aber Abend- oder Nachtschichten können für Mitarbeiter, die externe Verpflichtungen haben oder nur während der regulären Wochentagsstunden Kinderbetreuung haben, ein Problem darstellen.

Kann zu gesundheitlichen Problemen führen

Der Wechsel zwischen Nacht- und Tagschicht kann den Schlafplan eines Mitarbeiters durcheinander bringen. Dies kann sich negativ auf die unmittelbare und allgemeine Gesundheit der Mitarbeiter auswirken.

Infolgedessen kann ein rotierender Zeitplan auch zu mehr Anrufen oder Nichterscheinen aus gesundheitlichen Gründen führen.

Kann von Mitarbeitern verlangen, längere Schichten zu arbeiten

Rotierende Zeitpläne können 12- oder sogar 24-Stunden-Schichten erfordern, was eine große Umstellung sein kann, wenn Ihre Belegschaft an 8-Stunden-Tage gewöhnt ist.

Für einige Mitarbeiter in manchen Branchen können 12 Stunden am Tag körperlich zu anstrengend sein und die Produktivität kann dadurch sinken.

Kann die Planung von Freizeit erschweren

Sie möchten, dass die Mitarbeiter ihre bezahlten Freistellungsleistungen (PTO) nutzen, aber die Präzision eines rotierenden Zeitplans erschwert den Schichtwechsel. Als Planer müssen Sie Anfragen verwalten, ohne die Rotationen zu beeinträchtigen. Kleine Änderungen könnten dazu führen, dass jemand Überstunden macht oder dass er zu viele Arbeitstage hintereinander nicht mehr frei hat.

Die erfolgreiche Umsetzung kann einige Zeit in Anspruch nehmen

Bei der Einführung des neuen Zeitplans wird es voraussichtlich eine Übergangsfrist geben. Veränderungen stellen oft eine Belastung für die Mitarbeiter dar, und es kann sogar sein, dass Sie einige verlieren, die mit dem neuen Zeitplan überhaupt nicht zurechtkommen.

Sobald die Mitarbeiter jedoch erst einmal eingestellt sind, wissen sie immer, was sie erwartet – und es kann sogar eine Möglichkeit sein, neue Kandidaten zu gewinnen, die rotierende Arbeitszeiten bevorzugen.

Feste Zeitpläne vs. rotierende Zeitpläne

Warum sollten Sie sich nach all dem Gerede über rotierende Zeitpläne stattdessen für einen festen Zeitplan entscheiden oder dabei bleiben?

Bei einem festen Zeitplan hat jeder vorhersehbare Stunden, die von Woche zu Woche gleich bleiben. Für Ihr Team ist es möglicherweise das Beste, wenn:

• Sie haben nur während einer Schicht geöffnet, z. B. in einer Tagesschicht von 9.00 bis 17.00 Uhr.
• Sie verfügen bereits über integrierte freie Tage für Ihre gesamte Belegschaft. Beispielsweise kann es sein, dass Sie am Wochenende oder an einem bestimmten Wochentag geschlossen haben.
• Ihre Teammitglieder haben eine strikte Verfügbarkeit und es lohnt sich nicht, das Problem zu erzwingen.

Bei einem rotierenden Zeitplan wechseln Mitarbeiter die Schicht und arbeiten in einem anderen Zyklus als einer Kalenderwoche. Für Ihr Team ist es möglicherweise das Beste, wenn:

• Sie haben mehrere Schichten pro Tag und einige Schichten gelten allgemein als „schlechter“ als andere.
• Sie arbeiten 7 Tage die Woche oder in einer Umgebung mit ständiger Rufbereitschaft.
• Ihre potenziellen Mitarbeiter sind an den Zeitplan gewöhnt oder würden aufeinanderfolgende freie Tage als Vergünstigung betrachten.

