So schreiben Sie einen Mitarbeiter + kostenloses Mitarbeiter-Schreibformular

Als Manager sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihre Teammitglieder die an sie gestellten Erwartungen erfüllen. Aber manchmal müssen Sie disziplinarische Maßnahmen ergreifen, wenn sich ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz nicht angemessen verhält.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, den Mitarbeiter anzuschreiben.

Mitarbeiterzuschreibungen liefern formelle Aufzeichnungen über das inakzeptable Verhalten des Arbeitnehmers. Es ist wichtig, eine konsistente Dokumentation zu verwenden, wenn Sie einen Mitarbeiter anschreiben. Dies trägt dazu bei, eine faire Struktur in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten, und erstellt eine schriftliche Aufzeichnung des Mitarbeiterverhaltens im Laufe der Zeit.

Wenn es richtig gemacht wird, kann das Anschreiben eines Mitarbeiters dazu beitragen, sein Verhalten zu verbessern und sicherzustellen, dass er die Erwartungen und Standards erfüllt.

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie einen Mitarbeiter anschreiben und was Sie während eines Anschreiben-Gesprächs sagen sollten. Wir stellen auch eine kostenlose Vorlage für ein Mitarbeiter-Anschreiben zur Verfügung.

Was ist ein Mitarbeiter-Writing?

Eine Mitarbeiterzuschreibung ist eine formelle, schriftliche Aufzeichnung des inakzeptablen Verhaltens, Verhaltens oder der Leistung eines Arbeitnehmers . Es informiert einen Mitarbeiter darüber, dass sein Verhalten nicht den Erwartungen entspricht, und gibt ihm Feedback darüber, was er ändern oder verbessern muss. Es beschreibt auch die Folgen einer Nichtverbesserung.

Mitarbeiterzuschreibungen werden für geringfügige Probleme verwendet, die keine Disziplinarmaßnahme rechtfertigen, aber dennoch nicht akzeptabel sind. Zum Beispiel häufige Verspätung, störendes Verhalten wie Unhöflichkeit oder geringfügige Verstöße gegen die Kleiderordnung.

Eine Mitarbeiterzuschreibung dient normalerweise als erste Phase Ihres Disziplinarverfahrens. Sie können es jedoch auch als eigenständige Methode zur Mitarbeiterdisziplinierung verwenden.

Der Unterschied zwischen einer Zuschreibung und einer Disziplinarsitzung

Zuschreibungen und Disziplinargespräche sind zwei Methoden der Mitarbeiterdisziplin. Manager und Vorgesetzte nutzen sie, um das Verhalten von Mitarbeitern zu adressieren, das nicht den Erwartungen entspricht. Obwohl die beiden Methoden ähnlich sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.

Eine Zuschreibung wirkt wie ein Teil einer „Papierspur“, um das inakzeptable Verhalten eines Mitarbeiters zu dokumentieren. Es ist oft der erste Schritt in einem formellen Disziplinarverfahren.

Ein Disziplinargespräch ist ein formelles Treffen, das zwischen einem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten oder Vorgesetzten stattfindet. Dies geschieht normalerweise , wenn das Verhalten des Mitarbeiters schwerwiegend unangemessen ist . Zum Beispiel Diskriminierung, Belästigung, Diebstahl, Sicherheitsverstöße oder schwerwiegender Ungehorsam.

Disziplinargespräche können auch durchgeführt werden, wenn sich das Verhalten eines Arbeitnehmers nach Erhalt einer Mitarbeiterzuschreibung nicht verbessert hat . Angenommen, Sie schreiben einen Mitarbeiter wegen eines Verstoßes gegen die Kleiderordnung an, aber er trägt seine Uniform weiterhin nicht korrekt. In diesem Fall können Sie mit einem Disziplinargespräch fortfahren.

Disziplinarische Besprechungen und Aufarbeitungen bieten Ihnen die Möglichkeit, eine Grenze zu einer bestimmten Art von Verhalten zu ziehen, sie zu korrigieren und gemeinsam voranzukommen. Der Ton, den Sie anschlagen, sollte ernst, aber unterstützend sein.

