الميزات الرئيسية لمنصات الاتصالات الداخلية الآمنة

تحافظ أدوات الاتصال الداخلية الصحيحة على اتصال فريقك وإنتاجيته ، بغض النظر عن مكان وجودهم.

في هذه المقالة ، نلقي نظرة على خمس ميزات رئيسية لمنصات اتصالات داخلية فعالة وآمنة.

ما هو الاتصال الداخلي ولماذا هو مهم؟

منصة الاتصالات الداخلية هي نظام يسمح بمشاركة المعلومات داخل مؤسستك. يسمح للمديرين والموظفين بمشاركة المعرفة والتحديثات وطرح الأسئلة والإجابة عليها وإدارة المهام المهمة.

هناك العديد من الفوائد لاستخدام منصة اتصالات داخلية آمنة:

• يحمي البيانات الحساسة من خلال ضمان إجراء المحادثات في بيئة محكومة. أذونات المستخدم ، والوصول القابل للإلغاء ، والقدرة على إزالة المحتوى غير المناسب تجعل المحادثات احترافية وسرية.
  
• يحسن إنتاجية مكان العمل من خلال التأكد من حصول الموظفين على المعلومات التي يحتاجون إليها. تعمل ميزات مثل قوائم المراجعة والنماذج وملاحظات المناوبة ومقالات قاعدة المعرفة على الحد من الأخطاء وزيادة الكفاءة وتقليل إحباط الموظفين.
  
• يساهم في تكوين ثقافة قوية في مكان العمل من خلال المناقشات الجماعية والتحديثات على مستوى الشركة والوثائق المتسقة. هذا مهم بشكل خاص للعمال الذين ليس لديهم مكاتب ، والذين هم عرضة للشعور بالابتعاد عن ثقافة الشركة.
  
• يساعد في الحفاظ على سلامة العمال المتنقلين والوحيدين . في صناعات مثل البناء والنقل ، تعتبر السلامة أولوية قصوى. تعمل التحديثات في الوقت الفعلي على إطلاع الموظفين غير المكتبيين وأمانهم.

طرق مختلفة للاتصال الداخلي الآمن

يمكن للشركات ضمان الحفاظ على أمان اتصالاتها الداخلية بعدة طرق.

• تشفير البيانات. يضمن التشفير على الجهاز وفي السحابة أنه لا يمكن للأفراد غير المصرح لهم عرض المحادثات وأصول الشركة.
  
• تتيح المراسلة الفورية الآمنة للمديرين والموظفين تبادل الملفات ومناقشة الموضوعات المتعلقة بالعمل ، دون تشتيت الانتباه أو مشكلات الأمان في الرسائل النصية الشخصية.
  
• تحدد أذونات المستخدم من يمكنه رؤية الأصول والمحادثات في أي وقت. القدرة على تجميع الموظفين حسب موقع العمل أو المشروع أو الرتبة مفيدة بشكل خاص.
  
• تحد الحلول المستندة إلى السحابة من المعلومات المخزنة على أجهزة الموظفين وتمنح تحكمًا أكبر في جميع أصول الشركة.

التهديدات الشائعة لتأمين الاتصالات الداخلية

يمكن أن يساعد البرنامج المناسب في التخفيف من العديد من المخاوف الأمنية الشائعة. ومع ذلك ، لا تزال الشركات بحاجة إلى أن تضع في اعتبارها الأمان ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالخطأ البشري.

تشمل التهديدات الشائعة ما يلي:

• الوصول غير المصرح به . حيث يمكن للأشخاص الخطأ الوصول إلى معلومات الشركة. يجب على المديرين إجراء عمليات تدقيق منتظمة لأذونات المستخدم والتأكد من إلغاء وصول الموظفين غير العاملين.
  
• هجمات التصيد . يحدث هذا عندما يتم خداع الموظفين للكشف عن معلومات أو النقر فوق ارتباط في رسالة. يجب أن يخضع الموظفون لتدريب أمني منتظم لمساعدتهم على تحديد هذه الهجمات وتجنبها. يساعد أيضًا قصر المحادثات على تطبيق آمن ، بدلاً من البريد الإلكتروني اليومي أو الرسائل النصية. تسمح المحادثة الجماعية المخصصة للموظفين بإخطار الإدارة وبعضهم البعض برسائل البريد الإلكتروني المشبوهة.
  
• إساءة استخدام البيانات من الداخل . سوء الاستخدام المتعمد للبيانات الحساسة من قبل الموظفين حقيقة غير سارة. شارك فقط قدر المعلومات الذي يحتاجه الموظفون لأداء عملهم وركز على بناء ثقافة شركة جيدة ، والتي يمكن أن تحد بشكل كبير من النوايا المسيئة.

أفضل الممارسات للاتصال الداخلي الآمن

إن معرفة التهديدات التي يتعرض لها أمن شركتك هي مجرد البداية. فيما يلي العناصر الضرورية لسياسة الاتصال الداخلية للحفاظ على أمان معلوماتك.

• تشفير البيانات الخاصة. يجب تشفير جميع سجلات الموظفين وبيانات العملاء والتقارير المالية والبيانات الحساسة الأخرى. أي برنامج تستخدمه يجب أن يقوم بذلك بشكل افتراضي.
  
• استخدم تطبيقات آمنة. تحتوي التطبيقات المصممة للأعمال على ميزات أمان مضمنة. أنها توفر مراقبة الموظفين المصرح بها والقدرة على مراقبة الاتصالات.
  
• تقييد الوصول إلى المعلومات الخاصة. فقط الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى المعلومات الحساسة يجب أن يحصلوا عليها. مراقبة من يصل إلى الملفات الحساسة لمنع إساءة استخدام البيانات.
  