Gängige Arten rotierender Zeitpläne

Sie können einen maßgeschneiderten Schichtplan erstellen, der für Ihr Unternehmen und Ihr Team am besten geeignet ist, Sie können aber auch einige bewährte Systeme verwenden, um loszulegen.

4-3 rotierender Zeitplan

Das ist ein Wechsel von 4 Tagen an und 3 Tagen frei . Anstatt 8-Stunden-Tage in einem 5-Tages-Abschnitt zu arbeiten, arbeiten die Mitarbeiter 10-Stunden-Tage in einem 4-Tages-Abschnitt. Im Wesentlichen erhöht dieser Zeitplan die tägliche Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, gewährt ihnen jedoch eine dreitägige Pause zwischen den Schichtblöcken.

Bei einem rotierenden Zeitplan sind 10-Stunden- und 4-Tages-Rotationen gestaffelt, um eine Abdeckung von 7 Tagen zu gewährleisten. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie 6 Teams benötigen würden, um eine vollständige Abdeckung sicherzustellen, wenn Ihr Unternehmen rund um die Uhr geöffnet ist.

Die 10-Stunden-Schichten bedeuten auch, dass es Zeiten gibt, in denen sich Teams überschneiden, wenn Sie rund um die Uhr geöffnet haben. Dies könnte die Produktivität und den Kameradschaftsgeist steigern, könnte aber auch dazu führen, dass die Hände ungenutzt bleiben, wenn nicht genügend Aufgaben erledigt werden müssen.

Beispiel 4-3 Vorlage für einen rotierenden Zeitplan

24-48 rotierender Zeitplan

Dies ist ein Zeitplan mit 24 Stunden Ein- und 48 Stunden Aus . Dies kann in Branchen nützlich sein, die auf Bereitschaftspersonal angewiesen sind, beispielsweise bei Rettungsdiensten. Es stellt sicher, dass der Dienst durch das Ein- und Aussteigen der Mitarbeiter zum Schichtwechsel kaum unterbrochen wird.

Dieser Zeitplantyp kann auch für Mitarbeiter mit externen Verpflichtungen oder sogar anderen Jobs ein Gewinn sein, da er nie erfordert, dass sie länger als einen Tag ohne Pause arbeiten.

Beispiel für eine rotierende Zeitplanvorlage rund um die Uhr

Pitman (2-2 3-2 2-3) rotierender Zeitplan

Dies ist ein zweiwöchiger Wechsel von 2 Tagen an und 2 Tagen frei, 3 Tagen an und 2 Tagen frei und 2 Tagen an und 3 Tagen frei.

Dies bringt viel Abwechslung mit sich, insbesondere wenn die Mitarbeiter bei jeder Rotation die Nacht- und die Tagschicht wechseln. Es gibt auch eine gute Mischung aus dreitägigen Wochenenden und freien Tagen in der Wochenmitte.

Beispiel einer Pitman-Rotationsplanvorlage

Wechselplan von DuPont

Dies ist vielleicht das komplizierteste, aber es wurde speziell für 24-Stunden-Unternehmen entwickelt . Bei richtiger Anwendung gewährt es den Mitarbeitern jeden Monat eine ganze Woche frei. Dies kann ein großer Vorteil für bestehende Mitarbeiter und eine Möglichkeit sein, neue Kandidaten zu gewinnen.

Der Zyklus ist in 12-Stunden-Schichten angelegt und läuft folgendermaßen ab:

• 4 Nachtschichten
• 3 Tage frei
• 3-Tages-Schichten
• 1 Tag frei
• 3 Nachtschichten
• 7 Tage frei

Jedes Team durchläuft den Zyklus zu unterschiedlichen Zeiten, sodass immer die gleiche Abdeckung gewährleistet ist.

Beispiel einer DuPont-Rotationsplanvorlage

Andere Arten von Wechselschichtplänen

Die oben genannten Fahrpläne gelten als die beliebtesten Wechselpläne, es gibt jedoch viele Variationen. Sie können sogar Ihr eigenes erstellen, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.

