So erstellen Sie Richtlinien- und Verfahrenshandbücher (+kostenlose Vorlage)

Gute Richtlinien und Verfahren sind wirkungslos, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wo sie sie finden können. Deshalb ist es wichtig, sie in einem Handbuch zu speichern, wo Teammitglieder bei Bedarf leicht darauf zugreifen können.

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein zentrales, strukturiertes Dokument mit all Ihren Richtlinien und Verfahren. Als wesentliches Mitarbeitermanagement-Tool legt es Standardarbeitsanweisungen fest, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Verbesserte Entscheidungsfindung führt zu besserer Compliance und Produktivität in Ihrem Unternehmen. Ein zentralisiertes Handbuch stellt auch sicher, dass Ihre Mitarbeiter immer wissen, an wen sie sich wenden können, um die Informationen zu erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Dieser Artikel führt Sie durch die Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs und stellt Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Was ist ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch?

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein wichtiges Geschäftsdokument, das die Mitarbeiter zu den wichtigsten Richtlinien der Organisation und den damit verbundenen Prozessen führt. Dieses Handbuch ist in digitaler Form oder in Papierform erhältlich und ein internes Dokument zur Verwendung innerhalb einer Organisation.

Richtlinien sind die allgemeineren Regeln, die wichtige Geschäftsaktivitäten wie Human Resources (HR) oder den Einsatz von Technologie leiten. Sie bieten wesentliche Orientierungshilfen für die Entscheidungsfindung und das Verhalten der Mitarbeiter.

Verfahren hingegen sind spezifischer. Sie bieten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die den Mitarbeitern helfen, Aufgaben wie die Beantragung von Urlaub oder die Meldung eines Arbeitsunfalls zu erledigen.

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist im Wesentlichen ein Regelwerk für eine Organisation. Es leitet Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen bei wichtigen Entscheidungen an, legt Best Practices und Arbeitsstandards fest und erläutert die Erwartungen der Organisation an ihre Belegschaft.

Was sollte ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch abdecken?

Effektive Verfahrenshandbücher decken in der Regel eine Reihe von Themen ab, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Die meisten enthalten beispielsweise einen Abschnitt über Urlaubsansprüche, der sich mit Folgendem befasst:

• Die Art und Höhe des Urlaubs, auf den Mitarbeiter Anspruch haben, wie bezahlte Freizeit (PTO) und Krankheitsurlaub
• Wie Mitarbeiter Urlaub ansammeln (täglich, monatlich oder jährlich)
• Die Voraussetzungen für die Beurlaubung
• Der Urlaubsantrag und der Genehmigungsprozess einschließlich Zeitrahmen
• Was passiert mit nicht verbrauchten Urlaubsansprüchen?

Andere Abschnitte, die Sie möglicherweise einbeziehen möchten, sind:

• Ein Organigramm, das die Berichtsstruktur Ihrer Organisation darstellt
• Eine Beschreibung der Kultur Ihrer Organisation (einschließlich ihrer Mission und Grundwerte)
• Einstellungsrichtlinien
• Personalrichtlinien wie Disziplinarmaßnahmen
• Ihre Richtlinie zu Diversität, Gerechtigkeit und Inklusion (DEI).
• Belästigungs- und Diskriminierungsrichtlinien
• Interne Beschwerden
• Arbeitsschutzvorschriften
• Notfallmaßnahmen
• Richtlinien für Leistungen an Arbeitnehmer
• Richtlinien verlassen
• Verhaltenskodex
• Zahlungsverfahren
• Bankverfahren
• Regeln rund um die Verwendung von Firmenkreditkarten
• Kostenerstattung und Formulare
• Kleiderordnung
• Nutzung von Technologie
• Nutzung von sozialen Medien
• Arbeiten von zu Hause aus
• Umzugsregeln
• Reiserichtlinien und Formulare
• Trainingshandbücher
• Kundendienstrichtlinien
• Spezifische Prozesse, die für Ihren Arbeitsplatz relevant sind – beispielsweise solche, die bei der Genehmigung eines neuen Projekts oder der Beantragung eines Zuschusses erforderlich sind

Warum ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch unerlässlich ist

Das Erstellen eines Handbuchs Ihrer Richtlinien und Verfahren bietet Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern eine Reihe von Vorteilen.

Verbessert die Produktivität

Ein gut geschriebenes Richtlinien- und Verfahrenshandbuch wird zu einer vertrauenswürdigen Single Source of Truth in Ihrem Unternehmen. Da alle relevanten Richtlinien und Verfahren an einem Ort gespeichert sind, können Mitarbeiter bei Bedarf darauf zurückgreifen.

