Asigurarea securității documentelor în timp ce sunteți departe de la birou

Securitatea documentelor este unul dintre cele mai importante considerente de care o afacere trebuie să fie conștientă în cel mai bun caz.

Acum că IMM-urile din toată țara își trimit angajații să lucreze de acasă, există o presiune suplimentară asupra organizațiilor pentru a-și proteja datele.

Motivul pentru aceasta este dublu:

• În primul rând, o forță de muncă de la distanță înseamnă că acum aveți orice număr de persoane care se conectează la rețeaua dvs. internă de la o mare varietate de dispozitive folosind conexiuni care nu sunt verificate
• În al doilea rând, infractorii cibernetici profită de evenimente și crize mari pentru a încălca companiile și pentru a le fura datele.

Din acest motiv, este absolut necesar ca liderii de afaceri și factorii de decizie să ia măsurile de precauție corecte pentru a fi siguri că își protejează datele cât mai bine.

Astăzi, vom analiza cum puteți să vă îngrijiți datele, chiar dacă forța de muncă este OOO.

Riscurile pentru securitatea documentelor ale lucrului de acasă

Una dintre caracteristicile definitorii ale mediului actual de lucru de la domiciliu în care ne aflăm mulți dintre noi este pregătirea organizațiilor din întreaga țară.

Încălcările riscurilor de securitate nu trebuie subestimate și există o serie de factori care funcționează împotriva IMM-urilor care încearcă să le prevină.

Acești factori sunt și anume:

• Lipsa pregătirii de securitate pentru a se apăra împotriva unui atac
• Nefamiliaritatea angajaților cu metodele de atac cibernetic, făcându-i susceptibili de a fi profitați de infractorii

Când o companie este încălcată

Când companiile sunt încălcate și datele lor sunt furate, poate fi devastator.

Acesta este în special cazul IMM-urilor, cărora de multe ori le lipsește capitalul pentru a putea rezista chiar și la o singură încălcare și a se readuce pe picioare.

Fără un plan adecvat de îngrijire a datelor dvs., consecințele pot fi fatale.

93% dintre companiile care nu au un plan de recuperare în caz de dezastru care suferă un dezastru major de date au încetat activitatea în decurs de un an

Postare conexă: De ce un plan de recuperare în caz de dezastru este vital pentru IMM-uri

Cum să vă asigurați că securitatea documentelor dvs. este satisfăcătoare

Protejarea rețelei interne

După cum tocmai am menționat, a avea o forță de muncă de la distanță aduce cu sine o serie de provocări de securitate.

Primul și cel mai evident este că aveți angajați care accesează date și documente din afara biroului dvs., ceea ce înseamnă că nu vă folosesc rețeaua stabilită (și probabil mai sigură).

În schimb, vor accesa rețeaua din casele lor, cafenele, biblioteci și așa mai departe.

După propriile case, al doilea cel mai obișnuit loc în care angajații își desfășoară activitatea de la distanță este în cafenele, 37% dintre respondenți indicând că le folosesc.

Ideea este că nu știți nimic despre protocoalele lor de securitate și nu există nicio asigurare că rețelele pe care le folosesc oferă securitatea necesară.

Al doilea punct este că mulți lucrători își vor folosi propriile dispozitive.

Deși, desigur, acest lucru va economisi cheltuieli generale, există dezavantajul crucial că nu puteți controla software-ul care este instalat pe ele - și anume antivirus; în special antivirusul de nouă generație, opțiunea standard pentru multe companii care au implementat o soluție cloud pentru securitatea lor.

Rezultatul final este că aveți lucrători care accesează documentele interne ale companiei și nu puteți fi sigur că dispozitivele lor sunt securizate sau că folosesc rețele securizate.

Cea mai bună modalitate de a atenua acest lucru este să investești într-un VPN pentru afacerea ta.

O rețea privată virtuală funcționează prin stabilirea unei conexiuni sigure între lucrătorii tăi și rețeaua de la birou.

Datele care trec prin ele sunt criptate și nu pot fi „văzute” de către alții decât dacă au acreditările corecte.

Utilizarea unui VPN este o modalitate ușoară și sigură de a vă asigura că documentele sensibile care trebuie accesate de către angajații de la distanță sunt păstrate în siguranță.