Einige andere Zeitplantypen, die Sie möglicherweise nützlich finden, sind:

• 4-4. Dies kann bei Einschichtjobs funktionieren, oder Teams können abwechselnd 4 Tage Tagschicht, 4 Tage frei, 4 Tage Nachtschicht, 4 Tage frei usw. durchlaufen.
• 6-4 Umdrehungen. Dieser 30-Tage-Zyklus unterteilt die Arbeitstage in drei Schichten. Es gibt jedem in jeder Schicht 6 Tage pro Monat, mit 4 freien Tagen dazwischen.
• 5-3 5-4 5-3. Für diesen 25-Tage-Zyklus benötigen Sie 5 Teams. Die Mitarbeiter arbeiten 5 Tage in der ersten Schicht, haben 3 Tage frei, arbeiten 5 Tage in der zweiten Schicht, haben 4 Tage frei, arbeiten 5 Tage in der dritten Schicht und haben dann 3 Tage frei, bevor die Rotation wiederholt wird.
• Panama-Zeitplan . Dies ist eine 56-Tage-Variante eines 2-2-3-Plans (2 Tage arbeiten, 2 Tage frei, 3 Tage arbeiten, 2 Tage frei, 2 Tage arbeiten, 3 Tage frei). Es erfordert 4 Teams in 12-Stunden-Schichten. Einzigartig ist die Dauer der Rotation und die Tatsache, dass die Arbeitnehmer 28 Tage lang in einer Schicht (z. B. der Nachtschicht) und dann die nächsten 28 Tage in der entgegengesetzten Schicht (z. B. der Tagschicht) arbeiten.

Was Sie bei der Erstellung eines rotierenden Zeitplans beachten sollten

Die Erstellung eines rotierenden Zeitplans kann entmutigend wirken, wenn Sie bisher ein festes System verwendet oder es nur von Woche zu Woche wechseln.

Hier sind einige Dinge, über die Sie nachdenken sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan sowohl für Sie als auch für Ihr Team funktioniert:

Ihre Spitzenzeiten

Wann benötigen Sie die meiste Abdeckung? Gibt es einen Zeitpunkt, zu dem sich Schichten überschneiden sollten, um sicherzustellen, dass mehr Leute eingestempelt sind?

Beliebte Schichten

Während bei einer rotierenden Schicht jeder an die Reihe kommt, ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass es wirklich gleich ist und jeder eine Chance auf die besten Schichten bekommt.

In manchen Restaurants ist beispielsweise der Sonntagsbrunch die begehrteste Schicht. In anderen Fällen ist dies jedoch am wenigsten wünschenswert, sodass eine Tagesschicht an einem Sonntag möglicherweise weniger beliebt ist als eine Tagesschicht an einem Freitag.

Jobrollen und Qualifikationen der Mitarbeiter

Möglicherweise planen Sie derzeit Mitarbeiter anhand ihrer Aufgabenbereiche. Beispielsweise können Sie Kassierer so einplanen, dass sie nur Tagschichten arbeiten, und Reinigungsteams ausschließlich Nachtschichten.

In diesem Fall ist die Umstellung auf einen Rotationsplan möglicherweise nicht sofort möglich, da nicht alle Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um in allen Schichten zu arbeiten. Dies wäre eine großartige Gelegenheit, die Mitarbeiter bereichsübergreifend zu schulen, damit sie in jeder Schicht arbeiten können

Sie sollten auch Ihre Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten und Qualifikationen berücksichtigen. Möglicherweise müssen sie feste Zeitpläne haben und von der Rotation ausgeschlossen werden. Angenommen, Sie brauchen jemanden auf einem Gabelstapler, der die nächtlichen Lagerbestände erledigt, und Sie haben nur einen lizenzierten Gabelstaplerfahrer. Dieser Mitarbeiter muss möglicherweise nur über Nacht bleiben.

