كيفية تعزيز الإنتاجية باستخدام حلول اتصالات الأعمال

على مدى العقد الماضي ، شهدنا ثورة في عالم الاتصالات الداخلية. في غمضة عين ، أصبحت الهواتف المحمولة شائعة وشائعة للجميع تقريبًا. وليس فقط في حياتنا الشخصية.

لقد تغيرت العمليات التجارية بشكل كبير ، من المهام اليومية إلى الاتصال الداخلي إلى رضا العملاء ، وأكثر من ذلك - يمكن القيام بكل ذلك بنقرة زر واحدة وحتى أثناء التنقل.

أصبح الموظفون والمديرون الذين كانوا في يوم من الأيام غير متصلين ولا يمكن الوصول إليهم الآن قادرين على البقاء على اتصال في الوقت الفعلي. كان لهذا تأثير كبير على الإنتاجية والمشاركة. من الصعب اليوم تخيل أن الموظفين والمديرين كانوا في يوم من الأيام قادرين على الاجتماع وجهًا لوجه فقط ، وبعد ذلك أصبحوا جميعًا بمفردهم. إذا تغير أي شيء ، في حالة وقوع حادثة ، أو حدوث عملية بيع ضخمة ، يتعين على الموظفين والمديرين الانتظار حتى نهاية اليوم فقط للإبلاغ عن أي من هذه الحالات.

لكن الهواتف المحمولة الآن هي الأداة الرئيسية في حياتنا اليومية. إنها أسهل طريقة للمديرين للوصول إلى موظفيهم وإدارة احتياجات أعمالهم اليومية. فكر في الأمر: كم عدد المكالمات الهاتفية التي ترد عليها أو تجريها بنفسك بشكل يومي؟ تقول الأبحاث أنك إما تجري مكالمة أو ترد على واحدة حوالي ثلاث مرات في الساعة.

ولكن بعد ما يقرب من عقد من الاعتماد على هواتفنا في المهام اليومية ، يمكننا أيضًا رؤية الجانب السلبي لهذا الاتصال. خاصة عندما يتعلق الأمر بالمكالمات الهاتفية التي لا تنتهي.

إذا لم تكن مقتنعًا تمامًا ، فما عليك سوى القراءة لإبراز الجانب السلبي للمكالمات الهاتفية ، خاصة تأثيرها السلبي على الإنتاجية. لكن ، هناك حل وسنصل إليه في غضون قليل.

كيف يضر الهاتف بالإنتاجية

1. المكالمات الهاتفية معطلة

تسحبك المكالمة غير المخطط لها بعيدًا عما تحاول أنت وموظفك تحقيقه ، وإذا لم يكن هذا هو تعريف فقدان الإنتاجية ، فنحن لا نعرف ما هو. في الواقع ، تستغرق المكالمة غير المخطط لها 23 دقيقة كاملة للتعافي منها. في كل مرة تتصل فيها بموظفك ، فإنك تجعله يوقف أي مهمة يقوم بها ويستغرق وقتًا أطول للعودة إليها.

2. التوقيت هو كل شيء

هناك مائة سبب لعدم الرد على المكالمات ، سواء كنت في اجتماع أو أن موظفك مع عميل. فكر في الأمر ، كم مرة في اليوم يحاول موظفوك الوصول إليك دون نجاح؟ وكم مرة تحاول الوصول إليهم؟ هذه اللعبة اللانهائية لعلامة الهاتف تستهلك وقتك فقط.

3. الصور تساوي ألف كلمة

لسوء الحظ ، عندما تجري مكالمة هاتفية ، فأنت مقيد فقط بالتواصل اللفظي. قد يكون من الصعب حقًا شرح شيء ما بشكل كامل عندما تتمكن الصورة من أداء المهمة بكفاءة أكبر. على سبيل المثال ، السماح للعميل بمعرفة كيف يسير المشروع الذي وظفته لإكماله ، وحالة وظيفة التنظيف الخاصة بك ، ومشكلة غير متوقعة أثناء الحفلة الإنشائية ، ومدى حادث عملك ، وما إلى ذلك.