Wann sollten Sie einen Mitarbeiter anschreiben?

Normalerweise wird ein Mitarbeiter wegen geringfügiger Disziplinarmaßnahmen angeschrieben. Hier sind einige Beispiele für Verhaltensweisen, die eine Zuschreibung rechtfertigen könnten :

• Anhaltende Verspätung.
• Störendes oder unprofessionelles Verhalten, das nicht auf Ungehorsam hinausläuft. Zum Beispiel während eines Meetings fluchen oder unhöflich gegenüber Kollegen sein.
• Anwesenheits- oder Produktivitätsprobleme. Zum Beispiel die Nutzung sozialer Medien während der Arbeitszeit oder andere Ablenkungen, die die Produktivität beeinträchtigen.
• Nichtbefolgung angemessener Richtlinien oder Verfahren. Zum Beispiel das nicht ordnungsgemäße Ausfüllen der erforderlichen Unterlagen.
• Kleinere Verstöße gegen die Kleiderordnung.
• Feedback zu kleinen Problemen nicht umsetzen.

Sie können mit Leistungsproblemen oder häufigen Abwesenheiten umgehen, indem Sie Zuschreibungen verwenden, aber sie sind normalerweise nicht das beste Werkzeug, um diese Probleme anzugehen. Stattdessen können Leistungsprobleme durch die Fähigkeitsrichtlinie Ihres Unternehmens behandelt werden. Häufige Abwesenheiten können über Ihre Abwesenheitsrichtlinie verwaltet werden.

Ebenso können einige Angelegenheiten zu ernst sein, um eine Mitarbeiterzuschreibung zu rechtfertigen . Dazu können gehören:

• Diebstahl.
• Körperliche Gewalt gegenüber einem Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden.
• Sexuelle Belästigung.
• Mobbing.
• Schwere Gesundheits- und Sicherheitsverletzungen.
• Schwerwiegender Ungehorsam.

Ihre Disziplinarrichtlinie sollte klar angeben, welche Verhaltensweisen als Disziplinarangelegenheit betrachtet werden und welche zu einer Zuschreibung führen können.

Was gehört in einen Mitarbeiterbericht?

Es gibt zwar keine gesetzlichen Vorschriften dafür, was Sie in eine Mitarbeiterbeschreibung aufnehmen sollten, aber ein Formular kann Ihnen dabei helfen, Struktur in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie in Ihr Formular aufnehmen sollten:

• Name und Logo des Unternehmens.
• Das Datum der Zuschreibung.
• Name und Berufsbezeichnung des Mitarbeiters.
• Name und Berufsbezeichnung des Managers.
• Ein Raum, um Details des Fehlverhaltens zu dokumentieren. Dazu gehört die Beschreibung, was passiert ist, relevante Daten, Zeiten und Zeugen.
• Ein Platz für Notizen der Diskussion, die Sie mit dem Mitarbeiter geführt haben. Dies sollten kurze Notizen sein, die das Gespräch zusammenfassen. Fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, das Gespräch wörtlich festzuhalten.
• Ein Raum, um einen Verbesserungsplan aufzuschreiben. Dies sollte beinhalten, welche Korrekturmaßnahmen der Mitarbeiter ergreifen muss, um sich zu verbessern, und welche Folgen es haben könnte, wenn er sein Verhalten nicht verbessert.
• Ein Bereich, in dem sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter das Dokument unterschreiben können.

Sie sollten kurz nachdem Sie das inakzeptable Verhalten bemerkt haben, einen Mitarbeiterbericht erstellen.

Was ist nach dem Ausfüllen des Mitarbeiter-Anschreiben-Formulars zu tun?

Planen Sie ein informelles Treffen mit Ihrem Mitarbeiter , um ihm das Formular vorzulegen und Ihre Bedenken zu erläutern. An dieser Stelle können Sie kurze Notizen über das Gespräch sammeln, Maßnahmen für die Zukunft vereinbaren und dann Ihren Mitarbeiter bitten, das Formular zu unterschreiben.