Educați-vă angajații

În vremuri de criză, infractorii cibernetici profită de anxietățile oamenilor pentru a exploata datele companiei lor.

Cu toți angajații tăi plecați de la birou, ei vor fi lăsați la dispozițiile lor (ca să spunem așa) și vor face alegeri ușoare pentru criminali.

Asta fără să ținem cont de faptul că atacurile cibernetice sunt în creștere asupra IMM-urilor, iar evenimentele recente au determinat un aflux masiv de atacuri asupra întreprinderilor.

Postare conexă: Escrocherii cu coronavirus: Întrebări și răspunsuri cu directorul Impact al Serviciilor de Securitate MIT

Având în vedere acest lucru, este important să vă asigurați că tot personalul dumneavoastră este conștient de importanța igienei cibernetice și înțelege cât de crucială este securitatea documentelor.

Există o serie de programe care oferă experiență și ajută cu cele mai bune practici pentru angajați.

La Impact, de exemplu, oferim clienților cursuri de conștientizare a securității KnowBe4, pentru a oferi companiilor o primă linie de apărare puternică, oferind angajaților setul de abilități și cunoștințele necesare pentru a detecta o înșelătorie și pentru a nu fi profitați.

Luați în considerare cu tărie implementarea unui program de instruire pentru a vă ajuta angajații de la distanță și pentru a evita să aveți o forță de muncă de la distanță care hemoragiază datele din cauza unei simple (și evitabile) lipsă de conștientizare.

Aveți o politică clară pentru lucrul la distanță

Ambele puncte se leagă bine de punctul nostru final: întreprinderile ar trebui să aibă o politică clară când vine vorba de practicile lucrătorilor lor de la distanță.

În timp ce multe companii s-ar putea deja să se simtă confortabil cu lucrătorii de la distanță – poate că au deja oameni în personal care fac telecommuting – există un număr substanțial de companii care nu au o politică oficială în vigoare pentru angajații care lucrează în afara biroului.

63% dintre departamentele companiei au cel puțin o persoană care lucrează de la distanță pentru o perioadă semnificativă de timp, dar 57% dintre companii nu au o politică oficială de lucru de la domiciliu

Având în vedere că peste jumătate dintre companii nu au un set de proceduri existent pentru scenariul actual în care ne aflăm, există o mulțime de organizații care se găsesc acum deosebit de vulnerabile la o încălcare a datelor.

Motivul pentru aceasta este pur și simplu că lucrătorii nu au reguli de urmat și se pare că sunt lăsați să se ocupe de date importante așa cum consideră de cuviință – nu o strategie excelentă pentru securitatea documentelor.

Schițați o politică clară pentru munca de la distanță. Angajații ar trebui să înțeleagă exact ce se așteaptă de la ei în ceea ce privește protecția datelor, confidențialitatea și codul de conduită.

42% dintre lucrătorii de la distanță intenționează să lucreze de la distanță mai des decât fac în prezent în următorii 5 ani, iar mai mult de jumătate dintre lucrătorii la fața locului doresc să înceapă să lucreze de la distanță

Stabilirea unei politici este importantă, nu doar pentru viitorul imediat, ci și pe termen lung.

La urma urmei, munca la distanță este în creștere și este puțin probabil să încetinească în curând.

Concluzii

• O forță de muncă de la distanță aduce cu sine mai multe probleme de securitate
• Un VPN face un drum lung pentru a asigura securitatea documentelor între afacerea dvs. și lucrătorii de la distanță
• Asigurați-vă că angajații au cunoștințele necesare pentru a evita să fie înșelați
• Creați o politică clară pentru munca de la distanță pe care angajații se pot baza atunci când operează în afara biroului

În lumina evenimentelor recente, multe organizații s-au trezit să pună la punct, încercând să implementeze soluții improvizate pentru a se asigura că datele lor sunt în siguranță atunci când folosesc o forță de muncă de la distanță.

Impact Networking a ajutat IMM-urile de peste 20 de ani, iar serviciul nostru de securitate cibernetică utilizează cele mai bune soluții pentru a asigura siguranța clienților noștri. Descoperiți mai multe aruncând o privire la ceea ce oferim în pachetul nostru de securitate cibernetică gestionată.