4. تبادل المعلومات وتلقيها

ماذا يحدث إذا كانت المهمة السهلة والسريعة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً؟ قد تحتاج إلى إجراء مكالمات هاتفية متعددة لمجرد مشاركة معلومات بسيطة والتوصل إلى حل. ماذا عن مشاركة تفاصيل حدث الشركة القادم؟ أو البحث في سياسات السلامة بعد وقوع حادث؟

بالتأكيد ، يمكنك جدولة مكالمة جماعية أو إحضار الجميع إلى نفس الموقع لتتمكن من توصيل كل هذا. ومع ذلك ، يعد تنسيق هذه الأحداث أمرًا شاقًا لأنه لن يعمل يوم واحد أو مرة واحدة في جميع المجالات. سوف تجد نفسك فقط تطارد كل من فاته المكالمة أو لم يتمكن من الحضور إلى الاجتماع للتأكد من أنه في الحلقة ؛ ومثل هذا ، يضيع يوم كامل أو حتى أسبوع!

بالإضافة إلى ذلك ، ليس لدى موظفيك حل سهل في الوقت الفعلي ليتمكنوا من مشاركة المعلومات معك أيضًا.

5. البيانات غير منظمة

لنفترض أن شخصًا ما اتصل بك للإبلاغ عن مصباح مكسور في المتجر ويحتاج إلى إصلاحه في غضون يومين. ثم تغلق الهاتف ولكنك تدرك أنك نسيت أن تسأل عن نوع المصباح ومتى يمكن للمصلح أن يأتي إلى المتجر. الآن عليك الاتصال بالموظف الخاص بك مرة أخرى للحصول على جميع المعلومات ، بمجرد الانتهاء من ذلك والاتصال بالمصلح ، سترى أنك لا تزال تفتقد إلى المعلومات ، لذا عليك الاتصال بالموظف مرة أخرى. تستمر الدورة مرارا وتكرارا. هذا ما يحدث عندما تكون المعلومات غير منظمة.

6. الأولويات غير موجودة

ليس لديك دائمًا القدرة على تحديد ما هو أكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بالمكالمات الهاتفية. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون من السهل تحديد الأولويات بناءً على سطر الموضوع أو من هو من خلال عشرات الرسائل الإلكترونية. ولكن عندما ترد مكالمة ، إذا كان رقمًا معروفًا ، فأنت لا تعرف ما هو إلحاح المكالمة. ربما يكون رئيسك في العمل يسجل الوصول فقط أو ربما تنتظر الطاقم للوصول إلى موقع العمل لكنهم عالقون في حركة المرور أو أنها مجرد مكالمة غير مرغوب فيها. ما لم ترد في تلك اللحظة بالضبط وتوقف ما تفعله ، فليس لديك أي طريقة لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى الرد على المكالمة على الفور أو ما إذا كان بإمكانها الانتظار.

7. لا توجد أي سجلات

نظرًا لأنه لم يتم تسجيل أي شيء ، عندما تحتاج إلى استرداد المعلومات من مكالمة حدثت قبل ثلاثة أيام ، لا يمكنك ذلك. لا توجد تحليلات لتظهر لك ماهية موضوع المكالمة. وإذا لم تكن تدون ملاحظات حول كل مكالمة عند ورودها ، فلن تتمكن من تذكر المعلومات بسهولة في لمح البصر.

الآن ، هذا هو الشيء. نحن ندرك أن المكالمات الهاتفية موجودة لتبقى ، خاصة وأن المزيد من العمال يتحولون إلى العمل عن بعد ويبدو أن مكالمات الفيديو هي القاعدة الجديدة. ولكن من خلال معرفة المشكلات المرتبطة بالمكالمات الهاتفية ، يتجه أصحاب الأعمال والمديرون إلى حلول أكثر حداثة ، مثل حلول اتصالات الأعمال لضمان الكفاءة والإنتاجية.

ما هي حلول اتصالات الاستخدام؟

عندما تزود شركتك وموظفيك بحلول اتصالات الأعمال ، ستكون قادرًا بشكل أفضل على تعزيز الكفاءة وزيادة مشاركة الموظفين وتحسين مشاركة المعرفة بين فريقك.

لكن ، حسنًا ، ما هي حلول اتصالات الأعمال؟ تسمح لك حلول الاتصالات التجارية بمشاركة المعلومات والتعاون مع موظفيك من أي مكان وفي أي وقت. لا تفكر فقط في حلول اتصالات الأعمال كآلية لتحسين الاتصال الداخلي ولكن كطريقة أيضًا لتبسيط إدارة المهام والتعامل مع إدارة التقارير ومناقشة جداول العمل وإدارة معالجة كشوف المرتبات وغير ذلك الكثير.

إدراكًا لما سبق ، يختار الكثيرون Connecteam كحل لاتصالات الأعمال الخاصة بهم لأنه تطبيق إدارة موظفين الكل في واحد.