Ein Mitarbeiter könnte sich weigern, das Schreiben zu unterzeichnen, wenn er es für unfair oder ungenau hält. Erinnern Sie sie daran, dass sie unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie das Schreiben erhalten haben, und nicht damit einverstanden zu sein, was darin über ihr Verhalten steht.

Wenn sie sich immer noch weigern, das Formular zu unterschreiben, vermerken Sie ihre Weigerung in ihrem Unterschriftsfeld. Ein einfaches „Mitarbeiter hat die Unterschrift verweigert“ deckt dies ab. Ein Mitarbeiter, der sich weigert, das Schreiben zu unterzeichnen , macht das Dokument nicht ungültig oder verhindert, dass es in zukünftigen Disziplinarverfahren verwendet wird.

Sie sollten dann eine Kopie des signierten oder unsignierten Schreibens erstellen . Geben Sie eine Kopie Ihrem Mitarbeiter und bewahren Sie die andere in seiner Personalakte auf. Wenn der Mitarbeiter sich weigert, seine Kopie zu nehmen, bewahren Sie beide Kopien selbst auf. Fügen Sie eine Notiz bei, aus der hervorgeht, dass der Mitarbeiter keine Kopie mitgenommen hat.

Sie können auch eine digitale Kopie des Berichts in Ihre Personalmanagement-Softwarelösung hochladen, falls Sie eine verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie immer eine Kopie des Formulars haben, wenn das Original verloren geht oder beschädigt wird.

Was sollten Sie tun, wenn Sie einen Mitarbeiter anschreiben?

Was Sie während einer Zuschreibung sagen sollten, hängt von der Art des Verhaltens des Mitarbeiters ab. Unabhängig vom Inhalt des Artikels gibt es jedoch allgemeine Best Practices, die befolgt werden sollten.

Seien Sie klar und gründlich

Es kann schwierig sein, einen Mitarbeiter anzuschreiben, aber es ist wichtig, klar und gründlich zu sein.

Erklären Sie in der Zuschreibung klar, dass das Verhalten, das Sie bemerkt haben, nicht akzeptabel ist und dass sie deswegen eine Zuschreibung erhalten. Geben Sie genau an, über welches Verhalten Sie sprechen, wann es passiert ist und warum es nicht akzeptabel ist. Es kann sein, dass sich das Verhalten auf andere Mitarbeiter auswirkt oder dass es gegen Ihren Verhaltenskodex verstößt. Es kann auch andere wichtige Gründe haben.

Wenn Ihr Mitarbeiter während des Schreibgesprächs Fragen aufwirft, vermerken Sie diese auf dem Formular und sprechen Sie sie am Ende an. Überlege dir keine Antwort, wenn du dir nicht sicher bist, wie du auf die Frage antworten sollst. Sagen Sie dem Mitarbeiter, dass Sie nachsehen und sich bei ihm melden werden. Scheuen Sie sich nicht, einen anderen Vorgesetzten um Unterstützung zu bitten, wenn Sie sich nicht sicher sind.

Verwenden Sie „Ich“-Aussagen

Eine „Ich“-Aussage ist ein Kommunikationsmittel, das sich auf die Überzeugungen oder Gefühle des Sprechers konzentriert . Wie der Name schon sagt, beginnen diese Aussagen mit „ich“ und nicht mit „du“.

Die Verwendung einer „Ich“-Aussage ist eine geringfügige Sprachänderung, die die Mitarbeiter empfänglicher für das machen kann, was Sie ihnen sagen. Dies verhindert Schuldzuweisungen und hilft, das Gespräch sachlich zu halten. Die Verwendung von „Ich“-Aussagen hilft auch dabei, Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter aufzubauen.