• تقديم تدريب على أمن البيانات. سيعلم تدريب الموظفين موظفيك بشأن تهديدات أمان البيانات ويعلمهم أفضل الممارسات عند الدردشة ومشاركة أصول الشركة.
  
• قم بإنشاء سياسات الأمان وتحديثها ومراجعتها بانتظام. تخبر هذه السياسات الموظفين بكيفية استخدام البرامج بأمان وما هي التزاماتهم.
  
• استخدم مصادقة متعددة العوامل. تتطلب المصادقة متعددة العوامل من المستخدمين إثبات هويتهم (على سبيل المثال عن طريق إدخال رمز تم إرساله إلى هواتفهم المحمولة) بالإضافة إلى إدخال كلمة مرور.
  
• قم بتحديث برنامجك. قم دائمًا بتحديث برامج الشركة إلى أحدث إصدار. بدلاً من ذلك ، استخدم منصة Software-as-a-Service (SaaS) مثل Connecteam ، والتي يتم تحديثها دائمًا.

كيفية اختيار منصة اتصالات داخلية آمنة

ابحث عن هذه الميزات عند اختيار منصة اتصالات داخلية آمنة.

تشفير البيانات وأذونات المستخدم والتخزين السحابي

تشفير طبقة مآخذ التوصيل الآمنة (SSL) هو المعيار الذهبي لتأمين البيانات أثناء النقل. تأكد من أن منصة الاتصالات الداخلية الخاصة بك تدعم هذا.

بالإضافة إلى ذلك ، اختر نظامًا أساسيًا يتيح لك التحكم في من يمكنه الوصول إلى البيانات. يجب أن تكون قادرًا على تعيين أذونات المستخدم والمجموعة للمستندات والمحادثات وأصول الشركة الأخرى ، وإلغاء الوصول سريعًا.

أخيرًا ، لا ينبغي أبدًا الاحتفاظ ببيانات الشركة على أجهزة الموظفين. المحادثات التي تجري على Connecteam ، على سبيل المثال ، يتم تخزينها بشكل آمن في السحابة ، ولا يمكن تنزيلها أو مشاركتها بواسطة الموظفين.

الميزانية والقياس

كن حذرًا من الأنظمة الأساسية التي تحتوي على نموذج تسعير مرتفع لكل مستخدم. قد لا يبدو مبلغ 10 دولارات لكل مستخدم كثيرًا ، ولكن حتى بالنسبة لشركة صغيرة مكونة من 15 شخصًا ، قد تبلغ 150 دولارًا أمريكيًا في الشهر. هذا يجعل القياس صعبًا. إنها أيضًا تكلفة غير ضرورية تمامًا ، حيث توجد حلول فعالة من حيث التكلفة.

Connecteam ، على سبيل المثال ، يقدم خطة أعمال صغيرة مجانية لما يصل إلى 10 مستخدمين. تبدأ الخطط المدفوعة من 29 دولارًا شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا ، و 0.50 دولارًا لكل مستخدم بعد ذلك.

أخيرًا ، بدلاً من الدفع مقابل العمليات المنفصلة وبرامج الاتصالات والموارد البشرية ، انتقل إلى نظام أساسي متعدد الإمكانات. لن يكون أرخص فحسب ، بل سيكون أيضًا أكثر أمانًا.

سهولة الاستخدام والتوافق

يعد ضعف قابلية الاستخدام أحد أكبر التهديدات لتأمين الاتصالات الداخلية.

سرعان ما يشعر الموظفون بالإحباط بسبب الأدوات التي يصعب استخدامها وسيتبنون أساليب أقل أمانًا مثل الرسائل النصية الشخصية نتيجة لذلك. يؤدي استخدام هذه التطبيقات غير المصرح بها إلى تعريض أصول الشركة لمخاطر كبيرة.

يجب أن يكون أي نظام أساسي تستخدمه متوافقًا أيضًا مع برنامجك الحالي ويتناسب مع مهام سير العمل والعمليات اليومية الحالية. لذلك فإن التخصيص هو سمة مهمة. تساعد الأنظمة الأساسية الكل في واحد أيضًا في حل مشكلة التوافق وإجراء عمليات سلسة.

خاتمة

تضمن الاتصالات الداخلية الآمنة أن تظل أصول الشركة آمنة أثناء سير العمليات اليومية بسلاسة. Connecteam هو أفضل تطبيق للاتصالات الداخلية وإدارة الفريق متاح اليوم ، مع أدوات للحفاظ على توافق الفرق وإنتاجيتها.

إنه يتميز بتجربة دردشة غنية داخل التطبيق تجذب الموظفين وسهلة الإدارة وآمنة للغاية. يمكن للمديرين إنشاء مجموعات دردشة للمشروعات والعملاء والتحولات والمزيد ، والتحكم الكامل في من يشارك في المحادثة. لا يتم تخزين الدردشات مطلقًا على أجهزة الموظفين ، وعندما يكون الموظف خارج الخدمة ، يتم إبطال وصوله إلى معلومات الشركة على الفور.

يمكنك استخدام الاستطلاعات واستطلاعات الرأي لجمع التعليقات من الموظفين واتخاذ قرارات مستنيرة. سيقدر موظفوك سماع أصواتهم ، وستكتسب رؤى قوية حول تجارب موظفيك.

أخيرًا ، لدى Connecteam أدوات لمساعدتك في تنظيم الأحداث ، ومشاركة المعرفة ومعلومات الشركة بأمان ، ومشاركة التحديثات مع الفرق الفردية أو مؤسستك بأكملها ، والمزيد.

يمكنك إدارة جميع اتصالاتك الداخلية ، والعمليات ، والموارد البشرية والمزيد باستخدام Connecteam لإدارة فريق سلسة وآمنة ..