Die Sicherstellung, dass Informationen leicht zugänglich sind, begrenzt die Störung auf den Fokus eines Mitarbeiters, da er nicht viele Papierdokumente durchsuchen muss, um das zu finden, was er benötigt. Digitale Handbücher sind leicht durchsuchbar und Mitarbeiter können von überall darauf zugreifen. Ihre Mitarbeiter können die benötigten Informationen innerhalb von Minuten finden und mit der Arbeit fortfahren. Ein Handbuch beseitigt auch die Notwendigkeit, die Arbeit eines anderen Mitarbeiters zu unterbrechen, um um Hilfe zu bitten.

Der einfache Zugriff auf relevante Richtlinien und Verfahren in Bezug auf den Geschäftsbetrieb spart Ihrer Organisation außerdem Zeit, indem das Risiko von Fehlern oder Zwischenfällen verringert wird. Mitarbeiter verstehen Best Practices und können diese in ihrer Arbeit anwenden. Wenn ein Vorfall auftritt, wissen die Mitarbeiter, wie sie reagieren müssen, um seine Auswirkungen und Störungen zu minimieren.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter bei der Arbeit verletzt wird, weiß er, dass er zuerst einen Arzt aufsuchen muss, um sicherzustellen, dass er seine Verletzung nicht verschlimmert. Sie wissen auch, dass sie das Ereignis so schnell wie möglich über ein Vorfallmeldeformular melden müssen. Dies ermöglicht es der Organisation, alle breiteren Sicherheitsprobleme anzugehen und das Risiko zukünftiger Vorfälle zu verringern.

Setzt Standards für Verhalten und Erwartungen

Ein Handbuch vermittelt den Mitarbeitern ein klares Verständnis dessen, was von ihnen in Bezug auf ihre Arbeit und ihr Verhalten erwartet wird. Die Verwendung eines einzigen, maßgeblichen Dokuments zur Festlegung gemeinsamer Ziele fördert ein positives Arbeitsumfeld, in dem alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten.

Außerdem ist ein Handbuch eine weitere Möglichkeit, die Mission und die Werte Ihres Unternehmens zu kommunizieren, damit alle Mitarbeiter auf derselben Seite sind. Dies hilft den Mitarbeitern, den Kontext ihrer Arbeit zu verstehen und wie sie zum Gesamtbild beiträgt, wodurch ein Gefühl der Teamarbeit entsteht.

Die Festlegung Ihrer Richtlinien und Verfahren bietet auch eine Grundlage für alle erforderlichen Disziplinarmaßnahmen. Ein Handbuch kann die Schritte skizzieren, die zum Umgang mit Richtlinienverstößen zu unternehmen sind, und es Managern ermöglichen, potenziell schwierige Situationen effektiver zu bewältigen.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter wiederholt zu spät zur Arbeit erscheint, weiß ein Manager, dass er das Problem zuerst mit ihm besprechen muss, anstatt sofort disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen. Ein Gespräch mit dem Mitarbeiter kann helfen, herauszufinden, warum er Schwierigkeiten hat, pünktlich zu sein. Der Vorgesetzte kann den Mitarbeiter dann möglicherweise dabei unterstützen, das Problem anzugehen.

Verbessert die Compliance

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist der beste Ort, um alle Gesetze und Vorschriften zu behandeln, die für Ihr Unternehmen gelten. Dazu können Antidiskriminierungsgesetze, Aufzeichnungspflichten sowie Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz gehören.

In Ihrem Handbuch können Sie Richtlinien und Verfahren erstellen, die allen relevanten Gesetzen entsprechen. Wenn Mitarbeiter diese Richtlinien und Verfahren verstehen – und wissen, warum es sie gibt – werden sie sie eher befolgen. Dies hilft bei der Verbesserung der organisatorischen Compliance.

Eine verbesserte Compliance reduziert das Risiko von Arbeitsunfällen und gewährleistet die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter. Es reduziert auch das Risiko von Compliance-Verstößen, die Strafen wie Bußgelder nach sich ziehen können.

Vereinfacht Onboarding und Training

Ein Handbuch rationalisiert auch Ihre Onboarding- und Schulungsprozesse.

Neue Mitarbeiter erleben in den ersten Wochen oft eine Informationsüberflutung. Ein Handbuch ist eine ausgezeichnete Ressource, die sie in ihre Onboarding-Materialien aufnehmen können, um ihnen zu helfen, die Organisation kennenzulernen. Sie können neue Mitarbeiter auf vorrangige Richtlinien und Verfahren hinweisen, und sie können sich in ihrem eigenen Tempo über den Rest informieren.