Verfügbarkeit und Präferenzen der Teammitglieder

Einer der Hauptvorteile eines festen Zeitplans ist die Vorhersehbarkeit. Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Teammitglieder ihr Leben nach ihrem aktuellen Zeitplan aufgebaut haben und Schwierigkeiten haben, auf einen rotierenden Zeitplan umzusteigen – insbesondere für Teams, die Schichten wechseln, also sowohl nachts als auch tagsüber arbeiten.

Abhängig von Ihren Mitarbeitern stehen diese möglicherweise einfach nicht für die neuen Schichten zur Verfügung, zu denen sie aufgefordert werden.

Ebenso ist es wichtig, die Vorlieben Ihrer Teammitglieder zu berücksichtigen . Versenden Sie eine Umfrage an Ihre Mitarbeiter oder unterhalten Sie sich mit ihnen, um nach den Schichten zu fragen, in denen sie am liebsten arbeiten. Haben sie Spaß an Tagschichten und wären sehr unzufrieden, wenn sie Nachtschichten arbeiten müssten? Gefällt ihnen der Zeitplan, den sie jetzt haben? Sind sie an flexibleren Schichten interessiert?

Basierend auf ihren Antworten kann ein rotierender Zeitplan für Ihr Team funktionieren oder auch nicht.

Ihr Gehaltsbudget

Rotierende Arbeitszeitpläne führen häufig dazu, dass Mitarbeiter Überstunden machen . Dies kann passieren, wenn ein Mitarbeiter mehr als 40 Stunden pro Woche oder 8 Stunden am Tag arbeitet, wenn Ihr Unternehmen, Ihre Branche oder Ihr Staat diese Überstunden berücksichtigt.

Rotierende Stundenpläne belaufen sich im Allgemeinen auf etwa 40 Stunden pro Woche. Aber bei schwankenden Arbeitszeiten können die Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter für Kalenderwochen mit mehreren aufeinanderfolgenden freien Tagen nahe bei 0 US-Dollar liegen oder höher ausfallen, wenn sie innerhalb einer Kalenderwoche sechs 12-Stunden-Schichten arbeiten.

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihres Wechselplans Ihre Zahlungsperioden und die Gesetze Ihres Staates . Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, welche Überstunden gegebenenfalls wann erforderlich sind.

Ihre Mitarbeiter müssen auch verstehen, wie sich neue Überstunden oder Freistellungen auf ihr Gehalt auswirken, insbesondere wenn sie in jeder Lohnperiode an die gleiche Stundenzahl gewöhnt sind.

Schritte zum Erstellen und Implementieren eines rotierenden Zeitplans

Schritt 1: Berücksichtigen Sie die oben genannten Fragen und Informationen und wählen Sie dann einen Zeitplantyp aus, der für Sie geeignet ist

Wir empfehlen , mit einem vorgefertigten Zeitplan zu beginnen, da diese eine beliebte und benutzerfreundliche Option sind. Sie kennen Ihr Team und Ihr Unternehmen am besten. Sie können daher gerne einen individuellen Zeitplan erstellen, wenn Sie ein besseres Muster für Ihre spezifischen Schichten und Mitarbeiter haben.

Um einen Wechselplan auszuwählen oder zu erstellen, sehen Sie sich die Stunden an, für die Sie eine Abdeckung benötigen . Haben Sie bereits mehrere Schichten (z. B. erste, zweite und dritte) im Einsatz? Brauchen Sie, dass Ihre Mitarbeiter längere Schichten arbeiten, oder sind normale 8-Stunden-Schichten in Ordnung?

Sie sollten auch Ihre verfügbaren Ressourcen berücksichtigen . Angenommen, Sie sind Manager in einem Fertigungsunternehmen, das im Dreischichtbetrieb an sieben Tagen in der Woche arbeitet. Sie müssen die Produktionsschritte und die verfügbaren Maschinen berücksichtigen.