Zum Beispiel:

• „Mir ist aufgefallen, dass du diese Woche zu spät um drei bist.“ Anstelle von „Du warst diese Woche oft zu spät.“
• „Ich mache mir Sorgen, dass Ihr Verhalten bei Teambesprechungen störend war.“ Im Gegensatz zu „Sie sind in Besprechungen sehr unhöflich.“
• „Ich bin enttäuscht, dass mein Feedback an Sie letzte Woche nicht umgesetzt wurde.“ Statt „Du hast mir letzte Woche nicht zugehört“.

Sei verständnisvoll

Bei einer Zuschreibung geht es nicht darum, Ihren Mitarbeiter zu bestrafen. Es geht darum, schlechtes Verhalten fair und konsequent zu dokumentieren und anzugehen. Auf diese Weise können Mitarbeiter wissen, dass ihr Verhalten nicht den Erwartungen entspricht, und ihnen Hinweise geben, wie sie in Zukunft erfolgreich sein können.

Der Ton des Treffens sollte ernst, aber auch unterstützend und verständnisvoll sein. Es ist wichtig, Ihren Mitarbeitern den Vertrauensvorschuss zu geben und sie bei der Verhaltensänderung zu unterstützen.

Hier sind Möglichkeiten, um verständnisvoll zu sein, wenn Sie einen Mitarbeiter anschreiben:

• Verwenden Sie eine nicht wertende Sprache. Schreiben Sie zum Beispiel nicht: „Sie haben sich bei unserem letzten Teammeeting völlig unprofessionell verhalten.“ Schreiben Sie stattdessen: „Mir ist bei unserem letzten Teammeeting aufgefallen, dass Sie Ihre Kollegen überhört und deren Beiträge unterbrochen haben. Dieses Verhalten war störend.“
• Geben Sie Kontext in Ihrer Erklärung an. Wenn der Mitarbeiter zum Beispiel häufig zu spät kommt, erklären Sie auf dem Formular, warum es wichtig ist, pünktlich zur Arbeit zu kommen. Sie stellen vielleicht fest, dass Verspätung die Produktivität, die Teammoral oder den Ruf des Unternehmens bei Kunden beeinträchtigt.
• Bieten Sie Ressourcen und Unterstützung an. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Schwierigkeiten hat, die Produktivitätserwartungen zu erfüllen, bieten Sie ihm zusätzliche Unterstützung an, z. B. weitere Schulungen oder eine Aktualisierung des Mitarbeiterhandbuchs.

Seien Sie auf Konflikte vorbereitet

Eine Mitarbeiterzuschreibung ist zwar eine Gelegenheit, das Verhalten und die Leistung eines Mitarbeiters zu verbessern, aber niemand mag es, wenn man ihm sagt, dass er keine gute Arbeit leistet.

Konflikte sind ein natürlicher Bestandteil von Mitarbeiterzuschreibungen. Der Mitarbeiter fühlt sich möglicherweise emotional, als würde er bestraft oder sogar, dass die Entscheidung ungerecht ist. Hören Sie aktiv zu und reagieren Sie auf die Gefühle Ihrer Mitarbeiter.

Während des Zuschreibungsprozesses könnte der Mitarbeiter:

• Leugne jegliches Fehlverhalten. Ein Mitarbeiter kann leugnen, was Sie ihm sagen, behaupten, dass die Informationen nicht wahr sind, oder versuchen, das Gespräch zu beenden. Aus diesem Grund ist es wichtig, mit Beweisen vorbereitet zu dem Treffen zu kommen. Sie können den Inhalt der Zuschreibung vernünftigerweise nicht leugnen, wenn Beweise vor ihnen liegen.
• Unterbrechen Sie die Besprechung. Der Mitarbeiter kann schreien, fluchen, weinen oder den Raum verlassen. Bleiben Sie in diesem Fall ruhig und sachlich. Holen Sie ihm ein Glas Wasser oder verlassen Sie den Raum und warten Sie, bis sich der Mitarbeiter beruhigt hat.
• Schieben Sie die Schuld auf einen Kollegen. Ihr Mitarbeiter versucht möglicherweise zu behaupten, dass sein Kollege wirklich an seinem schlechten Verhalten schuld ist. Angenommen, ein Mitarbeiter hat regelmäßig Fristen verpasst. Sie können behaupten, dass ihr Kollege sie ablenkt und es ihnen schwer macht, ihre Arbeit zu erledigen. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, sich auf sein eigenes Handeln zu konzentrieren. Du kannst zum Beispiel sagen: „Konzentrieren wir uns auf die Entwicklung von Strategien, die dir helfen, auf Kurs zu bleiben und deine Ziele zu erreichen.“
• Gib dir oder dem Unternehmen die Schuld. Der Mitarbeiter kann versuchen, das Gespräch zu lenken, um Sie oder das Unternehmen als Grund für sein inakzeptables Verhalten anzugreifen. Vermeide es, defensiv zu werden oder dich auf einen Streit einzulassen. Bleiben Sie ruhig und lenken Sie das Gespräch zurück auf das konkrete Verhaltensproblem.