Die Bereitstellung eines Handbuchs für Ihre Mitarbeiter reduziert auch die Schulungszeit der Mitarbeiter. Anstatt sich wiederholende Schulungen zu den Besonderheiten jeder Richtlinie und jedes Prozesses anzubieten, können die Mitarbeiter bei Bedarf auf das Handbuch zurückgreifen.

So erstellen Sie ein benutzerfreundliches Richtlinien- und Verfahrenshandbuch

Führen Sie Ihre ersten Recherchen durch

Die Erstellung eines effektiven Verfahrenshandbuchs ist nur mit solider Recherche möglich. Beginnen Sie den Prozess, indem Sie bewerten, welche Arten von Richtlinien und Prozessen Sie einbeziehen müssen. Sprechen Sie mit jeder Abteilung, um herauszufinden, welche sie am häufigsten verwenden, und um alle Probleme zu verstehen, mit denen ihre Mitarbeiter konfrontiert sind. Dies hilft Ihnen auch dabei, Wissenslücken zu identifizieren, die Sie in Ihrem Handbuch ansprechen können.

Nicht jede kleinere Prozedur muss in Ihrem Handbuch stehen. Abteilungen oder Teams können tägliche informelle Prozesse nutzen, die sich im Laufe der Zeit natürlich entwickelt haben, z. B. um festzulegen, wann Teammitglieder ihre Pausen nehmen.

Ihr Handbuch sollte ein Gleichgewicht finden zwischen umfassend und nicht überwältigend. Schließen Sie einen Prozess ein, wenn es sich um einen wesentlichen handelt, wie z. B. solche, die zur Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung entwickelt wurden. Wenn das Niederschreiben einen Prozess erheblich verbessert, fügen Sie es ebenfalls hinzu.

Beispielsweise profitieren komplexe, routinemäßige oder kürzlich aktualisierte Verfahren normalerweise davon, schriftlich festgehalten zu werden. Es ist auch eine gute Idee, alle Prozesse, die stark regelbasiert sind oder Konsistenz erfordern, in Ihr Handbuch aufzunehmen.

Stellen Sie ein Team zusammen

Das Erstellen eines Handbuchs ist in der Regel mehr als ein Ein-Personen-Job. Es ist sinnvoll, ein Team zusammenzustellen, das bei der Erstellung der einzelnen Abschnitte des Handbuchs hilft. Binden Sie Sprecher aus allen Abteilungen ein und stellen Sie sicher, dass eine Reihe von Erfahrungen und Fachkenntnissen vertreten sind.

Sie können dann Personen zuweisen, die Ihnen bei verschiedenen Aufgaben helfen, darunter das Recherchieren und Schreiben des Inhalts, das Bearbeiten des Handbuchs und das regelmäßige Überprüfen.

Recherchieren Sie den Inhalt

Sie müssen dann den Inhalt der Richtlinien recherchieren. Sprechen Sie mit Mitarbeitern, die jeden Prozess bei ihren täglichen Aufgaben verwenden. Sie sollten sich auch von Fachexperten zu hochtechnischen oder rechtlichen Richtlinien und Verfahren beraten lassen.

Ein wichtiger Teil dieses Schrittes ist das Verständnis der relevanten Gesetze und Vorschriften, die für Ihr Unternehmen gelten. Holen Sie internen oder externen Rechtsrat zu Ihren Compliance-Verpflichtungen ein. Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, konforme Richtlinien und Verfahren zu entwickeln.

Entwerfen Sie den Inhalt

Nach Ihrer Vorbereitung können Sie nun die Richtlinien und Verfahren für Ihr Handbuch schreiben. Beachten Sie beim Schreiben dieser Abschnitte diese Punkte.

• Jede Richtlinie oder jeder Prozess sollte zur leichteren Bezugnahme einen Titel enthalten . Zum Beispiel „Richtlinie für Übernachtungen“.

• Fügen Sie eine Beschreibung der Richtlinie hinzu. Wofür ist es konzipiert? Zum Beispiel: „Diese Richtlinie legt die Sicherheitsverfahren fest, die alle Mitarbeiter befolgen müssen, wenn sie mit potenziell giftigen Stoffen arbeiten.“

• Erklären Sie zu Beginn jeder Richtlinie deren Zweck . Der Zweck einer Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinie könnte beispielsweise darin bestehen, „allen Mitarbeitern ein möglichst sicheres Arbeitsumfeld zu bieten“. Wenn Arbeitnehmer den Zweck hinter einer Richtlinie verstehen, werden sie diese eher unterstützen.