Ein 4-3-Rotationsplan würde keinen Sinn ergeben, wenn Sie nicht über genügend Maschinen für überlappende Schichten verfügen. Sie könnten erwägen, auf zwei 12-Stunden-Schichten umzusteigen oder einen 6-4-Schichtbetrieb mit 8-Stunden-Schichten auszuprobieren. Andererseits könnte der 4-3-Plan die Produktion während sich überschneidender Stunden steigern, wenn Sie über genügend Ressourcen verfügen.

Sie müssen auch die Vorlieben Ihres Teams berücksichtigen . Würden sie sich über einen Zeitplan von DuPont freuen, der jeden Monat eine ganze Woche frei hat, oder hätten sie lieber mehr freie Wochentage pro Woche?

Schritt 2: Bestimmen Sie anhand der Schichtzeiten und Rotationen, wie viele Teams Sie benötigen

Schauen Sie sich die von Ihnen ausgewählte Vorlage oder den von Ihnen erstellten Beispielplan an und zählen Sie die Anzahl der rotierenden Teams, die erforderlich sind, um eine vollständige Abdeckung für die von Ihnen geöffneten Stunden sicherzustellen .

Möglicherweise benötigen Sie 3 Teams für einen 24-Stunden-Rotationsplan oder 6 Teams für einen 4-3-Rotationsplan, um eine Abdeckung rund um die Uhr zu gewährleisten.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle Mitarbeiter, die einen festen Zeitplan einhalten, in einem eigenen Team zusammenfassen. Auf diese Weise werden sie weiterhin repräsentiert und berücksichtigt.

Schritt 3: Benennen Sie Ihre Teams und weisen Sie ihnen Ihre Mitarbeiter zu

Aus Ihrem Zeitplan muss klar ersichtlich sein, wer zu welchem ​​Team gehört und in welcher Rotation. Das bedeutet , dass Sie klare Teamnamen benötigen . Anstatt Gruppen von Mitarbeitern „Nachtcrew“ oder „Erste Schicht“ zu nennen, nennen Sie sie „Team A“, „Team B“ usw., um anzugeben, wer in jeder Rotation zusammenarbeitet.

Ordnen Sie als Nächstes Ihre Mitarbeiter Ihren Teams zu. Die Teams sollten mehr oder weniger gleichberechtigt sein, da jeder irgendwann in jeder Schicht dabei sein wird. Bringen Sie Erfahrungsniveaus und Mitarbeitertypen so gleichmäßig wie möglich in Einklang, indem Sie in jedes Rotationsteam eine gute Mischung aus allen einbeziehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Teams ungefähr die gleiche Anzahl an Mitarbeitern haben.

Wenn Sie von festen Dienstplänen für Nacht- und Tagesteams wechseln, sollten Sie diese Teams nicht in Rotationsteams umwandeln, sondern aufteilen . Stellen Sie eine Mischung aus allen Mitgliedern jedes Rotationsteams bereit. Auf diese Weise können die Mitarbeiter von den vielfältigen Erfahrungen und Fachkenntnissen der anderen profitieren.

Schritt 4: Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern, erklären Sie den neuen Zeitplan und bewerben Sie ihn

Wenn Sie bereit sind, den Zeitplan zu veröffentlichen oder zu teilen, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter vollständig verstehen , wie er funktioniert und welche Vorteile er ihnen bringt. Dies wird dazu beitragen, sie an Bord zu bringen und sie für die Arbeit mit einem rotierenden Zeitplan zu begeistern.

Sie können eine Teambesprechung abhalten, eine teamweite E-Mail senden, ein Update in Ihrem Unternehmens-Newsfeed veröffentlichen, Sofortnachrichten mit der Ankündigung der Änderung senden oder eine Informationssitzung zum neuen Zeitplan durchführen.