Top-Tipps für Mitarbeiterzuschreibungen

Bleiben Sie ruhig und sachlich

Es ist verständlich, dass Sie enttäuscht, verärgert oder sogar wütend auf Ihren Mitarbeiter sind, wenn Sie ihn aufschreiben müssen. Sie sollten sie jedoch niemals aufschreiben oder das Meeting abhalten, während Sie wütend oder verärgert sind. Diese Gefühle machen es schwierig, fair und objektiv zu sein.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich zu beruhigen. Gehen Sie spazieren oder trinken Sie etwas Wasser. Oder Sie können üben, emotionale Aussagen – wie „Du kommst immer zu spät!“ – in „Ich“-Aussagen umzuformulieren. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Gefühle zu zerstreuen und Sie darauf vorzubereiten, den Schreibprozess mit einem klaren Kopf zu beginnen.

Sobald Sie sich beruhigt fühlen, füllen Sie das Formular zum Schreiben in Ihrem eigenen Tempo aus. Wenn schwierige Emotionen wieder hochkochen, machen Sie eine 10-minütige Pause. Schreiben Sie dann weiter. Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, das Berichtsformular am Tag nach einem Vorfall auszufüllen.

Dokumentieren Sie die Probleme im Detail und führen Sie Aufzeichnungen

Fügen Sie so viele Details wie möglich in die Beschreibung ein. Dazu gehören alle Daten, Zeiten oder weitere Beweise, die die Zuschreibung stützen. Wenn Sie vorbereitet sind, fühlen Sie sich sicher, wenn Sie das Meeting abhalten, und helfen Ihnen, das bestmögliche Ergebnis für sich und Ihren Mitarbeiter zu erzielen.

Bewahren Sie nach dem Ausfüllen des Berichtsformulars und dem Treffen mit Ihrem Mitarbeiter die Originalkopie des Berichts für spätere Bezugnahme auf. Dieses Dokument kann nützlich sein, wenn der Mitarbeiter einen Rechtsstreit erhebt.

Es ist auch wichtig, eine Aufzeichnung des Schreibens zu führen an:

• Erstellen Sie eine Papierspur für weitere Disziplinarmaßnahmen
• Unterstützen Sie zukünftige Entscheidungen bezüglich Beförderungen oder Seitenwechsel
• Führen Sie eine formelle Aufzeichnung der Arbeitsleistung.

Siehe Unternehmensrichtlinie

Ihre Unternehmensrichtlinie sollte Ihre Entscheidung, einen Mitarbeiter anzuschreiben, unterstützen.

Wenn Sie einen Mitarbeiter aus Gründen melden, die außerhalb Ihrer Richtlinie liegen, können Mitarbeiter eine unfaire Behandlung geltend machen oder eine Klage gegen Sie erheben.

Die Richtlinie sollte darlegen, welches Verhalten akzeptabel ist, was eine Abschreibung rechtfertigen kann und was Fehlverhalten oder grobes Fehlverhalten darstellen kann. Sie können dies entweder in Listen- oder in Tabellenform tun.