• Identifizieren Sie den Geltungsbereich der Richtlinie und für wen sie gilt. Gilt es für alle Mitarbeiter, eine Abteilung oder eine Gruppe von Mitarbeitern mit bestimmten Aufgaben? Sie sollten auch alle möglichen Ausnahmen oder Ausschlüsse von der Richtlinie oder dem Verfahren darlegen.

• Identifizieren Sie, wer für die Anwendung der Richtlinie und die Genehmigung von Ausnahmen verantwortlich ist. Dies kann eine Abteilung wie die Personalabteilung oder eine bestimmte Person wie ein Feuerwehrmann sein. Wenn es beispielsweise um Belästigung am Arbeitsplatz geht, sollte das Handbuch angeben, an wen sich ein Mitarbeiter wenden kann, um Hilfe zu erhalten oder eine formelle Beschwerde einzureichen.

• Schreiben Sie Verfahrensschritte nacheinander so knapp wie möglich auf .

• Fügen Sie Links zu nützlichen Dokumenten hinzu , die Ihren Teammitgliedern helfen, die Richtlinie oder das Verfahren zu verstehen. Dazu gehören Formulare, Vorlagen, Gesetze oder zugehörige Richtlinien und Verfahren. Das Hinzufügen interner Links innerhalb eines digitalen Handbuchs hilft den Mitarbeitern, einfach zwischen den Abschnitten zu navigieren.

• Stellen Sie den Mitarbeitern bei Bedarf am Ende einer Police weitere Unterstützung zur Verfügung . An wen können sie sich wenden, um mehr über die Richtlinie oder das Verfahren zu erfahren oder wenn sie eine Frage haben? Dies kann eine andere Ressource, eine Person oder eine Abteilung sein.

Organisieren Sie den Inhalt

Sobald Sie Ihren Inhalt haben, müssen Sie ihn zu einem Handbuch zusammenstellen. Es ist oft ein guter Ansatz, mit den breiteren, umfassenderen Abschnitten zu führen.

Organisationskultur, Unternehmensleitbild und allgemeine Personalpolitik sind umfassendere Themen. Das Handbuch kann später auf spezifischere Richtlinien und Verfahren eingehen, z. B. in Bezug auf Zahlungsverfahren oder Kleidervorschriften.

Indem Sie Ihre Inhalte organisieren, können Sie ein logisch strukturiertes Inhaltsverzeichnis erstellen, das den Benutzern hilft, sich leicht im Handbuch zurechtzufinden.

Überprüfen und finalisieren Sie den Entwurf

Bevor Sie das Handbuch fertigstellen, ist es wichtig, Feedback dazu einzuholen. Das breitere Team, das für das Handbuch verantwortlich ist, kann seine ersten Einblicke geben, aber Sie sollten auch den Input des Managements einholen. Sie sollten sich auch an die Person oder Abteilung wenden, die für die Umsetzung der Richtlinie oder die Überwachung des Prozesses verantwortlich ist.

Gehen Sie zurück zu Ihren Fachexperten, um zu bestätigen, dass die technischen und rechtlichen Abschnitte korrekt sind. Sie können auch Feedback zur Lesbarkeit von einigen Mitarbeitern einholen, um herauszufinden, wie einfach Ihr Handbuch zu verstehen ist.

Vielleicht möchten Sie auch einige Ihrer Verfahren – insbesondere neue – testen, bevor Sie sie in das Handbuch aufnehmen. Lassen Sie das zuständige Team oder die zuständige Abteilung die Verfahren durchführen und über etwaige Probleme Bericht erstatten. So können Sie notwendige Änderungen vornehmen, bevor Sie das Handbuch unternehmensweit ausrollen.

Sobald Sie den Inhalt fertiggestellt haben, lassen Sie sich von der Führung freigeben, um die endgültige Version zu genehmigen.

Verteilen Sie an Ihre Mitarbeiter

Es ist wichtig, das Bewusstsein der Mitarbeiter für das Handbuch zu stärken.

Stellen Sie sicher, dass das Handbuch für alle Teammitglieder leicht zugänglich ist. Fügen Sie in Ihrem Intranet einen Link dazu hinzu, stellen Sie es über Ihre interne Wissensdatenbank zur Verfügung und integrieren Sie es in Ihre Onboarding- und Schulungsprogramme. Senden Sie eine unternehmensweite E-Mail oder Benachrichtigung, um den Mitarbeitern mitzuteilen, wie sie auf das Handbuch zugreifen können.