Schritt 5: Verfeinern Sie den Zeitplan nach Bedarf und teilen Sie ihn weiter

Nach der ersten vollständigen Rotation in Ihrem Zeitplan müssen Sie möglicherweise die Teams oder Schichten feinabstimmen, wenn Sie Probleme mit der Schichtdynamik oder deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen festgestellt haben.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise bestimmte Mitarbeiter aufteilen, von denen Sie erfahren haben, dass sie in getrennten Schichten produktiver sind. (Vielleicht arbeiten sie nicht gut zusammen oder sie lenken sich gegenseitig bei Aufgaben ab.)

Was den Zeitplan selbst betrifft, haben Sie vielleicht bemerkt, dass Ihr Unternehmen zum ursprünglich festgelegten Zeitpunkt für einen Schichtwechsel zu beschäftigt ist. Somit können Sie die Schichtwechselzeit um 1-2 Stunden nach hinten verschieben.

Vermeiden Sie zu viele Änderungen und seien Sie sich darüber im Klaren, dass es ein paar Umstellungen dauern kann , bis sich alle an den neuen Zeitplan gewöhnt haben.

Auch wenn rotierende Zeitpläne vorhersehbar werden, müssen Sie sie dennoch regelmäßig veröffentlichen, falls sich Änderungen bei PTO oder anderen Anforderungen ergeben. Sie können dies in Ihrem aktuellen System tun – oder indem Sie eine App wie Connecteam verwenden, die Planungs- und Kommunikationsfunktionen an einem Ort bietet.

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Connecteam ist die perfekte Lösung für Ihre Planungsanforderungen und wurde entwickelt, um selbst komplexe Zeitpläne wie diese stressfrei zu gestalten.

So können Sie mit Connecteam Ihre rotierenden Zeitpläne erstellen.

Die Schichten erstellen

Die gebrauchsfertigen Vorlagen von Connecteam machen die Erstellung des Zeitplans zum Kinderspiel. Schauen Sie sich die Schichten an, die Sie benötigen, und wählen Sie die Vorlage aus, die am besten funktioniert. Sie können sie genau auf die von Ihnen benötigten Stunden abstimmen und Schichten mit bestimmten Einsatzorten oder Jobrollen kennzeichnen. Sie können sie sogar farblich kennzeichnen, um die rotierenden Teams besser unterscheiden zu können.

Verwenden Sie dann die Wiederholungsfunktion, um den Zeitplan so einzustellen, dass er sich so oft wie nötig wiederholt.

Mitarbeiter und Aufgaben zuweisen

Als Nächstes verwenden Sie das Drag-and-Drop-Planungstool von Connecteam, um Mitarbeiter ganz einfach Schichten zuzuweisen .

Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit direkt in der App vermerken. So kommt es bei der Terminplanung nicht zu Konflikten. Connecteam markiert außerdem automatisch alle Probleme mit dem Zeitplan, wie z. B. Schichtüberschneidungen, sodass Sie diese vor der Veröffentlichung korrigieren können.

Sie können jeder Schicht auch Aufgabenlisten hinzufügen , damit die Mitarbeiter sie während der Arbeit abhaken können. Diese Listen können besonders für jemanden in einer neuen Schicht hilfreich sein, der möglicherweise ein paar Erinnerungen an die geringfügigen Unterschiede in den Schichtzuständigkeiten benötigt. So können Sie beispielsweise zu jeder Nachtschicht Abschlusschecklisten hinzufügen, damit niemand den richtigen Ablauf vergisst.

Den Zeitplan teilen und mit den Mitarbeitern kommunizieren

Connecteam sendet den Zeitplan direkt an die Geräte der Mitarbeiter, wenn Sie ihn veröffentlichen. Sie müssen nicht warten, bis Sie einen physischen Zeitplan weitergeben, oder einfach darauf hoffen, dass Ihre Mitarbeiter nach einem neu veröffentlichten Zeitplan suchen.