Hier sind einige Beispiele für die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie dies formatieren können:

Listenformular

Aufschreiben

• Anhaltende Verspätung
• Verstöße gegen die Kleiderordnung
• Respektloses Verhalten
• Fortsetzung…

Fehlverhalten

• Gehorsamsverweigerung
• Abwesenheit ohne Erlaubnis (AWOL)
• Urkunden fälschen
• Fortsetzung…

Grobes Fehlverhalten

• Diebstahl
• Schwere Gesundheits- und Sicherheitsverletzungen
• Belästigung
• Fortsetzung…

Tabellenform

Darüber hinaus sollte Ihre Unternehmensrichtlinie eine Klausel enthalten, die alle Grundlagen für den Fall abdeckt, dass Mitarbeiter inakzeptables Verhalten zeigen, das nicht von der Richtlinie abgedeckt wird.

Zum Beispiel eine Klausel, in der es heißt: „Die folgenden Verhaltensweisen und Handlungen sind Beispiele für Angelegenheiten, die normalerweise als Fehlverhalten angesehen und im Rahmen unseres Disziplinarverfahrens behandelt werden. Diese Liste ist als Leitfaden gedacht und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.“

Sprechen Sie mit Ihrer Personalabteilung über die Aufnahme dieser Klausel in Ihre Disziplinarrichtlinie.

Wenden Sie sich an Ihren Mitarbeiter

Nachdem Sie das Formular ausgefüllt, ein Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter geführt und die Dokumente zur sicheren Aufbewahrung abgelegt haben, ist es wichtig, dass Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter in Verbindung setzen.

Dies könnte ein gelegentlicher Check-in sein, um zu sehen, wie es ihnen geht, seit sie geschrieben wurden, oder um zu überprüfen, ob sie die Ziele im Formular erreicht haben.

Ein Folgetreffen ist keine Gelegenheit, den Mitarbeiter an sein Fehlverhalten zu erinnern. Stattdessen ist es eine Gelegenheit zu fragen, ob sie weitere Unterstützung oder Anleitung benötigen , um ihr Verhalten zu verbessern.

Eine Kontrolle sollte ausreichen. Wenn jedoch in der Besprechung weitere Punkte angesprochen werden, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Besprechungen ansetzen, um Ihren Mitarbeiter zu unterstützen.

Das Endergebnis auf Mitarbeiter-Write-Ups

Mitarbeiterzuschreibungen sind ein effektives Instrument, um das Mitarbeiterverhalten zu steuern, korrigierendes Feedback zu geben und Erwartungen zu kommunizieren. Sie sind keine Gelegenheit, Mitarbeiter zu bestrafen, sondern eine Chance für die Mitarbeiter, zu verstehen, wie sie ihr Verhalten verbessern können.

Zuschreibungen werden normalerweise für geringfügiges Fehlverhalten wie respektloses Verhalten, anhaltende Verspätung oder einen geringfügigen Verstoß gegen die Kleiderordnung verwendet. Sie können als mündliche Verwarnung Teil Ihres Disziplinarverfahrens sein oder als eigenständiges Instrument dienen.

Zuschreibungen sollten durch die in Ihrer Disziplinarrichtlinie festgelegten Verhaltensweisen verankert werden. Formulare sollten so detailliert wie möglich ausgefüllt, dem Mitarbeiter bei einem informellen Treffen vorgelegt, unterschrieben und zum späteren Nachschlagen sicher aufbewahrt werden.

Kostenlose Mitarbeiter-Anschreiben-Vorlage

Dieses Musterformular für Mitarbeiterschreiben kann von Ihrer Organisation verwendet werden. Passen Sie das Logo und den Text an Ihre relevanten Informationen an. Bewahren Sie eine unterschriebene Kopie als Referenz auf und übergeben Sie die andere Version dem zu schreibenden Mitarbeiter.

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Beispiel Zuschreibung

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie die Vorlage formatiert werden soll, haben wir ein Musterschreiben vorbereitet, von dem Sie sich inspirieren lassen können.

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