Das Erstellen eines digitalen Handbuchs erleichtert die Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren. Sie können Benachrichtigungen senden, um die Mitarbeiter auf eine Änderung des Handbuchs aufmerksam zu machen, und den Mitarbeitern helfen, auf die neueste Version zuzugreifen.

Mitarbeiter können in der Regel auch auf ihren Mobilgeräten auf ein digitales Handbuch zugreifen, beispielsweise über das Intranet oder die Wissensdatenbank des Unternehmens. Dies ist eine praktische Funktion, mit der Mitarbeiter jederzeit und überall darauf zugreifen können.

Best Practices zum Erstellen eines Handbuchs

Hier sind ein paar weitere Best Practices, die Sie bei der Erstellung Ihres Handbuchs beachten sollten.

Schreiben Sie in einfacher, leicht verständlicher Sprache

Je lesbarer Ihr Handbuch ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Mitarbeiter es verstehen und befolgen.

Sie können dies tun, indem Sie:

• Verwenden Sie die aktive Stimme , um Ihr Schreiben ansprechender zu gestalten, insbesondere wenn Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen geben. Schreiben Sie beispielsweise nicht „Das Formular sollte an die Personalabteilung gesendet werden“ (Passiv), sondern „Formular an die Personalabteilung senden“ (Aktiv).

• Klare Erläuterung aller im Handbuch verwendeten Akronyme oder unternehmensspezifischen Fachausdrücke . Ein Abschnitt mit Definitionen oder Akronymen am Anfang ist eine gute Möglichkeit, dies zu tun.

• Formatieren Sie das Dokument sauber und konsistent. Verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungszeichen und fügen Sie gegebenenfalls Diagramme oder Grafiken hinzu.

Abschnitte priorisieren

Handbücher sind in der Regel lange Dokumente, die eine große Menge an Informationen enthalten. Zu wissen, wo man anfangen soll, kann überwältigend sein, also entscheide, welche Abschnitte du zuerst schreiben möchtest.

Ein guter Ausgangspunkt sind alle Richtlinien oder Verfahren, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder von Ihren Mitarbeitern am häufigsten verwendet werden. Es ist auch nützlich, komplexe Richtlinien und Prozesse frühzeitig anzugehen. Sie können dann im Laufe der Zeit den Rest Ihres Handbuchs aufbauen.

Regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Ihr Handbuch sollte ein lebendiges Dokument sein. Sie müssen es aktualisieren, wenn sich die Gesetze oder Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Arbeitnehmer ändern. Aus diesem Grund sollte Ihr Team das Handbuch regelmäßig überprüfen und seinen Inhalt bei Bedarf aktualisieren.

Mitarbeiter schulen

Bieten Sie Schulungen für Management und Mitarbeiter an, um sie mit dem Handbuch und seinen Inhalten vertraut zu machen. Je sicherer Teammitglieder mit der Navigation und dem Verständnis Ihres Handbuchs umgehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie es verwenden.

Schulungen ermöglichen es den Mitarbeitern auch, Fragen zum Handbuch zu stellen. Sie können diese Schulungen persönlich oder online durchführen – zum Beispiel über Schulungsmodule, die Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo absolvieren können.

Verwenden Sie eine Vorlage

Das Erstellen von Richtlinien- und Verfahrensvorlagen als Leitfaden für die Erstellung Ihres Handbuchs stellt sicher, dass jeder Abschnitt konsistent ist und alle erforderlichen Informationen enthält. Als Ausgangspunkt haben wir eine praktische kostenlose Vorlage vorbereitet, die Sie verwenden können.

Erstellen Sie Ihr Handbuch für Ihre Mitarbeiter

Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch bewahrt alle Ihre Richtlinien und Verfahren an einem Ort auf, sodass Mitarbeiter die benötigten Informationen leichter finden können. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Teammitglieder im Auge behalten, wenn Sie Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch schreiben. Stellen Sie sicher, dass es klar und leicht lesbar ist und alle wichtigen Informationen enthält, die für die Arbeit der Mitarbeiter relevant sind.

Um ein effektives Handbuch zu erstellen, müssen Sie Zeit in die Recherche und den Entwurf investieren. Es wird zu einem wichtigen Bezugspunkt für Ihre Mitarbeiter, der zur Steigerung ihrer Produktivität beiträgt, also sollten Sie ihm die entsprechende Zeit und Mühe widmen. Durch die Festlegung erwarteter Arbeitsstandards erhöht ein Handbuch auch die Compliance in Ihrer Organisation. Es trägt dazu bei, eine sichere und unterstützende Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, damit sie ihr Bestes geben können.