تضمن ميزات الاتصال الخاصة بـ Connecteam شفافية الشركة ، وتوفر آلية للتعليقات لإشراك الموظفين في الاستطلاعات واستطلاعات الرأي المباشرة وتضمين مكانًا واحدًا للتعاون وإدارة المهام والمزيد.

الميزات المطلوبة في حلول الاتصالاتالاستخدامية

أشرنا إلى ثلاث نقاط مؤلمة للمكالمات الهاتفية في المدونة - إنها مزعجة ، والمكالمات الفائتة لا حصر لها ، والصور مهمة - ويمكن أن يساعد حل الاتصالات التجارية ، مثل الدردشة ، في تقليل أو إزالة كل هذه المشكلات الثلاثة. بدلاً من إزعاج موظفيك بمكالمة هاتفية ، ما عليك سوى إرسال رسالة إليهم عبر تطبيق الدردشة حتى يتمكنوا من مواصلة العمل وعدم إيقاف ما يفعلونه للرد عليك. إذا تلقى الموظف إشعارًا بالدفع ، فيمكنه أيضًا إيقاف ما يفعله. ومع ذلك ، فهذه مقاطعة صغيرة مقارنة بمكالمة هاتفية تتطلب منك التوقف تمامًا عما تفعله أو ببساطة تأخذ الكثير من تركيزك.

بدلاً من الانخراط في لعبة علامة الهاتف ، يمكنك مرة أخرى بسهولة إرسال دردشة جماعية لنقل كل ما تريد. يمكنك أيضًا إرسال صورة أو مقطع فيديو أو موقع إلى مديرك أو موظفك بسرعة عندما يكون ذلك مناسبًا بدلاً من قضاء الوقت في مكالمة عندما تساوي الصورة ألف كلمة.

الدردشة تجعل الاتصال الداخلي بسيطًا ؛ يمكنك بسهولة إنشاء محادثات جماعية أو بدء حوار فردي لتوفير الوقت وتجنب فقدان الإنتاجية. Connecteam هو حل اتصالات أعمال عبر الإنترنت يتميز بأدوات إدارة متقدمة مصممة خصيصًا للاستخدام داخل المؤسسة ؛ إنشاء استطلاعات الرأي وصندوق الاقتراحات ودليل الموظفين والمزيد.

فكر مرة أخرى في المثال الذي قدمناه: إذا اتصل بك موظف بشأن مصباح مكسور في المتجر. بدلاً من الاتصال بك ، يمكنهم ببساطة فتح تقرير رقمي معد مسبقًا على تطبيق حلول اتصالات الأعمال وملء جميع المعلومات ذات الصلة ، حتى أنه يمكنك الحصول على توقيع رقمي. يوفر هذا الوقت لكما ويضمن عدم فقدان أي معلومات ، بالإضافة إلى أن لديك سجلًا لجميع الإدخالات التي تم إجراؤها على الإطلاق.

يجب أن تسهل حلول الاتصالات التجارية إنشاء نموذج أو تقرير أو قائمة تحقق. باستخدام Connecteam ، يمكنك البدء من نقطة الصفر أو تحرير قالب موجود والاختيار من بين خيارات الحقول المختلفة ، مثل النص المجاني ، والخيارات المتعددة ، وتحميل الصور ، والماسح الضوئي للمستندات ، والتوقيع الرقمي ، وموقع GPS ، وغير ذلك الكثير ، خاصة للأجهزة المحمولة.

أرسل تحديثًا فوريًا بإشعار دفع للوصول بسهولة إلى جميع موظفيك سواء بإمكانية إبداء تعليقات المستخدمين أم لا. بهذه الطريقة ، يحصل موظفوك على المعلومات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها ، ويمكنك بسهولة تتبع معدلات المشاركة ومعرفة من شاهد التحديث الخاص بك ومتى. تعتمد معظم حلول اتصالات الأعمال في الوقت الحاضر على السحابة ، لذا ستتم تضمين التاريخ في جميع الميزات ، وبهذه الطريقة لن يتم فقدان أي بيانات.

الخلاصة في حلول اتصالات الأعمال

الهدف من حلول اتصالات الأعمال هذه هو مساعدتك أنت وموظفيك على تبسيط الاتصال ، وقضاء وقت أقل في المكالمات الهاتفية ، وتحسين الإنتاجية. حلم المدير.

لا يهم إذا كنت مديرًا لشركة كبيرة أو شركة صغيرة ، فإن التواصل الداخلي هو في طليعة النجاح والرضا. ومع حلول الاتصالات التجارية ، تعد إدارة الاتصال الداخلي عملية أسهل.