Es gibt auch einen integrierten Chat , der Gespräche in Echtzeit über PTO-Anfragen oder andere Zeitplanbelange ermöglicht. Sie können einzeln oder in Gruppen sprechen und Bilder, Audionotizen, Dateien und mehr in Nachrichten teilen.

Darüber hinaus ist Connecteam als mobile App auf iOS- und Android-Geräten verfügbar. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auf den Zeitplan zugreifen und mit Ihnen und ihren Kollegen kommunizieren können, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder wann sie arbeiten.

Weitere Vorteile der Verwendung von Connecteam für Ihren rotierenden Zeitplan

Zusätzlich zu seinen Planungstools verfügt Connecteam über eine Stechuhr , die die Stunden der Mitarbeiter genau aufzeichnet. Anhand dieser Zeit- und Anwesenheitsdaten können Sie sehen, wie gut sich die Mitarbeiter an den neuen Zeitplan anpassen und ihn einhalten. Kommen sie häufig zu spät oder verpassen die Arbeit, weil sie die neuen Schichten nicht bewältigen können? Oder verpassen sie aufgrund der im neuen Zeitplan integrierten freien Tage weniger Arbeit?

Connecteam verfügt auch über Schulungsfunktionen, die Sie nutzen können, wenn Ihr rotierender Zeitplan rotierende Arbeitsaufgaben beinhaltet. Erstellen Sie von Grund auf benutzerdefinierte Kurse zu jedem Thema oder legen Sie mit einer Vorlage in Sekundenschnelle los. Schulungsmaterialien sind direkt über die mobile App verfügbar und stellen so sicher, dass jeder Zugriff auf die Informationen hat, die er für eine gute Arbeit benötigt.

Abschluss

Ein rotierender Zeitplan ist eine großartige Option für Unternehmen, die rund um die Uhr geöffnet sind und eine kontinuierliche Abdeckung gewährleisten müssen. Diese Zeitpläne stellen einige Herausforderungen dar, wie potenzielle Terminkonflikte und Burnout bei Mitarbeitern, bieten aber auch Vorteile.

Es stehen verschiedene Typen rotierender Zeitpläne zur Auswahl, die Erstellung kann jedoch dennoch schwierig sein. Mit der oben beschriebenen Schritt-für-Schritt-Anleitung sind Sie auf dem besten Weg, einen Zeitplan zu erstellen, der für Ihr Team funktioniert.

Um den Prozess der Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter weiter zu optimieren, nutzen Sie Connecteam. Seine Vorlagen und Drag-and-Drop-Funktionalität machen die Planung zum Kinderspiel!

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FAQs

Was ist der beste Rotationsplan?

Es gibt viele Arten von Wechselschichtplänen, und der beste für Ihr Unternehmen ist einer, der auf Ihre Ressourcen und Ihre Geschäftsanforderungen abgestimmt ist.

Was ist ein Beispiel für einen rotierenden Zeitplan?

Ein rotierender Schichtplan ist ein Plan, bei dem ein Mitarbeiter abwechselnd verschiedene Tage und verschiedene Schichtzeiten durchläuft. Sie wiederholen sich nicht regelmäßig im Kalender.

Anstatt beispielsweise jeden Montag bis Freitag in der Tagschicht zu arbeiten, könnte ein Mitarbeiter 4 Nachtschichten arbeiten, 4 Tage frei haben, 4 Tagesschichten arbeiten, 4 Tage frei haben und dann diesen Zyklus wiederholen. Ein weiteres Beispiel wäre die Staffelung der Mitarbeiterpläne, um 7 Tage 24-Stunden-Schichten mit 24 Stunden an, 48 Stunden frei, 24 Stunden an usw. abzudecken.

In vielen Branchen und Betrieben, beispielsweise im Rettungsdienst und im verarbeitenden Gewerbe, werden routinemäßig Wechselschichten eingesetzt. Einige Wechselschichtpläne, wie Pitman- und DuPont-Pläne, sind zu Branchenstandards geworden.

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